财务管理办法.docx
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财务管理办法
财务管理办法
一、总则
1．财务管理是物业管理的重要部分，正确处理好管理与理财的关系，是物业管理的首要问题。
2．财务管理的三方面任务：
♦有计划、合理地安排资金，为管理公司经营管理服务。
♦认真贯彻各项财经制度，维护财经纪律，实行财务监督。
♦加强经济核算，增收节支，提高经济效益。
3．配备专职财务人员，开户建账，建立一套完整的切实可行的会计核算制度，做好管理公司的经济活动记录工作。
4．做好年度财务预算，落实各项经济指标。
5．做好会计决算和利润分配报告，加强财务监督，改善经营管理，提高经济效益。
6．遵守各项有关法律、法令和条例，接受当地税务、银行、工商等部门的监督。
7．接受“会计事务所”对企业会计帐目的审查。
二、财务权限与职责
1．编制管理公司年度财务预算，制定各项经济指标，并报总物业经理审批。
2．监督管理公司的资金来源与运用情况，检查各项制度执行情况。
3．加强流动资金的管理，制定各部门的流动资金额，超出额度的财务部有权拒付。
4．公司的一切开支应由经手人做出计划报其部门主管经理签字，且经财务部经理审核无误报总物业经理审批后方可报销。
5．有权拒付违反财经纪律和违反财务规定的开支。
6．建立完善的管理费收费系统，及时足额收取管理费及其他费用，按发展商的要求必要时协助发展商各客户收取其他费用。
7．建立固定资产登记制度，防止固定资产流失。
8．建立完善的会计资料档案管理系统，保证会计资料的完整。
9．按上级规定，编制好各种财务报表，做好财务工作。
10．对超载财务权限，强行核销不合理开支，打击报复财务人员的行为，财务部经理有权向总物业经理及上级部门报告申述。
三、财务管理
1．财务部应根据国家要求，结合有关规定，认真进行财务处理与会计核算，及时编报各类财务报表，做到认真、及时、准确、完整地反映管理公司的财务状况和经营成果。
2．财务部应严格控制各类费用开支，业务招待费的提取按国家规定，可以在业务收入限额内据实列入管理费用，并按如下标准提取：
全年业务收入额在人民币1，500万元以下的，不超过年业务收入额的千分之五；全年业务收入在人民币1，500-5，000万元的部分，不得超过业务收入的千分之三。
3．财务部应严格内部管理制度，建立健全现金及各种存款的管理，做到日清月结，帐帐相符，及时清理未达帐项，每周编报一次资金日报表，以便管理公司及时掌握资金使用情况，合理使用资金。
4．严格各种费用管理，杜绝假发票、空白条，杜绝不合理、不合法的费用支出。
5．公司发生的维修费，数额在一万元以下的，可一次进入当期费用，超过一万元的可采用分期摊销的办法，分期进入费用。
低值易耗品的摊销方法采用“五五摊销法”。
四、固定资产的管理
1．按现行会计准则规定：
使用年限在一年以上的房屋及建筑物（不包括临时性的简易设施）、机械及设备、运输工具（汽车等）及其他设备（计算机、传真、移动电话、汉显寻呼机）等价值在人民币2，000元以上并且使用期限超过两年的，均可作为固定资产处理。
凡不具备以上条件者均列入低值易耗品。
2．各单位如需购置固定资产，须先报人事行政部，纳入统一规划，并写专项请示会签财务部，人事行政部，由财务经理及人事行政部经理审核后，报总物业经理批准同意方可购置。
3．购置固定资产后，应及时到人事行政部和财务部办理入库手续，登记上帐后方可报销。
费用按财务有关规定办理。
4．外单位馈赠的固定资产，应及时申报并办理手续纳入公司财产帐，因机构变动而发生的固定资产转移也应及时办理有关手续。
5．固定资产属工程部使用的由工程部管理，建立固定资产卡片。
其余设施如建筑物、宿舍、食堂、照相机、复印机、传真机、空调机、电话、车辆、计算机、电视机等，由设施所在部门负责管理，建帐立卡，帐卡相符。
6．固定资产如个人使用，由个人保管，需在人事行政部办理领用手续。
各部门公共使用的，由各部门领导指定专人负责领用保管。
如发生人为损坏或丢失，由负责人赔偿。
7．如工作变动需要变更使用人时，新旧使用人应及时到人事行政部办理过户手续，长期出国或调出公司时，应办理清退手续。
8．固定资产要清点造册，登记入帐，由财务部统一设立固定资产卡片，固定资产明细账及固定资产总帐。
每年年底由财务部负责组织各部门有关领导对固定资产进行清点核对一次，做到帐物相符。
出现盘盈盘亏时要及时上报，尽快妥善处理。
9．按国家税法和会计制度，公司必须按月提取折旧费，固定资产折旧提取方法采用平均年限法，残值预留10%。
10．固定资产的调出，变卖和因失去使用价值需要报废时，由财务部会同人事行政部进行审查与技术鉴定后报总物业经理批准，进行财务处理。
凡属人为造成固定资产报废或损坏，必须上报总物业经理并追究其个人责任及相应的处罚。
五、流动资金管理
1．非商品资金管理
非商品资金包括现金、物料用品、低值易耗品和待摊费用等。
1．1必须严格控制非商品资金的占用，核定额度，严格管理。
1．2购置必须有计划，经批准，手续合法完备，否则财务不予报销。
1．3贯彻执行国家关于现金管理有关规定，凡超出现金管理及现金支付数额大的，需总物业经理批准。
1．4当天收取的营业款、代理款，一律当日送银行，不得坐支现金。
1．5报损的低值易耗品，必须查明原因，分清责任，报财务部处理，凡属人为的损失，必须上报总物业经理并追究个人责任。
2．结算资金管理
结算资金是企业在经营活动中发生的货币业务，包括银行帐款，应收应付往来帐款等。
2．1管理公司的银行帐户，不准借给其他任何单位和个人使用，更不得出租帐户收取手
续费，因特殊情部，代转达款项时，须经主管经理批准。
2．2任何人不得借用公款，情况特殊的，须经主管理经理批准，写明还款时间，财务部在其个人工资中扣回。
2．3及时清理往来帐款，凡人为造成死帐的，必须追究个人责任，上报总物业经理处理。
2．4及时清理债权、债务，防止拖欠款项。
2．5任何人不得以任何手段搞贪污，挪用公款及个人收取佣金等违法行为。
六、费用管理
1．费用管理原则
1．1坚持勤俭节约的原则，努力降低费用水平。
1．2准确执行有关财务规定，严格遵守费用开支范围。
1．3加强各项开支计划管理，实行财务监督，财务部行使好财权。
1．4一切付款票据，必须是合法的发票，白条不得作为报销凭据。
1．5严格控制费用，严禁在使用费用中假公济私。
1．6凡属费用范围开支，由部门经理签字，经财务部经理审核（有权提出异议），报总物业经理批准后方可报销。
2．费用开支标准
2．1工资：
按“工资管理规定”执行。
2．2劳动保险费：
按市劳动保险部门有关规定和“社会保险规定”执行。
2．3差旅费（附明细表）
差旅费费用报销标准如下（指中国境内）
单位：
元
交通工具
住房标准
市内交通费
出差补助费
其它
火车
轮船
飞机
其它交通工具
总物业经理
（副总）
软席车
一等舱位
商务舱位
按实报销
300
25
65
部门经理
软席车
二等舱位
普通舱位
按实报销
200
15
60
部门副经理
硬席车
二等舱位
普通舱位
按实报销
200
15
55
其他一般人员
硬席车
三等舱位
按实报销
150
10
50
注：
1.出差天数计算：
每天以北京时间六点始直至24小时为一天计算标准，不足8小时/天，
视作出差半天计算；
2．出差人员出差返回五天内须到财务部办理报销手续。
2．4业务招待费：
凡属接待、公关费用，由各部门负责人提出申请，交财务部经理审
核后报总物业经理审批。
各部每月应酬费开支指标如下：
（单位：
人民币）
总物业经理：
金额在7，000元内
副总物业经理：
金额在5，000元内
物业部：
金额在2，000元内
工程部：
金额在2，000元内
人事行政部：
金额在2，000元内
财务部：
金额在2，000元内
保安部：
金额在2，000元内
2．5本规定未列条款按国家现行规定办理。
3．总物业经理权限
凡公司发生之费用（含购入固定资产），金额在人民币20，000元（含人民币20，000元）以下的由总物业经理签署，超过此权限范围的由发展商批核。
若总物业经理因公出差或私事需外出时，职责权限可暂由副总物业经理代理，待总物业经理回来后审定。
4．报帐及记帐程序
流程负责人
报帐人凭原始单据填制“报销审批单”验收和证明人
负责人审批所属部门之经理
会计复核财务部
财务经理审核财务部
总物业经理审批总物业经理
出纳凭单付款盖收讫章报销人签名
编制记帐凭证出纳
复核财务部经理
记帐出纳、会计
汇总会计
保管财务部经理
5．支票使用流程
流程负责人
申请人填写支票使用申请单，包括姓名、申请支票之员工
申请内容、部门、金额及付款单位、帐户
部门经理审核内容并签署所属部门之经理
总物业经理审阅内容、批准申请总物业经理
财务开具支票，并在支票上填写日期，财务/出纳
付款单位，帐户及金额（或限额）
交总物业经理最后审批，加盖私章，总物业经理
支票生效
申请人领取支票并在财务部登记签字申请支票员工
取回发票，填写“费用报销单”，按
正常报销途径报销后销帐
6．借款流程表
流程负责人
借款人凭已批准的购物申请单、借款单、应酬费用借款人
预借单，写明借款事由、金额、使用日期等内容
所属部门负责人签字批准所属部门负责人
财务部审核有关单据财务经理/会计
呈交总物业经理审批签字总物业经理
借款人、所属部门、财务各留一份
财务出纳支付款项财务出纳
借款人签收借款人
7．采购程序
流程负责人
采购人员须事先征得所属部门经理及人事行政采购人
剖经理同意，询价后，填写购物申请表
所属部门经理，及人事行政部经理批准签字所属部门负责人
/人事行政部经理
呈交总物业经理审核，签署总物业经理
采购如需借支，请按措款流程办理采购人
购物后由人事行政部指定的验收员验收，并填写验收单采购人
采购人员填报销单，按报销制度报销采购人
8．货品进仓程序
流程负责人
货品经验收后，验收人填写验收单（一式四联）验收人
仓库人员据验收单填写物料、固定资产、仓库人员
工具入库单（一式四联）
仓库人员设卡，对财产和物品登记并妥善保管仓库人员
采购人员、仓库、人事行政部、财务部各留采购人
存验收单、物料、固定资产、工具入库单一份
材料人员凭发票、验收单、物料、固定资产、采购人
工具入库单，购物申请单，借款单等单据按
报销制度报销
货品入库后，纳入库存材料及固定资产仓库人员/财务部
管理体系/人事行政部
9．货品出仓程序
流程负责人
填写一式三份的领料单领货人
部门负责人审批并签署所属部门负责人
持领货单到仓库领料领货人
仓库人员根据领料单发给员工申请的物料仓库人员
核对后由发货人及领货人在一式三份的领货单上签名领货人
退回领货人其中一联，作为部门存档领货人
领料单正本作出仓记录存档仓库人员
将其中一联副本累计后定期每月两次交予仓库人员
财务部以便核对帐目
对仓库物料进行详细登记,随时按部门负责人仓库人员
的要求,查询库存情况
每月月底将库存记录交予人事行政部和财务部,仓库人员
以便核对每月结余
每月月底进行盘点,编制盘点表（一式三份）,一份自存仓库人员
一份交财务部,一份交人事行政部,以便清楚货品出入库情况
七、财务报销制度
1．填写购物申请表，报主管部门经理审批，再报总物业经理审批。
2．物品买回后，经手人必须持有国家认可的发票，并在发票背后签字，再找验收人按发票上所列物品的品名、规格、数量等有关内容进行验收，验收妥当后在发票背后签上验收证明人的名字。
（如属物料用品，固定资产类的，验收后要开入库单（一式三份），并要注明固定资产是属哪个部门使用的，存放在何处），再填制有关报销单，按报销程序进行报帐。
3．如属港币支出，可按当时汇率折算人民币给报销人。
4．所有的报销单据必须由报销人填写，由部门负责人及总物业经理签名方可认可。
5．出纳员只能将报销费用交予报销人，不可转收，支付后立即在报销单上注明“已付”字样。
6．预借费用
6.1预借应酬费应填写“应酬费预借单”，由各部负责人签名后，报交财务部经理审核备案后交总物业经理签批，并凭此单到财务部预借现金或支票。
6.2采购方面在采购前需要预支费用时，应填写“购物申请表及借款单”，由部门负责人批准后报总物业经理签字批准，凭“购物申请单及借款单”到财务部办理有关手续。
6.3如公司派人员出差需预借现金，则由员工填写借款单上交部门负责人及总物业经理审批预借，出差回来后五天内应到财务部办理有关手续，过期不办者，财务部有权在其本人工资中扣回预借金额。
6.4出纳员应对所有的借款单进行详细记录及注销手续。
7．采购（指大单采购）
7.1由申请人填写“购物申请单”并附样品或物品型号、类别说明，上报部门负责人审批。
7.2交至人事行政部，由人事行政部安排采购人员多方取得报价。
相比较后确定合适的价格再由总物经理签名确认，采购货物金额在人民币5，000元以上的应取得两个或以上的报价，采购人员应了解现有物品情况，做到不盲目进货。
8．收货及领货
8.1进货单据齐全
A．收货人员按发票上所列物品的品名、规格、数量等有关内容进行验收并签名，收货人员必须注意进货质量。
B．货品经验收后需经手人和验收人在发票后签名，并由财务人员对货品作详细记录及安排有关人员进行保管。
8.2各部门员工应本着节约成本的原则按照实际需要领取所用物品。
A．先填写申请单，送交上级主管批核。
B．再送交本部门经理签批，方可领取，财务人员应对申领单进行保存登记以便保证货品的充足。
9．现金使用说明
为健全财务制度，堵塞漏洞，凡发生额在人民币500元以下的零星支出，可用现金支付外，其余一律用支票支付。
八、预付帐款的合同管理
凡对外签订购货合同，必须报财务部备存一份复印件，财务部根据签订的合同内容，付款方式去预付货款，待合同结束后，再根据验收人开出的证明或入库单进行帐务处理。
九、资金使用、统筹的管理
为合理地使用、统筹资金，各部门凡需购买物品用款，需事先提前3-5天报计划到财务部备案，以便合理地统筹资金。
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