印章证照管理制度.docx
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印章证照管理制度
印章、证照管理制度
一、目的：
为了保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，根据公司规范运营、防范风险的管理要求，有效地维护公司利益，特制订本制度。
二、适用范围：
本管理制度所指的印章包括：
行政公章、合同专用章、财务专用章、法人章等具有法律效力的印章；证照包括公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保险登记证等合法证照。
三、职责使用权限
1、公司印章、证照由行政人事部进行管理。
由总经理确定具体的印章、证照保管及使用责任人（以下简称为印章、证照专管员）。
其主要职责包括：
根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁；制定公司印章、证照管理的规章制度和监督、检查印章、证照管理制度的执行情况；。
2、用印审批权限：
（1）、总经理审批类：
涉及金额较大的合同；
（2）、分管副总审批类：
一般销售合同、采购合同、房屋租赁合同；
（3）、部门负责人审批类：
参展合同、员工劳动合同及培训协议、员工在、离职证明、员工参停保及公积金参停；
（4）、无需审批类：
政府机关办事所需材料、投标文件、电费清单。
3、印章外带、证照借用及外带，必须由各部门直属分管副总审批确认。
4、公司各职能部门因工作需要使用行政公章、法定代表人章、合同专用章、公司其他业务专用章的，严格按照本制度的审批流程执行。
审批人对用印后果承担责任。
四、印章管理
1、公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取、归还印章时应予以登记。
2、公司各部门一律不得自行刻制公章。
3、印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。
4、印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。
专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，以明确责任，落实到人。
5、公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章的，或公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的，若为常规盖章事项，经办人在印章专管员处填写好《公司公章用印审批登记表》（附件1），由印章专管员对文件内容和所登记的事项予以核对，经核对无误的即可盖章；若非常规盖章事项，需由制订审批人签字审批。
6、财务专用章由财务部负责管理和使用；财务日常工作文件在单独使用法人章时，由财务总监审核后即可用印。
7、未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。
8、印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写《公章外借登记表》（附件2），经审批签字确认后，方可携带使用。
外借人员应对印章进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。
9、印章使用完后，需到印章专管员处归还并进行核销，填写归还日期；印章专管员应对归还的印章进行检查，确认无损后再行签字。
五、证照管理
1、公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。
2、证照专管员应把证照进行分类整理与保管，并按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。
3、公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人填写《证照借用、外带登记表》（附件3）；经审批人和证照专管员签字确认后，使用人方可借阅或复印。
有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回行政人事部进行销毁。
4、公司各部门因公务需外借公司有关证照的，由使用人填写《证照借用、外带登记表》（附件3）；经审批人和证照专管员签字确认后，方可外借使用。
外借人员应对证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。
5、证照使用完后，需到证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期；证照专管员应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。
六、罚则
严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。
违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。
七、其他
本制度自发布之日起施行，由行政人事部解释并修改。
附件1
公司公章用印审批登记表
日期
内容
分数
申请人
审批人
董事长或总经理
备注
附件2
公章外借登记表
公章名称
外借事由
外借人员姓名
批准人
借出时间
归还时间
附件3
证照借用、外带登记表
日期
证件名称
所属公司
使用人
批准人
归还日期
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