宾客来访接待管理办法.doc
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咸宁市幸乐食品有限公司
咸宁市幸乐食品有限公司文件
咸幸乐办〔2015〕28号
关于下发《宾客来访接待管理办法》的通知
公司各部门：
为规范公司的接待管理工作，按照热情、周到、节俭、高效、廉洁原则，逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设，不断提高接待工作效率和水平，结合前期各类宾客来访参观所积累经验,特修订本办法。
请大家遵照执行。
特此通知
咸宁市幸乐食品有限公司
二〇一五年八月十五日
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咸宁市幸乐食品有限公司
咸宁市幸乐食品有限公司
宾客来访接待管理办法
一目的：
规范公司的接待管理工作，按照热情、周到、节俭、高效、廉洁原则，逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设，不断提高接待工作效率和水平，结合前期各类宾客来访参观所积累经验,特修订本办法。
二范围：
用于规范公司各类宾客人员来访的接待管理工作。
三管理原则：
㈠归口管理原则
1.政府主管部门（含市、开发区）领导、重要新闻媒体记者、公司领导所安排的其它单位领导人员来访，由行政管理中心牵头、市场部、销售部等部门共同配合，做好接待事宜工作。
2.非涉及公司层面直接与各部门联系工作的一般外单位人员来访或涉及较强业务性接待事务，由对口部门具体负责接待工作，行政中心提供协助，如对口部门不明确的则由行政中心统筹安排接待。
3.新开发客户（包括潜在重要客户）来访、售后投诉分别归口由销售部牵头负责。
㈡接待工作基本原则
1.坚持服务经营发展和效益原则。
根据企业发展规划，积极主动宣传企业形象，强化公共和品牌意识。
2.坚持规范化、标准化、流程化、制度化的原则。
3.坚持勤俭节约、热情周到的原则。
4.坚持各职能部门设置专职人员负责对口接待的原则。
四各部门及相关人员职责
㈠来访者
1.门岗处登记，登记完成后在门岗处领取临时出入牌。
2.受访人员前往门岗接待来访者并将来访者直接带往受访地点（或部门）。
3.来访结束后，来访者按路线回到门岗处，并将临时出入牌归还至门岗处后即可离开（如携带工厂内物品离厂需受访者提供《物资放行条》（附表三）给来访者，门岗回收《物资放行条》并确认无误后及时予以放行）。
㈡行政管理中心（门岗）
1.门岗须问询来访人员目的，回复并进行《来访人员登记表》登记（附表二）。
2.门岗负责了解来访人员的目的和要求落实各环节的对口接待人员、地点、会务、后勤支持等准备事宜，通知各相关部门责任人做好接待过程中的组织协调和各类事务性工作，并安排来访人员在门岗处等候并联系受访部门人员前往接待（如已填写预约单根据预约单联系受访部门人员前往门岗处接待）并发放临时出入牌。
3.门岗须安排来访车辆停车位（送货车辆要引导司机按规定路线行驶并时刻关注送货车辆动态）。
4.门岗须车辆离厂时进行登记（送货车辆需打开车厢检查并给门岗递《物资放行条》（附表三），门岗回收《物资放行条》并确认无误后及时予以放行）。
㈢受访部门
1.尽量做好提前预约，填写《预约·来访表》交行政管理中心。
2.协助来访者在门岗进行《来访人员登记表》登记。
3.提示来访者厂区内禁止随意走动，受访完毕后将来访者原路送行至门岗处。
4.认真做好接待过程中归属本部门职能工作要求。
㈣其他：
办公楼/楼外、公共区域卫生、各参观场所应提前打扫干净，各部门各自搞好本办公室卫生---行政中心和相关部门负责；
五接待流程及来访分类
㈠有预约；受访部门提交申请表（附表一）→行政审核→门岗接待来访者并通知受访部门→受访部门接待→离厂→门岗进行离厂登记。
㈡无预约；外来人员到门岗→门岗询问并登记→告知行政→行政分类通知受访部门→受访部门前往门岗处接待→来访者离厂→门岗进行离厂登记。
㈢培训人员；培训部门提交名单与行政管理中心→门岗备案→培训部门安排接待相关事项→前往培训地点进行培训→培训完毕离厂（如需在食堂就餐需提前向行政中心报备）。
㈣若是特殊访客（如拆迁信访人员、精神异常人员、故意蓄意滋事者等）来访，门岗应做好解释工作，劝说其离开。
对劝说无效，仍强行入内滋事者，门岗可拨打报警电话（110），请公安机关出面帮助处理，同时向行政管理中心报告情况。
六车间准入类别、审批流程及相关要求
㈠车间参观
1.工厂参观通道参观
⑴审批流程：
陪同人员填写《车间参观准入申请表》（附表四）报行政中心负责人审批。
⑵陪同标准：
相关对口部门负责人陪同。
2.工厂车间内部参观
⑴审批流程：
陪同人员填写《车间参观准入申请表》（附表四）报总经理审批。
⑵陪同标准：
由行政中心负责人、相关对口部门负责人按照车间要求一同进入车间。
㈡外部人员车间维修
⑴审批流程：
外部人员（含外部技术员、设备供应商售后人员、设备维修员等）进入车间维修陪同人员填写《车间维修准入申请表》（附表五）报总经理审批。
⑵陪同标准：
由工程部及生产部人员按车间要求进入车间维修。
七重大接待要求
㈠凡来公司检查工作的各级领导、参观团、重要嘉宾，由行政
中心负责统筹接待工作、安排讲解员（原则上以PPT讲解和现场讲解相结合方式进行），并协调其他相关部门做好各自环节接待讲解工作，公司领导全程陪同。
㈡重要来宾来访参观时，各环节接待责任人、讲解员要热情、认真、主动详细介绍本部门/环节运作细节，做到言简意赅、百问不厌、热情周到。
㈢重要参访人员离开，由接待人员陪同送车，如有公司赠送的记念礼品一定要提前送到来访人员车辆上或者直接递交到来访人员手上。
送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围后方返回。
八接待注意事项
㈠接待来访人员要使用文明语言，如"您好"、"请问您找谁"、"请问贵姓"、"请问您是哪个单位的？
"、"请稍候"、"请您坐一下稍候"、"各位来宾，请随我来"、"谢谢"、“感谢XX总对我公司的关注，由于今天公司组织XX活动，实在不方便，届时我会主动跟您联系”等类似的礼貌用语。
㈡接待人员对宾客来访应热情主动迎接，主动引导客人到办公室或接待室交谈，如本人有事需要暂时离开办公室，应将办公桌上的文件、资料、贵重物品安放好，以免泄密或丢失。
㈢行政中心、销售中心等重要接待部门要做好各种可能突发事件的应急预案预演准备工作，要有应急预案，以便重要宾客来访时能随时解决宾客所提的各种疑问，并能随时提供实践演练来应对产品售后服务发生的各种突发事件的解决方法。
㈣各环节的接待人员要注意个人着装、修饰，男同事不得留长发、胡须，女同事不得浓妆艳抹，男女同事都不得染异发。
接待重要来宾参访时安保人员及生产一线人员要统一着装上岗。
㈤各位来宾在公司内的参观、检查等活动必须由当次接待总协调员、讲解员或对口接待部门接待人员全程陪同，重要来宾还应有公司领导、相关部门经理全程陪同。
㈥在参观过程中，所有接待人员要严格执行公司保密制度。
九附则
㈠违反规定，擅自提高接待标准或未经批准自行接待宾客，或接待工作中不作为为来宾服务过程中出现纰漏，在月度考核中减责任部门经理和责任人5分。
㈡在接待过程中出现重大安全事故，在月度考核中直接责任人
打0分。
并根据情况轻重追究法律责任。
㈢在接待过程中，因企业机密造成重大损失，按公司有关奖惩
制度执行。
㈣本办法自下发之日日起施行，由行政管理中心负责解释。
十附件
1.《预约·来访表》
2.《来访人员登记表》
3.《物资放行条》
4.《车间参观准入申请表》
5.《车间维修准入申请表》
附表一
预约·来访表（受访部门填写）
到访公司名称：
接待部门：
接待人：
到访时间：
月日时分至时分
联系电话：
职务：
到访公司
1、政府人员□
客户□
供应商□
同行□
其他□
2、是否用餐：
中餐□
晚餐□
3、是否用车接送：
是□否□
到访人员姓名
（不够可另附清单）
职务
性别
联系电话
目的：
1、是否需要准备礼品：
是□否□礼品要求（可另附清单）：
2、是否需要专人介绍公司：
是□否□
3、其他：
申请造访部门地点：
1、行政办公室□2、财务室□3、总经理办公室□4、会议室□5、研发室□6、化验室□7、接待室□8、食堂□9、仓库□10、成品仓□11、生产车间□12、门店□
需要其他部门协力内容：
部门负责人
行政总监
总经理
备注
注：
请至少提前一天将申请表交行政管理中心
1
附表二
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来访人员登记表
序号
日期
来访人姓名
来访人联系电话
来访人数
来访单位
来访车辆
被访人姓名
来访事由
进厂时间
出厂时间
门卫签字
1
2
3
4
5
6
7
8
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附表三
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物资放行条
表单编号:
日期：
年月日
所属部门
姓名
物品出公司
事由
出公司物品
及数量
共件
部门经理签字
行政中心签字
值班保安
出厂时间
以上情况属实，请核对无误后放行。
附表四
车间参观准入申请表
编号：
参观单位
参观日期
年月日时分
参观人数
人
申请部门
联系电话
准入地点
□参观通道□面包车间□干点车间□蛋糕车间□裱花车间□所有车间
参观原因
申请人：
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