办事处财务管理规定.docx

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办事处财务管理规定

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办事处财务管理规定

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XXX有限公司

办事处财务管理规定

一、办事处岗位设置及职责

1、办事处的组织机构一般应包括以下岗位：

办事处经理、会计主管、出纳、文员、库管、库工、业务员。

2、办事处经理、库管、文员、库工、业务员基本岗位职责参照公司其他相关文件内容。

3、办事处财务配置：

办事处须设专职会计主管一名、出纳一名。

出纳可由办事处其他岗位的人员兼管。

4、办事处会计主管由公司财务部审查聘用并派驻，公司财务部负责对办事处财务工作进行指导和检查。

5、办事处会计主管的工作归属公司财务部统一领导和评价，办事处经理负责对办事处会计主管进行考勤管理、临时工作安排等，办事处经理根据会计主管的日常工作表现，对会计主管的任用、解聘有建议权。

6、属于办事处管理范围的会计工作，由会计主管向办事处经理报告；属于公司管理范围的会计工作，由会计主管向公司财务经理直接报告。

7、办事处出纳业务应接受办事处会计的指导和管理。

二、办事处财务主要工作职责

1、进行办事处经营业务的会计核算，组织、实施办事处与总公司、客户的业务往来对帐工作。

2、编制办事处财务报告和其他经营报表，为公司和办事处管理决策提供及时准确的数据支持。

3、进行办事处财务分析，为公司和办事处的管理提出合理化建议。

4、监督办事处内部控制执行情况，对办事处资产完整负部分管理责任。

5、协助办事处经理进行资产和存货管理，包括协助办事处进行库存管理和库存帐务的记录核对。

6、协助办事处经理进行费用控制。

7、监控办事处客户的回款情况，及时报告应收账款风险。

三、办事处费用及资金管理

1、办事处费用严格按预算管理。

预算外费用应进行特殊审批后方可开支。

2、办事处经费，按月拨付。

办事处经理会同会计主管，根据预算和实际支出计划，月末共同拟订下月资金拨付申请，由会计主管于每月2日前，向公司销售部提交资金申请，销售副总审核同意后，转财务部审核，最后经董事长审批。

审批后的资金申请，由公司财务部安排付款。

3、拨付办事处经费时，每次拨付金额不超过10万元，月支出资金超过10万元的，应分多次拨付。

4、办事处经费由公司汇到办事处经理的个人银行卡中。

该卡作为办事处经费收支专户，办事处经理的个人收支项目不要混于其中。

5、办事处应设出纳岗位进行现金管理。

办事处的库存现金不应超过5000元限额。

办事处出纳对办事处现金负有保管责任。

出纳工作应做到日清月结，每天应核对现金账实余额，会计主管每月末应对现金余额进行核实并出具现金余额调节表。

办事处现金余额包括银行卡余额和库存现金（即现钞余额）。

6、库存现金不得私自挪用，不能白条抵账，不能私自外借。

白条是指未履行公司授权审批手续的借款条。

7、因工作需要，如出差、业务招待、购买办公用品等，需要先借支现金时，必须由经办人员填写借据，经办事处经理和会计主管共同审批签字，出纳方可办理现金借支手续。

200元以下的支出，一般不用借支，由经办人垫付，然后凭正式发票或收据报销。

8、费用支出必须取得收款方的发票方可报销，确实不能取得发票的，可以凭收款方收据或收条报销。

取得的非定额发票上要注明有“禧天龙”字样的单位名称，票据填写要完整、印章要清楚，符合税务规定。

收据应加盖收款方单位单位公章，收条应由收款人亲笔签名，并注明收款日期、收款事项、身份证号、电话等等联系方式。

9、费用报销票据或汇总报销凭证由办事处经理和会计共同签字后从出纳处进行报销。

10、办事处出纳负责登记现金日记账。

现金日记账应将业务收入和费用支出分开进行登记。

现金日记账应作为资金申请表的附表，每月向公司提交。

11、报销事宜应由经办人员亲自办理，不得相互转让或让他人代替办理。

12、办事处出纳离任，应由离、接任双方办理交接手续。

离、接任双方对库存现金共同进行盘点，由会计进行监盘，盘点后由接任方填制交接盘点表，并由原、接任双方及监盘人签字。

出纳离任的，会计应会同离、接任方对所有银行卡余额进行确认。

会计应在出纳离任前对银行卡的所有收支业务与账面记录进行复核确认。

除办理资金财产移交外，还应办理业务单证、账务、未了业务的移交手续，移交中的未了事宜及业务凭证，应列明清单，写明情况，并由会计见证签字。

四、办事处库存管理

1、办事处应设专人进行库房管理，针对库房管理人员的实物保管责任，办事处应制订绩效考核制度并报公司备案。

原则上库存盘亏率超过库存平均余额0.1%以上的部分，应按一定比例扣减库管人员工资；连续三个月库存盘亏率超过库存平均余额1%以上的库管，原则上应进行更换。

2、库管除对库房内存货负有保管责任外，还应负责登记库房手工或电子系统数量账。

库管不登记电子系统数量账的，应该对手工数量账与电子系统数量账记录进行核对。

库管应对账账相符、账实相符负责。

3、每月月末一天定为办事处的盘点日，当天库房货物应处于静止状态，不办理发货业务。

4、办事处经理负责会同财务人员和库房管理人员制订盘点流程，组织并监督月末盘点工作。

会计主管负责提交盘点结果报告以及对库房管理人员的盘点考核结果。

5、库存盘点实行滚动盘点和月底盘点相结合的方式。

库管应如实按实存数量上报盘点数量，对于在盘点报告中虚报、瞒报库存数量的行为，一经查实，可对责任人给予辞退处理。

6、办事处应于每月终了5日内向公司财务部门报送库存盘点表。

对于盘点差异率高于公司要求的，应于报送库存盘点表后一个工作日内，向公司报送库存差异原因分析、责任落实处罚、以及降低盘点差异率的具体措施。

7、办事处经理对发出存货的安全和客户收货凭证的及时、完整回收负责。

对为办事处长期提供运输服务的物流公司或个人，办事处应以我方公司名义与物流公司或运输个人签订物流运输合同并交公司一份原件备案。

办事处的物流合同必须经公司总经理审批同意。

8、办事处应留存所有发货车辆行驶证、司机身份证和驾驶证复印件并归档。

保留期限不得低于一年。

9、办事处的所有入库业务均应开具入库单，所有发货业务均应开具出库单，物流方、库管应在出、入库单据上签字，并做好系统库存数量账的复核工作。

10、库存货物的堆放应结合货物和包装特点，合理安排货位，要求做到存放安全、查点方便、码放整齐、成行成列、过目见数。

11、库管应督促搬运、装卸人员轻拿轻放，对于可能对货物造成损坏的行为应及时制止。

12、库存货物如遭损坏，库管应填写报损单，注明损坏日期、损坏行为、损坏人、损坏物品名称及数量，并由损坏责任人签字确认。

月底会计人员对损坏金额进行计算，对损坏金额超过库存平均余额0.05%以上的部分，应由损坏责任人按出厂价的50%赔偿。

13、库管离任，应由原、接任双方办理交接手续。

离、接任方对库存共同进行盘点，会计主管进行监盘，盘点后由接任方填制交接盘点表，并由离、接任双方及监盘人签字确认。

除办理库存财产移交外，还应办理业务单证、账务、未了业务的移交手续，移交中的未了事宜及业务凭证，应列明清单，写明情况，并由办事处经理见证签字。

五、办事处业务基本规范

1、采购

1.1办事处采购进货

1.1.1公司向办事处发货时，应开具发货单一式三联，由运输司机在发货单上签字，以示所运输货物的保管责任转移，客服应将客户联交给承运方转交给办事处，办事处签收后将数量金额汇总页传真给客服，以示运输责任消除和收货确认，并作为财务入账和结算运费的凭证之一。

1.1.2办事处收货时应仔细核对所收货物的品种、条码、数量是否正确。

办事处清点时发现差异的，应立即和公司客服人员取得联系，客服负责协调落实差异情况及确定相关责任，并做出相应处理。

货物短少或破损，属运输方责任的，应按出厂价从运输费用中扣除；属发货错误的，应调整修改发货单记录；确实无法落实差异责任的，统一按公司确认数量开单，办事处的实收数量和公司发货单据数量不一致的，办事处使用“公司往来差异”户调整系统数量。

“公司往来差异”户发生的单次差异金额超过100元的或月累计差异金额超过300元的，办事处经理应向公司财务负责人进行邮件报告。

1.2办事处采购退货

1.2.1办事处向公司退货时应开具退货单一式三联，由运输司机在退货单上签字，以示所运输货物的保管责任转移，办事处应将客户联交给运输方转交给公司客服，公司客服与退货处的收货清单核对后，将数量金额汇总页传真给办事处，以示运输责任消除，并作为结算运费的要件之一。

1.2.2公司收货时应仔细核对所收货物的品种、条码、数量是否正确。

公司清点时发现差异的，应立即和客服取得联系，客服负责和办事处协调落实差异情况及确定相关责任，并做出相应处理。

货物短少或破损，属运输方责任的，应按出厂价从运输费用中扣除；属发货错误的，应调整修改办事处退货单记录；确实无法落实差异责任的，统一按公司确认数量开单，办事处实退数量与录入系统内的公司退单数量不一致的，办事处使用“公司往来差异”户调整系统数量。

2、销售

2.1办事处销售发货

2.1.1办事处向客户发货，应开具发货单一式三联，一联留底、一联交给客户、一联记账。

应由运输司机在发货单上签字，以示所运输货物的保管责任转移。

发货后必须取得客户收货凭证，以作为运输责任消除、收货方付款义务产生以及会计记账的凭证。

客户收货凭证包括签字后返回的我方发货单或传真件、客户专用收货凭证，或者其他能有效证明收货事实的凭证。

客户直接提货的，发货单上应由客户签字。

所有签字应清晰可认，只写姓氏、字迹潦草无法辨认，均为不合乎要求的签字，本文其他签字要求同此。

2.1.2具备带回回单条件的发货业务，办事处应将客户联和记账联交给运输方转交给客户，客户签收后将记账联交给运输方带回交给办事处。

2.1.3运输方不具备带回回单条件的，办事处应将客户联交给运输方转交给客户，并要求客户签收后将数量金额汇总页传真给办事处。

2.1.4出具专用收货凭证的客户，办事处应将客户联交给运输方转交给客户，运输方应将该客户专用收货凭证在一周内交给办事处。

对于运输方不能及时完整交回客户收货凭证的，办事处应要求物流以传真、快件等形式，在一周内完成回单交接。

对于以快件形式交接回单的，应要求物流保留复印件以便对账。

2.1.4办事处销售部门应提供准确的开单价格，应杜绝我方开单价格与客户验收价格不一致的现象。

2.1.5办事处销售部门（包括客服或文员），应对销售业务记录单证的正确性、完整性、及时性负责。

对客户验收单与我方发货单应进行核对，对于数量差异或价格差异，均须落实责任，是属于我方开单错误的，应负责及时在ERP系统进行相应调整。

调整单应在备注中写明被调整单号。

2.2办事处销售退货

2.2.1办事处客户退货的，退货经办人应向客户索取退货单，并清点核对退货数量，在二者核实一致的情况下，方能和客户办理退货手续。

2.2.2由第三方物流办理退货的，物流方应与客户清点退货。

办事处在收到承运方拉回的退货时，应要求对方提交客户退货单，并清点核对退货数量，存在退货差异的，应向承运方追究相应责任。

2.2.3库管在收到客户退货时，应开具手工入库单一式三联，并和货物移交方共同签字确认。

其中一联留底，一联交给货物移交方，一联交给文员核对退货差异，并作为系统开单依据。

2.2.4文员负责进行退货实物与退货单据数量差异复核。

办事处ERP系统应开具退货单和差异调整单据一式三联，一联留底，一联给客户或差异承担方，一联用于记账。

2.2.5办事处应对退货残品单设库房或库位进行实物和账务管理。

从退货中整理出的正品，可用于再次销售的，应从残品库调拨到正品库进行管理，库管应于实物转移当天开具调拨单，调拨单应录入ERP系统，及时调整系统残品和正品库存数量。

3、对账

3.1办事处在向客户发、退货时，负责销售账单处理的部门（客服或文员），应负责对客户收货凭证和退货凭证进行数量、单价、金额的核对，对于提供网上对帐业务并以网上显示的收、退货凭证为开票依据的客户，还应针对发、退货业务及时进行网上对帐。

财务部门应就双方单据一致性进行复核，发现双方总金额不一致的送、退货业务，应提交负责账单的部门重新核对并调整。

3.2办事处财务部门应负责向总部提供开票金额和明细数据。

3.3办事处财务应每月与总部进行发、退货的核对并及时进行差异调整。

总部财务部相关会计人员应于每月12日之前将办事处的相关核算科目明细账发给办事处进行帐务核对。

发现差异的，办事处应及时与总部联系调整。

3.4办事处会计主管依据公司管理、核算要求，负责指导、监督落实公司对业务记录单证格式、流程的规范工作。

办事处经理负责办事处对帐工作的组织、协调工作，会计主管负责具体安排实施和报告。

4、开票

办事处的销售业务统一由总部对外开具发票。

总部依据办事处财务提供的开票金额和明细开票，并在开票后的一个工作日内将发票寄出并将开票信息以电子邮件形式通知办事处。

需要办事处分送发票的，办事处在收到总部寄来的发票后，分送给客户时，应做好发票领出登记。

5、货款

5.1办事处收款和费用支出实行“收支两条线”原则。

办事处有货款收入的，应与费用款分开存放。

办事处用于存储收入款项的银行卡，与存储费用资金的银行卡应有所区别。

5.2办事处的超市销售回款直接回到公司银行账户。

有批发业务的办事处，所收销售货款，不能用于办事处的任何支出。

达到50000元以上的货款、或者未划回公司的货款余额达到50000元的，应于一个工作日内划回公司，所收货款金额较小时，每周至少向公司划款一次。

5.3办事处销售部门应负责所经办销售货款的催收。

对于超市从应回款中直接扣款的项目，在会计对费用项目有疑问时，办事处销售部门应负责进行落实。

5.4对于部分超市在扣费用时有跨区域扣款现象的，各办事处应按权责发生制原则进行调整。

6、资产管理

6.1办事处购置2000元以上的资产，应向总部办理审批手续，经过总经理批准以后方可购买。

6.2办事处应设专人对资产进行管理，并建立资产管理清单。

办事处资产清单和管理人应报总部备案。

6.3办事处每年末应对库存商品之外的资产进行盘点，并于盘点后5个工作日内向公司财务部门报送盘点表。

6.4资产的处置应经过总部审批后进行。

办事处与总部之间的资产调拨应开具内部资产调拨单并由双方经办负责人签字确认。

7、报表

7.1库存盘点表。

7.2办事处财务相关的账表。

7.3公司要求的其他报表。

本规定由公司财务部负责解释，修订文件从下发之日起执行，原办事处财务管理规定同时停止执行。

XXX有限公司

2012-04-21