某公司档案管理办法.docx

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某公司档案管理办法

第一章总则

第一条为规范公司档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，并结合公司实际情况，制定本办法。

第二条公司档案是指公司各部门在经营管理中形成的，具有查考利用价值和原始凭证作用、并经过系统整理的各种不同形式的历史记录。

第三条档案工作坚持集中统一管理的原则。

公司授权综合管理部指定专人负责公司历年档案的保管与利用；各部门指定专人负责本部门当年文件材料的收集、整理、立卷、归档、保管和利用。

部门总经理对本部门档案管理工作负有直接领导责任，综合管理部对公司档案管理工作负有监督和指导责任。

第二章归档范围及分类

第四条公司各种具有保存价值的文件材料（包括电子文档）、技术软件、音像制品等均属归档范围。

其中，文件包括：

公司战略规划、工作计划、技术资料、人事资料、内部管理制度、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第五条档案按其内容及关联部门可分为四类：

管理类、会计类、业务类、研究类。

档案分类

档案细分

管理类

文书档案

（公司发文、请示报告、总部批复、各类通知、商务函件、传真、会议纪要、工作总结等）

人力资源管理档案

（与人事管理相关的制度与办法、人事档案、薪资档案、劳动合同、考核结果等）

会计类

会计凭证、账簿、财务报告、业务合同正本及其他

业务类

企业情况介绍、财务报表、项目可行性报告、立项文件、审批文件、融资建议书及分析报告、融资工作计划书、分立改制重组方案、财务顾问合同、会谈纪要、备忘录、往来传真、项目情况总结、部门刊物及其他等

业务类

评级或评估企业的情况、财务报表及经营情况、企业营业执照复印件、评级、评估报告、协议、会计师事务所审核情况、信用评定记录、信用等级证书复印件及签发单、会议纪要、部门刊物等

研究类

专题研究、分析报告、研究月刊、网络信息管理等

第三章文件的收集、整理与归档

第六条归档文件的收集

各部门人员要积极配合档案管理员的工作。

所有的文件材料采取“谁产生谁负责收集”的原则，所有员工有责任将本职工作中办理完毕的、符合归档要求的文件材料收集整理齐全，列明清单后交部门档案管理员；由档案管理员按归档文件的整理原则进行整理归档，并将所有符合归档要求的电子档案上传到公司办公网→公共文件柜→各部门文件柜，并备份纸制清单存查。

第七条归档文件的整理

整理原则：

遵循归档文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。

整理要求：

认真审核归档文件材料的真实性和完整性；对已破损的文件应予修整；字迹模糊或褪变的文件材料应予复印，且复印件附于原件后一并归档。

第八条管理类档案的归档

管理类档案：

按文件的种类分别立卷。

对同一年度、同一类别的文件立卷，一般按照文件材料形成时间的先后顺序，正本在前、定稿在后进行排序，如有与该文件有密切联系的相关材料应依次排列在后。

会计类档案：

按国家有关会计档案管理办法执行。

由财务人员按归档要求整理归档。

第九条业务类档案的归档

办理债务融资、项目融资、企业改制、重组、兼并收购、不良资产处置等财务顾问业务过程中形成的文件材料，按单个项目组卷，一项一卷或数卷，卷内文件按结论性报告在前，其它文件按时间顺序依次排列在后。

第十条研究类档案的归档

一般按专题组卷，一专题一卷或数卷。

专题内文件按结论性文件在前，其它文件按时间顺序依次排列在后。

第十一条编目

编写页码：

卷内文件排序后，用阿拉伯数字在文件右下角按顺序编写页码。

双面印刷的作为两页编写页号，翻面的页号编写在左下角。

填写卷内目录：

序号——卷内文件的顺序号；文件名称——文件的标题；文号——归档文件的发文号（没文号的文件不填）；发文时间——文件的形成时间；页数——归档文件所在的页码；备注——注释文件需说明的情况。

装盒：

将整理好的归档文件按一盒一卷或一盒数卷装入档案盒，并填写档案盒封面、盒背及备考表等项目。

档案盒封面填写案卷标题；盒背填写档号、档案年度、档案保存期限及卷内文件件数，其中档号是指档案排列顺序号，它由二部分组成即“档案形成部门名称前两个字的拼音缩写”＋“档案顺序号”，例如，综合管理部1号档案可用ZH1表示，若同一项目的文件材料需装多个档案盒的可编小号，如ZHX-1ZHX-2ZHX-3……。

备考表一般置于盒内文件之后，包括：

盒内文件说明——文件需说明的情况，如文件的缺损、修改等需要说明的问题；整理人——负责整理卷内归档文件人员姓名；日期——归档文件整理完毕日期。

编写案卷目录：

档号——每卷档案的顺序号；名称——案卷的标题；时间——卷内文件的起止时间；页数——卷内文件的起止页码；柜号——档案存放具体柜子的编号；备注——注释卷内需说明的情况。

第十二条归档时间。

管理类档案为次年1月31日前归档；其它档案在档案形成部门保存一年，于第二年1月31日前向综合部移交。

档案移交时，必须填写《档案移交清册》（附表1），一式两份，一份留档案形成部门，一份随档案移交综合管理部。

第四章档案保管与利用

第十三条档案要专柜存放，档案的保管要做到防火、防光、防尘、防虫蛀、防盗、防有害生物和防潮，确保档案安全。

电子版本档案统一保存在银通办公网上的公共文件柜里，各部门总经理要定期查看部门文件柜的档案的内容是否符合归档要求、文件数目是否齐全。

网络管理员要定期备份电子文档。

第十四条档案保存期限：

永久保存、十五年保存、五年保存、一年保存。

凡反映本公司主要职能活动和基本历史面貌，对公司建设有长远利用价值的档案均属于永久保存范畴。

主要包括：

公司规章制度；公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、决策、专题研究、分析报告、研究月刊、战略性的合作协议及金额在100万元以上的合同；处理重要业务形成的档案；重要的请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变、公司领导人任免；召开重要会议的文件材料；年度财务报表、账簿；人事资料；大型活动图片、音像资料等。

凡反映本公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案均属于十五年保存范畴。

主要包括：

一般工作文件材料、一般会议的主要文件材料、人事管理工作中形成的一般文件材料、会计凭证、评级评估协议、金额在100万元以内的合同等。

凡在较短时间对本公司有参考利用价值的档案均属于五年保存范畴。

主要包括：

一般事务性的文件材料；阶段性工作总结、报告和统计报表等文件材料；期满或解除的合同协议；完结后的项目方案。

凡在短期内对本公司有参考价值的档案均属于一年保存范畴。

主要包括：

部门工作计划及总结；完结后的部门请示报告；一般企业参考资料及完结后无长期保存必要的文件材料。

第十五条档案的借阅

各部门人员因工作需要需调阅档案时，均须填写《档案调阅单》（附表2），并经相应核准人核准后方可调阅。

管理类、业务类、研究类非机密档案的调阅须部门总经理核准，跨部门档案调阅须公司分管总经理核准，机密档案的调阅须公司总经理核准。

第十六条档案管理员必须严格按照《档案调阅单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

查阅人未经许可不得擅自复印、拍照，严禁涂改、拆换或将原件抽出。

第十七条档案借阅完毕后，档案管理员要对档案进行核查，发现借阅人损坏档案的，要及时报告有关领导，并追究当事人责任。

第十八条《档案调阅单》由档案管理员留存备查。

第十九条电子版本档案的查阅遵照上述规定执行。

第六章档案的鉴定与销毁

第二十条超过保存期，经鉴定无保存价值的档案应销毁。

第二十一条需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁清单》（附表3），经档案形成部门总经理审查签字、公司领导核准后方可销毁。

第二十二条非机密档案由分管副总经理核准销毁；机密档案由公司总经理核准销毁。

销毁档案须两人以上人员共同完成，综合管理部指定专人监督销毁。

第二十三条《档案销毁清单》由综合管理部永久保存。

第七章附则

第二十四条本办法的制定、修改、解释权属于公司。

第二十五条本办法自印发之日起实施。

附件1：

档案移交清册

案卷标题

案卷数量卷

卷内文件页数页

移交部门经办人（签章）

接收部门经办人（签章）

移交日期年月日

附件2：

档案调阅单

调阅申请人

申请日期

调阅事由

档案性质

□一般档案（非机密档案）□机密档案

调阅部门意见

领导核批意见

档号

件数

调阅日期

还卷日期

调阅人签字

经手人签字

共调阅文件宗件

备注

附件3：

档案销毁清单

档案

类别

归档号

档案名称

档案形成时间

应保管年限

已保管年限

部门领导意见

公司领导意见

档案销毁执行人

监销人

备注