秘书四级专业技能部分复习重点.docx

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秘书四级专业技能部分复习重点

秘书四级考试

专业技能部分

第一部分会议管理

1、会议议程、日程1

（1）主要内容：

会议议程是会议的概略安排，主要包括：

开幕式；来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

会议日程是根据议程做出的具体安排。

（2）制定会议议程程序：

（a）明确会议目标及与会人员。

（b）安排议程时间。

议程时间长分为若干短时间会议；重要的事情放在前面；存在重大争议的话题放在最后；涉及秘密的事放在最后.

（c）确定每一项议程

a）议程达到的目标

b）与会者准备及贡献

c）时间安排

d）演讲者

e）提前分发议题

（d）决定会议讨论形式

a）典型会议式

b）头脑风暴式

c）团队列名式

（e）决定会议决策方式

（3）会议议程编制的注意事项

（a）注意各议程的习惯性顺序和公司对议程有无相关规定

（b）在确定会议议程前还需明确会议活动的人员、时间、地点等安排

（c）宣布议程，说明会议常务性内容

（d）将同类性质的议程安排在一起

（e）保密性较强的议题安排在后面

2、会议地点备选方案1

（1）会议地点选择

（a）交通便利

（b）场地大小与会议规模相符

（c）有良好配置

（d）不受外界干扰

（e）应有停车场所

（f）成本合理

（2）工作流程（5步）

（a）确定会议目的与形态

（b）实质需求与与会者期望

（c）列出需要清单，确定会议场地

a）所在地区情况，是否便利，成本如何

b）会场环境

c）设施情况

（d）负责人核对、确认地点

（e）签订书面合同

3、会场布置

（1）整体布局

（a）确定会场形式

（b）合理摆放桌椅

（c）布置附属设备

（2）座次安排

4、传递会议信息

（1）传递会议通知信息。

主要包括：

会议名称、主办者、会议内容、参加对象、时间与地点等，通知样本需要作为档案保留。

（2）分发、传递会议文件

（3）沟通传递会议有关情况

（a）会场内外的沟通

（b）办好会议简报

（c）向领导传递信息

（d）发布新闻信息

（4）注意事项：

发布会议信息之前要进行报审，要对媒体进行选择。

5、安排会议食宿

（1）餐饮常识要点

（a）经济实惠，吃好不贵

（b）统一标准，照顾少数群体

（c）事先摆放座位卡

（d）提前通知与会者座位情况

（2）会议住宿常识

（a）提前编制住房分配方案

（b）适当照顾病老残弱和领导

（c）统筹安排所有人员情况

（d）有时还要注意集中便于讨论

（e）交由领导审核额

6、会议嘉宾邀请1

（1）嘉宾类型。

上级领导和政府官员；重要客户和利益相关方；名流；潜在贡献者

（2）注意事项

（a）事先与嘉宾取得联系确认是否能够出席

（b）正式邀请函

（c）邀请不卑不亢

（d）了解嘉宾背景，处理好嘉宾间关系

（e）宁可邀请，而不排斥的原则

（f）人数不宜过多

（3）程序

（a）开会确定邀请嘉宾名单

（b）拟订请柬

（c）联络嘉宾，确认参会情况

（d）开会之前再次联系，确定接送

（4）相关连接

（a）嘉宾的安全保卫。

人身安全保卫、私人物品保卫、文件保卫、驻地保卫、设施保卫、车辆保卫。

（b）嘉宾接待。

接站工作：

安排专人提前20分钟接站；领导到停车处接待；

7、会议值班工作（注意与事务值班相区别）

（1）值班工作的内容

（a）值班电话记录，主要包括：

来电时间、单位、姓名、内容等

（b）值班接待记录，主要包括：

来访人员姓名、单位、事由、联系方法等

（c）值班日记，主要包括：

外来的信函、电报、反应情况等进行登记，保证值班工作的连续性。

（d）做好信息传递。

（2）值班的意义

会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证信息的及时流通。

（3）值班工作程序

（a）制定值班工作制度。

主要包括：

信息处理制度，对信息进行基本处理的程序；岗位职责制度；交接班制度。

（b）明确值班工作任务

a）搜集资料，传递信息

b）控制人员出入

c）有公司和部门领导联系电话，及时沟通

d）坚守岗位，人不离岗

e）协助服务人员做好工作

f）做好各种协调工作

g）必要时建立领导带班制度

（c）编制会议值班表。

值班表应报送主管领导审批，之后根据实际情况安排值班。

8、接待新闻媒体

（1）基本原则

（a）新闻实事求是，符合会议内容

（b）注意保密，内外有别

（c）重要观点须经领导审批

（d）主动积极

（e）综合考虑传递方式和内容

（f）随时收集外界信息

（g）为媒体沟通会提供必需的资料

（2）工作内容

（a）撰写新闻稿，经领导审阅后向媒体发送

（b）邀请媒体前来采访

（c）召开记者会

（3）工作程序

（a）媒体人员登记

（b）发放会议材料

（c）安排新闻发布会等传统活动

（d）安排媒体沟通会

（4）应对媒体负面报道

（a）快速做出反应

（b）聘请专业公司危机公关

（c）负责人出面

（d）不要推测未知事实

（e）不要隐瞒真相

（f）对媒体敞开大门

（g）统一口径

（h）频繁沟通

9、会议记录

（1）会议记录的准备工作。

准备好记录的相关设备和物资，提前到达会场，了解会场座次，提前熟悉会议议程

（2）会议记录的内容。

（a）标题。

会议名称+文种

（b）正文。

首部+正文+尾部

a）首部，主要包括一会概况：

会议名称，地点，时间，参与人员，主持人等

b）正文，主要包括会议议题、发言人及发言内容、会议决议等

c）结尾，另起行，写明散会时间

（c）尾部，主持人签字和记录人签字

（3）会议记录的要求

（a）速度

（b）真实。

准确、清楚、突出重点

（c）资料性。

可长期保存。

10、会议资料的收集整理

（1）收集会议文件资料的要求

（a）确定收集范围

（b）收集要及时

（c）确定合适的收集渠道

（d）严格收集登记程序

（e）注意保密

（2）需要收集的资料

（a）会前分发的

（b）会中产生的

（c）会后产生的

（3）会议文件的立档归卷

（a）立档的意义

a）便于查找利用

b）反应工作进程

c）便于保存管理

d）保证秘书工作连续性

11、会议纪要

（1）会议纪要的种类。

办公会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要、研讨会议纪要

（2）会议纪要的内容

（a）会议情况简述

（b）对会议精神的阐发

（3）会议纪要的拟写要求

（a）实事求是，忠于会议实际

（b）内容集中概括

（c）调理明晰，一目了然

（4）会议纪要工作程序。

完善会议记录-起草-确定印发范围-接受者确认-领导签字-打印成文-印制、分发、归档

12、会议成本报销

（1）原则。

（a）遵守制度，严格手续

（b）量入为出，收支平衡

（c）精打细算，厉行节约

（2）清点费用发票-核实发票-填写报销单，粘贴发票-领导签字-财务报销-结清费用

第二部分事务管理

1、制定接待计划

（1）确定接待规格

（a）来访者的身份和目的

（b）对方与己方的关系

（c）突然的变化

（d）上一次接待标准

（2）接待计划的主要内容

（a）接待规格

（b）日程安排

（c）经费预算

（d）工作人员

（3）工作程序

（a）了解掌握背景资料

a）了解来访目的

b）了解来访者基本情况

（b）草拟接待计划。

需要与来访者一方进行协商，并须经征得上司同意。

a）主要陪同人员

b）住宿

c）宴请

d）会见，会谈地点

e）参观游览地点

（c）与本单位沟通有关情况

（d）与来访者沟通

（e）报请上司批准

（4）注意事项

（a）严格遵守单位规章制度

（b）了解客人饮食习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳

（c）注意保密工作

2、团体接待常识

（1）用车礼仪

（a）乘车礼仪

a）若驾驶者为主人，上座为副驾驶，其次依次是后排右座、左座、中座。

七座车则为最后一排。

b）驾驶者为司机，上座为后排右座，其他依次。

副驾驶位秘书、警卫等人员座位。

（b）乘车次序

a）上车。

主宾先上，接待方需给主宾拉开车门，等宾客上车再关上车门，最后上车

b）下车。

如果外面有人开门，则应该让主宾先下车；如果没有人开门，则应该秘书先下车给主宾开门。

（2）见面礼仪

（a）主方先做自我介绍，由身份自高向低介绍。

（b）主方应主动伸手握手，秘书马上接过客人的行李，私人物品除外。

3、值班工作

（1）值班工作的任务与要求

（a）办理上司交代的事项

a）临时会议通知

b）询问情况并回复领导

c）委托的接待工作

d）转告上司指示

（b）上传下达，沟通内外

（c）认真处理来电来函，只传达不表态。

（d）负责接待工作

（e）掌握上司外出活动情况

（f）协调处理安全保卫工作

（2）值班工作规范

（a）坚守值班岗位

（b）认真处理事务

（c）做好值班记录

（d）热情接待来访者

（e）加强安全防卫

（3）值班实务处理

（a）做好公务接洽

a）公务接洽的职责范围。

b）处理办法。

简单事务直接处理，重要事务请示后处理

c）建立健全公务接洽制度。

岗位责任制度和登记管理制度

（b）汇报情况

a）问明情况，做好记录

b）重要情况，及时汇报

c）谨防假冒，避免失误

（c）处置突发事件

a）尽快反应

b）准确了解情况

c）主动做好预测

（4）制作值班表

（a）值班表内容

a）值班日志。

记录值班情况和经历

b）值班报告。

值班期间重大突发情况

c）来人登记与接待记录

d）电话记录

e）交接班

4、安排上司的差旅事务

（1）制定商务旅行计划

（b）时间、接站安排

（c）路线、住宿安排

（d）会晤计划

（e）交通工具的选择

（f）需要携带的文件

（g）其他特别要求

（h）目的地的天气状况

（i）差旅费用、现金、外币、支票等

（j）行程安排、会议计划等

（2）制作旅程表

（a）日期

（b）时间

（c）地点

（d）交通工具

（e）具体事项

（f）备注

（3）准备上司不同场合的发言稿

（4）办理出国手续

5、完成上司临时交办的事项

（1）临时事项的特点

（a）广泛性

（b）临时性

（c）具体性

（d）紧迫性

（2）临时事项的范围

（a）文书工作

（b）会务工作

（c）信访工作

（d）信息工作

（e）调研工作

（f）督查工作

（g）联络工作

（h）协调工作

（i）接待工作

（3）临时事项的原则

（a）积极主动，千方百计

（b）既要符合政策，又要灵活应对

（c）件件有着落，事事有回音

6、信息管理

（1）信息收集

（a）信息收集的要求

a）价值性

b）时效性

c）层次性

d）针对性

e）全面性

（b）信息收集的程序

a）明确信息收集范围

b）熟悉信息来源

c）选择信息收集方法

d）查找信息

（c）注意事项

a）收集各种形态的信息

b）建立通讯联系索引卡

c）信息收集要有超前性

（2）信息筛选

（a）筛选信息的常用方法

a）留意标题

b）复印、剪裁

c）摘记

d）标记说明

（b）筛选的要求

a）要选择对工作具有指导意义、与业务活动密切相关，带有倾向性动向性或突发性的信息，能遇见未来趋势，为决策提供服务的信息。

（c）工作程序

b）看来源

c）看标题

d）看正文

e）决定取舍

（3）信息分类，根据信息内容性质不同的异同、分门别类地组织起来的一种科学方法。

（a）信息分类的方法

a）字母分类法。

按照作者姓名、单位名称、信息标题等字母顺序分类组合

b）地区分类法。

按照信息形成地区字母先后顺序

c）主题分类法。

按信息内容分类

d）数字分类法。

按照一定规则给已有信息编排数字，用索引卡标出其类别

e）时间分类法。

按信息形成日期分类

（b）信息分类的要求

a）讲究科学性、逻辑性系统性和实用性

b）认真确定分类体系，明确分类标准和分类层次

c）准确归类，界限清楚

（c）工作程序

a）熟悉信息内容

b）选择分类方法。

●字母分类法。

规则简单易操作，不需制作索引卡，但某一字母下信息较多查找费时，不易估计储存容量。

●地区分类法。

便于查找具有区域特征的信息，但需具有一定的地理知识，比较局限

●主题分类法。

相关内容集中存放，方便检索，但不易掌握标准。

●数字分类法。

按数字顺序排列，规则简单，适宜电脑储存，但需建立索引卡，花费时间。

●时间分类法。

可做大型信息系统的细分规则，但需要与索引系统配合使用。

c）瓣类。

即按照一定标准进行类别划分。

d）归类。

根据一定规范要求，

（d）注意事项

a）利用颜色、标签分类别

b）建立交叉参照卡

（4）信息校核，对经过初步甄选的信息进行进一步的校验审核，分析信息可靠性与准确性，认定信息真实性。

（a）信息校核的要求

a）以原始数据为基础

b）校核要排除主观因素的干扰

（b）工作程序

a）确定校核的内容，根据信息用途确定校核的具体内容

b）选择校核方法。

溯源法、逻辑法、核对法、比较法等

c）核实、分析信息

d）做出判断

（c）注意事项

a）各种方法相互补充使用

b）综合运用知识，保证信息可靠

（5）信息传递

（a）方向。

内向传递，为了协调合作，在单位内部进行信息交流；外向传递，利用媒介传递信息。

（b）要素。

信源、信道、信宿。

（c）要求。

a）按不同需要把握传递方式、时间、地点

b）主动、不失时机将信息传递给接受者

c）保密信息在保密范围内传递

d）保证内容不失真

（d）工作程序

a）确定传递信息内容

b）选择并确定传递方式

●信件，具有凭证作用，便于阅读参考，但花费时间较多，不便于交流。

●备忘录，使用方便，便于查阅参考，但信息量少，不便于交流

●报告，正式。

●通知

●指示

●新闻稿

●传阅单

●新闻发布会

●声明

c）确定传递方法

●语言传递

●文字传递

●电讯传递

●可视化辅助物传递

d）进行信息传递

e）确认传递质量

（6）信息储存

（a）工作程序

a）登记。

总括登记，反映储存全貌；个别登记，按顺序逐件登记。

b）编码。

顺序编码，按信息顺序或者规定顺序；分组编号，利用数字进行单独编码

c）排列。

d）保存。

手工保存、计算机存储、电子化储存

e）保管。

（b）储存的意义

第三部分文书拟写与处理

1、批转转发性通知

（1）批转转发性通知的类型

（a）转批通知。

转批下级机关公文，重点在“批”。

（b）转发通知。

转发上级或者不相隶属机关公文，重点在“转”。

（c）印发通知。

印发本机关或联合行文公文的通知，为了引起重视或贯彻执行，重点在“公布”。

2、报告

（1）报告的概念。

汇报工作，反应情况答复上级询问

（2）报告的特点。

（a）汇报性

（b）陈述性

（3）报告与请示的区别

（a）性质不同。

报告为反映工作，汇报情况；请示是请求上级批准或者请求指示。

（b）行文时限不同。

报告可在事前、事后、事中行文；请示只能在事前。

（4）报告的类型

（a）汇报工作报告

（b）反映情况报告

（c）答复情况报告

3、请示

（1）请示的特点

（a）一文一事

（b）请批对应

（c）事前行文

（2）请示的类型

（a）求示性请示

（b）求批性指示

（3）注意事项

（a）主送一个机关

（b）逐级请示

（c）语气温和恭谦

4、问答函

（1）概念。

问答函是进行询问或者答复的函

（2）类型。

（a）询问函。

特此函达，请予复函。

（b）答复函。

收悉。

特此复函。

5、简报

（1）概念。

内部事务文书。

（2）简报的特点。

（a）简

（b）快

（c）新

（d）实

（3）简报的类型

（a）工作简报

（b）会议简报

（c）动态简报

6、意向书

（1）意向书的特点

（a）协商性

（b）灵活性

（c）简略性

7、订货单

（1）概念。

由买卖双方填写。

（2）特点。

（a）严肃性

（b）协约性

8、档案分类

（1）含义。

根据档案来源、时间等异同将档案划分为若干层次和类别构成体系的工作。

（2）分类方法。

（a）年度分类法。

适用于机构界限不清，档案数量少的单位

（b）组织机构分类法。

内部机构比较稳定的单位

（c）问题分类发。

适用于只能分工不清，档案数量少的单位

（3）档案分类的综合运用

（a）年度——组织机构法

（b）年度——问题分类法

（c）组织机构——问题分类法

（d）问题——年度分类法

（4）工作程序

（a）了解文件形成情况

（b）分析档案形成单位情况

（c）选择档案分类方法

（d）文件归类

9、档案检索工具的编制

（1）工作内容。

档案检索工具是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件

（2）档案检索工具的含义。

是揭示档案内容和成分，报道和查找档案的工具。

（3）检索工具的类型

（a）归档文件目录

（b）分类目录

（c）主题目录

（d）人民目录

（e）全宗指南

10、档案鉴定

（1）内容。

按照一定的原则、方法和标准，判断档案的价值，确定档案的保管年限，提出无价值档案的工作。

（2）期限。

永久；长期：

16-50年；短期：

15年以下

（3）要求

（a）逐件阅读档案内容

（b）综合分析档案各方面特征

（c）综合档案的需求判定档案价值

（4）工作程序

（a）判断文件是否需要保存

（b）分析档案价值。

来源、内容、形式特征、技术因素、功能因素。

（c）确定文件保管期限

（d）对保管文件进行复审

11、档案保管

（1）注意事项

（a）库房安排集中，查阅方便为原则

（b）建立档案保管制度。

包括定期检查制度、安全制度、档案进出库房登记制度、设备管理制度、卫生制度。