飞耀行政管理规章制度.docx
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飞耀行政管理规章制度
连云港飞耀置业有限公司
【行政管理规章制度】
（2011年试用版）
本手册最终解释权归连云港飞耀有限公司所有
二零一一年二月十四日颁发
目录
第一章：
卫生管理规章制度―――――――――――――――――――――――――――――――（3页）
第二章：
日常办公用品管理规章制度―――――――――――――――――――――――――（3－4页）
第三章：
档案管理规章制度―――――――――――――――――――――――――――――（4－6页）
第四章：
会议管理规章制度―――――――――――――――――――――――――――――――（6页）
第五章：
财务报销管理规章制度―――――――――――――――――――――――――――（6－7页）
第六章：
保密管理规章制度―――――――――――――――――――――――――――――（7－8页）
第七章：
印章管理规章制度――――――――――――――――――――――――――――――（8－9页）
第八章：
业务招待管理规章制度―――――――――――――――――――――――――――――（9页）
第九章：
车辆管理规章制度―――――――――――――――――――――――――――――（9－11页）
第十章：
合同管理规章制度――――――――――――――――――――――――――――――（11页）
第一章：
卫生管理规章制度
为了给员工创造宽松、舒适、整洁的办公环境，树立公司良好的形象，特制定本制度。
1、卫生区域范围包括：
公共区域和办公区域。
⑴公共区域包括：
大厅、楼梯及护栏把手、走廊、卫生间等；
⑵办公区域包括：
各部门办公室、会议室等。
2、卫生打扫标准：
⑴保持地面、楼梯及护栏把手、桌面、门窗、橱柜等无灰尘和污染；
⑵保持档案柜内各类文件、书籍摆放整齐划一；
⑶各类办公桌椅和其他办公家具摆放整洁；
⑷电脑、电器设备和茶具除了平时正常清洁外，应定期消毒保养；
⑸卫生区域责任人不定期的对公共区域实行检查，发现垃圾和烟头等，及时清扫。
⑹卫生间必须保持清洁、无杂物、无异味。
3、卫生分配责任到人，值日表另附。
4、卫生分配过程中，不服从分配的员工按【员工手册】甲类过失处分。
5、日常检查由公司高层领导不定期的抽查，检查结果情况参与年终考核。
6、因工作需要，员工必须积极主动的做好其他卫生清理工作。
第二章：
日常办公用品管理规章制度
为了规范日常办公用品的管理和各部门的需求，特制定本制度。
1、日常办公用品范围包括：
个人申请和部门申购。
⑴个人申请：
指员工个人申请使用的日常办公用品，如笔记本、签字笔等；
⑵部门申购：
指公司各部门共同使用品和礼品，如大型办公器材、工程专用品和礼品等。
2、行政部建立台帐并详细登记入库情况和领用的详细信息。
3、个人申请领用日常办公用品：
每月所属部门统一汇总，每月的1号全天给予发放（紧急用品除外），如遇节假日可在最近的工作日申请领用；新员工入职第一次申请领用日常办公用品不受时间限制。
4、部门申购物资时间不定，金额超过50元以上，申请部门填写【物资申购审批表】-->部门经理意见-->副总经理意见-->总经理审批意见-->转送行政部部按审批意见办理。
5、物资申购小额日常办公用品50元以下由行政部经理审批意见，50－500元由副总经理审批意见,500元以上由总经理审批意见。
6、相机、摄像机等贵重物品由行政部统一管理，各部门工作所需时须填写【物品借用审批表】-->综合管理部经理批准同意后方可借用；如私人借用时须填写【物品借用审批表】-->行政部审核意见-->副总经理审批意见后方可借用；归还时行政部必须仔细检查，发现有损坏，由借用人承担一切费用。
7、所有日常办公用品均属公司财产，严禁未经批准拿公私用，如有违反者，视情节轻重按【员工手册】乙类或丙类处分。
第三章：
档案管理规章制度
为了加强档案的分类及管理，特制定本制度。
1、公司所有档案的归口部门为行政部，其他部门形成的文件材料可备份。
2、档案的范围包括：
⑴经营管理方面的文件材料；
⑵公司上行文下发文、及总经理批复各类文件材料、决议、决定、通知、工作计划等；
⑶财务、会计及其他报表方面的材料；
⑷劳动薪金、人事资料、劳动合同、其他法律事务管理方面的材料；
⑸基本建设、工程拆迁改造、维修方面的文件材料；
⑹信息、情报、教育培训等文件材料；
⑺其他具有利用和保存价值的文件材料。
3、人事档案的管理：
⑴内容：
①公司员工的任免、调配、培训、专业技术职务的聘任；
②员工花名册、报表、薪金表及奖惩等各类文件材料。
⑵保管：
①所有人事档案由行政部保管，未经批准无关人员不得查阅；
②人事档案应单独存放，放置合理、整齐、排列有序，要有完整的接收和移出手续。
4、会计档案管理：
⑴内容：
会计凭证、会计账薄和会计报表等专业资料。
⑵保管：
①财务部负责会计档案的立卷、归档、清理上缴和销毁工作；
②会计档案科学管理，妥善保管、存放有序，严格执行安全保密制度，不得随意散失和泄密；
③上年度形成的各种会计凭证/账薄/报表、财务计划、财务分析等有关核算资料,由主办会计收集、审查、核对、整理成卷，编制目录并装订成册，按永久、长期、短期分类整理归档，便于管理和利用；
④会计档案未经批准不得对外借阅；
⑤对保管期满需要销毁的会计档案，由主办会计提出销毁意见，编制“会计档案销毁清册”报总经理批准同意后方可销毁。
⑥财务部人员要严格执行安全和保密制度，对经营的档案要认真管理，发现丢失或泄密，视情节轻重按【员工手册】乙类或丙类过失处分；
⑦负责会计档案管理人员调离工作岗位或辞职时，要编制会计档案移交清册，经交接双方人员清点无误后签字，未办理交接手续前不得离职；
⑧会计档案保管期限（按国家档案局规定）：
a、会计凭证类：
原始凭证、记帐凭证和凭证为15年（其中涉外和对私改造的凭证永久）；
b、会计账簿类：
日记账、明细账、总账为15年（其中：
现金和银行存款日记账为25年）；涉外和对私改造的会计账永久；
c、会计报表类：
主要财务指标快报（包括文字分析）为3年；月季度会计报表（包括文字分析）为5年；年度会计报表（包括文字分析）永久。
d、其它类：
会计移交清册为15年，保管档案注册为25年，档案销毁注册为25年。
5、档案保密守则：
⑴保密是档案工作人员神圣职责，档案工作人员应严格遵守《档案法》，保守机密。
⑵查阅档案必须按规定手续办理，不得扩大范围、擅自摘抄、复制，严禁出卖档案。
⑶严格控制查阅重要的和机密以上的档案，确需查阅，须经副总经理批准，重要档案须经总经理批准；。
⑷违反本制度者要追究当事人责任，视情节轻重给予纪律处分，直至追究刑事责任。
6、档案的利用、鉴定、销毁、移交和统计管理：
⑴利用：
①查阅档案应在档案存放区域或综合管理部办公室内查阅，查阅时严禁吸烟，以确保安全；
②档案借出期限不得超过三天。
外单位查阅档案应持单位介绍信，经副总经理批准后方可查阅，借阅重要档案须经总经理批准；
③档案利用的方式有：
a、提供档案原件；
b、提供档案复印件；
c、提供电子档资料；
d、查阅档案时，不得私自摘抄、复制、折卷、纂改和圈划。
⑵档案的鉴定、销毁和移交：
①由部门经理牵头，行政部和有关部门人员组成档案鉴定小组，定期对档案进行鉴定，确定档案的存、毁。
②行政部及其他职能部门按规定填写入档和借出登记。
7、其它规定：
⑴发文：
以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、会议纪要等，均属发文范围。
⑵发文流程：
部门起草填写【文件发文专用单】-->核搞（副总经理）-->批准签发（总经理）-->印刷分发（一式两份）-->综合管理部存档原件一份。
⑶收文：
上级政府部门及其他合作单位发来的文件、函等，均属收文范围。
⑷收文流程：
综合管理部填写【文件接收专用单】-->拟办意见（副总经理）-->相关部门批示-->各部门经理传阅-->综合管理部催办结果。
⑸声像归档类：
声像材料形成档案后，一周内交行政部保管。
第四章：
会议管理规章制度
为改进作风，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
1、公司会议分为五类：
⑴公司会议：
主要包括公司总经理办公会、公司全体员工大会、总经理考核委员会以及各种代表大会；
⑵专业会议：
公司业务综合会（如各部门分析会、经营分析会等）；
⑶部门工作会：
各部门召开的工作会，由各部门经理决定召开并负责组织；
⑷上级或合作单位召开的会议：
如现场会、报告会、新闻发布会等交际业务会一切由行政部安排，对口部门协助行政部做好会务工作；
⑸年终会：
年终全员会议每年举行一次，总结工作，奖励先进，提出下一年度的目标等。
2、会议安排：
行政部以通知形式公告。
3、各部门必须服从公司统一安排的会议内容，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
4、会议的纪律：
参加会议人员不得以任何理由迟到/早退，迟到/早退按【员工手册】甲类过失处分，会前关闭手机铃声或调制震动。
除接待人员，其他人员不得随意走动，不得做和会议无关的事情。
5、会议的原则：
所有参会人员严禁“会上不说，背后乱说”，严格遵循“人人畅所欲言”的原则。
第五章：
财务报销管理规章制度
为了加强财务支出管理，规范所有经费报销流程，制定本制度。
1、各部门的经费支出严格按计划管理的要求，实行计划用款。
2、报销流程：
报销人填写报销单-->会计辨别真/假发票并签字-->副总经理复核-->总经理审核-->董事长审批-->财务报销。
3、报销时间：
⑴为集中处理报销事务，每周五上午半天办理各种报销单据的复核、审核、审批（特殊情况除外）；
⑵其他时间不予办理报销事务，发票超过一个月，财务一律不予报销（特殊情况除外）。
4、各种票据是财务报销的凭据，下列票据财务部不予报销：
⑴审批手续不全的票据；
⑵内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据；
⑶无公章、无私人签的白条收据；
⑷购物无用途、资产无验收的票据；
⑸数量、单价、金额不符的票据；
⑹假发票等。
5、为加强资金管理，及时收回借款、领款，借款人应在业务发生后一周内到财务部办理报销还款手续，还款时，票、款必须与借出的金额相符，财务部予以报销，财务部应严格坚持“前帐不清，后帐不借”的原则。
6、支票的领取：
支票外带使用必须经总经理审批认可后方可办理。
7、报销发票必须本人办理，不得他人代办。
第六章：
保密管理规章制度
为了增强公司全员的保密意识，加强公司的保密工作，维护公司利益，特制定本制度。
1、公司秘密包括：
⑴公司经营发展重大决策中的秘密事项；
⑵公司员工人事档案、薪金、劳务收入及资料等；
⑶公司内部掌握的客户、意向客户资料、合同、协议、意向书及可行性报告、和主要会议记录；
⑷公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表；
⑸招标项目的标底、合作条件、贸易条件；
⑹专有技术，及股东会确定保守公司其他秘密事项。
2、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
⑴绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；
⑵机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权利和利益遭到严重的损害；
⑶秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害。
3、属于公司秘密的文件、资料，应当依据规定标明密级，并确定保密期限。
4、对于密级的文件、资料和其他物品，未经批准不得向他人泄漏或摘抄复印。
5、收发、传递和外出携带，必须由指定人员担任，并采取必要的措施。
6、不准在私人交往和通信中泄露，不准在公共场所谈论，不准通过其他方式传递公司秘密。
7、员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，立即采取补救措施并及时上报副总经理和总经理。
8、责任与处罚：
⑴出现下列情况之一者，按【员工手册】乙类过失处分。
①泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
②已泄露公司秘密但采取补救措施的。
⑵出现下列情况之一的，按【员工手册】丙类过失处分，情节严重者，直至追究其法律责任。
①故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
②违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
③利用职务指使或权力，强制他人违反保密规定的。
第七章：
印章管理规章制度
为了规范公司印章的管理，特制定本制度。
1、公司印章包括：
“连云港飞耀置业有限公司公章”、“业务专用章”、“发票专用章”、“财务专用章”“法人专用章”等。
2、印章的保管：
⑴由总经理授权的专人保管；
⑵印章必须放置保险箱内，严禁随意放置和携带外出；
⑶印章使用前保管人要对文件、报表等进行严格审查，禁止在空白纸上加盖印章；
⑷印章损坏或无法继续使用时，及时上报总经理批准后销毁，并由专人重新刻置；
⑸未经批准，不得委托他人代盖或私自加盖印章。
3、印章使用流程：
申请人填写【印章使用/外带审批表】-->部门经理复核-->副总经理审核-->总经理审批后方可加盖-->保管专用章人员留原件或复印件一份。
4、印章外带使用流程：
申请人填写【印章使用/外带审批表】-->部门经理复核-->副总经理审核-->总经理审批后-->由财务人员陪同-->保管专用章人员带原件或复印件一份返回。
5、擅自使用印章，追究保管人失职责任并按【员工手册】丙类过失处分，并在全员大会上检讨；视情节轻重，给公司造成重大经济损失的，失职人应赔偿相应的经济损失，公司与其解除劳动合同。
第八章：
业务招待管理规章制度
为了加强沟通与其他合作单位之间的人际关系，特制定本制度。
1、招待方式：
员工不得擅自或任意动用招待和公关费用的开支。
2、招待内容包括：
招待费、会议费、研讨费、交际费、典礼费、烟酒费、捐赠费、礼仪费等。
3、招待费用的开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分认清招待目的、事由，和招待过程中的方式方法。
4、招待来宾按对象、目的及场合地点，分为三个档次：
⑴普通（一般的招待，50元以下/人，可在公司仓储部招待）；
⑵中档（比较重要的招待，50－100元/人）；
⑶高档（特别重要和重大的招待，100元以上/人）；
⑷综合管理部定期的收集本市各大小酒店的联系方式并整理归档。
5、招待审批流程：
申请人提前填写【业务招待审批表】-->部门经理意见-->副总经理意见-->总经理审批意见-->行政部根据【业务招待审批表】并按实际情况预定和安排。
6、招待费的领取：
申请人填写领款单-->部门经理证明-->主办会计签字-->副总经理审核-->总经理审批后方可领取，招待费的领取实行多退少补原则。
7、严禁先招待后补【业务招待审批表】，招待过程中如遇来宾要求其他招待要求时或无法提前申请填写【业务招待审批表】，申请人应立即电话请示总经理批准同意，第二天及时补办审批手续。
8、申请人招待完后，报销时两单一票（酒店帐单/【业务招待审批表】/正式发票）缺一不可，严格按财务报销流程手续办理。
9、两单一票（酒店帐单/【业务招待审批表】/正式发票）如缺少不全，财务主办会计有权不予复核，一切所产生的费用由申请人负责。
第九章：
车辆管理规章制度
为了加强公司车辆管理，特制定本制度。
1、公司车辆统一由综合管理部调配管理，【用车审批表】附表由申请人填写。
2、其他外单位借用车辆，必须经总经理审批同意方可借出。
3、公司内部员工因实际需要私借公司车辆时，必须填写【用车审批表】经总经理批准后方可借用，借用期间的油费、过路费、停车费等及其他交通事故所产生的一切费用全部由借用人负责，公司不予报销。
4、员工外出办公事：
相同路程，员工之间可拼车。
⑴近距离：
综合管理部可派车送目的地，之间办理事务超过十分钟以上，驾驶员不可等候，应立即返回待命，员工可打出租车返回，公司给予报销；
⑵远距离：
综合管理部可派车送公交车站，来回车费公司给予报销；
⑶车辆使用先上级、后下级，先急事、后一般事。
5、驾驶员的责任：
⑴专人专车，专车专管，驾驶员随时待命，不得私自出车办私事，期间所产生的一切费用由驾驶员承担，其他人员不得驾驶公司车辆；
⑵平时驾驶车辆要做到合理用车、节约用油、将油耗控制在指标以内；
⑶不得私自出卖和赠送油料，如有发现按【员工手册】乙类过失处分；
⑷不得将车辆私自给他人驾驶，如有发现按【员工手册】乙类过失处分；
⑸不得酒后驾驶、违章超车行驶、无驾照行使，违反此规定，一切责任和后果均由驾驶者承担；
⑹行使过程中由于客观原因发生重大车祸，公司会配合保险公司处理索赔，如果是驾驶员违规原因造成车祸，一切损失由驾驶员承担；
⑺车辆的保养、维护、加油、洗车等，统一由驾驶员负责，维修保养后更换的零件废弃物必须交回综合管理部查验；
⑻休息日和节假日期间，必须将车辆停放在定点位置，并采取必要的防盗措施；
⑼接送员工上、下班的班车按规定时间发车，严禁等候迟到人员。
接送上、下班车可不申请填写【用车审批表】，驾驶员最后一班车归来后，应将车立即停放在定点位置。
6、综合管理部必须定期监督油费的充值和建立台帐登记各车辆的公里数，每月汇总报副总经理和总经理办公室。
7、车辆使用流程：
申请人填写【用车审批表】-->综合管理部签字并填写驾驶员姓名、车牌号等-->副总经理审批-->转送综合管理部派车-->附表返回时送至综合管理部。
8、符合下列情形之一的，车辆可全程使用：
⑴办理紧急且十分重要的业务；
⑵财务部提取大额现金；
⑶接送或陪同重要政府领导、来宾；
⑷其他突发棘手事件。
第十章:
合同管理制度
为了加强公司的合同管理，规范经营行为、降低风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。
1、公司合同是指各部门以公司名义与合作单位签订的经济合同和非经济合同等。
本制度不包括员工与公司签订的员工制劳动合同。
2、有权代表公司签订经济合同的：
⑴公司法定代表人；
⑵公司法定代表人书面授权的委托人；
①在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；
②对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；
③对所签订合同应履行义务，履行中发现问题应立即上报，同时积极想办法解决；
④负责保管好本人所签合同的一切资料，合同履行完毕后应立即将资料移交综合管理部归档。
3、关于谈判：
合同谈判必须由相关领导两人以上参加，谈判后谈判人需签字确认。
4、合同签订流程：
⑴对公司各类合同的签订，签约人必须填写【经济合同认定审批表】-->部门经理意见-->副总经理意见-->总经理意见。
⑵签订合同完毕，必须执行【印章使用/外带审批表】流程。
5、合同履行：
⑴合同依法成立后，即具有法律约束力。
一切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义务，确保合同的安全有效的履行。
⑵在合同履行过程中出现的问题，各部门应及时督促解决。
如无法履约，应向总经理汇报。
如遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，应向总经理汇报后，可以变更或解除合同。
⑶合同签订后，即依法成立，任何人不得擅自变更或解除。
6、合同文本必须至少一式肆份，其中贰份交对方签约人。
其余贰份必须在合同签订之后三个工作日内报送财务部壹份、行政部壹份存档，签约部门根据需要可以留复印件备份，需用合同书原件时应经行政部审批后方可借用。
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