物控管理程序-外购入库作业流程-正文.doc

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作业指导书

文件编号

发行日期

外购入库作业流程

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制订部门

1.目的：

通过规范本公司外购入库作业步骤、流程、责任，确保外购入库物料质量合格、帐目清晰、处理及时。

2.范围：

适用于本公司所有对外采购物料。

3.权责：

3.1.PMC部：

生成、审核K3外购作业单据；处理采购异常；

3.2.采购部：

生成采购作业单据；分发收货通知；处理采购异常；

3.3.中心仓：

点收、确认收货数量；来料送检；单据传递；物料保存；

3.4.品管部：

来料检验；质量异常处理；

4.定义：

4.1.手工单据：

指不是K3系统生成或制作的，普通印刷的纸质单据。

4.2.K3单据：

指在K3系统生成或制作的单据，包含：

4.2.1.K3关联单据：

指在K3系统中，由销售订单或生产任务推动，通过MRP运算生成，与上下游单据关联的单据。

4.2.2.K3手工单据：

指在K3系统中，非由销售订单或生产任务推动，不通过MRP运算生成，无上游关联的单据。

4.3.单据审核：

指不通过电脑信息系统，在普通手工单据或K3手工单据上进行的审核。

4.4.系统审核：

指通过电脑信息系统，在K3系统中进行的审核。

5.内容：

5.1.安排送货：

5.1.1.通知送货：

采购跟单员根据PMC部PC的采购交期要求，至少提前1天，通知供应商送货。

5.1.2.：

采购跟单员在K3系统中，下推生成。

5.2.准备送货：

接我司采购跟单员送货要求后，供应商复印我司该批物料的，制作<送货单>（须填写正确的物料名称与代码）。

两单一物准备齐全后，方可送货。

5.3.通知收货：

5.3.1.手工<收货通知单>：

每日下午4点前，采购部文员汇整第2天的到料信息，制作手工<收货通知单>电子表格，并通过电子邮件发送给中心仓、 PMC部、制造部、品管部经理。

5.3.2.特殊情形：

逢周六，采购部文员制作涵盖下周日、周一2天的手工<收货通知单>电子表格。

对于特别紧急要求当日到料的物料，可电话通知中心仓和PMC部经理。

5.4.安排收货：

5.4.1.安排仓位：

根据手工<收货通知单>电子表格的到料信息，中心仓经理（或主管，以下同）安排相应的收货仓位，将仓位和仓管员安排填入手工<收货通知单>电子表格。

5.4.2.传递安排：

每日下午5点前，中心仓经理将该手工<收货通知单>电子表格，通过电子邮件发送给PMC部单务MC、品管部IQC组长和PMC部、制造部、品管部、采购部经理。

5.5.准备收货：

5.5.1.仓管员准备：

每日早会时，中心仓经理将收货安排通知责任仓管员。

仓管员清理库位、调整人员，准备接收。

5.5.2.IQC准备：

根据手工<收货通知单>的到料和仓位信息，每日早会时，IQC组长将收货安排通知责任IQC，准备相应的《进料检验作业指导书》，明确检验要求。

5.6.确认<送货单>：

5.6.1.接收单据：

外购物料送到我司后，供应商送货员在36栋公司门卫接待室等待。

保安员立即电话通知PMC单务MC（或经理、经理助理）到接待室接收<送货单>。

5.6.2.核对单据：

PMC部单务MC须在10分钟内到达36栋公司门卫接待室，根据我司复印件，核对供应商<送货单>，确认物料名称、料号、单据数量、供应商名称等。

A.如确认无误，进入本程序5.6.3章节。

B.如确认有误，PMC部单务MC要求供应商送货员在<送货单>上修改不符合项，并签名确认后，进入本程序5.6.3章节。

C.如确认有误，但供应商送货员拒绝在<送货单>上修改不符合项，PMC部单务MC将此信息反馈给采购部跟单员（或经理）和PMC部经理，暂停收货。

D.核对单据与处理异常的时间，应控制在15分钟内。

5.6.3.确认单据：

单据核对无误后，PMC部单务MC在供应商<送货单>上加盖“PMC章”，签注收货仓位、仓管员信息、到货时间，并复印1份，传递给PMC部审单员。

5.6.4.通知到料：

同时，PMC部单务MC电话通知中心仓责任仓管员（或主管）和品管部IQC组长（或经理）到料信息。

5.6.5.返还单据：

随后，将<送货单>返还给供应商送货员。

5.7.通知接收：

5.7.1.通知仓管员：

根据<送货单>仓位信息，供应商送货员将货物送到相应指定厂区。

根据<送货单>仓管员信息，各厂区保安员立即电话通知责任仓管员（或仓库主管）准备接收，并禁止供应商送货员进入各厂区生产区域。

5.7.2.通知IQC：

同时，责任仓管员口头或电话通知各库区IQC（或IQC组长）。

双方同步到达，相互配合进行现场检验。

5.8.现场检验：

5.8.1.检验依据：

品管部责任IQC根据《产品检验管理程序》、对应产品《进料检验作业指导书》的要求，在外购物料到达指定收货区15分钟内进行现场抽检。

5.8.2.抽检合格：

如现场抽检合格，进入本程序5.9章节。

5.8.3.抽检不合格：

如现场抽检不合格，则进入以下程序。

5.8.3.1.复检：

责任IQC立即电话汇报给IQC组长，进行现场复检。

如IQC组长判定合格，则进入本程序5.9章节。

如IQC组长判定不合格，则进入下程序。

5.8.3.2.让步判定：

IQC组长电话汇报给PMC部经理（或经理助理，以下同），后者确认是否为生产急需用料。

有如下情形：

A.如为急需用料，则按照《让步接收作业流程》，经权限主管口头核准后，进入本程序5.9章节。

B.如虽为急需用料，但按照《让步接收作业流程》，权限主管不同意让步接收，则IQC组长通知中心仓仓管员不点收物料，直接退货给供应商送货员。

C.如为不急需用料，则IQC组长通知中心仓仓管员不点收物料，直接退货给供应商送货员。

5.8.4.现场检验时间：

初检时间应控制在40分钟内，最终判定应在60分钟内完成。

5.9.物料点收：

5.9.1.核对单据：

现场检验合格（或让步接收）后，库区IQC通知相应责任仓管员。

后者根据我司复印件和送货实物，再次核对供应商<送货单>，确认物料名称、料号、供应商名称等。

A.如确认无误，仓管员开始点收物料。

B.如确认有误，仓管员要求供应商送货员在<送货单>上修改不符合项。

修改后，仓管员开始点收物料。

C.如确认有误，但供应商送货员拒绝在<送货单>上修改不符合项，则责任仓管员拒绝收货，并电话反馈给中心仓经理和采购部跟单员（或经理）。

D.核对单据与处理异常的时间，应控制在10分钟内。

5.9.2.清点实物：

根据来料的特性，中心仓责任仓管员采用“点数”或“磅重”的方法清点实物。

A.如清点数量与<送货单>数量不符，而供应商送货员拒绝确认或签认实际数量，则责任仓管员拒绝收货，并电话反馈给中心仓经理和采购部跟单员（或经理）。

B.如清点数量与<送货单>数量不符，经供应商送货员确认，并在<送货单>上签认实际数量后，责任仓管员按照双方签认数量办理入库手续。

C.如清点数量与<送货单>数量相符，责任仓管员按照<送货单>数量办理入库手续。

D.一般要求责任仓管员在2个小时内，完成清点实物。

5.9.3.来料送检：

实物数量清点完成后，责任仓管员以双方签认的<送货单>实收数量，在10分钟内填报<来料检验报表>送检项，送相应库区IQC出具报告。

5.10.IQC检验：

5.10.1.检验范围：

A.全检物料：

根据《产品检验管理程序》和对应产品《进料检验作业指导书》的要求，全检物料在现场抽验完成后，还需要进行全检。

B.抽检物料：

尽管现场检验已判定合格，但检验结果不良率偏大或对检验结果有怀疑，可加大比例再次进行IQC检验。

5.10.2.检验区域：

在各库区的IQC区域进行检验。

5.10.3.检验与挑选：

IQC全检时，对不合格物料同步进行挑选、标识、隔离。

隔离出的不合格物料，不计入合格物料数量，并按《退货作业流程》办理退货。

5.11.来料标识：

按照《产品标识与追溯管理程序》的要求，品管部IQC对需要进行追溯管理的重要物料进行可追溯标识，对产品检验结果进行品管标识。

5.12.检验报告与传递：

5.12.1.检验合格：

5.12.1.1.如现场检验合格，IQC接收仓管员送检<来料检验报表>后，在30分钟内，以当批检验合格数，出具合格意见<来料检验报表>，并送IQC组长审核。

5.12.1.2.如须进行IQC检验，IQC在每日上午11点和下午3点前，以当时已检验合格数量，出具合格意见<来料检验报表>，并送IQC组长审核。

5.12.1.3.IQC组长审核后，于每日上午12点和下午4点前，将<来料检验报表>“财务部联”、“中心仓联”直接传递给中心仓责任仓管员，将“采购部联”、“品管部联”传递给品管部文员。

5.12.1.4.责任仓管员每日上午9点和下午2点前，将我司复印件、原始<送货单>、<来料检验报表>“财务部联”三单合并粘贴，传递给PMC部外购MC。

5.12.1.5.品管部文员传递<来料检验报表>“采购部联”给采购部文员归档，“品管部联”自行归档。

5.12.2.检验不合格：

5.12.2.1.不合格物料来源：

A.现场检验：

在现场检验判定不合格，但经权限主管口头核准，同意让步接收的物料。

B.IQC检验：

在IQC检验过程中，依AQL标准判定的全批不合格物料。

5.12.2.2.不合格报告：

A.来料检验不合格时，责任IQC立即出具不合格意见<来料检验报表>，IQC组长确认后，于30分钟内送品管部、总经办审核。

B.总经办、品管部会同各相关部门，最终判定并签批该批物料的处理方式：

退货或让步接收。

C.随后，总经办将该<来料检验报表>，返还给品管部文员。

5.12.2.3.退货：

如判定退货，

A.品管部文员于60分钟内，分别传递此退货意见的<来料检验报表>“中心仓联”、“财务部联”、“采购部联”给中心仓文员、PMC部审单员、采购部文员，将“品管部联”自行归档。

B.中心仓文员将<来料检验报表>“中心仓联”报中心仓经理知悉，于30分钟内传递给责任仓管员。

C.责任仓管员将原始<送货单>、我司复印件、<来料检验报表>“中心仓联”三单合并粘贴、归档，并依《退货作业流程》，跟催退货。

D.采购部文员依<来料检验报表>“采购部联”通知责任采购跟单员后归档。

后者依《退货作业流程》规定，执行退货。

E.PMC部审单员将<来料检验报表>“财务部联”、供应商<送货单>复印件两单合并粘贴、归档。

此批货无K3入库记录。

5.12.2.4.让步申请：

如判定可让步接收。

A.根据《让步接收作业流程》，采购部责任跟单员于30分钟内开具<让步接收申请单>，采购部经理审批。

B.根据来料质量问题特点，研发部、制造部、PMC部、品管部相关负责人，会签让步接收意见。

C.根据会签意见，权限主管最终签批该<让步接收申请单>，并将该<让步接收申请单>传递给品管部文员。

5.12.2.5.让步接收：

A.品管部文员于30分钟内，将已核准<让步接收申请单>和不合格意见<来料检验报表>“采购部联”传递给给采购部文员，将“中心仓联”、“财务部联”传递给中心仓文员，将“品管部联”自行归档。

并电话通知品管部IQC组长。

B.按照《产品标识与追溯管理程序》，IQC在判定让步接收的来料上，粘贴品管“让步接收标”。

C.采购部文员将<来料检验报表>和<让步接收申请单>“采购部联”，两单合并粘贴、归档。

D.中心仓文员报中心仓经理知悉后，于30分钟内，将<来料检验报表>和<让步接收申请单>“财务部联”、“中心仓联”传递给责任仓管员。

E.责任仓管员每日上午9点和下午2点前，将我司复印件、原始