综合办公室部门职能.doc

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综合办公室部门职能

基本信息

部门名称

综合办公室

岗位编制

32人

直接领导

项目经理

下属部门/岗位

食堂、澡堂、销售

职能概要

负责物资管理、部门考核、两堂一舍管理、车辆管理、财务管理、档案管理、门卫管理、物业管理、监督检斤和煤种、印章管理、文件收发、出门证管理、外事接待、部门关系协调、上传下达、会议组织、产量销量报表、休假管理、劳动纪律管理、工作日志上报等、按时做好项目部劳动保护用品的发放工作并做好相应台账。

组织结构

办公室：

食堂、宿舍、澡堂、门卫、销售。

主

要

职

能

一．基础管理

（一）信息处理

台帐：

办公用品发放台账、办公家器具使用登记台账、微机耗材登记台账、办公费总务费发放台账、物业维修登记台账、劳保发放台账、车辆耗油报表、车辆出入登记台账、职工休假台账、考勤表、工资分配结算报表、文件收发登记台账、印章使用登记台账、食堂日消耗统计台账、误产统计台账、超刀统计台账、日产量销售统计报表、物资材料消耗统计台账、废旧物资回收登记台账、甲方罚款登记台账、用电登记台账、文件学习登记台帐

记录：

班前会记录、班后会记录、各工种交接班记录、学习记录、调度会议记录、车辆行驶记录、值班记录

合同：

职业健康查体协议、临建工程合同、职工劳动合同、矿务工程合同、设备外托维修合同、师徒合同

档案：

职工信息档案、承包生产合作协议、工资发放档案、各种台帐/记录/合同档案、设备说明书

（二）计划总结

1.年、月材料计划

2.月度物资采购计划

3.年、月、周、日、班生产作业计划

4.月度生产管控计划

5.年、月度生产经营计划

6.年、月度资金收支计划

7.月度物资追加计划

8.年、月度安全培训计划（一日一题）

9.年、月度经济分析报告

10.年、季、月度工作总结

11.编制项目部周、月督查督办计划

12、协助分公司经理编制半年、年度大事记（重点）工作计划。

（三）制度管理

制定部门管理制度，《宿舍管理规定》、《车辆管理规定》、《劳动纪律管理规定》、《物资管理规定》、《印章管理规定》、《会议管理规定》、《双增双节活动意见》、《出差管理规定》、《财务管理规定》、《档案管理规定》、《劳动保护发放管理规定》、《澡堂管理规定》、《监磅员管理规定》、《食堂管理规定》、《洗衣机房管理规定》、《非生产用工结算办法》、《班中餐管理规定》、《季度先进评比实施意见》、《工作总结实施意见》、《季度安全生产实施意见》、《工资分配制度》、《值班管理制度》《安全生产责任书》

（四）规范文件

制定本部门工作流程、岗位说明书、岗位工作标准、安全作业规范、制度汇编等规范性文件，确保文件时效性。

（主任、副主任、炊事班班长、厨师、帮厨、保洁员、宿舍管理员、澡堂管理员、门卫、监磅员、司机、物资管理员、统计考核员、劳动保护管理员、考勤员、档案管理员、会计），并确保文件的时效性。

二.业务管理

1.财务管理:

1.1组织编制项目部年、月度生产经营计划；

1.2组织编制项目部月度资金收支计划；

1.3组织编制项目部年、季、月度经济分析报告；

1.4收入、费用、利润、成本、应收账款、应付账款等会计核算和分析；

1.5做好日常现金收支、日记账、网上银行、资金（备用金）安全等管理；接受上级领导和部门稽查；

1.6按照国家税收政策做好税收申报和筹划工作；

1.7做好财务和会计档案的整理和归档工作；

1.8做好固定资产的建账登记和定期盘点工作；

1.9按照财务印章和证照使用规范，负责做好财务印章和证照的管理和使用；

1.10组织、参与各项支出费用原始单据的初审、汇总及审签工作；

1.11做好项目部各类财务报表的编制上报工作；

1.12项目部各类奖励和工资的发放工作；

1.13做好与甲方工程款结算收款工作（工程手续传递、收款）；

1.14按照公司风险防控方案，关注甲方信用额度和信用期限情况，适时进行账龄分析并及时收回应收账款；

1.15资金的上交；

1.16做好业务保安工作。

2.物资管理:

2.1汇总、编制、上报项目部年度材料计划、月度物资采购及追加计划；

2.2项目部各部门月度材料消耗、费用考核的汇总、分析及上报工作；

2.3监督设备、材料的采购价格、质量问题，向项目部经理汇报该工作；

2.4物资出入库管理工作；

2.5组织对废旧物资处置；

2.6物资出门证（一式三联）的签发、分类、汇总和监督核对；

3.行政管理:

3.1参加项目部早、晚调度会，负责工作汇报并做好会议记录，传达落实会议精神；

3.2将上级及项目部领导指示及时传达相关部门，把各部门的反馈意见和建议及时反馈到相关领导；

3.3项目部会议（经理办公会、经济分析会、工作总结及先进表彰会、安全生产办公会、周一安全例会、专题会等）组织、通知下达、会议室设施管理、会议期间服务、会议记录（纪要）、会议跟踪表填制、会议决议事项的跟踪检查；

3.4组织开展各项活动（干部民主评议、周五学习活动、评先树优活动、安全生产月活动、各阶段安全生产活动）；

3.5建立档案管理的相关规定，以及档案的收集、归档、借阅等管理，同时监督各部门档案管理的规范性；

3.6办公用品的采购申请、发放、日常保管维护；

3.7内部、外部文件的收发和整理、打印、复印、登记，建立文件备案制度和收发记录；

3.8外来人员的接待、事项转达、跟踪和服务等工作；

3.9起草项目部要求的文件资料；

3.10监督、检查项目部制度、指示、领导交办的临时事项的落实情况；

3.11按照公司印章和证照使用规范，做好公司印章和证照的管理和使用；

3.12组织、参与项目部管理制度的制定和定期修订完善；

3.13制定和定期修订完善本部门管理制度；

3.14做好上级业务部门（包括公司内）的检查准备工作，包括：

现场检查准备及各类资料检查准备；

3.15项目部各部门关系协调及与甲方沟通、协调工作；

3.16项目部安全、产量、进尺、销量等经济指标的汇总并上报项目部经理；

3.17项目部各类记录、台帐、报表、报告、各部门工作日志的汇总并上报项目部经理及公司；

3.18企业文化体系建设内容宣贯和执行及项目部各类文体活动的宣传和组织工作；

3.19收集、整理、反馈公司发展的外部信息和日常运营的内部信息；

4.人事管理:

4.1项目部新入职员工的培训、定岗、跟踪考核、评估管理工作；

4.2项目经理月度绩效考核及各部门季度性工作考核、汇总及上报公司和集团公司；

4.3按照公司劳动保护管理制度，做好劳动保护用品的发放、登记工作；

4.4项目部各部门员工工资核算、结算、汇总、发放工作；

4.5项目部各类安全奖惩的考核、汇总；

4.6专业技术人员办理专业技术职称和职业资格证书的材料申报、登记、汇总工作；

4.7工伤事故的登记及工伤认定材料的准备、申报工作；

4.8及时向公司提交办理员工社会保险基础信息，做好人员出勤统计上报工作；

4.9向公司提报劳动用工人员（岗位、任职资格）需求计划；

4.10办理项目部人事异动相关手续；

4.11做好员工因岗位、职务变动工资等各项奖励的调整；

4.12做好项目部员工劳动合同的管理工作；

4.13依据公司管理制度，进行检查监督，对违纪现象和行为提出处理意见或建议；

4.14项目部员工考勤管理工作，做好项目部员工伤病假、事假等手续的管理工作；

4.15做好项目部员工人事档案（包括三项人员证照、培训档案、绩效考核等）管理工作；

5.后勤服务:

5.1甲方煤炭销售检斤、煤种管理的监督、汇总登记及报告工作；

5.2项目部洗衣机房的管理工作（卫生、公共设施、洗衣设备的维护）；

5.3项目部澡堂的管理工作（卫生、公共设施、公共衣服、更衣橱的管理）；

5.4做好项目部食堂管理工作，做好食堂饭菜质量、服务态度、卫生状况的检查工作；落实生活管理委员会提出的意见；

5.5做好项目部宿舍管理工作（包括人员住宿、安全、卫生、纪律和设施维护等）；

5.6项目部辖区绿化的日常维护管理；

5.7项目部食堂、宿舍、办公等非生产区域的水、电、暖等基础设施的管理；

5.8项目部在建工程和房屋、地面等设施的维护、维修的联络及施工监督、检查工作；

5.9做好场区人员、车辆、物资的进出登记、检查等相关管理工作；

5.10检查、维护项目部的监控设施完好，保证各监控点的正常运行，建立监控设施检查维护查看录像制度并做好记录；

5.11做好场区内消防、安全的宣传工作，在公共场区内张贴禁烟、防火、防盗等警示标语；确保安全通道畅通，标识清晰明确；

5.12按煤种分类做好甲方销售检斤的监督工作；

5.13每日销量报表的报送；

5.14煤场库存盘点工作；

5.15月度检斤汇总工作；

5.16做好块煤率及水分检测监督工作；

5.17将监磅过程中出现的异常问题向上级领导汇报：

5.18建立劳保用品登记台账；

5.19按照管理制度和流程，按周期发放劳保用品并做好个人劳保用品登记卡的填写；

5.20监督各部门劳保用品的发放；

5.21参与劳保用品采购质量的验收；

5.22搜集、存档特种劳保用品“三证”（生产许可证、产品合格证、产品安全鉴定证）。

5.23做好宿舍人员的安排及物品的发放工作并做好登记台账；

5.24做好宿舍卫生的检查；

5.25做好离职人员物品交接工作。

5.26按公司职工食堂管理办法，对职工食堂月度材料消耗情况统计，据实核算单餐价格和班中餐价格并汇总上报公司财务；

6.食堂管理：

6.1做好职工食堂现金收支管理，并定期上交公司财务，接受公司定期审计；

6.2职工食堂原材料的采购，组织食堂库管员、生活委员会成员对数量、价格、质量进行监督验收，对验收情况公示；

6.3按公司职工食堂管理办法，对职工食堂月度材料消耗情况统计，据实核算单餐价格和班中餐价格并汇总上报公司财务，由财务科从职工生活费中扣回月度就餐费用；

6.4对外招待、内部招待、饭菜酒水的安排、结算，在外招待票据的审核传递；

6.5做好职工食堂工作人员每年健康检查的管理工作；

7.车辆管理:

7.1做好项目部司机安全教育及考核工作（包括车辆年检、车辆保险、车辆保养维护维修、车辆油耗统计分析、外出车辆登记、车辆调度管理、实行派车记录管理）；

8.其他：

8.1做好项目部党员的管理工作；

8.2做好困难职工/家庭的摸底调查及档案管理；做好“善金会”善款的收缴、救助申报、善款发放工作；

8.3做好职工暂住证的办理工作；

8.4按照当地劳动管理部门要求做好劳动用工备案工作；

8.5做好突发事件的及时汇报、处理、协调等工作；

8.6遵守交通法律法规，安全行车，文明行车。

三.人力资源管理

1．及时提出本部门人员需求计划、参与人员招聘、面试工作；

2．做好本部门人员的工作分配；

3．做好本部门人员日常考核工作；

4．及时进行必要的思想教育工作，充分发挥部门员工的工作积极性；

四.完成领导交办的临时任务、积极配合或协助相关部门工作。

部门考核指标

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