办公室管理规定.docx

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办公室管理规定

办公室管理规定

　　办公室定置管理规定办公室定置管理规定为规范公司办公环境，给员工创造清新、整洁的办公场所，便于统一管理，现对办公室设施、物品定置摆放做如下规定：

一、科员办公室1、办公桌距离墙边80cm（如没有打印机可靠墙放置）两张桌子前沿并齐并对准窗户中线，文件柜放置在侧墙。

　　如果房间内有沙发或三人椅，放置在文件柜对侧。

　　2、房间内其他设备较多的，如扫描仪、打印机、传真机等，可先配置一张电脑桌，放置在靠窗一侧的墙壁与办公桌空隙。

　　3、有其他物品的房间（如：

沙发、茶几）可放置在与文件柜相对的一侧。

　　4、有饮水机的房间将饮水机靠门放置。

　　二、部长办公室、副总经理办公室三、总经理办公室注：

各房间根据房间门所在位置自行调整摆放方向。

　　四、其他要求1、各房间借用或调换办公椅、饮水机、电话机、打印机不得超过一星期；2、办公桌、电脑、文件柜、茶几、沙发不得私自转借、调换或改变放置位置。

　　3、对房间卫生及物品摆设做如下规定：

①各房间办公桌上用品应保持整洁；②安全帽放在文件柜里或办公桌橱柜里；③不得随意在墙壁上张贴纸张；④窗台上不得放置杂物；⑤房间内要求每天清扫，桌面、窗台不积灰，地面无杂物；⑥办公桌上允许临时堆放两摞A4尺寸纸张或文件、书刊等）要求摆放整齐。

　　本文自发文之日起执行。

　　办公室规范作业管理规定办公室规范作业管理规定壹、目的：

为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

　　公司要求所有的员工在外表上体现出公司的专业、可靠和诚信。

　　因此重申公司在办公室中各方面的规范，希望大家遵照执行。

　　貳、范围：

本办法适用于所有受聘于本公司的员工。

　　叁、办公室秩序3.1遵守出勤管理规定。

　　不迟到早退，有病有事需提前请假。

　　打卡后即为上班，严禁打卡后做与工作无关事项。

　　不在办公时间串岗闲聊，不做与工作无关的事。

　　3.2午休用餐，须按时返岗，公司筹备建设期间用餐时间为12：

00-13：

00。

　　3.3办公桌及周围区域内，应保持干净、整洁、无灰尘。

　　3.4每日值日人员自觉安排值日，值日人员如遇外出不能返回，本人须安排其他员工代理值日，不允许出现无值日情况；值日时间为工作日18：

00后，待值日完成，检查、关闭电源后方可下班。

　　依管理部公告之值日表为准，值日名单参照附件一《值日表》3.5办公桌上，除办公用品外不得摆放超出三件的私人物品。

　　3.6工作期间不允许在办公室就餐（包括水果、小吃）。

　　如有特殊情况，请示主管同意后可在茶休间进行。

　　3.7文件栏、架内文件，应摆放整齐，分类归档。

　　3.8短期内离席应关闭显示器。

　　3.9下班后应关闭电脑及显示器，关掉接线板电源，关闭门窗，并将座椅推入桌内。

　　3.10办公室电灯于午休12:

00至13:

00期间关闭。

　　3.11空调夏季开启温度控制在27度，冬季开启温度控制在18度。

　　3.12饮水机等电器每日下班时由当日值日人员负责关闭电源。

　　3.13出入办公区随手关门。

　　3.14所有访客的业务洽谈应在洽谈室或会议室进行，请勿带进办公室。

　　肆、电话礼仪公司办公室管理规定公司前台文员工作范围前台工作一、工作职责：

1、负责公司前台接待工作。

　　2、负责公司接听咨询、预约电话，长途电话要做好接打记录，收发传真、文档复印、打印等工作并做好记录。

　　3、负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。

　　4、日常文书、资料整理及其他一般行政事务。

　　5、协助其他部门搞好接待工作。

　　二、技能要求：

1、对办公室工作程序熟悉。

　　2、熟练使用Word、Excel等办公软件，会借助互联网查找资料。

　　4、具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识。

　　5、熟练使用各种办公自动化设备。

　　6、具有良好的适应能力，能在压力下工作。

　　文员工作一、工作职责：

1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。

　　完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户。

　　2、做好日常电话接待工作。

　　完成行政办公会议的书面记录、整理。

　　3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作，并做电子存档。

　　4、根据要求申购日常办公用品，并及时登帐。

　　做好办公用品的出入库登记，管理本部门的财产帐目（低值易耗品、固定资产）。

　　做好办公室设备管理及维修。

　　5、随时查看公司邮箱信件，并上报。

　　6、做好办公室每天的考勤。

　　做好物品保管工作。

　　7、负责公司员工定餐工作。

　　8、做好所有名片的登记及电子版本。

　　9、完成领导交办的临时工作。

　　二、技能要求文档管理1、行文：

1）办公室文员根据总经理指示或公司管委会决定的内容行文。

　　2）要求行文做到：

a、文字简炼、通顺，突出主题。

　　b、行文须规范化，要根据不同内容，按公文的格式和行文规则办理。

　　c、拟出草稿后要交总经理或有关领导审核同意后方可打印。

　　2、文号：

1）正式公文由办公室统一编发文序号，包括部门（公司）、供字、年号、顺序号：

A．总经办总字B．办公室办字C．财务部财字D．销售公司销字例：

中奇总字[2008]01号2）公文的主、抄送单位，应根据公文内容确定。

　　3）各部门（公司）使用的总公司便函，由承办单位编号，办公室留底存档。

　　3、打印：

1）正式打印要符合行文格式。

　　2）各种行文的编号要有连续性，不能出现错别字或其他错误。

　　3）需要下发的文件要根据需要实发的数量进行复印，不得造成浪费。

　　4）打印要填写打印登记表。

　　5）见附表：

打印记录表（XX办字[2008]09号表格）4、发文：

1）发文拟稿：

A．承办部门（公司）根据内容及行文对象正确使用公文种类（如通知、批复、函等），要求文字简洁、明确、通顺，层次清楚，标点符号准确。

　　B．需要保密的公文，应分别标明密级秘密、机密，紧急公文应分别标明特急、急件字样。

　　C．发文主送、抄送单位准确，按单位等级顺序排列，根据来文办的复文，须将来文附在正文后面。

　　2）公文签发：

A．总公司与有关单位联合发文，由总经理签发。

　　B．总公司上报和下发重要的涉及面广的公文由总经理签发。

　　C．一般业务往来和分管工作范围内的公文，由主管副总经理签发。

　　3）发文：

发文由总公司办公室登记，包括日期、字号、标题、发送和抄送单位、文件份数、附件。

　　工作总结、报告或请示应同公文一样进行登记处理。

　　5、收文：

1）上级及相关单位写明给总公司的文件，统一由办公室收发人员签收、拆封、登记。

　　（凡注明亲收、亲启的文件及写明各部门（公司）的文件不拆封，分送有关人员、单位处理）2）出差、出国及参加会议带回的重要文件，以及上、下级单位来人带来的正式公文，应交办公室登记处理。

　　3）办公室收发人员须履行登记手续，正式公文和重要资料盖收文戳，顺序编号后按文件传阅登记表程序处理。

　　6、存档：

1）凡有编号的各种打印、下发的文件，办公室必须留存，以便存档。

　　2）留存要求：

行文原件及打印复件一并存档。

　　3）所有留存原件要分类保管。

　　4）当年的各种存档文件于次年一季度内整理完毕及归档。

　　5）各种上级来文由办公室文员进行收文登记。

　　6）登记后附上批阅单，送达总经理批阅。

　　7）根据批阅内容或复印下发或传阅。

　　（按相关手续）传阅文件要及时收回，严禁丢失。

　　传真管理1、接收：

1）接收的传真文件，属于公司本部的复印后，交总经理、执行总经理、副总经理阅，属各部门的复印后交各部门经理处理。

　　2）办公室要有相应的登记、收发文手续，并保存原件、复印件。

　　3）见附表：

传真接收记录表（XX办字[2008]13号表格）。

　　2、发送：

1）传真件发送要符合正规格式，字迹清楚，内容明确，要求用钢笔和签字笔书写。

　　2）各部门需发送传真件，要有各部门负责人签字。

　　凡涉及公司整体利益的传真件必须有总经理或执行总经理、副总经理的签字，否则办公室人员有权拒发。

　　3）发送传真件，必须进行登记签字，办公室要留存原件或复印件。

　　4）见附表：

传真发出记录表（XX办字[2008]14号表格）复印管理1、各部门凡需办公室复印的文件，必须有负责人签字，复印后进行登记。

　　2、凡属非对外的文件、表格等，尽量利用报废纸，以降低费用。

　　3、办公室按规定数量进行复印，一般不超过五份，超过5份应报公司领导审批。

　　4、任何人未经容许，不得擅自使用复印机复印。

　　5、见附表：

复印登记表（XX办字[2008]10号表格）电话管理1、办公室电话由专人接听，语言要简洁，通话时长不得超过三分钟（特殊情况除外）。

　　2、长途电话接打要经过上级批准同意，方可使用，并做详细登记。

　　3、见附表：

长途电话拔出记录表（XX办字[2008]11号表格）长途电话接听记录表（XX办字[2008]12号表格）。

　　办公用品管理1、办公室所需用品购买需填写购买申请表，由领导批准签字后方可购买。

　　2、详细登记办公用品入库表，存电子版本。

　　3、办公用品领用要做出库登记，批准方可领用。

　　4、每月五日前报上一月所消耗办公用品详细数据、金额，并进行分类存档。

　　5、见附表：

日常办公用品购买申请表（XX办字[2008]05号表格）办公用品入库明细表（XX办字[2008]15号表格）办公用品出库明细表（XX办字[2008]16号表格）。

　　人事行政部2008-8-12关于办公室使用管理的规定XXX〔2011〕10号关于办公室使用管理的规定全体员工：

为维护正常的办公秩序，营造良好的办公环境，提高工作效率，特规定如下：

一、周一至周五员工须按公司要求着装，上班时间必须规范佩带员工工作证；二、办公区域禁止大声喧哗，工作事宜的沟通与传达请尽量使用电话或邮件；三、不得在办公区域随地吐痰、乱扔杂物、吃食物、吸烟，如需吸烟请至吸烟室；四、办公区域内的公用设施和用品未经允许不得私自挪用；五、员工进入办公区域，应随手关门，严禁将外来人员带入办公区域内，如遇特殊情况，请向办公室主任申请；六、各部门接待统一安排在会客室进行，接待人员自行给来访者准备茶水，前台安排来访者在会客室上座；七、会议室、会客室和交流室使用完毕，请会议记录人将座椅归回原位，保持桌面清洁、关闭灯与空调，前台负责检查；八、办公桌上要保持干净整洁，办公用品及文件要摆放整齐，不准放置与工作无关的物品；九、员工应妥善保管公司的文件和个人物品（个人物品自负保管责任），不得随意堆放；公司重要文件下班后要入柜上锁；未经所有人同意，不得私自翻阅、挪用他人资料和物品；十、员工在工作时间内不得做与工作无关及影响工作的事情；禁止携带亲友到办公区域聊天、玩耍；未经允许，不得随便带人参观；十一、员工应节省使用纸张、水电等公共资源；十二、中央空调18:

30关闭，22:

00之后员工不得在办公室逗留（除会议等特殊安排）；十三、会议室、交流室、会客室与培训室使用管理规定会议室

（1）:

总经理和副总经理接待、会议召开会议室

（2）:

总经理接待、会议召开会议室（3）:

会议召开交流室

（1）:

工程部、开发部交流室

（2）:

设计部交流室（3）:

采购部、造价合约部交流室（4）:

人力资源部、办公室交流室（5）:

营销部会客室

（1）—（3）：

各部门接待培训室：

各类培训注：

各部门可以优先使用相应的交流室。

　　十四、本规定自颁布之日起开始执行,同时2011年7月11日颁布的《关于办公室日常管理规定》XXX[2011]5号废止，办公室保留对本规定的最终解释权。

　　办公室二〇一一年七月二十八日主题词：

办公室使用管理规定抄送：

公司各部门XXXX有限公司办公室2011年7月28日印发办公室安全管理规定办公室安全管理规定一、加强法制观念，增强安全意识，提高自我管理、自我约束、自我防范的能力。

　　二、全体员工必须佩带工牌。

　　在办公区（不含咨询区）遇不佩带工牌的陌生人要上前询问三、学生交纳的各种费用应及时上缴财务部，离开工位前锁好各种合同、协议和重要单据，关闭电脑可浏览的重要信息。

　　四、公章严格存放保险柜。

　　随用随取，用后放回、锁好。

　　五、私人钱物由本人妥善保管，对现金及贵重物品的保管原则上白天上锁，下班带回。

　　六、午餐时间各部门留专人值班。

　　七、下班前应安放好物品，切除有关设备的电源、关好门窗。

　　八、各办公室内配备的电脑、饮水机、空调、办公桌椅等固定财产和各类用具，归所在部门使用，并由部门经理负责管理。