电子公文文档一体化业务流程管理规范.doc
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电子公文文档一体化业务流程管理规范
（报批稿）
1 范围
本规范侧重对电子公文文档一体化业务流程管理提出要求，并重点规范了电子公文生成、流转、归档、移交等环节的电子数据要求。
本规范适用于国家行政机关制发的电子公文和归档电子公文管理。
党的机关和其他机关制发的电子公文和归档电子公文管理可参照执行。
2 规范性引用
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本规范的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充
GB2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集
GB/T9704-1999 国家行政机关公文格式
GB／T18894—2002 电子文件归档与管理规范
DA／T22 归档文件整理规则
DA／T18 档案著录规则
中办发[1996]14号《中国共产党机关公文处理条例》
国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》
ISO15489 信息与文献—文件管理
W3CXMLSchemaPart0:
PrimerXML模式第0部分：
简介
W3CXMLSchemaPart1:
StructuresXML模式第1部分:
结构
W3CXMLSchemaPart2:
DatatypesXML模式第2部分:
数据类型
W3CextensibleMarkupLanguage（XML）1.0（SecondEdition）可扩展置标语言（XML）1.0（第2版）
W3CNamespaceinXMLXML的名字空间（Namespaces）
3 术语和定义
GB/T9704-1999、GB/T18894、《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中确立的术语和定义以及下列术语和定义均适用于本标准。
3.1 电子公文 electronicofficialdocument
电子公文是指国家机构及其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备及环境中生成，并依赖各级办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
3.2 归档电子公文archivalelectronicofficialdocument
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子公文（3．1）。
3.3 元数据metadata
指描述电子公文内容信息、背景信息、结构信息及整个管理过程，并可为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。
（国际档案理事会）
3.4 背景信息context（contextualinformation）
指描述生成电子公文（3．1）的职能活动、电子公文的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3.5 结构信息（structuralinformation）
指描述电子公文数据对象的信息，包括电子公文的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.6 留痕信息traceinformation
将电子公文在其成文过程中的历次修改过程、修改内容及每一个处理步骤修改的痕迹进行保留，以确保信息的不可否认性和可追溯性。
3.7 保存日志savelog
电子公文在其成文过程中对所有操作、日期、行为及操作人员的记录和描述。
3.8 版式公文电子格式templatefile
能够将纸质公文原版原式呈现的电子公文格式，即能保留原有排版格式，又具有不可篡改性。
版式公文通常具有以下特点：
保留原版原式，忠于纸质文档的原有排版格式，图文并茂。
内容不易修改，保证原文的正确性、完整性和保密性。
3.9 文档一体化（integrationoffilesanddocuments）
从文书和档案工作全局出发，将文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机的联系在一起，按照统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体的相互联系的角度对若干子系统进行处理、统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率。
4 符号和缩略语
4.1 XML
可扩展置标语言（eXtensibleMarkupLanguage）。
是一种交换数据的标准。
4.2 PDF
PDF是PortableDocumentFormatr缩写，是一种便于浏览静态的、安全性很高的电子读物文件格式。
4.3 CEB
CEB是ChineseE-paperBasic的缩写，是一种带语义的跨媒体版式文档，在不同的软硬件环境下保持显示不发生变化。
4.4 SEP
SEP具有严格意义的版式控制，能够保持电子文件的原版原貌，在任何地点、任何时间，任何环境下都可以使用完全相同的一份文档，该文档具有所有纸面文档的的特性。
4.5 TIFF
TIFF是TagImageFileFormat的缩写，是有标签的图像文件格式.TIFF使用LZW无损压缩,大大减小了图像体积.
4.6 JPEG
JPEG是JOINTPHOTOGRAPHICEXPERTGROUP的缩写，它是一个最有效最基本的有损压缩格式.
4.7 TXT
TXT是一种纯文本格式，文件体积小，阅读不受限制，兼容于不同的文字处理软件。
4.8 RTF
RTF是RichTextFormat的缩写，是由未格式化的文本、控制字、控制符以及表明文档属性的一些组构成，具有很强的排版功能，容易识别。
4.9 DOC
DOC是一种通用的格式化文本文件格式，可以包含更多的内容，表现力强，操作简便，文件体积相对纯文文件较大。
4.10 WPS
WPS是由文字处理软件WPSOffice生成的文档格式，兼容性强，具有图文混排功能。
5 电子公文文档一体化管理原则
电子公文管理，遵循电子政务活动中产生的有价值的电子公文应归档的原则和归档电子公文应规范的原则，遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则，确保和有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，确保归档电子公文得到科学保管和有效利用。
5.1 集中统一管理原则
电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，各单位形成处理的各类电子公文均应由本单位文书处理部门统一收集管理；应归档保存的各种电子公文，经规范整理后，移交本单位档案部门集中管理。
5.2 全程管理原则
电子公文形成单位应建立健全各项工作制度和工作程序并结合相应的技术措施，对电子公文的生成、收集、鉴定、归档、利用、保管等实施全程控制和管理，不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证管理工作的连续性。
5.3 前端控制原则
电子公文形成单位在电子公文管理系统的设计阶段就要充分考虑电子公文生命周期各个阶段的管理要求，在电子公文形成处理阶段考虑电子公文归档管理和长期保管的要求。
5.4 真实性、完整性和有效性保障原则
电子公文形成单位应有严格的技术保障措施，并通过身份识别、权限控制、操作日志、采集元数据等措施，确保电子公文的真实性、完整性和有效性。
5.5 电子、纸质公文并存原则
电子公文形成单位应将具有长期及永久保存价值的电子公文输出制成纸质公文与电子公文一同归档保存，并准确标识它们之间的联系。
４
6 电子公文文档一体化业务流程
文档一体化管理系统在内部网络环境中应提供自动工作流功能，即电子公文的流转完全不需要人的干预，按照预先制定的工作流程，自动流向各业务部门进行处理。
电子公文形成单位可根据各自的办文习惯自定义公文处理流程，也可根据不同要求随时修改公文办理的进程，来提高办公效率。
维护公文处理流程的工作一般由系统管理员或系统开发人员来做。
6.1 业务流程简图
图1中的业务流程描述了电子公文从形成、办理、归档、保管、利用或销毁的一般过程。
图1 电子公文文档一体化业务流程简图
５
6.2 业务流程中的关键节点
电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点，涉及到不同的办公系统（OA）之间、办公系统和档案室档案管理系统之间、档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统之间的数据交换，直接影响电子公文全程管理的业务数据流程是否畅通。
在文档一体化系统中，由于电子公文的产生和运行过程阶段性减弱，连续性增强，使得归档和移交环节电子公文的业务数据顺畅成为可能。
6.3 业务流程中各节点的一般要求
电子公文文档一体化业务流程中的其他节点，也是电子公文管理的组成部分。
各节点的全部事务处理活动和元数据、背景信息等，都应完整、准确地记录下来。
6.3.1 发文内部流转的主要功能
将准备发布的公文按规定的格式输入计算机，实现从公文的拟稿、审核、会签、审查签批、签发、编号分发的全程计算机自动控制，在公文运转过程中系统可自动收集捕获公文的内容、背景和结构信息。
如：
公文标题、拟稿人、拟稿日期、密级、急缓、主送单位、抄送单位、附件信息等元数据，对系统不能自动捕获的信息也可手动填写，实现电子公文发文自动化。
l拟稿
拟稿人员可利用字处理软件或预先设计好的标准格式的公文模板进行公文的撰写，输入方式可采用键盘、语音或手写方式，也可使用扫描仪等辅助工具生成公文。
系统可自动捕获拟稿人、拟稿部门、拟稿日期、语种、编辑软件类型及版本号等元数据信息。
该环节应采集的元数据项目有：
题名、分类号、文种、存储地址、相关信息、附件信息、信息系统描述、操作环境描述、阅读软件描述、等。
l审核
生成的文稿经计算机网络送部门负责人进行审核，部门负责人在审核意见栏中签署审核后，可回传拟稿人处修改；也可对公文进行编辑，可以填写意见，可以指定会签单位，并且补充录入该环节的补充元数据，根据实际情况决定下一步流程。
该环节应采集的元数据项目有：
审核人、审核时间、审核意见等。
l修改
经有关负责人审核后，根据审核意见，拟稿人对审核人提出的问题进行修改，修改完毕后，将修改稿直接转给核稿人。
可根据文件重要程度决定是否保留历次修改版本。
l会签
对于需要有关部门会签的公文，由公文管理人员按会签要求，将公文发送有关部门签署意见。
内部会签在网上进行，外部会签可选用其他途径进行。
会签单位领导通过填写意见功能，输入单位意见，但是不能对公文进行修改。
会签过程可以是并行，也可以是串行，但是两种方式不会同时存在。
该环节应采集的元数据项目有：
会签部门、会签人、会签时间、会签意见等。
l签批
文件签发前需经相关部门及负责领导进行审核、签批。
审核的主要内容包括：
公文的体例、格式、文字等是否符合行文规则；文稿内容是否符合政策规定等。
该环节应采集的元数据项目有：
审批人、审批时间、审批意见等。
l签发
电子公文发送给到签发负责人处，由签发负责人在签署意见栏中签署意见，并签上姓名和日期，同时确定或修改主送、抄报、抄送单位，签发完成后，返回公文管理部门。
该环节应采集的元数据项目有：
签发人、签发时间、签发意见、数字签名描述等。
l编号分发
由公文管理部门对签发完毕的公文进行处理，确定发文号，发文机关、发文日期、密级、保密期限、主题词等，生成正式公文，同时核准主送、抄报、抄送单位后，进行发送。
l公文交换
档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换公文和其他文献的活动。
6.3.2 收文内部流转的主要功能
收文办理的主要功能是将接收的纸制公文通过使用扫描仪等辅助工具转换为通过格
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