员工档案管理制度-百度版.docx

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A西公司

文件名称：

员工档案管理制度

文件编号：

A-002

文件版本：

1－0

发行日期：

2015年4月15日

核决：

审核：

拟制：

修订记录

修订日期

修改后版本

修改内容

修改人

审核人

核决人

文件编号：

A-002

A西公司

第1页，共3页

文件版本：

1－0

员工档案管理制度

修订日期：

2015年4月15日

1目的

为了加强及规范员工档案管理，有效保守档案机密，维护A西公司全体员工人事档案材料的完整，为离职人员背景调查提供档案依据，特制定本制度。

2适用范围

公司全体人员，包括公司正式员工、试用员工及各种临时性工作人员。

3档案内容包括

3.1《档案材料一览表》，装入档案的材料，需在本表内详细记录或对应文件后面划勾“√”。

3.2员工个人简历（员工提供或公司档案保管人员自行打印）。

3.3应聘人员履历表（公司提供表单，应聘人员手写）。

3.4身份证复印件（员工提供）。

3.5健康证复印件（员工提供有效期内健康证及复印件，公司档案保管人员验原件，收复印件）。

3.6最高学历证书复印件（员工提供）。

3.7最高学位证书复印件（员工提供）。

3.8上一家工作单位离职证明原件（员工提供）。

3.9社保卡复印件（员工提供，并手写卡号，签名）。

3.10银行卡复印件（员工提供，并手写卡号，签名）。

3.11职业资格证书复印件（员工提供）。

3.12其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件等复印件（员工提供）。

3.13员工劳动合同原件（公司保存份）。

3.14职务任免通知、文件（工作中涉及到的，公司档案保管人员后续加入）。

3.15入职表（公司提供，员工手写）。

3.16员工面谈表（公司店长或经理或楼面主管等谈话，形成记录表单，公司档案保管人员加入）。

3.17员工试用期考核表（需要时由公司提供，员工手写，按程序签批，公司档案保管人员加入）。

3.18员工转正申请表（需要时由公司提供，员工手写，按程序签批，公司档案保管人员加入）。

3.19员工奖励与处罚类文件（含奖励通告、处罚通告、员工奖惩申请单，工作中涉及到，公司档案保管人员后续加入）。

3.20员工晋升/平调/降职审批表（需要时由公司提供，按程序签批，后续加入）。

文件编号：

A-002

A西公司

第2页，共3页

文件版本：

1－0

员工档案管理制度

修订日期：

2015年4月15日

3.21工作交接表（含调岗、离职或与其他人员工作交接的记录文件，工作中涉及到，公司档案保管人员后续加入）。

3.22员工离职申请表（员工申请离职时，手工填写，按程序签批，公司档案保管人员加入）。

3.23离职人员结算表（员工办理离职手续时，手工填写，按程序签字，公司档案保管人员加入）。

3.24其他需装入员工档案的资料（工作中涉及到的，公司档案保管人员加入）。

3.25员工档案基本资料有变动时，如学历证明、个人技术职称、婚姻状况、姓名、银行卡、社保卡等信息，需及时向档案保管人员报备，将相关资料复印后交档案保管人员。

档案保管人员验原件后，收取复印件，放在员工人事档案内。

4档案借阅规定

4.1员工档案原则不予借阅。

4.2因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅审批表》，严格履行审批手续。

4.3借阅人员申请获批后，可至档案保管人处借阅档案，并在《人事档案借阅登记表》内签字登记，严格履行登记手续。

4.4下级员工不得借阅上级员工人事档案。

4.5公司领导（总经理）、店长可直接借阅员工档案，但需在《人事档案借阅登记表》内签字登记，严格履行登记手续。

4.6借阅档案人员必须严格遵守保密原则，严格遵守档案借阅规定；不得在档案文件上涂改，不得抽取、撤换档案材料；不得泄露或擅自扩散档案内容，不得拍照。

违者，将处以记大过或严重违反西公司管理制度处理。

5员工档案保存

5.1正常离职人员，离职手续齐备的员工档案，保存五年（员工）至十年（主管级及以上员工）。

5.2非正常离职人员，离职手续不完整的员工档案，原则上永久保存。

5.3员工档案建档后，需对员工档案进行编号，并将档案信息录入《员工花名册》。

6档案管理人员职责

6.1档案管理人员由西公司店长指定专人负责，日常工作中负责保管、收集、整理、归档、建档及档案资料完善等工作。

6.2档案管理人员要忠于职守，严格执行《员工档案管理制度》，维护员工档案真实性与保密性。

6.3按照档案归档资料范围，认真收集、鉴别、整理员工资料。

文件编号：

A-002

A西公司

第3页，共3页

文件版本：

1－0

员工档案管理制度

修订日期：

2015年4月15日

6.4严格按照制度规定办理员工档案借阅手续。

6.5做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整性与安全性。

6.6做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化。

7本制度自签发之日起实施。

8附件

项次

表单编号

表单名称

保存年限

备注

附件1

A-002-001

档案材料一览表

长期

附件2

A-002-002

应聘人员履历表

长期

附件3

A-002-003

入职表

长期

附件4

A-002-004

新员工试用期满考核表

长期

附件5

A-002-005

员工转正申请表

长期

附件6

A-002-006

员工晋升/平调/降职审批表

长期

附件7

A-002-007

工作交接清单

长期

一式两份

附件8

A-002-008

员工离职申请表

长期

员工手写

附件9

A-002-009

离职人员结算表

长期

附件10

A-002-010

员工奖/惩申请单

长期

员工签字

附件11

A-002-011

档案借阅审批表

长期

附件12

A-002-012

人事档案借阅登记表

长期