代表处流程管理文件下发.docx
《代表处流程管理文件下发.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《代表处流程管理文件下发.docx（22页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
代表处流程管理文件下发
ＴCL电脑科技有限责任公司
产品推广部
公关传播部
代
表
处
工
作
流
程
管
理
汇
编
２００2年1月
ﻬ
目 录
第一章、月度市场推广工作管理
第一节代表处月度市场推广工作管理流程
第二节产品推广部月度市场策略确认流程
第三节代表处月度市场推广活动考核管理办法
第四节代表处月度市场费用拨款流程
第五节代表处月度市场费用报销流程
第二章、信息管理
第三章、形象管理
附件:
1、《代表处月度市场推广活动考核表》（表1）
2、《代表处月度市场推广活动计划表》（表2）
3、《代表处月度市场费用报销申请表》（表３）
4、《代表处月度市场推广活动总结表》（表4）
５、《代表处月度市场费用拨款额度表》（表5）
6、《代表处周信息反馈表》（表6）
7、《代表处平面设计申请表》（表7）
8、《代表处市场费用分配表》（表８）
ﻬ
前 言
代表处的工作流程管理分为三部分:
月度市场推广工作运作（含代表处考核/费用管理等）；信息管理；形象管理;公关传播管理。
产品推广部对代表处的区域市场推广活动的监控和考核主要通过代表处的相关文件上报为主，下达代表处检查考核为辅。
本着简化流程，经过讨论，把代表处的常规上报合并成分为三个时间点，同时把产品推广部及公关传播部各岗位所需要的材料进行最大化的合并，减少代表处的重复性工作。
１、每月１0日上报上月的市场推广活动总结、费用报销资料、公关传播统计表及相关扫描样报等。
（表格可于5号前以MAIＬ形式上报）
上报表格：
《代表处月度市场推广活动总结表》（表４）
《代表处月度市场费用报销申请表》（表３）
2、每月２0日上报下月市场推广活动计划
上报表格:
《代表处月度市场推广活动计划表》（表２）
《代表处平面设计申请表》（表7）
3、每星期信息反馈表
上报表格：
《代表处周信息反馈表》（表６）
ﻬ第一章代表处月度市场推广工作管理
第一节、代表处月度市场推广、公关传播工作管理流程
图一、代表处月度市场活动运作流程图
第二节产品推广部月度市场策略确认流程
图二、产品推广部月度市场策略确认流程图
第三节 代表处月度市场推广活动考核管理办法
一代表处市场推广费用额度分配:
Ø每月的市场推广费用包括固定部分和浮动部分两块。
Ø每月固定市场推广费用额度为：
代表处上月销售额的０．2%。
Ø每月浮动市场费用额度分配比例:
2:
8 （注解：
公关传播部考核占２0%;产品推广部考核占８0%）
Ø每月产品推广部浮动市场推广费用分配规定:
1．每月浮动市场费用额度请参见附表《２0０２年代表处市场费用分配表》（浮动部分）。
2．分配方式：
根据当月代表处在其所属类中的销售排名，参照《分配表》,确认各代表处的当月浮动市场费用额度。
3 各代表处销售排名考核数值=上月销售达成率×3０% +一至上一月的销售总达成率×7０%
4、各代表处的每月浮动市场额度将实行类别间梯级互换:
即每月根据销售排名,每一类代表处中的最后一名与下一类代表处的第一名互换浮动市场费用额度。
（注:
第三类与第四类代表处采用第三类的最后两名与第四类代的前两名互换浮动市场费用额度的方式。
）
附:
代表处级别划分明细如下:
★一类代表处:
广州、上海、北京、深圳
A级（一个）：
浮动市场推广费用:
月均3万元
B级（两个）：
浮动市场推广费用：
月均2．5万元/个
C级（一个）：
浮动市场推广费用:
月均2万元
★二类代表处:
南京、济南、杭州、成都、沈阳
Ａ级（两个）:
浮动市场推广费用：
月均1.７万元/个
Ｂ级（一个）：
浮动市场推广费用:
月均1．4万元
C级（两个）：
浮动市场推广费用:
月均1.1万元/个
★三类代表处：
郑州、武汉、哈尔滨、西安、兰州、昆明、重庆、福州、长沙
Ａ级（三个）：
浮动市场推广费用：
月均0.9万元/个
Ｂ级（三个）:
浮动市场推广费用:
月均０.８万元/个
C级（三个）:
浮动市场推广费用:
月均0.7万元/个
★四类代表处:
南宁、天津、石家庄、太原、合肥、南昌、贵阳、新疆、长春
A级（六个）:
浮动市场推广费用：
月均０．５3万元/个
B级（三个）：
浮动市场推广费用:
月均0.３万元/个
二、代表处市场工作积分考核的条目:
Ø总分：
1０0分。
（产品推广部考核得分Ｘ0.8＋ 公关传播考核得分X２）
Ø积分在1０0分——90分 下拨1０0%浮动市场费用
Ø积分在 89分——80分 下拨80%浮动市场费用
Ø积分在79分——70分 下拨60%浮动市场费用
Ø积分在60-69分（含６0分） 下拨40%浮动市场费用
Ø60分以下（不含60分） 扣除全部浮动市场费用
Ø市场策略执行及市场计划执行情况占总积分40分。
Ø市场信息反馈执行情况占总积分的30分。
Ø广告形象执行情况的奖惩制度占总积分的30分。
Ø代表处违反以下任意一条，浮动市场费用部分直接全部扣除。
1、不按照产品推广部的统一策略执行,用虚假的执行情况欺骗总部。
2、代表处不按照产品推广的形象管理办法,自行设计制作单页等物料。
三.代表处工作积分奖励条目:
总部将考核后所扣除的费用用于奖励符合以下条件的代表处和首代:
1、要求评分在85分以上。
2、前6名代表处的首代与市场专员将获得奖励基金500元/人/月。
3、扣除的费用在对首代及市场专员奖励完毕后,如有剩余,余额对前6名代表处按三个等级奖励市场费用（要求申报使用）:
第一级（一个）：
按余额的30%奖励。
第二级（二个）:
按余额的２０%奖励。
第三级（三个）：
按余额的10%奖励。
四.市场策略执行情况考核项目及考核标准:
评估项目
评估原则
处罚条款
总结上报
代表处能按时将上个月市场推广总结上报区域管理专员
代表处最迟上报时间：
每月10日
扣发市场推广考核积分（5分）
计划上报
代表处能按时将本月市场推广计划上报区域管理专员
代表处最迟上报时间：
每月25日
扣发市场推广考核积分（5分）
表格填写
代表处上报总结和计划使用总部下发的统一表格并对表格内的内容认真填写
扣发市场推广考核积分（５分）
特殊情况
代表处在区域进行市场推广时按照上报市场推广计划内容执行,如有特殊情况需提前一周（7天）
告知市场策略专员和区域管理专员处并将新计划一同上报。
扣发市场推广考核积分（5分）
费用变动
代表处在使用区域市场推广费用时按照上报的市场费用使用计划内容去执行,如有变化需提前一周（7天）告知市场策略专员和区域管理专员处并将新的费用使用安排上报
扣发市场推广考核积分（5分）
费用真实
代表处市场推广费用在未经产品推广部批准的情况下不得将其挪为“它”用。
扣发市场推广考核积分（1０分）
上报规范
代表处上报市场费用使用凭证时按照要求和规范去做（对凭证数量和“质量”的要求及粘贴的要求）
扣发市场推广考核积分（5分）
四、信息反馈考核条目及考核标准：
评估项目
评估原则
违反扣除分值
反馈及时
1）代表处能够严格按“信息反馈时间”反馈信息，不影响市场信息的统计工作
7
2）代表处能及时提供市场上的重要信息，如竞争对手新品上市,且提供竞争对手的单页、媒体广告、软文等（可传真或邮递）
2
内容完整
报表中各栏目填写的内容充实，没有填写敷衍了事的情况
7
信息真实
信息量浩如云海，代表处应辨明真假,提供真实信息,对于信息数据，应作适当的矫正
3
信息有价值
代表处应提市场敏锐力，挖掘有价值的市场信息,特别如竞争对手将要采取的新举措等
３
分析够深度
代表处应采用科学的方法分析信息,从较高的层面分析信息
3
沟通积极
代表处能积极的与总部市场信息负责人进行沟通，提出问题、有建设性的意见等
5
五、广告形象评分标准
评估项目
评估原则
违反扣除分值
跨级联系
与代表处合作的当地广告公司或媒体将广告修改后没经代表处市场专员审核而直接上报者
10分
广告过期
每一个主题性的广告只能在当时活动的时间内有效,超出活动时间，还在使用此广告模版者
10分
申请合格
不得口头申请菲林
5分
填写规范
填写了总部发放的《ＸX代表处平面广告申请表》（表7）表格模版,但不规范者
2分
上报时间
广告申请不按规定的时间流程申请,如有当日申请当日要菲林等要求时间特别紧急的情况
3分
ﻫ注：
从第三次开始,以上项目每出现一次同类的错误将扣除各项积分,从执行的第二个月开始,将不会有个人书面警告和全国通报批评，直接进入每月的累计扣分制度。
六:
公关传播考核标准:
1、考核评定
➢考核采取10分制。
其中满分为1０分。
媒体发稿篇数和字数各占５分。
➢ 省市级和地区媒体权重系数为2:
1。
➢考核分数得出公式为：
分数=５（2Ａ+Ｂ）/Ｃ+5（2D＋Ｅ）/F
A:
共同确认的省市级重点媒体发稿数量之和。
Ｂ：
共同确认地区媒体发稿数量之和
C：
总部下达发稿篇数任务数量
D：
共同确认的省市级重点媒体发稿字数之和
E：
总部确认的地区媒体发稿字数之和
Ｆ:
总部下达发稿字数任务数量
➢分数大于或等于1０分为达成目标，低于1０为不合格。
➢考核获得满分10分者全额给付浮动传播费用。
不足10分者，按照所得分值给予一定比例的浮动传播费用。
（如,某代表处在考核中获得7分，则给予浮动传播费用的７0%。
以此类推。
）
２、奖惩说明
➢当月全国排名前三位（分数大于10方为有效）的代表处市场专员给予4０0、300、2００奖励，同时予以全国通报表扬。
对虽未进入前三位,但工作表现突出的代表处市场专员给予１0０元优秀奖。
（奖励费用由公关传播部费用中支出）
➢ 连续三个月考核未完成传播任务，扣除第三个月浮动部分其中的全部传播费用。
➢如未按要求及时反馈《月度市场推广活动总结表》传播活动总结部分,将扣除该代表处下月传播费用浮动考核部分，并从第二周开始停止提供传播稿件。
➢ 一旦发现代表处在填写总结表传播活动总结部分的过程中有虚假行为,将扣除三个月浮动部分传播费用,并追究市场专员及首代的直接责任。
➢ 传播考核结果记入首代年终综合考评项目。
注意事项:
1、代表处的月度任务量根据公司公关传播每月诉求点的不同及各代表处的执行情况做适当调整。
2、正在进行的16个代表处“我的时代、我的选择”奔4栏目合作内容不列入日常传播的考核范围。
3、“省市级重点媒体”由总部与代表处共同确认３家左右。
4、代表处考核为代表处发稿,由总部直接发稿不计算为代表处完成任务。
5、本考核制度解释权在公关传播部（）。
6、传播考核统计表请发邮件至:
张垒;（０７5５）37９3090:
并ＣC至程琰焱
七、代表处月度产品推广部市场推广活动考核流程
ﻬ第四节、代表处月度市场费用拨款流程
注:
《拨款额度表》是指《代表处月度市场费用拨款额度表》。
图四、代表处月度市场推广费用下拨流程图
第五节、代表处月度市场费用报销流程
第二章、信息管理
一、信息反馈目的
促进代表处和公司总部更加了解市场、更加系统而有效、有针对性的服务市场、提升产品形象、提高销量及顾客知晓度和顾客满意度。
为代表处和公司总部更加及时、有针对性的制定市场策略提供信息平台。
建立畅通的信息沟通渠道，使代表处与总部、代表处之间进行充分的信息共享,由此达到区域与总部、区域之间的取长补短,优势互补。
二、信息反馈的内容
1、信息内容:
代表处反映的信息内容包括区域市场动态信息、销售量信息、经销商信息、竞争对手信息与消费者信息五个部分。
2、信息采集:
●第一手信息:
可以从代表处员工相互沟通中来、从与经销商的沟通中来、从对顾客的观察、调查中来和对竞争对手卖场的观察、调查中来；
●第二手信息：
第二手信息中的公司内部信息有销量统计、消费者反馈意见等;第二手信息中的公司外部信息有政府报告、报刊资料、网上信息等。
信息采集应注意其科学性,如在作抽样调查时应考虑其抽样合理性。
3、信息分析:
信息分析的目的是为了寻找适应市场的策略、寻求突破点,信息分析主要分为如下几个方面：
销售量结构分析；
各产品的产品力分析;
市场整体状况分析;
市场走势预测;
区域市场需求分析；
竞争对手策略分析;
提供策略建议。
三、信息反馈的方式、方法
1、信息反馈代表处关联人：
Ø信息提供者：
代表处首代、卖场专员、经销商、消费者等；其中需注重从代表处首代、经销商和消费者当中获取信息。
Ø信息整理人：
市场专员;
Ø信息审核人：
代表处首代。
2、信息反馈总部关联人：
总部产品推广部信息分析专员。
3、信息反馈方式:
Ø信息反馈方式采用模板填充式（见附录模板《代表处周信息反馈表》（表６）、《代表处月度市场推广活动总结表》（表4））,即由总部产品推广部提供报表模板，由各市场专员按模板填写。
填写完成后使用Ｅ-maｉｌ传递给总部产品推广部信息分析专员。
Ø专项调查的表格临时定制，传递方式同上。
Ø临时重要信息可由市场专员通过电话、Ｅ－ｍaｉl、传真邮递（传真邮递指的是竞争对手的单页、媒体广告、软文等）传递给总部产品推广部信息分析专员。
4、信息反馈时间:
Ø《代表处周信息反馈表》（表６）在每周四上午１2:
0０之前反馈;
Ø《代表处月度市场推广活动总结表》（表4）在每月的１0号反馈,所涉及内容为上一月的；
Ø专项调查的反馈时间以临时下发的通知为准;
Ø其他重要信息及时传递;
Ø如有特殊情况不能准时报送以上信息，必须事先写报告给总部产品推广部信息分析专员批准。
四、信息反馈准则
1、周信息反馈表
Ø数据统计时段：
《周信息反馈表》（表６）中的销售数据的统计范围为上回报表填写日到本次报表填写日前一日之间的时段（即上周四到本周三）。
Ø明细项目说明:
区域：
各代表处所辖地区的各大城市。
对手情况:
各个竞争对手在代表处所辖地区的动作，和其主打产品销量变化。
2、月调查报告
Ø调查对象：
被访者必须是18岁以上,具有独立思考能力及清晰的表达能力的人。
Ø报表中明细项目说明：
购买者倾向：
指的是为何购买此产品而非其他产品的原因。
需求倾向：
指目前消费者需要怎样的产品、外设品,青睐怎样的促销形式，需要加强哪方面的服务等。
Ø调查报告的具体调查问题设置由各个市场专员根据客观情况可对模板中设置进行更改,但不得擅自删除。
Ø由于市场原因导致的调查问题的针对性更改将灵活进行,市场专员可进行问题更改的提案。
3、月市场总结报告
Ø总结中要包括对一个月来市场策略和市场运作的反思，思考在市场推广中的优点及存在的不足。
Ø总结中要对自身及对手的竞争力进行比较,对市场的分析、思考和预测。
Ø如遇新品推出的月份，在新品推出后一个月内的市场总结报告须以新品总结为主。
（模板在当时下发）
第三章、形象管理
一、目的:
规范TCL电脑公司的广告形象，提升公司品牌形象，提高各代表处的销量及顾客知晓度和顾客满意度。
二、主要内容：
1.广告形象管理
2.产品及促销形象设计及管理
3.代表终端物料形象管理
4.简单物料制作
5.媒体策划与管理
三、组织结构
1、代表处关联人：
代表处市场专员、代表处首代
２、产品推广部关联人:
产品推广部经理、市场策略专员、广告形象专员、区域管理专员
四、管理规定
１、硬性广告
１）、在总部模版的基础上作改动的硬性广告：
对于每个主题的硬性广告，产品推广部广告形象专员都会将设计稿的黑白稿放到公司外部网（）上,文件大小为3０0ｄpi，文件格式为“．ｊｐｇ”，文件尺寸（宽x高）分别为:
大报横通（3５0ｍmx８0mm），小报横通（240mｍx7０ｍm），大报1／4竖版（1７０mmx240ｍｍ）,小报1／4竖版（12０mmx1７0mm）,此广告经销商资料（包括经销商名称、经销商电话）和代表处资料（包括代表处名称、地址、电话、公司网址等资料）这二栏已留出空位，供代表处做广告时自己填写,其它任何地方都不得改动。
若广告模版上的产品与当地代表处需要宣传的产品不同，在不得改动整体版式的基础上,代表处可以就产品型号、配置、和价格作改动,修改后，市场专员必须就所修改的内容认真核对,包括Ｉntel报销规范，在自己确认无误后,以300dpi画面清晰的“.ｊｐg”文件提前一天报给产品推广部代表处接口人，由产品推广部代表处接口人转交广告形象专员、Iｎtel审核专员、广告策略专员进行审核，然后三人将审核结果书面汇总给产品推广部代表处接口人,由其转交市场专员，在修改稿双方确认无误后，代表处市场专员必须收到三方（广告形象专员、Intel审核专员、广告策略专员）签字后,方可刊登广告。
2）、对于特殊要求的广告菲林申请：
代表处制作特殊尺寸或彩色的媒体广告时（与总部提供的广告模版不同）,必须提前四天把填写好的由总部下发的菲林申请表格（见附件一）,提交到产品推广部接口人处,再由产品推广部接口人整理签字确认后报到广告形象专员处进行制作。
各代表处的市场专员必须认真详细的填写《代表处平面设计申请表》（表７），如有不详或申请不规范,总部将退回各代表处并要求重新填写，申请时间从再次修改提交表格的时间算起。
如果菲林申请时间特别紧急,如当天申请当天要菲林（少于四天）总部有权拒绝按申请的时间寄交菲林或延迟出刊日期。
3）、申请表格的填写:
申请表格中的内容必须认真详细的填写，在广告内容备注的表格里关系到的是广告中所涉及的内容,代表处视自身的需求填写,如已填写的信息将在广告制作中表现出来,如不填写内容将一律视为在广告中无需表现出来。
表格里的内容要确保准确无误。
1、终端物料：
1）、代表处黑白单张的印刷:
对于每个主题的黑白单张，产品推广部广告形象专员都会将设计稿的黑白稿放到公司外部网（）上,文件大小为３00dｐi,文件格式为“.jpg”,黑白单张分为正反二个面，一般文件尺寸为大１6开（21０ｍmｘ285mｍ），如有特殊尺寸另行通知。
黑白单张的正面一般为广告的创意面,原则上不能改动，除非正面有产品型号、配置及价格等，单张背面的产品型号、配置及价格等若与当地代表处需要宣传的产品不同,在不得改动整体版式的基础上，代表处可以就产品型号、配置、和价格作改动，修改后,市场专员必须就所修改的内容认真核对，在自己确认无误后，以30０ｄpi画面清晰的“.ｊpg”文件提前一天报给产品推广部代表处接口人,由产品推广部代表处接口人转交广告形象专员、和广告策略专员进行审核,然后二人将审核结果书面汇总给产品推广部代表处接口人,由其转交市场专员,在修改稿双方确认无误后，代表处市场专员必须收到二方（广告形象专员、广告策略专员）签字后,方可进行印刷。
2）、代表处彩色单张的印刷：
代表处彩色单张菲林申请请认真填写《代表处平面设计申请表》（表7）
升级会员 