费用报销管理制度1.docx
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费用报销管理制度1
----商用车有限公司发布
2011-4-1实施
2011-3-31发布
费用报销管理制度
Q/DFMGL0901-2011
Q/DFM
----商用车有限公司企业标准
前言
本标准的附录E、F、J、H、I、J、K、L、M均为规范性附录
本标准由----有限公司标准化委员会提出。
本标准由----有限公司综合管理部归口管理。
本标准由----有限公司财务部、综合管理部负责起草。
本标准主要起草人：
----，---
本标准审核人：
---，---，---，---，---
本标准标准化审查：
---
本标准批准人：
---
本标准于2011年3月31日首次发布。
本标准为---有限公司财务管理标准。
费用报销管理制度
1目的
进一步加强公司员工出差、借款和费用报销管理，规范审批手续及费用报销标准，强化成本管理意识，合理控制可控费用开支。
2范围
2.1本标准规定了员工出差、借款、费用报销的审批程序、审批权限、费用报销标准及报销程序等。
2.2本标准适用于--有限公司及下属单位的费用报销管理。
3术语
3.1
借款
借款指公司内部员工因公出差、采购部或办公室零星采购以及个别员工在工资尚未结算或自身特殊原因急需用钱的情况下，经相关审批手续办理的借款。
3.2
出差
出差指公司内部员工因业务需要离开公司到外办事。
3.3
费用报销
费用报销指公司内部员工在外因出差发生的各项实际费用及补助到财务进行凭票核销。
包括差旅费、业务招待费、油费、邮电通信费、修理费、咨询费、诉讼费、职工福利费、广告宣传费、赞助费、水电费、代理费、租赁费、印刷费、辅料消耗等各项实际发生的经营管理费用，财务凭票进行报销。
4管理职责
4.1借款人填写《暂借单》（见附录J）并说明借款原因报上级单位有效审批人审批。
4.2出差人员负责填写《员工出差审批单》（见附录F）与《差旅费用报销单》（见附录C表C.1）。
4.3财务管理部负责按《费用报销管理标准》（见附录C表C.2）进行审核办理并对借款的收回进行监控与执行。
4.4综合管理部负责招待费用的控制管理。
5管理活动的内容与要求
5.1费用支出的预算管理
5.1.1费用支出严格执行年度财务预算，由财务管理部按公司的年度费用预算标准执行。
5.1.2综合管理部对公司费用支出进行总额控制、按需拨付，每月根据核准的年度预算、公司上报的当月费用计划及批准的追加预算，由综合管理部向公司申请费用资金。
5.1.3每月对超预算并未核准的费用支付需求，公司不得拨付资金，财务中心（部）不得给予核销。
5.1.4月预算范围内的费用支出在办妥审批手续后可直接到财务中心（部）报销，预算外或总额超预算部分需申报追加预算获特准后，方可办理报销手续。
5.1.5公司内部部门追加预算申请，公司整体预算范围内的，由公司董事长审核批准。
6.1.6公司费用预算管理实行董事长负责制。
5.2费用报销实行层级管理
5.2.1公司下级人员的费用支出由上级人员审核，财务中心（部）审核，总经理签署意见，董事长审批。
5.2.2公司本部职能部门的普通员工的费用支出核销由公司财务部审核，公司一级部门总监（部长）根据权限进行签署意见，总经理签署意见，董事长审批。
5.2.3当存在跨级管理时，相关人员的行政费用，由直接管理人员办公所在地财务中心（部）审核，直接管理人员根据权限进行审批，财务中心（部）负责人付款联签，跨级管理的情况主要指：
a）由董事长直接管理的总经理级以下级的人员；
b）由分管副总经理管理的部门经理级以下级别的人员。
5.2.4公司总经理的费用由董事长审批。
5.2.5财务中心（部）负责人的费用由综合管理部审核，董事长审批，在公司财务部报销。
5.3借款、出差、费用报销审批权限，职级以组织红头文件任命对应执行。
5.3.1借款、费用报销按表1执行。
表1借款、费用报销审批表
审批项目
分管副总
财务部
总经理
董事长
审批额度权限
公司总经理
审核
审核
审批
董事长有签批权
公司副总经理、公司一级部门负责人
审核
（2）
审核
（1）
审批（3）
公司、院职员正常借款、费用报销审批
审核
（1）
审核
（2）
审核
审批
公司直属部门职员正常借款、报销审批
审核
（1）
审核
审批
注：
以上审批人职务必须是经公司任命方可生效。
5.3.2公司员工出差的层级审批
5.3.2.1普通员工出差，7天内（含）由所在部部长审核，财务部审核，报董事长签批；7天以上经所在部部长审核后，报总经理审核，财务部审核，董事长签批；无分管理领导，部长审核，财务部审核，最后报董事长签批。
5.3.2.2副部长，7天内（含）由所在部部长审核；7天以上经所在部部长审核后，报公司/部门主（分）管领导审查，财务部审核，最后报董事长签批；无分管理领导，部长审查，财务部审核，最后报董事长签批。
5.3.2.3部长出差，7天内（含）由分管领导审核，无分管理领导，部门经理审查,总经理审查,财务部审核，最后由董事长签批；7天以上经分管领导审核后，报分管副总经理审核，在报总经理审查，财务部审核，最后由报董事长签批。
5.3.2.4总经理/副总经理出差，财务部审核，由公司董事长审查签批。
5.4差旅费用报销规定
5.4.1地区类别标准
地区类别标准按表2规定执行。
表2地区类别标准表
城市类别
地区
一级城市
北京、上海、广州、深圳、天津、重庆、南京、杭州、青岛、大连
二级城市
长沙、武汉、宜昌、郑州、洛阳、南昌、合肥、济南、威海、烟台、潍坊、太原、大同、石家庄、秦皇岛、呼和浩特、包头、长春、沈阳、哈尔滨、西安、兰州、银川、西宁、乌鲁木齐、库尔勒、成都、绵阳、贵阳、昆明、西双版纳、南宁、珠海、汕头、佛山、顺德、惠州、中山、江门、东莞、海口、湛江、温州、金华、义乌、绍兴、嘉兴、苏州、扬州、常州、无锡、泉州、厦门、漳州、宁波、拉萨等
三级城市
以上表格中未列皆属于三级城市
5.4.2差旅费用报销标准
5.4.2.1正常出差住宿费用按出差人数计算，若同性出差可合住一个房间，核销时两人标准可合并使用。
5.4.2.2长期驻外出差，每月在当地居住超过15天的，应当在当地租房。
5.4.2.3市内三县两区无住宿费，特殊情况单独报批。
5.4.2.4出差差旅费、住宿费、交通费、餐补标准，按表3执行。
表3差旅费补助一览表
职别
住宿费
伙食
市内交通费
话费补助
每天包干额
类别
住宿
一般员工
三县二区
0
20
实际公交车费
5
25+实际公交车费
市外
80
25
实际公交车费
5
110+实际公交车费
直辖市及特区
100
30
实际公交车费
5
135+实际公交车费
公司中层以上领导
三县二区
0
35
实际公交车费
5
40+实际公交车费
市外
100
35
实际公交车费
5
140+实际公交车费
直辖市及特区
150
45
实际公交车费
5
200+实际公交车费
注1:
出差人员在高速路途中，24小时内可以报一次用餐费用30元。
注2:
市内产生的出租车费不予报销.
5.4.3出差补助费用按人数计算，但以下情况不享受出差补助。
5.4.3.1经批准接待客户用餐并随同用餐。
5.4.3.2参加各种会议、讲座、培训或同行交流活动，已缴纳会务费，主办单位提供免费餐的，不享受出差补贴。
5.4.3.3已享受出差补贴的，其餐费、交通费不可进行报销。
5.4.3.4已报销招待费，或是在出差期间已由合作单位招待的，不再进行出差补贴核销。
5.4.5出差天数的确定：
以车船票（或飞机票）所载时间为依据、每日中午12点为限，按半天为单位
算实际出差天数，即：
a）12点前出发，出发日按一天计算；12点后出发，出发日按半天计算；
b）12点前到达公司所在城市，当日按半天计算；12点后到达公司所在城市，当日按一天计算；
c）当天往返的，按半天计算。
5.5差旅费报销程序
5.5.1出差人员（业务经办人员）按规定粘贴需报销发票，填写《差旅费报销单》及《出差报告》。
5.5.1.1《差旅费报销单》（见附录G）需按时间顺序填写，不得将出差期内某一项费用合计填写，并在“备注”栏中注明单据的张数。
5.5.1.2所乘坐交通工具需经事先审批的，应于报销时出具相应审批单据，否则按未经事先审批处理。
5.5.1.3出差人员应严格按申请出差的内容进行报销，不得虚报、重报、多报或将无关单据列入差旅费报销，如有违反报销规定者，予以双倍扣罚。
5.5.1.4因特殊需要超出标准的，需事先向主管领导请示，由被授权人批准方可报销。
5.5.2报销时先由部门主管（分管领导）审核签字，对支出事项的真实性、合理性负责。
5.5.3公司财务部相关审核人员对票据的有效性、合法性、合规性和准确性进行审核。
5.5.4有效审批人批准。
5.5.5出差按照住宿天数提供住宿发票。
5.5.6财务部出纳办理费用报销结算。
5.6接待费用报销规定
5.6.1公司接待用餐标准见表4。
表4公司接待用餐标准表
陪同人员
用餐标准（元/位）
审批权限
总经理
60元/人
由各个部门领导签字,统一上报董事长签批。
.
副总经理
50元/人
部长副部长
40元/人
注：
特殊情况可报总经理批准后，按实际消费执行。
5.6.1.2住宿标准按表5执行。
表5公司接待住宿标准表
来访客人
住宿标准（元/位）
适用范围
总经理级
160
副总经理级
120
部长副部长级
100
注：
特殊情况可报总经理批准后，按实际消费执行。
5.6.2用餐业务招待费管理规定
5.6.2.1业务招待费用于接待公司以外的来宾和与本公司有各种业务关系的宾客，宴请宾客应遵循热情周到、勤俭节约的原则。
5.6.2.2所有用餐招待活动在公司的内部餐厅实行，并且招待之前应征得上一级领导同意，
经办人必须填写《行政接待申请单》（见附录M），表中应明确填写招待客人单位、人数等资料。
由部门领导审核到办公室办理用餐手续，具体标准见5.6.1.1。
超标准的招待费需事后进行书面解释，主管领导及总经理签字确认后，方可给予安排。
5.6.2.3招待费必须与公司业务有关，无关的招待费由个人自理。
5.6.2.4用餐招待所用的酒水、饮料、香烟等费用不纳入标准以内，由办公室按照实际招待人数准备。
5.6.2.5受领导特别委托以领导名义宴请的，可参照上述相应标准或按领导要求进行。
5.6.2.6需在外酒店宴客的必须填写《行政接待申请单》（见附录M），表中应明确填写招待客人单位、人数等资料，以及预估招待费用，单独购买的香烟、酒等物品也必须填写申请单。
各部门由部门主管领导审核，有效审批人审批。
5.6.2.7公司各单位员工及负责人若因在外出差等特殊情况需招待客人，可按上述标准予以招待。
5.6.2.8招待结束后，不得陪同进行任何娱乐活动（如卡拉OK等），特殊情况需经有效审批人批准。
5.6.2.9出面招待人员应在每次报销时另附清单注明因何事招待何人及招待人数，作为报销时的审核参考，否则费用由个人承担。
5.6.2.10在出差途中招待客人，招待费必须与差旅费同步报销。
如发现两者分别报销，则罚款100元。
5.6.3住宿招待费管理规定
5.6.3.1普通业务往来人员公司不负责安排住宿。
5.6.3.2特殊情况需公司安排住宿，各部门须由经办人办理手续并经部门主管审核，总经理批准，交由办公室根据来人的级别情况统一按排协议酒店。
5.7日常费用补助管理规定
5.7.1日常费用补助标准按表9执行。
5.7.2报销人到出纳处报销领取。
5.8借款、出差报销规定
5.8.1出差借款
5.8.1.1各直属部门、员工因公出差，出差前必须填写《员工出差审批单》及《暂借单》，按5.3条款完成审批后交财务部暂支款项。
5.8.1.2各有效审批人在审批时，需对借款金额应进行控制，借款金额应不大于此次出差预计发生费用的120%。
5.8.1.3员工出差回来后在6个工作日内，凭《出差报告》（见附录E）及《差旅费报销单》（见附录G）（附发生费用的发票）与财务核算费用。
在6个工作日内没有报销并结清所借款项的，从第7天开始，每天按所借款项的1%收取利息；已报销，但余款未退回，从第7天开始，每天按余款的1%收取利息。
5.8.2零星采购借款
5.8.2.1零星采购需借款时，填写《暂借单》并由部门主管签字审核，经财务部审核后交总经理审核，董事长审批后，交财务部办理暂支款项；公司直属部门的借款，由部门负责人审核，有效审批人审批。
5.8.2.2总经理在审核时，需对借款金额进行控制，借款金额应不大于此次采购预计费用。
5.8.3员工个人借款
5.8.3.1新入职员工工资未发之前借款不得超过500元；借款时本人填写《暂借单》由部门主管担保
签字，经人力资源部审核,有效审批人（按5.1条款）审批后交财务暂支款项。
5.8.3.2老员工无特殊情况不得借款。
5.8.3.3遇到特殊情况，如：
员工因家庭困难、生病或身体状态不好及其它原因急需用钱，应提供相关证明并由部门主管担保，有效审批人审批可向公司提前预支本月工资。
5.8.4借款人在与财务清算费用之前，财务部应于该月发放工资之日从该员工工资中扣回借款，直至与其清算费用为止。
5.8.5如借款人在未结清欠款前擅自离职,所欠借款由担保人承担。
5.8.6借款单只限在有效审批人签字三天内有效，过期作废。
5.9费用节约奖励
5.9.1节约奖励仅限住宿费和火车硬座与本标准价差在30%以上者，其它费用节约不予计算。
节约部份按50%奖励，可直接以补助形式核销。
5.9.2本奖励计算办法以正式发票为准，无正式发票或由客户和亲友安排住宿的不作为奖励。
5.10以上各项费用支出都需由综合管理部监控。
5.11员工出差以汽车火车为主要出行工具，副总级以上可需乘坐飞机（价格必须为六折以上价位，超出部分自己承担）
6管理流程图
6.1出差管理流程图见附录A。
6.2公务借款审批流程图见附录B。
6.3行政接待用餐管理流程图见附录C。
6.4行政接待住宿管理流程图见附录D。
7报告与记录
7.1Q/DFMGL0901B-01《出差报告》（见附录E）
7.2Q/DFMGL0901B-02《员工出差审批单》（见附录F）
7.3Q/DFMGL0901B-03《差旅费报销单》（见附录G）
7.4Q/DFMGL0901B-04《费用报销单》（见附录H）
7.5Q/DFMGL0901B-05《凭证粘贴签》（见附录I）
7.6Q/DFMGL0901B-06《暂借单》（见附录J）
7.7Q/DFMGL0901B-07《酒店用餐介绍函》（见附录K）
7.8Q/DFMGL0901B-08《入住酒店客房介绍函》（见附录L）
7.9Q/DFMGL0901B-09《行政接待申请单》（见附录M）
附录A
（规范性附录）
出差管理流程图
Q/DFMGL0901L-01
说明：
只有董事长有签批的权利.必须由董事长签批.
附录B
（规范性附录）
公务借款管理流程图
Q/DFMGL0901L-02
说明：
①②员工因公借款应《暂借单》，完成审批后交财务部暂支款项。
员工因家庭困难、生病或身体状态不好及其它原因借款，应提供相关证明并由部门主管担保，有效审批人审批可向公司提前预支本月工资。
新入职员工工资未发之前借款不得超过500元并由部门主管担保签字，经人力资源部审核,有效审批人审批后交财务暂支款项。
③④总经理在审批采购款时，需对借款金额应进行控制，借款金额应不大于此次采购预计费用。
⑤⑥⑦⑧借款超过审批权限时，需在公司财务总监审核后由董事长审批，通过后再到财务部办理暂支款项。
⑨⑩零星采购在每月28日前，必须对本月产生的采购发票填开完毕并入帐冲抵借款。
每延迟一天，收取10元的利息。
出差借款在6个工作日内报销并结清，否则每天按所借款项的1%收取利息；已报销，但余款未退回，从第7天开始，每天按余款的1%收取利息。
附录C
（规范性附录）
行政接待用餐管理流程图
Q/DFMGL0901L-03
说明：
①②③④⑤⑥餐券用餐：
申请单位主管领导签字同意后即可到办公室办理领用手续。
来宾用餐完毕后，须在餐券“金额”栏上注明实际消费金额并签字确认，餐券的最大可消费金额为人民币10元。
⑦在食堂包厢用餐：
由申请单位主管领导签批同意后，还需办公室主任签批。
由申请单位负责联系食堂订餐、订包厢。
⑧⑨⑩⑾在外部酒店用餐：
由申请单位主管领导签批同意后，还需办公室主任审批后，由有效审批人批准。
办公室凭“行政接待申请单”填开“用餐介绍函”。
办公室负责联系酒店订餐、订包厢。
⑿⒀⒁⒂⒃⒄⒅⒆⒇用餐费用报销：
经综合管理部/办公室同意有效审批人批准的以公司名义在外部酒店挂帐消费的费用（有介绍函）由办公室文员经办报销；在外部酒店用餐以现金支付的，由部门主管审核报有效审批人批准报销；用餐券消费或在食堂包厢消费的费用由食堂经办报销。
附录D
（规范性附录）
行政接待住宿管理流程
Q/DFMGL0901L-04
说明:
①②③④⑤⑥⑦接待客人申请住宿部分：
由各单位经办人填写“行政接待申请单”，申请单位主管审核，有效审批人签批同意，办公室凭“行政接待申请单”填开“入住酒店客房介绍函”办公室主任签字并联系订房。
⑧⑨⑩⑾⑿费用报销：
经综合管理部办公室同意以公司名义在外部酒店挂帐住宿的费用（有介绍函）由办公室文员经办报销，综合管理部/办公室主任审核、有效审批财务核准报销。
附录E
（规范性附录）
Q/DFMGL0901B-01
出差报告
出差人
姓名
出差时间
年月日至年月日
出差行程
时间起迄
交通区间
交通工具
同行人
目的地
联系电话
至
至
至
至
至
至
至
至
出差成果小结：
出差人签字：
厂（部）领导签字：
有效审批人签字：
附录F
（规范性附录）
Q/DFMGL0901B-02
员工出差审批单
出差人姓名
所属部门
职务
出差事由
出差目的地
乘坐交通工具
计划出差期限
年月日至年月日
出差地联系人
电话
出差特批条件
（注：
如超出出差报销标准及额外其它公关费用等需特批的）
部门主管
意见
分管领导
意见
有效审批人
意见
Q/DFMGL0901B-02
员工出差审批单
出差人姓名
所属部门
职务
出差事由
出差目的地
乘坐交通工具
计划出差期限
年月日至年月日
出差地联系人
电话
出差特批条件
（注：
如超出出差报销标准及额外其它公关费用等需特批的）
部门主管
意见
分管领导
意见
有效审批人
意见
附录G
（规范性附录）
Q/DFMGL0901B-03
差旅费报销单
表C.1报销日期：
20年月日
报销人：
部门主管：
审核：
批准：
附录H
（规范性附录）
Q/DFMGL0901B-04
费用报销单
报销日期：
20年月日
报销人：
部门主管：
审核：
批准：
附录I
（规范性附录）
Q/DFMGL0901B-05
单据张数
单据编号
金额
凭证粘贴签
年月日
说明：
专供车船费等小单据粘贴用
附录J
（规范性附录）
Q/DFMGL0901B-06
暂借单
借款日期：
20年月日
暂借人
用途
金额大写
￥：
元
原已累计
借款
预计还
款日期
部门负责人
审核
财务主管
领导审批
附录K
（规范性附录）
Q/DFMGL0901B-07
酒店用餐介绍函
：
兹有我公司陪同来自的客户先生/女士一行人将于年月日点到贵酒店用餐消费，请给予按贵我双方签订的消费协议办理。
特此联系。
年月日
附录L
（规范性附录）
Q/DFMGL0901B-08
入住酒店客房介绍函
：
兹有我公司陪同来自的客户先生/女士一行人将于年月日点到贵酒店办理登记入住手续（预计入住天），请给予按贵我双方签订的消费协议办理。
特此联系。
年月日
附录M
（规范性附录）
Q/DFMGL0901B-09
行政接待申请单
申请
单位
申请人
申请日期
来宾
信息
来访单位：
总人数：
位
主要来宾姓名：
先生/女士主要来宾职务：
访问
事由
陪同人员信息
总人数：
位主要陪同人员姓名：
先生/女士
申请接待项目
□会议安排
□用餐安排
□住宿安排
相关要求
□会议室□宣传资料
□茶水□水果
□投影仪□拍照
其他要求：
□外部酒店□食堂包厢
□领取餐券张
用餐总人数位
其他要求：
入住人数位
入住天数为天
其他要求：
申请单位主管意见
办公室
主任意见
升级会员 