服装ERP系统运行流程及部门职责.docx
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服装ERP系统运行流程及部门职责
ERP部门职责及运作流程
一、研发中心-设计部
1、部门职责内容
（1、主辅料档案：
建立详细的原辅料档案信息；包括物料编码、名称、规格、单位、所属分类等基本信息。
（详见《物料编码规则》）
（2）、颜色档案：
建立详细、明确、方便记忆的颜色档案。
（详见颜色表）
2、部门操作流程
（1）、接设计图稿、根据《款号编码规则》，确定款号、款名、款式类型、季节、单位、颜色尺码（重要）等基本信息，如果是客户提供设计稿，需确定客户及客户编号。
注：
1、如果该款有对应的图片，首先该图片的大小要小于1MB；其次该图片需解密。
2、带‘*’为必填项，其他信息有可填写，没有可暂不填。
（2）、若款号档案建立完成、则需建立该款所用面辅料档案。
对面辅料的建档，首先要确定该物料所属种类；其次根据《物料编码规则》，在对应类别下面建立物料编码及明细信息；另外，确定物料名称，基础用量单位，成分规格，物料来源等信息。
注：
1、物料建档时，需在多单位菜单栏下将“是否使用多单位系数进行自动换算”打上勾，以便该物料有多单位时进行换算。
2、物料名称需规范统一，不可有同种物料出现多个名称或者多个编号的现象。
3、涉及客供辅料的问题，编码统一由开发部指定人员编写。
4、带‘*’为必填项。
（3）、对款号、物料档案进行日常维护，以便公司内部管理。
特殊情况的处理：
特殊情况：
先购料后建档
处理方式：
购料者将所购物料样板提交建档人，建档人根据样板建立物料明细，指定物料编码，同时将该物料编码提供给购料者，购料者凭该物料编码到仓库办理出入库手续。
二、研发中心-开发部
1、部门职责内容
（1）、款式档案：
每个款分别建立详细的款式信息；包括款号编码的唯一性，建立详细的尺码及颜色资料，严格定义该款式的分类信息。
（详见《款号编码规则》）
（2）、尺码档案：
分组分明细建立详细的成衣尺码档案
（3）、其他档案：
建立详细的尺寸档案、洗水印花档案、工艺部位档案等。
（4）、开制板单：
根据新的开发任务或者销售提供的客户要求信息，开制板单，录入确定板的明细信息。
（5）、物料计划：
板单需外购物料的计划，便于采购下单采购和仓库出入库，以及板单物料成本报价的核算。
（6）、成本报价：
板单物料成本的报出价，外发印绣花成本的报出价，车缝成本的报出价。
（7）、客供物料：
建立客供物料分类及物料明细。
2、部门操作流程
在本公司，开制板单分两种情况，一是我公司提供设计图稿，由板房开发样衣，然后根据客户的要求，对原板单进行修改，进而进行大货生产；其次就是客户提供的设计图稿或者样衣，由我司制作样衣，然后进行大货生产。
但无论哪种情况，进入ERP系统的都是板单确定板的资料。
板房操作流程
（1）、客户或者设计部提供确定板的图稿（确定板）（图稿必须包含对应的物料清单）
（2）、根据图稿，开制板单，确认板单号。
（3）、确认客户及其对应的款号。
（客户来源于销售、款号资料来源于设计。
）
（4）、建立该款的图样及其说明。
建立图样说明时，首先要注意上载系统的图片不能超过1MB；其次是录入图样说明时，所有标点符号需在英文状态下录入。
（5）、在数量分配中确认打板数量。
（6）、根据销售提供的资料，按客户的要求建立尺寸指示。
（7）、建立该板单的物料BOM表，即物料清单，确定物料类别、成分、规格及其物料来源、用于那些部位以及每个码得单件用量。
1、做完物流清单明细，保存之后，系统自动生成物料需求报告，审核对应的物料需求报告，做板单物料计划，通知采购下订单。
2、物料需求一经审核，原则上是不能对之前所做物料明细做任何修改，若修改需开启特殊权限，然后修改对应物料，点击“净改变物料需求”即可。
调整相应的物料清单，需有权限的人员才能调整。
（8）、根据客户的资料，建立工艺指示的明细信息。
建立工艺指示，若该工艺指示与前某板单的相似，可导入前板单的已审核的工艺指示；若该工艺指示已做Excel表格，可调整Excel表格的表头与系统格式一致，然后导入；若该工艺指示，既没有与之相同的板单，也没有Excel文件，可选择手工录入，手工录入时，标点符号需选择在英文状态下输入。
（9）、按照客户要求，录入包装及其他说明。
注：
所有涉及到标点符号输入的空格，标点符号需在英文状态下录入。
切换英文状态快捷键【ctrl+>】。
三、营销中心
1、部门职责内容
（1）、成本报价：
根据客户的要求或者设计提供的资料，整理提供详细的成本计价资料，经审核后向客户报价。
（2）、销售订单：
录入客户的订单和款式信息；确认颜色、尺码、数量，同时录入客户的单价便于形成相应客户的应收账款。
（3）、成品出货：
向仓库下达成品出货通知。
2、部门操作流程
（1）、接客户订单，确认款式、颜色、尺码、包装等其他信息提交到开发部。
（2）、进入订单管理系统，录入订单及客户信息，导入客户确定款式的板单；如果客户补单订货的，可导入以往的订单，只需在数量上稍作修改。
（3）、核对板单信息与客户要求是否相符,同时在款号及数量分配见面录入与客户协定的单价，及款式尺码、数量、颜色信息。
（4）、信息确认完毕，审核订单。
（5）、通知生产计划部们下大货生产制单。
（6）、按照货期，通知物流销售出货。
（7）、跟进客户，追踪应收账款。
四、生产中心-计划部
1、部门职责内容
（1）、生产制单：
根据销售部的订单，确立大货生产制单（开发部做好，生产导入，品控审核，跟单打印）
（2）、物料计划：
向生产部下达生产任务单，根据物料的在途量和净库存，预先进行预分配，便于采购下达采购订单，以及对库存的控制。
（3）、工序设置：
根据制单，设定裁床打菲工序。
（4）、发外加工：
外发工序的设定，外发合同的订立，外发物料及外发半成品的出库，外发成品的入库。
（5）、生产排期：
根据下单日期和要求货期，结合生产车间的生产力，进行生产排期。
（6）、领料通知单：
根据生产制单，下领料通知到仓库进行领料操作。
（7）、根据生产进度情况，跟踪成品入库。
2、部门操作流程
（1）、接销售订单，做生产计划（生产制单）。
（2）、导入销售审核完成的销售订单，生成一张新的大货生产制单，确认物料清单。
品控对生产制单进行审核，打印生产制单，安排生产任务。
（3）、通过下达的大货生产制单，一方面做物料需求分析，安排采购下订单；另一方面根据车间产能，进行生产排期。
（4）、设定好工序，通过生产领料进行大货裁剪，同时生成工票，以便计算工人工资。
（本厂生产领料：
首先到仓库管理模块当中出库子系统当中开生产领料通知，交给领料部门，领料部门凭领料通知到仓库领料。
领料通知分主料和和辅料领料通知单，两种物料需分开来开单，且都需从生产制单导入）
（5）、涉及外发生产，首先制作该单外发工序，然后根据外发工序生成外发加工单。
涉及到成衣外衣外发，需要外发领料的，凭成衣外发加工单，到仓库领料出库，外发给加工厂；外发印绣花的，凭印绣花外发加工单，到裁床领裁片外发至加工厂。
外发完工回厂之后，根据外发加工单办理入库。
入库分清正品和次品，便于和加工厂结算。
（6）、办理完外发入库，将外发加工单及入库明细单移交财务，做外发结算，形成加工厂的应付款。
（7）、通知销售跟单，该单已生成完毕。
（8）、所有生产完成，仓库已完成生产制单的入库，则对该生成制单结案，以便仓库结转专款专用物料，形成精确的库存数据，将结案单据资料递交财务，核算该单成本。
特殊情况处理：
对与我司常有客供辅料无法确定的状况，以至于影响到生产安排生产，采购无法采购面料的现象。
现解决方案如下：
（1）、销售先将客户确定的款式、大货面料、及客户的要求提交开发部，让开发部提前开制板单，对做好的板单进行审核。
注意，审核是对整个款的审核，对比如图样说明、工艺指示、物料清单、若还有资料没有到齐，可暂时先不审核，待资料收齐后审核相应细分模块。
（2）、销售导入审核后的板单，形成订单。
首先，核对板单信息是否有填写错误，其次，录入客户信息，填写大货单价；最后，核实相关信息，若没有错误，审核订单，通知生产做大货制单。
（3）、生产导入销售订单，形成大货生产制单，根据确定的大货面料，做物料计划，通知采购提前下面料的采购订单，以便车间生产。
（4）、在生产期间，若客户确定的客供物料到达我司，及时提交开发部，开发部立刻做进对应款的板单，然后审核物料清单，通知生产导入
五、生产中心-采购部
1、部门职责内容
（1）、供应商价格管理：
分物料、分规格、分颜色、分不同的送货方式和付款方式对物料进行价格定义。
（2）、物料计划：
查询制单物料计划、板单物料计划的计划审核情况。
（3）、请购：
对确定板前期打板物料、紧急物料或者非生产物资使用请购申请。
（4）、采购：
导入物料需求计划，或根据请购单进行采购，设置超数比例，控制供应商来货数量。
（5）、跟踪物料采购进度，形成采购结算单，通知付供应商款。
2、部门操作流程
（1）、根据制单或者板单物料需求或者备料计划，做好采购计划。
（2）、接生产计划部或者板房通知，根据采购计划，从制单物料计划或者板单物料计划当中导入需要采购的物料清单，下达采购订单。
（3）、下采购订单时，分主辅料、分供应商来下采购订单。
下采购订单时，需注意确认好物料名称、颜色、规格、以及设置好超数率，然后仓库根据采购订单办理供应商来货的入库手续。
（由供应商确认的采购订单需给物流一份、财务一份，便于仓库按单入库，和财务按单结算。
）
（4）、根据仓库的入库，结合采购订单，跟踪每张采购的订单的进度。
（6）、对确定板前期物料、非生产用物料、紧急物料的采购，可先填写请购单，然后从请购单中导入物料明细，下达采购订单，然后安排仓库出入库。
六、生产中心-物流部
1、部门职责内容
（1）、仓库档案：
建立完善的仓库档案体系，保证每个仓库都有实际的作用。
（2）、库位档案：
建立物料存放库位信息，确保库位档案真实有效，复核公司的实际情况。
另涉及到成品的库位档案实际上就是成品的品牌档案，且每个涉及到成品管理的所有仓库，其库位档案都必须是一致的。
（3）、物料期初：
管理主辅料及成品的期初数据，确保库存数据的准确性。
（4）、采购入库：
结合采购订单，供应商的来货单，对来料按照实际数量进行入库操作。
（5）、入库单价：
根据供应商来货数量和实际金额，确定及录入物料来货单价。
（6）、生产入库：
对已生产完成的大货制单，按照制单号、款号、尺码、数量进行成品入库操作。
（7）、一般出入库：
对非采购物资或者非跟单物料，进行出入库的操作
（8）、生产领料：
从领料通知单导入数据，给持有领料通知单的部门发货。
（9）、销售出货：
接销售部门的通知，对已入库的成品按照订单的款号、颜色、尺码等明细做发货操作。
（10）、物料销售：
对仓库积压、占用资金、且不会再用的主辅料可对外销售，减轻库存压力，提高资金周转的灵活性。
（11）、调拨：
对仓库与仓库之间、单与单之间、单与仓库之间所涉物料进行转借。
（12）、盘点：
调整账面数与实存数，形成更准确的仓库数据。
、
（13）、月结：
月末检测本月所有仓库单据是否已审核入帐，如果全部入帐完成，则启用月结，使仓库形成新的库存结存数、统计库存结存成本。
2、部门操作流程
A、入库
（1）、对于供应商来货，首先对照采购订单，在系统中由采购订单导入建立采购入库单，根据实际来货数量确认入库数量，核算物料实际单价，审核入账，形成库存数；将入库单据同供应商的来货单在规定的时间提交财务，以便财务做采购结算。
对供应商来货，在质检时若发现有次品，直接在采购入库当中开红单，将入库红单提交财务，冲减供应商应付款。
（2）、对于在本厂完成的大货生，根据制单号，严格从制单导入款号、尺码、颜色等明细，按照仓库实收数量入库。
在办理成品入库时，仓管对入库的成品一定要区分到每张生产制单，否则不予办理入库手续。
（3）、一般入库原则上只针对客供物料的入仓办理，有如果有某张生产制单的客供物料，需根据生产制单或者订单号，严格从该制单或者订单明细信息中导入客供物料的明细。
对于非生产制单用物料的入库，如入车间用低值易耗品，板房用布料等，需要进物流仓库管理的，亦从一般入库当中操作。
（4）、外发入库，外发成品回司，区分加工厂、区分正、次品、分仓进行办理入库手续。
办理入库手续时，按照外发制单号，严格从外发制单导入需入库明细，按照实际回司数量审核入库。
入库完成，将入库单同加工厂来货单明细提交财务，以便做外发结算，形成加工厂应付款。
对于加工厂来次品，需退还加工厂的，在外发入库当中针对该加工厂开红单，将入库红单提交财务，做外发结算，冲减加工厂应付款。
B、出库
（1）、生产领料：
每张生产领料单一定要对应到相应的生产制单，即每次生产领料，有领料通知单的，严格按照领料通知单单号，从系统领料通知单中导入相应的领料明细，而后确认实际领料数量；无领料通知单的，但是能确认到时哪一张生产制单需要领料的，必须从对应的生产制单当中导入相应的领料明细，以便于对专款专用的物料进行统计。
注：
对于生产领料当中，有用剩的物料退回到仓库时，需在生产领料当中对应到生产制单开红色退料单。
（2）、销售出货：
针对客户的订单，按照实际出货数量，进行销售出货的操作。
销售出货首先必须确定订单号，根据确定的订单号从系统当中选择该订单需出货的明细，填写实际出货数量。
注1：
客户退还回来的成衣，无需在入库当中操作，在销售出货当中针对该客户开一张销售出货红单即可。
注2：
成品库存管理不允许负库存出货，成品出库必须保证系统当中有足够的库存数量存在，否则不允许开出库单。
（3）一般出库：
对于非生产用物料的领用，如低值易耗品的出库，可通过一般出库操作。
（4）物料销售：
如果涉及物料销售的，确定销售物料名称、规格、单价、销售客户等明细信息，直接在物料销售中开物料销售单，确认入账之后减掉库存，形成对应客户的应收账款。
C、调拨：
涉及到两个仓库物料或者成品之间的位置改变，或者单与单之间的物料调动，又或者将跟单库存转为自由库存的话，都需在物料调拨当中开调拨单，完成物料调拨。
D、盘点：
盘点是为了库存数据更加准确。
要做盘点，首先做一张盘点表，然后录入实盘数，与账面数做比较，审核入账之后就将库存更新到实际数量。
E、月结：
一个月成品及主辅料都已经入账完毕，则进行月结统计，生成一张完整的进销存报表。
七、财务中心
1、部门职责内容
（1）、物料需求跟踪：
查询跟单物料的需求、计划、入库、领用及余料情况，帮助企业进行物料监控。
（2）、采购结算、外发结算：
根据采购入库单，外发入库单，针对不同的供应商、加工厂进行结算，生成应付账款单。
（3）、生产成本核算：
进行跟单成本核算操作，采集生产单所关联的物料、工菲录入、外发结算等实际发生的费用，录入其他分摊成本，形成实际的成本核算单。
（4）、收付款调整：
对供应商、客户的应付、应收款进行对单或者不对单调整。
（5）、收付款核销：
支付供应商或收到客户货款后，填写收付款单及进行收付款核销
（6）、供应商、客户对账单：
生成供应商或客户的业务、收付款、往来账款等详细对账单，方便与客户及供应商进行对账
（7）、供应商、客户余额表：
了解供应商、客户的收付款余额表，进行账龄分析，进行合理的财务预算和决策。
2、部门操作流程
A、报价
报价是指：
对确定的样板，在核算其成本的基础上通过一定的调整比率向客户报出的销售价格。
样板报价由两部分组成，一是成本价格，一是向客户报出的价格；成本价格由物料费用、制造费用、外加工费用、其他费用组成，各项费用都是根据实际情况核算，再给定相应的调整比率，合计形成样板的报出价格。
报价首选要确认客户、款号等其他基本信息。
做完报价，递交客户，由客户确认之后形成该款的订单价格。
B、成本核算
成本核算是生产管理的重点，对于已结案的生产制单，必须做生产成本的核算。
成本核算主要包含本厂物料成本、人工成本、发外物料成本、发外成本和其他成本；其中本厂物料成本核算的是通过领料通知及生产领料所发物料的成本，人工成本对应的是该制单下所有计件工资汇总，所有数据的来源于工票管理系统；外发物料成本是指该单所有外发物料的汇总；外发成本主要是指外发工序的成本；除了以上成本以外，还需要统计该制单其他成本的，则通过其他成本核算。
C、外发结算
当外发的加工的成品或者半成品回厂入库以后，凭外发入库单，外发加工厂的送货单等单据，根据实际入库数量，分正品次品对外发加工厂进行结算，审核入账以后形成对应加工厂的应付账款。
D、采购结算
根据仓库提交的采购入库单和供应商来货单，对照采购已提交的采购订单，针对每个供应商在采购管理子系统中做采购结算操作。
一张结算单只能针对一个供应商，且主辅料需分开开结算单。
结算单审核入账之后便形成针对该供应商的应付账款。
E、应付账款
客户的应收账款形成于销售出货，销售出货单由物流根据销售部门的出货通知发出，财务则根据订单销售出货单对系统单据进行审核入账，以便形成对应客户的应收账款。
F、月末对账
月末完成应收应付的日常业务之后，则系统自动统计每月的应收应付明细，形成相应的应收应付报表，通过应收应付报表与供应商加工厂及客户进行对账，如发现有差异，可以在系统当中进行对单或者不对单调整账面余额。
附件：
表一：
ERP新客户建档申请表
客户编号：
客户品牌：
我司业务员：
客户全称：
客户简称：
联系人1：
联系电话
手机：
座机：
联系人2：
手机：
座机：
传真：
联系地址：
签名：
日期：
年月日
表二：
ERP厂商建档申请表
申请人：
部门：
申请内容：
新增厂商□
申请日期：
年
月
日
修改厂商□
厂商信息
厂商全称：
厂商简称：
厂商类型：
联系人1：
联系人2：
手机：
手机：
座机：
座机：
传真：
传真：
联系地址：
1.0目的
1.1确保本文件能满足公司实际运行需求；会签前提出合理的修改意见，致高层会议讨论决定；
1.2经总裁最终签批后，本部门全体成员确保严格遵守执行。
2.0范围
各类管理手册、公司重要制度、程序文件、关键作业指导书和技术文件、重要通知要求等。
3.0时间顺序
上述重要文件先会签，经总裁正式签批后，再正式发放；（一般文件或通知不用会签，直接发放）
4.0职责
文件的编制、修订、会签、审核和审批。
A）相关责任部门编制修订；
B）各中心、部门负责人会签；
C）总裁批准。
文件会签一览表：
序号
部门
签名
日期
备注
1
研发中心—设计部
2
研发中心—技术部
3
营销中心
4
生产中心—计划部
5
生产中心—采购部
6
生产中心—物流部
7
财务中心
8
品控中心
9
10
11
12
13
14
15
文件会签表
广东公子一派实业股份有限公司
文件
名称
ERP部门职责及运作流程
版次
A02
文件编号
GZYP-CW-02
（一）、本文件发放范围
□总裁□总裁助理□人事行政中心□营销中心□财务中心□品管中心
□设计部□技术部□计划部□采购部□物流部□厂部□电子商务中心
其它
部门
签名
日期
部门
签名
日期
研发中心—设计部
研发中心—开发部
营销中心
生产中心—计划部
生产中心—采购部
生产中心—物流部
财务中心
品控中心
编制
审核
审批
日期
文件发放登记表
升级会员 