行政管理作业指导书.doc

行政管理作业指导书.doc

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印章使用管理

1.作业目的

为加强公司印章的保管、使用及管理，维护公司权威和利益，规范印章使用行为。

2.主管岗位办公室主任：

负责印章的保管和使用监督。

主办岗位行政主管：

配合和支持用印申请的执行过程。

3.作业描述

3.1：

日常印章使用申请程序

3.1.1用印人根据用印名称选择填写《公司印鉴及证件使用申请单》，要求各项内容填写清楚，申请单可在办公室行政主管处领取。

3.1.2按照审批程序找相关负责人（部门经理或主管领导、办公室主任）审核签字。

3.1.3审核通过后再上报总经理审批签字。

3.1.4审批过程全部完成后，用印人持《公司印鉴及证件使用申请单》、需用印材料到办公室主任处申请盖章，盖章时还需在办公室按序号填写《印鉴使用登记簿》，同时申请单交由办公室留存。

3.1.5办公室主任负责文件用印使用时的把关工作。

用印完成后，如需留存办公室处的文件原件要及时交接到行政主管处。

3.1.6如用印过程中遇领导外出，需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理同意后，才能执行盖章工作。

3.1.7总经理回公司后需及时补齐签批手续，申请单及时交回办公室主任处留存。

3.2：

印章外带使用申请程序

3.2.1用印人根据用印名称填写《公司印鉴及证件使用申请单》，要求各项填写清楚。

3.2.2按照审批程序相关负责人（部门经理或主管领导、办公室主任）审核签字。

3.2.3审核通过后再上报总经理审批签字。

3.2.4签字审批完成后，用印人持《公司印鉴及证件使用申请单》、需用印材料到办公室，按规定印章带出工作，办公室必须安排一人员陪同前往，确保印章外出使用的安全。

3.2.5印章使用完毕后，用印申请人应及时将印章交回办公室主任，当天使用必须当天交回。

3.2.6如遇紧急情况领导外出，需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理同意后，才能执行印章带出作业。

3.2.7当领导回公司后申请人需尽快补齐签批手续，申请单及时交到办公室主任处留存。

附：

各名称《印鉴及证件使用申请单》

城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单

使用人

使用日期

是否带出

是□否□

陪同人

印鉴及证件名称

用途说明

次数

部门经理

办公室主任

主管副总

总经理审批

备注

城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单

使用人

使用日期

是否带出

是□否□

陪同人

印鉴及证件名称

用途说明

次数

部门经理

办公室主任

主管副总

总经理审批

备注

青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单

使用人

使用日期

是否带出

是□否□

陪同人

印鉴及证件名称

用途说明

次数

部门经理

办公室主任

主管副总

总经理审批

备注

青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单

使用人

使用日期

是否带出

是□否□

陪同人

印鉴及证件名称

用途说明

次数

部门经理

办公室主任

主管副总

总经理审批

备注

北京鼎昌源房地产开发有限公司印鉴及证件使用申请单

使用人

使用日期

是否带出

是□否□

陪同人

印鉴及证件名称

用途说明

次数

部门经理

办公室主任

主管副总

总经理审批

备注

北京鼎昌源房地产开发有限公司印鉴及证件使用申请单

使用人

使用日期

是否带出

是□否□

陪同人

印鉴及证件名称

用途说明

次数

部门经理

办公室主任

主管副总

总经理审批

备注

会议/活动组织管理

1.作业目的

为建立良好的沟通议事机制，规范公司会议和活动组织流程，提高工作效率，增强组织凝聚力。

2.主管岗位办公室主任：

负责该项工作的监督和管理。

主办岗位行政主管：

执行具体细节工作，及时向主管岗位汇报工作完成情况。

3.作业描述

3.1：

会议/活动组织管理程序

3.1.1根据公司整体安排，办公室负责提交活动策划方案（关于组织XX会议/活动的申请）。

包括1、活动类别；2、初步预算；3、组织方式；

3.1.2活动方案待办公室主任初步审阅后，上报总经理审定。

3.1.3总经理审定后，办公室根据活动方案确定具体活动安排计划。

3.1.4如果不需要选定活动组织单位，办公室负责直接编写活动计划，列出活动费用预算说明。

3.1.5如果需要选定活动组织单位（如旅行社等），要选择不少于三家的旅行单位，综合比较后确定质优价廉的一家单位负责组织该次活动，具体过程要求二人参与洽谈。

3.1.5将完整的活动计划书上报总经理审批。

3.1.6审批完成后，办公室通过邮件和张贴公布的形式发布活动详细通知。

3.1.7由办公室负责整体活动的组织安排工作，确保会议、活动的顺利开展。

。

行政类采购管理

1.作业目的

规范采购流程，对采购进行中的各环节做好监督把关和费用控制。

2.主管岗位办公室主任：

负责该项工作的审核。

主办岗位行政主管：

执行具体细节工作，及时向主管岗位汇报工作进度。

3.作业描述

3.1：

采购管理程序

3.1.1根据采购需求，对需选购的商品进行询价，同时填报《采购比价表》。

3.1.2选择出三家质优价廉的供货单位。

三家供货单位进行比较（包括价格、质量、供应商实力等）比价须由2人以上进行。

3.1.3通过比价工作，选择出性价比较好的商家做为备选。

3.1.4上报办公室主任审定，确定采购供货单位。

3.1.5办公室经办人员填写《固定资产申购单》，注明申请采购理由，对采购物品的配置要求填写清楚。

3.1.5上报办公室主任审核签字。

3.1.6财务部复核签字。

3.1.7总经理审批。

3.1.8总经理审批通过后，根据所购商品执行相应管理流程（办公用品管理流程、固定资产管理流程或其他类）。

附：

《采购比价表》、《固定资产申购单》

采购比价表

年月日

序号

拟购置物品名称

供应商名称

规格型号

报价

联系电话

联系人

办公室意见：

经办人：

办公室主任意见：

注：

提供对外合作方营业执照复印件

固定资产申购单

年月日

采购物品名称

预计金额

申请采购理由：

配置要求

申请人：

部门负责人

办公室主任

总会计师

总经理

固定资产管理

1.作业目的

为规范公司固定资产管理，保证资产安全、完整、发挥固定资产的更大效益，做好固定资产的登记、领用、盘点工作。

2.主管岗位行政主管：

负责固定资产的监管工作。

主办岗位行政专员：

执行固定资产的日常登记、配合财务部做好定期盘点作业，确保固定资产库存的准确。

3.作业描述

3.1：

固定资产管理程序

3.1.1由申请部门填写《固定资产申购单》。

3.1.2部门负责人、办公室主任审核。

（如申请未通过的退回申请部门）

3.1.3呈报总经理审批。

（如总经理审批未通过的即退回申请部门）

3.1.4办公室收到《固定资产申购单》后根据需要与申请部门经办人共同询价，确定供货商家。

3.1.5由办公室负责填写《支票领用申请单》，领导审批后办理支付手续；到货后，办公室与申请部门共同验货，填写《固定资产购建单》办理入库手续。

（与固定资产相关的说明书、保修卡、随机光盘等材料做为附件材料列清明细，并于一周内移交办公室行政专员登记保管。

3.1.6在固定资产使用过程中，涉及领用、调拨、退还、维修程序的，按照相应工作标准执行。

3.1.7日常领用：

在办公室固定资产管理员处完成登记。

3.1.8资产调拨：

在办公室固定资产管理员处填写《固定资产调拨单》，注明调拨原因，调出部门、调入部门、办公室主任三方签字确认后，办公室负责协调调拨工作，并及时更改固定资产台账。

3.1.9资产维修：

固定资产不能正常使用需要维修时，要及时与办公室行政人员联系，说明故障情况，办公室负责安排维修设备。

3.1.10离职退还：

当员工调离本单位时，在《离职申请单》上要详细标注固定资产退还情况，确定资产已归还公司。

附：

《固定资产购建单》、《固定资产调拨单》

固定资产购建单

单位年月日第号

固资编号

财务部固定资产编号

固资名称

固资类别

规格型号

建造单位

联系人及电话

固资原值

预计净残值

折旧年限

购建凭证号

附属设备

名称

规格型号

计量单位

数量

金额

经办人：

使用单位验收人：

财务部：

办公室主任：

固定资产调拨单

资产编号

固资名称

资产类别

规格型号

调出公司/部门

调入公司/部门

调拨原因

调出单位意见

调入单位签收

办公室意见

注：

1、此单由办公室填写，一式三份，调出单位、调入单位和办公室各一份。

档案管理

1.作业目的

为加强和完善档案管理工作，保障档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥档案在日常工作中的重要作用，做好档案管理工作。

2.主管岗位办公室主任：

负责监督档案资料提取使用的审核，监督档案管理工作。

主办岗位行政主管：

执行日常档案借阅、保管、查阅工作的具体流程。

3.作业描述

3.1：

档案管理的具体要求

3.1.1各部门将需要保存的档案资料移交办公室进行存档登记。

3.1.2日常移交时及时填写《收文本》；年度移交