物业公司发文规范要求.doc

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物业管理有限公司文件

物管〔2006〕21号签发人：

关于调整与规范公文发布的试行通知

各部门、管理处：

随着公司组织架构调整，现对公司公文发布进行调整与规范，具体要求通知如下：

一、发文类型

（一）公司级发文及部门发文；（见附件3-4）

（二）管理处通知、公告；（见附件5）

（三）各类会议纪要（含公司、部门及管理处工作例会、专题会议与研讨会）；（见附件6-7）

（四）内部调令通知、工作安排通知；（见附件8-9）

（五）对外业务函；（见附件10）

（六）对外传真文件。

（见附件11）

二、发文权限

（一）行政人事部负责公司公文、行政人事部公文的发布；

（二）各部门负责本部门公文的发布；

（三）各管理处仅负责小区内通知、公告等，目前暂不给予正式公文发送权限。

三、发文格式规范说明

（一）公司级发文及部门发文：

1．文件红头统一使用“上海景瑞物业管理有限公司文件”；

2．需编制发文字号并注明签发人。

公司级发文一般由总经理签发，部门发文经部门主管领导审批后由分管领导签发。

（二）各管理处通知或公告：

须注明张贴截止日期，并及时收回处理。

（三）各类会议纪要：

1．各单位定期召开的工作例会，红头名称为：

景瑞物业管理公司×××（此处填写部门或管理处名称）工作例会纪要。

需编制发文字号并注明签发人。

2．临时召开的专题会议或其它研讨会，红头名称为：

×××（此处填写专题会或研讨会议题名称）会议纪要，不需编制发文字号，仅注明签发人即可。

3．签发人一般为会议主持人。

4．内部调令通知、工作安排通知：

（1）内部调令通知发：

主管部门、调出单位、调入单位、行政人事部、财务部、调动人员；

（2）工作安排通知发：

安排所在部门、行政人事部、财务部、安排人员。

注：

行政人事部负责公司人员的调动与工作安排。

四、注意事项

（一）公司已对各单位发文字号进行统一编制，（详见附件1），发文单位须严格按要求编号，并填写《发文处理单》（见附件11），由各部门主管领导审批完毕后，方可进行发布；须将公文原件一起存档。

并即时送档案。

公司发文由公司统一存档，部门发文由部门统一存档，均随时备查。

（二）各部门、管理处应指派专人为兼职秘书，兼职秘书要熟悉掌握公司公文处理规定，由行政人事部对公文进行复审，发文时要确保公文结构严谨、语句通顺、格式规范。

（发文格式注意事项提要见附件2）

以上规范要求若有疑问请咨询行政人事部***。

特此通知。

附件：

1.各单位发文字号列表

2.发文格式注意事项提要

3.公司级发文格式范例

4.部门发文格式范例

5.管理处通知、公告格式范例

6.工作例会纪要格式范例

7.专题会议纪要格式范例

8.内部调动通知格式范例

9.工作安排通知格式范例

10.对外业务函格式范例

11.对外传真文件格式范例

12.发文处理单

二○○六年十月二十三日

主题词：

公文规范通知

抄送：

公司领导。

物业管理有限公司　2006年10月23日印发

15

附件1

各单位发文字号列表

公司及部门发文字号

名称

公文发文字号

会议纪要发文字号

公司

物管

物管公司纪

品质管理部

物管质

物管质纪

项目管理部

物管项管

物管项管纪

商业部

物管商

物管商纪

财务部

物管财

物管财纪

行政人事部

物管行政

物管行政纪

内部调令及工作安排通知发文字号

名称

内部调令通知发文字号

工作安排通知发文字号

公司

物管调

物管安

管理处会议纪要发文字号及通知（通告）要求（举例说明）

******

无公文发送权限，仅限小区张贴通知、公告

附件2

发文格式注意事项提要

一、发文编号序号不编虚位（即1不编为001），如“景物管行政12号”，即12前不加0。

二、“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后有3号楷体字标识签发人姓名。

三、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

四、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

在正文下空１一行左空２字用３号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

１．××××××××”）；附件名称后不加标点符号，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

五、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

成文日期使用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

六、“主题词”是3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号仿宋体字；词目之间空一字，不用标点符号。

七、公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间隔用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

八、页面设置：

上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。

九、正文的行距为固定值28磅，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

附件3：

公司级发文格式范例

物业管理有限公司文件

物管〔2006〕4号签发人：

关于成立***管理处及***等

任命的决定

各部门、管理处：

经公司研究，决定：

一、成立****管理处；

二、任命***为***管理处副经理，全面主持管理处工作。

三、任命***为***管理处*副经理。

四、任命品质管理部保安经理***兼任***管理处副经理。

五、任命***为***管理处保安主管，免处其***管理处保安主管职务。

特此决定。

二○○六年八月十六日

主题词：

管理处成立任命决定

抄送：

公司领导

*****物业管理有限公司2006年8月18日印发

附件4：

部门发文格式范例（以行政人事部为例）

物业管理有限公司文件

物管行政〔2006〕2号签发人：

关于加强部门负责人外出管理的通知

各部门、管理处：

为使公司及时掌握部门负责人外出情况，便于公司各项工作的安排、调整，现对部门负责人外出时应注意事项通知如下：

1、各部门负责人如需要外出离开公司，须提前将外出原因、时间、前往地点、行程安排报主管领导批准后，由公司行政人事部备案；

2、部门负责人离开公司，必须将部门工作安排好，并指定临时负责人代理其工作。

特此通知。

二〇〇六年八月十八日

主题词：

外出管理加强通知

抄送：

公司领导。

****物业管理有限公司　2006年8月18日印发

附件5：

管理处通知、公告格式范例（以******管理处为例）

物业管理公司***管理处

通知（或公告）

主送单位名称:

正文内容××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××。

特此通知。

****物管有限公司

***管理处

二〇〇六年八月十七日

附件6：

工作例会纪要格式范例（以行政人事部为例）

物业管理公司行政人事部工作例会纪要

物管行政纪〔2006〕3号签发人：

时间：

2006年XX月XX日下午5:

00-6:

30

地点：

公司大会议室

主持：

出席：

记录：

现将主要内容纪要如下：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××。

会议纪律通报：

本次会议纪律良好，无响铃和接听手机现象。

二○○六年八月六日

主题词：

工作例会纪要

主送：

部门全体员工。

抄送：

公司领导。

***物业管理有限公司2006年8月6日印发

附件7：

专题会议纪要格式范例

公司工资体系调整研讨会议纪要签发人:

时间：

2004年9月17日14:

10-16:

30

地点：

公司会议室

主持：

出席：

记录：

本次会议围绕行政人事部***副经理《工资调整意见》的提案；与会人员针对《意见》的修改阐述了自己的看法；***总对提案提出了四点修改意见。

会议纪要如下：

一、***简要介绍了《工资调整意见》提案（略）；

二、与会人员进行讨论：

×××××××××××××××××××××××××××××××。

三、***总针对工资调整意见如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××。

二〇〇六年八月十七日

主题词：

市场拓展意见会议纪要

抄送：

公司领导。

***物业管理有限公司2006年8月17日印发

附件8：

内部调动通知格式范例

内部调动通知

物管调〔2006〕12号

因工作需要，经研究决定：

将***，由***管理处调至***第一管理处，岗

位：

保安主管，从2006年8月18日起执行。

特此通知。

****物业管理有限公司

行政人事部

二○○六年八月十五日