OA操作系统指导.docx
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OA操作系统指导
组织模型设置主要提供单位基础信息及组织机构信息的管理，具体有组织机构、职务级别、岗位名称、
人员管理、外部人员、角色及权限、系统组的设置和管理。
⏹功能菜单：
包括【组织机构】、【职务级别】、【岗位名称】、【人员管理】、【外部人员】、【角色及权限】、【系统组】七个子菜单。
⏹操作步骤：
点击菜单【组织模型设置】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。
⏹操作说明：
组织信息管理主要提供单位组织信息的管理，具体有单位、部门、岗位、职务级别、人员、组、角色、工作范围控制的设置和管理，以及单位标识的配置。
图-单位基础信息
功能键：
【新建部门】选择上级部门点击“新建部门”出现新建部门名称对话框，输入新建部门名称和编号点击“确定退出”即可。
同级别部门系统可以连续添加，按“确定继续”键即可。
如图：
图-新建部门
【删除】先选择需删除的部门，然后点击“删除”即可，如果该部门中有在职人员或未停用的部门，则系统提示不能删除。
【移动】在组织结构树形图中选择需移动的部门，然后点击“移动”，出现移动到对话框，选择需移动到的部门后点击“确认”按钮即可，被移动部门中的全部人员关系将同时移动。
图-部门移动
【显示停用部门】将被停用的部门显示到组织结构树形图中。
【隐藏停用部门】将被停用的部门隐藏，不显示到组织结构树形图中
【部门列表】将单位中所有部门名称及对应的部门的编号、排序号、公文收发员、公文督办员、部门主管、部门管理员、部门状态等信息以列表形式统一显示。
注：
选择部门名称后进入到部门信息编辑页面，可以修改部门信息。
【重排序号】单击该按钮可对单位所有部门进行排序并显示最新的排序号。
⏹操作说明：
建立使用单位的职务级别,职务级别指单位的管理级别，是一个线性结构
1.功能键
【新建职务级别】建立新的职务。
如图：
图-新建职务级别
【删除】选择要删除的职务点击“删除”即可，如果该职务级别或其下属职务级别有人或其他相关记录，系统提示不能删除，数据不被删除。
【插入】选择某职务级别，可以在该职务级别和它的下级职务级别间插入新的职级。
点击“插入”出现新建职务级别对话框填写职务级别名称点击“确定”即可。
如图：
即在实习人员与编外人员之间插入合作伙伴。
图-插入职务级别
【调整顺序】调整职务级别的顺序。
如图：
点击右侧的向上（向下）箭头一次可以使选中的职务级别向上（向下）调一级。
图-调整顺序
2.数据项
【职务级别名称】职务级别名称，不能为空。
【访问级次限制】无限制则表示可以访问所有职务级别，限制后只可以访问对应级次的职务级别。
【职务级别描述】职务级别的具体职责。
⏹操作步骤：
第一步：
点击“新建职务级别”出现对话框，填写职务级别名称，点击“确定按钮即可，系统缺省在最低级别下面挂接新建的职务级别。
第二步：
需要修改职务级别，点选某职务级别，可以修改该职务级别信息。
⏹操作说明：
对实际使用中的岗位进行设置。
图-岗位名称
1.功能键
【新增岗位类别】建立新的岗位分类，可以将未分类或已分类的岗位归纳到岗位类别中，便于岗位的管理。
如图：
未分类岗位有打字员和销售专员两个岗位，可以新建一个岗位类别对其进行分类。
图-新增岗位类别
【新建岗位】建立新的工作岗位。
图-新建岗位
【删除】选择某一岗位点击“删除”即可，如果所选岗位名称已被员工信息引用，则该岗位不能删除。
系统将给于相应的不能删除的提示。
【打印】对当前页面中所显示的岗位进行打印。
2.数据项
【类别名称】必填项，岗位的类别信息，系统预置：
管理类，技术类、营销类、行政类。
岗位类别也可根据实际需要新增。
【类别说明】可详细描述该岗位的基本信息。
【岗位名称】必填项，填写岗位的名称。
【岗位描述】可详细描述岗位的基本信息。
⏹新建岗位具体操作：
第一步：
点击“新建岗位”按钮后，显示新建岗位编辑页面，填写岗位名称、岗位描述，点击“确认”按钮即可。
第二步：
如果需要进行修改,点击某一岗位名称可以修改岗位。
⏹新建岗位类别具体操作：
第一步：
点击“新建岗位类别”按钮后，页面展现岗位类别的编辑页面，填写岗位类别名称、岗位描述，在岗位选择框中选择需归类到本类别中的岗位后点击“确认并继续”或“确认并退出”即可
第二步：
如果需要对某个岗位类别进行修改,点击该岗位类别名称即可在展现的编辑页面中进行修改。
第三步：
若需删除某个岗位类别，点击该岗位类别名称后，在展现的编辑页面中点击“删除”即可（前提是该类别下的岗位已全部移除）
⏹操作说明：
可以通过新增或批量导入人员操作建立一定的人员信息，便于用户登录使用，管理本单位人员用户信息。
具体功能：
新建、修改、删除、导入、导出、人员过滤查询本单位人员信息，并提供批量导入模板下载。
如图：
1、功能键：
【批量导入】可以一次性导入大量用户信息，减少新增人员工作量。
【新增人员】增加用户，分配用户各种角色，指定其职务岗位等。
【删除】勾选需删除的人员后点击此按钮即可删除。
【转excel下载】将当前已建立的人员信息以excel表格的形式下载到本地。
【角色修改】支持人员角色权限的批量修改。
【在职/离职】系统默认显示在职人员；选择“离职”后将显示离职人员列表。
【重排序号】对已建立的人员进行重新排序，从而获得一个新的，无重复的排序号。
【查询】选择所需的查询条件进行人员信息的查询操作。
2、数据项：
⏹基础信息部分
【人员编号】系统自动生成。
【人员序号】人员排列的序列号，系统默认输入顺序为排列顺序，缺省为999999，当用户改变该序列号时，系统自动按照序号进行人员排序。
【真实姓名】用户真实名称，不允许重名。
【登录名】用户使用的登录帐号，不允许重复。
【密码】用户登录的密码，系统管理员可以统一设置为一个初始值，在用户第一次登录使用后，用户可自行修改密码。
【所属部门】选择该用户所在的部门。
【兼职部门】选择用户所兼职的部门，可选择多个。
【主岗名称】选择该用户的主岗名称。
【副岗名称】选择该用户的副岗名称。
【职务级别】选择该用户的职务。
【帐号是否启用】选择该账号是否启用。
⏹部门角色部分
【部门主管】确定用户是否为所在部门的部门主管。
【部门管理员】确定用户是否为所在部门的管理员
【部门公文收发员】确定用户是否为所在部门的公文收发员。
【部门公文督办员】确定用户是否为所在部门的公文督办员。
⏹角色权限部分
【角色-普通权限】一般用户操作功能模块权限。
⏹扩展信息部分
【性别】选择用户性别。
【身份证号】输入用户的身份证号，要求数字和字母。
【出生日期】选择用户的出生日期。
【电子邮箱】输入该用户的邮件地址。
【公司电话】输入用户的公司电话号码。
【家庭电话】输入用户的家庭电话号码。
【移动电话】输入用户的移动电话号码。
【家庭住址】输入用户的家庭住址。
【备注】对用户进行简单的描述。
⏹操作步骤：
选择人员管理，进入人员管理一级菜单，点击“新增人员”-
第一步：
点击“新增人员”出现新增人员信息表格，填写完了，点击角色权限设置中【选择】更改、增加人员相应角色，系统默认为【角色—普通权限】如图：
第二步：
如果需要删除人员，选择要删除的人员点击“删除”即可；如果人员有相关数据，系统会提示不能删除。
第三步：
若需要进行启用、停用账号员工的查询，选择查询条件查询，可按员工姓名或岗位名称查询。
第四步：
修改人员及角色：
选择某一人员，可对该人员信息进行修改，修改完了点击“确认并退出”按钮进行保存。
注意：
1．人员基础信息必须填写。
2．如果要开放该用户短信接收功能，请填写其手机号码。
3．为保证单位信息完整性，员工档案不能删除。
⏹操作说明：
实现人员的批量的导入,解决大批量用户录入的工作，在进行批量“保存人员”时，可选择在没有匹配到岗位的情况下，是否自动增加岗位等。
功能键：
【下载模板】将模板下载到本地进行人员信息的批量编辑
【导入人员】导入本地已录入人员信息的模板
【删除】对列表中不需要的记录进行删除操作。
【保存人员】对列表中已选中的人员信息进行保存，保存成功后将显示到“人员及权限设置”页面中。
【返回】点击此按钮后则返回到“人员及权限设置”页面中。
⏹操作步骤：
第一步：
点击“下载模板”按钮，将模板保存到本地；
第二步：
在模板中录入人员信息；
第三步：
点击“导入人员”，上传本地已录入人员信息的模板；
第四步：
逐一点击调整用户信息，若确认导入的人员信息无误，也可直接点击“全选”，然后点击“保存人员”。
⏹操作说明：
建立一定得外单位联系人便于不同单位间的信息互通。
包括外部人员单位及外部人员。
图-外部人员
功能键
【外部人员单位】建立所需的外部单位信息，以便后续外部人员的新增。
【新增】新增外单位联系人。
【转移】将已选择的外部人员转为本单位人员，并出现在“人员及权限设置”页面中。
【删除】删除选中的人员。
【排序】对人员进行排序。
【批量导入】批量导入外部人员数据。
【下载模板】下载系统提供的模板。
⏹操作步骤：
第一步：
没有建立任何外部单位的情况下，点击“外部人员单位”进入到单位和类别新增页面，新增外部单位信息并保存。
第二步：
返回到“外部人员”页面后，点击“新增外部人员”，填写外部人员姓名、登录名、密码以及设置所属单位、内联人员、权限范围后点击“确认”即可；如图：
图-新增外部人员
第三步：
若需将已建立的外部人员转为内部人员，只需勾选所需要转入的外部人员后，点击“转内部人员”即可。
⏹操作说明：
设置并管理本单位的各种角色信息及功能权限。
包括单位角色、用户角色；如图：
⏹操作说明：
设置自行定义权限，系统会自动根据权限生成相应的菜单。
系统预置有普通功能权限、公文发起权、全部功能，如图：
数据项：
【名称】：
自定义权限名称，不允许重名；
【权限】：
该自定义权限包含的功能菜单权限；
【说明】：
权限相关描述信息；
⏹操作步骤：
点击“人员及角色”进入一级菜单，选择“权限设置”菜单；
第一步：
点击【新建】，填写权限名称和描述，将相应模块选择到右侧窗口，确定。
如图
.
⏹操作说明：
设置自行定义人员角色，系统会自动根据角色配置的权限生成相应的功能菜单。
系统预置有角色—普通权限、角色—全部功能、公文发起权、项目创建者4种系统角色，不允许修改。
如图：
数据项：
【所属分类】：
自定义用户角色所属右侧文件夹分类；
【角色名称】：
自定义角色名称；
【所属人员】：
角色所赋予人员；
【权限设置】：
角色包含的功能权限；
【角色描述】：
用户角色相关信息描述；
⏹操作步骤：
点击“人员及角色”进入一级菜单，选择“用户角色”菜单；
第一步：
点击【新建角色】在角色列表页面选择角色分类并输入角色名称，；
第二步：
点击【选人】配置角色所属人员，点击【权限配置】选择角色包含的功能权限，
第三步：
填写角色描述，点击【确定】角色新建成功。
⏹操作说明：
对于长期工作合作的人员组，系统管理员将其组成小组。
此处定义的组即为系统组，个人定义的组为个人组，在“员工通讯录”中进行管理。
1.功能键
【新建组】建立新的合作组。
【删除】删除单位系统组。
若组被流程调用，不允许删除。
2.数据项
【组名】建立的单位系统组的名称，必填项。
【使用范围】授权该组使用人员。
⏹操作步骤：
第一步：
点击“新建组”出现系统组信息，填写组名、选择使用范围和组成员，然后点击“确认”按钮。
图-新建系统组
第二步：
如果需要删除：
选择组点击“删除”即可，有数据的组信息不允许删除。
第三步：
需要修改组信息：
点击某一组信息可以修改该组信息。
第四步：
可利用查询功能对系统组进行查询。
⏹操作说明：
主要对IM会话授权对象及允许创建的IM自由会话个数进行设置。
图-IM会话
1.功能键：
【配置人员】配置可以创建IM自由会话的人员及可创建的个数。
【删除】删除选中的配置人员。
2.数据项：
【姓名】选择创建IM自由会话授权对象的人员姓名，必填项。
【创建自由会话个数】设置允许创建的自由会话个数，必填项。
注意：
A6-m3.0sp1版本后，IM使用的长连接需要单独使用web服务器的一个9088端口供IM使用，若服务器同时部署有协同安全传输应用又需要一个默认9089端口供使用，两个端口需要在路由器上做网络映射（类似于映射8080端口供外网访问），以便内外网收发IM消息正常：
（两个端口可以修改tomcat\webapps\yyoa\WEB-INF\web.xml）
⏹操作说明：
主要对IM会话授权对象及允许创建的IM自由会话个数进行设置。
图-IM会话
1.功能键：
【配置人员】配置可以创建IM自由会话的人员及可创建的个数。
【删除】删除选中的配置人员。
2.数据项：
【姓名】选择创建IM自由会话授权对象的人员姓名，必填项。
【创建自由会话个数】设置允许创建的自由会话个数，必填项。
注意：
A6-m3.0sp1版本后，IM使用的长连接需要单独使用web服务器的一个9088端口供IM使用，若服务器同时部署有协同安全传输应用又需要一个默认9089端口供使用，两个端口需要在路由器上做网络映射（类似于映射8080端口供外网访问），以便内外网收发IM消息正常：
（两个端口可以修改tomcat\webapps\yyoa\WEB-INF\web.xml）
主要包括公共资源和常用语两个功能的设置。
建立一定的公共资源（如会议资源）便于用户在新建时可以选择所需要的资源；常用语的设置便于用户在处理一般协同时可以较为快捷的进行回复。
图-公共资源&常用语
⏹公共资源设置操作说明：
公共资源是指使用单位的一些公用设施、设备、物品，如会议室、车辆等，被设置的公共资源可以被使用者以新建会议或他人日程的方式进行预约或查看预约状态。
图-增加公共资源
⏹常用语设置操作说明：
由系统管理员设置常用语，方便普通用于快捷调用。
选择一级菜单“应用设置”－“常用语设置”，点击“新建常用语”，输入新的常用语言。
图-新增常用语
⏹操作说明：
用户可以自行设置、修改首页相关常量，公司logo、单位名称、单位别名及登录页。
⏹操作步骤：
选择首页框架设置进入一级设置菜单，
第一步：
点击首页常量设置，进入设置界面，上传公司LOGO（支持长方形logo）、修改单位名称、单位别名，更改后的设置会在首页中显示。
第二步，点击登录页设置，上传登录页图片，图片大小要求为839*450，格式为JPG或GIF。
⏹操作说明：
设置企业邮箱的接收和发送帐号，同时设置企业中员工邮箱的容量。
员工邮件最大容量设置：
系统管理员统一设置用户的邮箱的最大容量，用户每次接收邮件前会自动检测邮箱的占有情况，超出设置的容量会自动提示，并不能接收新邮件。
企业邮箱账号设置：
设置一个邮箱帐号，可以通过此帐号将协同和公文的标题正文信息（不包括附件）转移到邮箱上。
图-邮箱设置
⏹操作说明：
系统预置了协同格式。
系统管理员也可以根据单位的具体情况，预先设置一些常用的协同、计划、会议的正文格式，供用户调用。
对于企业需要的复杂的表格单据，用户可先在Word、Dreamweaver等中制作，然后拷贝粘贴至本系统的新建格式中保存即可。
⏹操作步骤（以设置协同格式为例）：
第一步：
先点击【协同】。
第二步：
点击【新建格式】，进入新建格式界面，系统默认显示信息类型为“协同”（也可以手动更改为会议或计划），输入名称、输入格式内容，点击【保存】即可。
图-协同格式设置
⏹操作说明：
系统允许自行建立协同的节点名称和节点相关的操作和动作。
管理员也可以根据本单位的具体流程情况，预先设置一些常用的节点，供系统流程调用。
1.系统预置节点权限如下：
【协同】协同流程节点，用于事件协作处理，不提供撤销功能
【知会】协同流程节点，用于事件告知，不提供修改正文撤销,知会,加签,回退,终止,继续并归档,继续并删除功能
【审批】协同流程节点，用于事件审批，提供全部节点策略
【发起】协同节点首节点，用于协同的发起
【表单审核】协同流程节点，用于表单模板中可以精准的对表单数据进行统计
2.数据项
【策略】是指流程的操作动作，包括对流程正文的各种意见态度和可以执行的动作。
【状态】包括“启用”和“停用”。
【名称】定义流程节点的名称，不能为空。
【位置】定义节点在流程中所在的环节，首节点只允许流程开始使用，尾节点只允许流程结尾使用。
【描述】对流程节点进行描述。
【意见必填】包括“启用”和“停用”。
⏹操作步骤：
第一步：
点击“新建节点权限”，输入节点名称、定义节点位置、描述等；
图-协同节点
第二步：
定义节点权限的策略选择，选择相应的“顶部策略”到“标准策略”或“高级策略”，选择“固定位置策略”到右侧对应栏，点击“确定”。
第三步：
若有不使用的节点权限，将状态更改为停用，那么在设置流程的节点权限时该节点就不会出现供选择的列表中。
⏹操作说明：
设置节点时间考核人员，时长标准、效率标准、作息制度、节假日、非考核人员。
对节点人员进行时效考核。
功能键：
【配置人员】配置考核人及考核权限。
【自建流程权限】配置自建流程时拥有考核他人的权限。
【时长标准设置】设置节点处理时长要求。
【效率标准设置】设置超时考核标准。
【作息制度设置】作息时间设置，休息时间不计入考核。
【节假日设置】节假日设置，节假日不计入考核。
【非考核人员设置】对不被考核的人员进行设置。
⏹操作说明：
设置人员查看他人流程统计的权限，查看操作的记录。
1.功能键
【新建权限】建立一个新权限。
【删除】删除选中的权限。
2.数据项
【待授权人员】有权通过前台工作管理查看他人流程统计的人员。
【授权查看的部门及人员权限】流程统计的部门及人员范围。
【是否显示流程内容】表示是否可以查看到授权查看的部门及人员的流程详细内容。
【分类】授权查看的部门及人员的流程类型，可以是协同、公文、计划、会议。
⏹操作步骤：
第一步：
点击新建权限。
第二步：
选择待授权人员以及相对应的授权查看的部门或人员权限，根据实际需要是否勾选显示流程内容和分类的类型。
图-新建工作管理
⏹操作说明：
管理各个印章公章使用权限、密码及相关信息。
如图：
数据项
【印章名称】：
录入印章的名称，必填项。
【使用密码】：
设置使用印章的密码，必填项。
【确认密码】：
再次确认密码，必填项。
【授权用户】：
授权使用印章的用户，必填项。
【印章文件】：
具体的图片格式印章文件，仅支持jpg格式图片，必填项。
【印章类型】：
选择印章的类型。
⏹操作说明：
表单管理员管理，对表单管理员进行管理，建立或删除管理员。
⏹新建表单管理员操作步骤：
第一步：
在协同系统后台管理员页面，选择一级菜单“业务设置”，点击“表单应用管理”，进入管理界面，点击“表单管理员管理”，系统列出所有管理人列表；点击人员名，可查看此人员所管理的表单列表.
第二步：
点击“新建表单管理员”，选择表单管理员，即可以使用表单制作的功能，表单管理员可以授权给部门和个人，点击“确认”新建完毕。
图-新建表单管理员
⏹表单所属管理具体操作：
第一步：
在系统管理员页面，选择一级菜单“业务设置”，点击“表单应用管理”，系统列出所有管理人列表，点击“表单所属管理”，系统列出所有表单。
第二步：
选择要变更权限的表单，系统在屏幕下方显示表单样式，点击“修改所属人”，弹出选人界面，选择要变更为的人员名字，进行“确认”。
图-表单所属管理
⏹表单日志管理：
查看表单操作日志，可以打印，也可转为Excel文件下载保存至本地。
图-表单日志管理
⏹操作说明：
表单管理员管理，对表单管理员进行管理，建立或删除管理员。
⏹新建表单管理员操作步骤：
第一步：
在协同系统后台管理员页面，选择一级菜单“业务设置”，点击“表单应用管理”，进入管理界面，点击“表单管理员管理”，系统列出所有管理人列表；点击人员名，可查看此人员所管理的表单列表.
第二步：
点击“新建表单管理员”，选择表单管理员，即可以使用表单制作的功能，表单管理员可以授权给部门和个人，点击“确认”新建完毕。
图-新建表单管理员
⏹表单所属管理具体操作：
第一步：
在系统管理员页面，选择一级菜单“业务设置”，点击“表单应用管理”，系统列出所有管理人列表，点击“表单所属管理”，系统列出所有表单。
第二步：
选择要变更权限的表单，系统在屏幕下方显示表单样式，点击“修改所属人”，弹出选人界面，选择要变更为的人员名字，进行“确认”。
图-表单所属管理
⏹表单日志管理：
查看表单操作日志，可以打印，也可转为Excel文件下载保存至本地。
图-表单日志管理
⏹操作说明：
设置公告、调查、讨论和新闻类型，可以方便日后查询和归档。
如【行政公告】、【单位内部公告】。
图-公共信息设置
1.功能键
【新建类型】新建单位公共信息板块类型。
【删除】删除单位公告板块，当该公告板块下已有发布的公告，则给出提示，不允许删除。
【排序】对于列表中的公告进行排序，点击排序按钮，可以弹出排序窗口，可以对公告类型进行排序，同步更新到普通用户页面。
2.数据项
【类型名称】单位公共信息板块的名称。
【管理员】在整个单位内选择该公告板块的管理员，管理员发布单位公告并对该板块的公告进行管理。
【最新显示周期设置】设置显示最新标记的时间，以天为单位。
【置顶个数】从中选择该公告板块允许置顶的最大个数，置顶个数在系统管理员的元数据管理中设置。
【公告类型描述】该单位公告板块的一些描述说明。
⏹新建类型操作步骤（以新闻为例）：
第一步：
选择新闻，点击“新建类型”，系统列出所有新闻的类型。
第二步：
输入新闻类型的名称，描述，并授权给新闻的发布人员；设置新闻显示的周期，在显示周期内，新闻标志为“new”。
图-新建新闻
第三步：
点击“排序”，可对新闻类型进行排序，选中某一类型后，点击上下箭头即可调整新闻类型的显示顺序。
图-排序
第四步，选择一级目录，点击新建类型，建立二级目录，二级新闻类型设置同一级目录设置。
图-建立二级目录
说明：
关于模板设置中表单模板部分，您还可以参考5.4表单应用部分。
⏹操作说明：
设置新建协同时套用的模板，方便使用时直接调用。
图-协同模板设置
1.功能键
【新建模板类型】创建模板的种类，创建后会在左侧以文件夹的形式显示。
【更改模板类型】选中已创建的模板类型，再点更改模板类型，可以对模板类型进行更名。
【删除模板类型】选中已创建的模板类型，再点删除模板类型，即可将已存在的模板类型删除，当下面有下级模板类型或模板，应先删除下级模板类型和模板后再删除此模板类型。
【新建模板】建立在新建协同时套用的模板，主要包括填写标题、设定流程、表单调用、添加附件、授权、保存等。
【新建无流程模板】建立可直接使用的无流程表单模板，主要包括填写标题、表单调用、授权等。
【移动】将模板由一个模板类型移动到另一个模板类型中，勾选模板后点击“移动”，再选择要移动的目标类型，确认即可。
【删除】删除已创建的模板。
【模板日志】查看模板新建、修改时生成的日志记录。
2.数据项
【标题】模板的名称。
【流程】用户创建新的流程，具体创建方式请参看“流程查看”。
【格式】指协同事项正文的常用格式，包括个人格
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