外校接待方案.docx
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外校接待方案
大活工作部
外
校
接
待
方
案
策划者：
谌月
前言
武汉纺织大学大活工作部是校团委领导下的一个优秀的服务型组织，下设技术部、秘书部、活动部、外联部、宣传部五个部门，负责活动场地审批管理及为各校级组织和二级学院的大型活动提供舞台、灯光、音响等舞台支持。
为丰富高校间学生组织的建设经验和知识，大活工作部非常欢迎其他高校中职能类似的学生组织莅临本校进行交流和学习，研讨学生团体的发展规划和双方的交流和合作，从而加强与外校之间的沟通联系并取得共同的进步。
为了认真做好接待工作，有序安排好外校组织考察交流期间的行程，增强考察交流效果，特制订如下接待方案。
1、活动目的
1.加强和外校之间的沟通与联系，寻求进一步的合作。
2.共同交流学习，相互取长补短，从而共赢推进各自组织的创新和发展。
3.拓宽视野，了解并接受更多的信息，为组织的革新奠定基础并及时发现现阶段组织发展中存在的问题。
4.发掘本组织的特色，在突出强化特色的同时探寻更多的发展面。
2、活动主题
每个学校都有各自的特色，每个学生组织都有自己的优势和劣势，为加强各高校之间的联系，可通过此次跨校交流使双方组织发现自己存在的问题以及与众不同的特色，从而扬长避短，共同取得更好的进步与发展。
3、活动对象
武汉其他高校中与本组织职能类似的学生组织。
4、活动地点
校园各景，大学生活动中心演播厅、调音室、值班室。
5、活动具体流程
——前期准备
1.购买邀请函，填写并恭送邀请函。
2.交换彼此组织的最新资料，加强对对方的了解。
3.确定具体来访信息。
掌握来访目的、时间、时长、地点、人数、人员名单、具体要求等，提前一天将相关信息及时、有效传递给接待协助部门，同时通知参与接待人员。
4.宣传部及时在微博、微信等网络平台上进行前期宣传报道等事宜。
5. 提前准备好调音室及大活演播厅，做好卫生清理及布置工作。
各部门相关人员准备好介绍及解说的方案。
6.准备好交流中需要使用到的纸质及电子档资料、照片等。
7.确定相关接待人员迎接、陪同、送行。
8.根据需要安排用餐，用餐标准和费用视具体情况确定。
——活动当日
1.与外校联系确定到达的时间，提前在校门口等待。
2.双方会晤，进行自我介绍，相互熟悉。
3.带领外校组织交流人员参观校园并至大学生活动中心（或者提前订好小青蛙）。
4.带领外校组织交流人员至值班室，向其展示值班地点，介绍活动申请流程及注意事项，并展示活动申请表、回执单。
5.带领外校组织交流人员至调音室，为其介绍本组织相关信息以及各部门的职能，向其展示调音台、LED屏等设备及相关软件的使用，并分享交流举办内、外场活动的经验，同时拍摄交流时的照片，宣传部及时于网络平台发布活动动态。
6.带领外校组织交流人员至大活演播厅，为其介绍演播厅的构造，以及幕布、灯光、追光等设备的使用，同时开启音响、灯光等舞台效果，让交流人员可以亲身体验活动现场的氛围。
7.与外校组织交流下设部门的职能以及发展方向，各部门部长交流部门经验，在发展特色部门的同时紧抓其他部门，做到各部共同发展。
8.于演播厅合影留恋。
9.组织安排外校交流人员共同用餐。
10.交流结束，相关人员将外校组织送至校门口。
——活动后期
1.联系对方组织负责人，确定外校组织已安全抵达学校。
2.清理场地，整理并总结相关经验。
3.了解外校组织对此次交流的感受和建议，做好工作总结。
4.宣传部在微信、微博等网络平台上发布此次交流活动的相关图片及信息。
5.根据此次活动所总结的经验及问题，向各部门开会进行说明，并布置各自的发展改进的任务。
6.与交流的外校进行后续联系，保持良好的关系。
6、具体分工
主席团：
进行引领带队并分配相关任务（一男一女）。
外联部：
联系外校组织，确定交流的相关事项（到达时间、交流人员、人员人数、交流内容等），提前订好用餐地点，以及保持后续的联系（两人）。
秘书部：
购买邀请函，填写并恭送邀请函。
提前打印好申请表、回执单、大活工作部工作手册，以于交流时进行展示（两人）。
活动部：
准备好调音室、演播厅，进行清洁及布置（一人）。
技术部：
准备好设备使用手册以及介绍解说的内容（四人）。
宣传部：
进行活动的前期宣传、当日跟进、后期反馈、照片拍摄等宣传报道事宜（一人）。
主席助理：
最好本次交流活动的总结情况（一人）。
7、活动要求
1.交流内容、交流时间等以外校组织意愿为主。
2.与外校组织联系时注意礼貌，并传递想要保持长期联系以及寻求合作的想法。
3.相关人员提前于校门口等待，介绍人员要提前准备并态度友好、热情的进行介绍。
4.相关人员当天需佩戴工作证，提前到场确定各准备事项。
8、注意事项
1.选取地理位置离本校较近并有相关经验可供交流的外校组织。
2.如果当天天气状况不佳则及时联系对方，推迟交流日期。
3.活跃交流时的气氛，避免出现尴尬的冷场等局面。
4.如出现紧急状况，冷静听从主席团安排，从容处理。
9、经费预算
项目
单价
数量
总价
餐费
15
20
300
矿泉水
1
15
15
邀请函
5
1
5
打印费
0.1
50
5
总价
¥325
大活工作部修订
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