档案管理规范.docx
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档案管理规范
xx电子城集团
编号
DZCX-2012-F-005
名称
档案管理制度（试行）
版式
2013，共45页，
编制：
档案部
制定：
批准：
生效日期
2013年1月14日
档案管理制度（试行）
1总则
为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
本规定所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
公司全体员工要树立档案意识。
对规定应当立卷归档的文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。
管理部门
档案部是公司文书档案的管理部门，其主要职责如下：
1）制定或参与制定档案工作的规章制度。
2）对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。
3）做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。
4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化，档案信息模块系统化、清晰化。
6）忠于职守，确保档案载体和档案机密的完整性和安全性。
7）开展档案管理员培训。
公司及各部门、员工有保护档案的义务。
员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好移交本部室或公司档案管理员，具体步骤如下：
需填写《移交资料明细表》，见附件表1，由领导核查完毕后签字确认，交接至接收人进行核实检查无误后签字，最后经档案管理员确认。
《移交资料明细表》一式两份，档案部留存一份，接收人留存一份。
在办理档案移交手续后方可办理调离职手续。
档案管理人员应保持相对稳定，如有变更应在5个工作日内通知集团档案部。
2公司档案管理体制
管理模式
2.1.1.公司档案工作实行集中与分散管理相结合的模式。
由档案部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
2.1.2.公司设立三个档案管理点，分管各类文件、资料档案。
人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务经营中心负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；档案部、信息部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。
2.1.3.各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由档案部定期归档统一处理。
2.1.4.各部门需配备兼职档案管理员具体负责本部室档案的收集、整理工作，并做好预立卷及定期向档案室移交的工作。
档案管理人员岗位职责
a）贯彻执行集团档案制度，建立健全本部室（公司）档案工作实施细则。
做好档案的接收、借阅登记手续。
b）熟悉本部室（公司）文件材料归档范围和保管期限，做好本部室（公司）文件材料的收集、整理和立卷归档工作，对部室（公司）文件材料的齐全、完整、准确负责。
c）负责收集本企业全部档案，对其进行整理、保护、鉴定和统计，并有效和积极开发档案信息资源，为本企业提供各项便捷的服务性工作。
d）负责对本部室（公司）各类电子文件进行整理、着录，建立本部室（公司）的电子文件档案库；随时做好电子文件备份工作。
e）根据本部室（公司）不同门类文件材料的特征，对立卷归档的纸质文件正确分类，合理组卷，件号编写准确，卷内目录和备考表填写清楚。
f）主动接受业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交档案。
g）做好档案统计工作，按规定时间上报档案统计报表。
h）积极参加档案业务理论培训，不断提高档案管理水平。
i）做好文件材料的安全和保密工作，妥善保管本部室（公司）文件材料。
j）负责本部室（公司）档案信息系统的管理和维护工作。
归档范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
具体分类：
1）办公文件：
包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：
用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。
2）证件性文书资料：
包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。
3）法规性文件：
包括上级频发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
4）公司的重大决议：
包括由股东会议、董事会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。
5）计划性文件：
包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等。
6）总结性文件：
包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。
7）批示性文件：
包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。
8）凭证性文件：
包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。
9）汇报性文字资料：
包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言，汇报或发布的各类文书资料。
10）声像制品资料：
包括公司及下属各部在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，以及在外学习，考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。
11）题赠性资料：
包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画，工艺制作等。
12）工程档案：
立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。
13）营销类档案：
广告推广资料、市场调查资料、可行性报告及策划方案、客户资料，招商协议或合同资料等各类与营销相关的资料。
14）图书资料：
各类图书，图书目录，图书管理登记表等与图书相关的资料。
15）会计档案：
有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。
会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。
16）人事档案：
人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
档案编码
根据职能活动和档案形成的特点，划分为13类二级类目，行政管理档案（A）、经营管理档案（B）、合同档案（C）、财务档案（F）、人事档案（P）、题赠性资料（T）、工程档案（E）、基础建设类档案（FC）、营销设计档案（FD）、图书资料（BM）、网络技术类（N）、设备仪器档案（EI）、特种载体（SC）。
1）根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个三级类目（属类）。
2）录音、录像、照片、计算机软盘（磁盘）和其它非纸质载体形式的档案，按载体类别分别编号。
即：
按照片、录音带、录像片、光盘、实物分别编号，用特种载体（SC）?
类别[照片（F）、录音带（T）、录像带（V）、光盘（CD）、实物（P）]标识。
档号的编制
档案的编号采用“（公司名+一级类目）---年度---二级类目---案卷号”方式，设类目号、年度号、案卷号。
分类标识方法：
1）采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。
类目号、年度号、案卷号之间，用连接符号“—”连结。
例如：
2010年电子城《关于宿舍管理的通知》文件，其档号可标识为——
i.DZCX—2010—A—001
ii.△△△△
1.||||-------案卷顺序号
2.|||---------------二级类目
3.||-----------------------年度
4.|-----------------------------------一级类目代号，表示电子城公司行政
2）音像、图片、磁盘等特种载体档案,一级类目设实物资料（SC?
P）、声像资料（SC?
V）、电子档资料（TZ?
E）、其他资料（TZ?
O）。
二级类目按工程项目类（G）、人物类（R）、会议类（H）、参观视察类（C）、经营活动类（J）、荣誉类（Y）、文体活动类（W）。
其档号可标识为DZCTZ?
S—2010—G—0001。
档案分类体系表
一级类目
二级类目
三级类目
代号
类目名称
代号
类目名称
代号
类目名称
X
行政管理类
B
办公文件
按机构设置
A
安全保卫
F
法律事务
H
汇报性文字资料
Z
证件性文书资料
D
档案和信息管理
G
固定资产管理
L
后勤管理
R
个人资料
W
外事工作
P
凭证性文件
J
经营管理类
Y
经营决策
按机构设置
J
计划工作
H
会议记录
G
法规性文件
C
财务管理
Z
总结性文件
P
批示性文件
Y
营销设计
G
广告、推广资料
按项目设置
S
设计资料
Q
企划资料
B
报告策划类
ZS
招商资料
K
客户资料
Z
楼宇租赁、售租
X
其他相关资料
S
设备仪器
按设备种类设置
按型号设置
G
工程档案
G
规划设计
按项目设置
W
工程文件
Q
其他
JC
基础建设类
Z
总图运输
按项目设置
T
土建
G
给排水
F
采暖通风
D
电气
DZ
电子计算机
J
机械
H
合同档案
H
合同管理
按项目设置
G
公司股东会、董事会
S
诉讼、公共/商务事务
Z
政策研究
C
上市筹备
Q
其他
C
财务档案
Z
帐薄
按年度设置
P
凭证
B
报表
Q
其他
R
人事档案
T
题赠性资料
TS
图书资料
W
网络技术类
TZ
特种档案
（TZ?
S）实物资料
（TZ?
S）声像资料
（TZ?
S）电子档资料（TZ?
S）其他
G
工程项目类
按项目设置
R
人物类
H
会议类
C
参观视察类
J
经营活动类
Y
荣誉类
W
文体活动类
档案保管期限
公司文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括：
1）公司章程；
2）股东名簿；
3）组织规程及办事细则；
4）董事会及股东会相关文件材料；
5）年度会计报表；
6）公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，政府机关核准文件；
7）不动产所有权状及其他债权凭证；
8）工程设计图；
9）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
10）其他经核定须永久保存的文书。
30年定期保管的文书档案主要包括：
1）重要的事业计划资料；
2）重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的相关文件材料；
3）公司关于次重要问题的请示与上级机关的批复、批示，政府机关核准文件；
4）集团公司下属分、子公司及各部门重要函件、请示与集团公司的复函、批复等文件材料
5）集团公司下属分、子公司及各部门报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
6）其他经核定须保存30年的文书。
10年定期保管的文书档案主要包括：
1）期满或解除之合约；
2）本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
3）公司人事管理工作形成的一般性文件材料；
4）公司一般性事务管理文件材料；
5）公司关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；集团公司下属分、子公司及各部门关于一般性业务问题的来函、请示与集团公司的复函、批复等文件材料；
6）其他经核定须保存10年的文书。
公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
密级档案管理
档案级别分类
档案按其密级程度分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“普通”四级。
绝密档案包括：
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
机密档案包括：
1）财务资料；
2）公司重要会议纪要；
3）公司经营情况；
4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；
5）技术资料；
6）金额在10万-100万元的合同。
秘密档案包括：
1）重要项目资料；
2）项目合同协议。
3）金额在10万以下需要加密的合同。
普通档案包括
各部门提交的周期性计划和总结性文件；
档案的收集整理与归档
档案的收集：
集中收集
档案信息部每年2月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司文员按照要求整理好档案，进行分类编码，填写移交清单，经部门领导签字确认后按规定对档案进行分类、编号、归档。
档案部和信息部负责人对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行立卷，并上传至档案管理系统。
平时归卷
1）各部门都要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
2）应当归档的文件材料由具体承办人负责积累，办理完毕后应在3个工作日内向所在部室档案管理员移交。
3）收发文的归档需即办即立卷。
具体流程详见文书管理制度。
4）招商资料：
诚意金客户的原始资料需在办理好手续后即归档，各类展会收集到的资料需在一个星期内归档；各招商部门平时做市场调研时收集到的客户资料需在一个星期内归档；接待登记册（行政部）需每月月底归档。
5）设备、仪器中的随机资料（合格证、使用说明书等资料）在设备、仪器安装完毕后由经办人清点，三天内向档案室移交归档。
6）特种载体档案可随时归档。
7）工程及基建类的不同阶段及时归档，在工程施工过程中，要进行竣工图的绘制和竣工资料的收集、整理工作。
竣工图纸、资料在工程交工验收后15天内归档。
8）人事档案为次年的一月份移交归档。
9）属各部门下发的公文，发文三天内应将公文原件及领导批示、与该文件有关的资料一并交档案信息部集中归档。
10）对已归档文件进行变更、修改、补充的、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。
11）密级文件材料须在事项办结后15个工作日内归档完毕。
12）机密级以上档案，须封装完整，不得将内容信息直接显露在外。
13）专业性较强或需要保密的档案，经公司主管档案工作副总裁同意，可以延长向档案信息部移交的期限；由于保管条件恶劣可能导致档案不安全或者严重损毁时，可以提前向档案部移交。
14）归档的文件材料一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
15）归档的文件材料应齐全完整，遵循其形成规律加以系统整理，按归档范围及保管期限分类组卷，并编制卷内文件目录。
16）各部门档案管理员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门档案工作领导签字核准后向档案信息部移交。
重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
档案人员接收时应全面检查归档文件材料的质量。
17）交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式两份，双方各留一份以备查考。
档案移交清册及卷内目录应同时报送电子表格形式的文件备查。
立卷
两个以上部门（公司）合作完成的项目，主办部门（公司）保存全套文件材料，协办部门（公司）保存与承担任务相关的正本文件。
有合同、协议规定的，按合同协议要求执行。
1）案卷质量总的要求是：
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。
绝密文档应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
5）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
6）案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。
填写的字迹要工整。
卷内目录放在卷首。
7）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，禁止涂改。
8）密级档案形成后须按规定正确标识密级（xx红色密级标签）、保密期限和份数，防止密级失当，防止保密期限和份数不明。
档案归档形式
1）须把同一内容、不同载体形式的材料一起归档，如纸质文件、电子原件、软件光盘等；实物类需拍照形成电子版。
2）纸质文件：
在左上角包纸装订好，统一用A4纸打印，使用公司标识的word模板，页数多的需编制页码。
按照档案归档规范，送至档案部办理归档手续。
3）纸质密级文件归档时，密件经办人可视密件等级，确定是否需密件封套后归档。
绝密级文件必须以封装的形式归档，并在封面上注明归档单位、归档人、文件名称、附件数、件数、页数、成文日期、保存年限、机密等级、保密期限、解密条件等相关检索性信息，封口签章后，送档案部办理归档手续。
4）机密级以上电子文件须以加密封装包的形式进行物理归档，物理归档完毕后再单独发送对应的打开密码，严禁将封装包与密码一起归档。
5）密级文件归档时应制作一式两份的档案移交目录，交接双方根据移交目录对归档文件进行清点核对，并在移交目录上签字确认。
签字后的档案移交目录由档案室和移交单位各留一份。
6）电子版文件按照档案分类整理上传至服务器，经过档案鉴定后进行档案编码，统一上传至档案管理系统。
电子版文件传送时不得利用外网进行，以免遭破坏丢失。
7）密级文件电子版移交传送时应对文件进行密码设置后方能进行上传。
文件质量要求
1）字迹清楚、图物相符、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。
请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。
2）文件不应用易褪色的书写材料，一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，禁止涂改。
3）复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。
4）录音、录像资料应保证载体的有效性。
声像档案摄录必须详细记录事由，时间，地点，主要人物，背景，摄录者，归档声像资料必须是原版，原件，清晰，完整。
5）各类实物档案（奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
档案的整理：
装订
1）归档文件一般按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性文件在前，依据性文件在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后；
2）采用左上角装订的，应将左上侧对齐；采用左侧装订的，应将左下侧对齐。
大于A4幅面的要按A4的规格进行折叠，小于16开幅面的要用A4纸进行托裱；
3）装订方法可根据需要使用不锈钢钉书钉装订、燕尾夹固定、线绳三孔左侧装订法、牛皮纸三角分装、胶粘等方法。
对已装订成册的可不再拆卷重装。
编目
7.4.2.1归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
归档文件装入盒后，填写卷内文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注等项目，归档文件目录基本格式详见附表表2《卷内文件目录》。
1）件号：
填写机构件号。
归档文件的排列顺序号。
以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。
在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：
1、2、3……82
30年件号：
1、2、3……73
10年件号：
1、2、3……243
2）责任者：
制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
3）文件编号：
文件的发文字号或机构编号。
4）题名：
文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加”[]”号。
5）页数：
每一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
空白页不计入。
6）年度：
文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
7）备注：
注释文件需说明的情况。
7.4.2.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为197mm×210mm）。
7.4.2.3归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面设置全宗名称、组织机构名称、问题（项目）名称、保管期限等项目。
目录一式三套，一套由归档部门（公司）保存备查，一套装入档案盒，一套档案室备案。
装盒
归档文件应按机构件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表。
7.4.3.1档案盒及档案袋
1）档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）,盒脊厚度可以根据需要设置为30mm、40mm、50mm等。
2）档案盒应在盒脊设置机构名称、保管期限、起止件号、盒号等项。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用"-"号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时统一编制。
3）档案盒可根据需要采用337克无酸纸或蓝色塑料档案盒制作。
4）密级类档案装置要求：
牛皮纸档案袋，外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）。
7.4.3.2备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
《备考表》见附件表7。
1）盒内文件情况说明：
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
2）整理人：
负责整理归档文件的人员姓名。
3）检查人：
负责检查归档文件整理质量的人员姓名，由档案室人员填写。
4）日期：
归档文件整理完毕的日期。
7.4.3.3装盒时要注意两点：
1）不同形成年度的归档文件不应放在同一盒；
2）不同类型的档案资料不应放在同一盒；
3）不同保管期限的归档文件不应放在同一档案盒。
档案排架管理方法
1）行政管理类、经营管理类、营销设计类档案采用机构——事项——年度排列。
2）合同档案按问题——项目名称（或年度）排列。
3）工程档案按二级类目——项目名称排列。
4）会计档案案卷按形式——年度排列。
5）特种载体档案按载体类别——事项排列。
密级档案的保管
1）密级档案须与公共档案分开存放，绝密、机密档案实行专柜、专人、上锁管理。
2）密级档案须以件为单位装盒入柜保管，盒内档案以文件编号的先后顺序进行排列，不同密级的档案不得装入同一盒内。
特种载体档案管理
8.1.特种载体档案包括实物档案、声像档案和电子档案等。
8.2.本办法适用于集团总部，各公司应根据实际情况制定本公司特种载体档案管理办法，集中统一管理。
8.3.实物档案管理
8.3.1.本法规定的实物档案范围包括：
1）公司各类证照；
2）集团经营管理活动中获得的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、牌匾；
3）对外交往中获赠的纪念品、礼品；
4）公司发展历程中的渐变性套装；
5）其他有保存利用价值的实物。
8.3.2实物档案应在取得证照、获得奖励或接收馈赠品5个工作日内向档案管理人员移交。
8.3.3各部门档案管理员平时应注意收集、整理实物档案，并负责向档案室移交。
8.3.4归档的实物档
升级会员 