印章、介绍信及资质证件管理办法.doc

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制度管理控制表

制度名称

印章、介绍信及资质证件管理办法

制度编号

****0402-2013

版本

新订

/修订

编写

部门

审核

分管领导审核

签发人

签发日期

年度评估时间

2009

修订

2009.6.2

2010.2

2013

修订

2013.8.29

2014.8

本次修订原因

根据公安厅“**省国家行政机关和企业事业单位社会团体印章网上备案管理规定”对印章规格进行了调整。

本次修订主要内容

公司印章直径由4.5厘米调整为4.2厘米。

解释部门

办公室

印章、介绍信及资质证件管理办法

一、目的

规范公司系统印信及资质证件的管理，维护其凭信作用及权威性，保持正常的工作秩序。

二、适用范围

适用于公司各部门、单位。

三、公司印章分类

（一）行政章：

公司行政章、法定代表人（董事长）印鉴及总经理印鉴，公司职能部门章、二级单位行政章。

（二）党群章：

公司党委章、纪委章、监察章、工会章、团委章及下属党支部、分工会、团支部印章。

（三）专设机构章：

公司设立的各种工作领导小组、专业管理委员会。

（四）专用章：

公司及二级单位合同专用章、财务专用章。

四、公司资质证件范围

（一）公司企业法人营业执照（正、副本）。

（二）中华人民共和国组织机构代码证（正、副本）及代码证IC卡。

（三）中华人民共和国外商投资企业批准证书，外商投资企业外汇登记卡。

（四）公司国税、地税登记证。

五、印章、介绍信及资质证件保管

（一）办公室负责公司行政章，法定代表人（董事长）印鉴及总经理印鉴，公司资质证件、介绍信、合同专用章的保管。

（二）党群部门负责公司党群章的保管，其中党支部、分工会、团支部印章交由相应的党支部、分工会、团支部保管。

（三）财务部门负责公司财务专用章的保管，同时根据业务需要和董事长、总经理授权，可以保存一枚董事长、总经理印鉴。

（四）公司各部门负责本部门印章的保管，公司非发电子公司、各二级单位负责本单位各类印章和介绍信、资质证件的保管。

（五）公司专设机构章由负责其日常工作的部门（挂靠部门）保管。

、

（六）所有印章、介绍信和资质证件必须指定专人保管，存放在有一定安全措施的保险柜或加锁柜子内，不得随意放置。

保管人员临时出差、请假，应指定临时保管人；保管人员变动，应办理交接手续，记录存档。

六、印章制发

（一）公司各类印章，由相应印章管理人员填写《新印章刻制申请单》或《印章更改申请单》，说明印章的种类、名称、形式、使用范围，出具相关文件，经所在部门、单位主要负责人审核，办公室主任审批后，由办公室机要秘书统一进行刻制。

其中党支部、分工会、团支部印章的刻制由党群部相关管理人员提出申请。

（二）非发电子公司各类印章，二级单位下设机构章及其他各类印章的刻制，经本单位内部审批后自行刻制。

（三）印章的刻制，必须在公安部门许可的、有法定资质的营业单位刻制。

所有印章的印模应交办公室统一登记、备存。

（四）公司行政章、专用章启用时，由办公室发布启用通知；公司党群章由党群部门发布启用通知；非发电子公司各类印章、二级单位下设机构章及其他各类印章由本单位发布启用通知。

七、印章的规格式样

（一）除法定代表人（董事长）印鉴及总经理印鉴、财务专用章外，公司所有印章一律为圆形，中央刊五角星或党徽，五角星或党徽外用简化字、宋体字刊单位法定名称。

（二）公司行政章直径为4.2厘米，圆边宽1毫米，中央刊五角星，五角星直径1.4厘米，五角星外刊机关名称，自左而右环行。

（三）公司党委章直径为4.2厘米，圆边宽1毫米，中央刊党徽，党徽直径1.4厘米，党徽外刊机关名称，自左而右环行，委员会名称自左而右横排在党徽下方。

下属党支部印章规格比照公司党委章刻制，但印章直径为4.0厘米。

（四）公司纪委章、监察章、合同专用章，公司职能部门章，公司专设机构章，二级单位行政章，直径为4.2厘米，圆边宽1.1毫米，中央刊五角星，五角星直径1.3厘米，五角星外刊单位名称，自左而右环行，或者名称的前段自左而右环行，后段自左而右横排在五角星下方。

（五）公司工会章一律为圆形，宽边内加一细线，中间刊五角星，星外刊单位名称，文字自左而右环排。

印章所刊工会组织的名称一般用全称，如文字过多，可采用通用的简称。

印章的文字，用宋体字和国务院公布实行的简化字。

直径为4.2公分，边宽0.12公分，五角星直径1.6公分。

公司工会经费审查委员会印章的尺寸、式样、规格与同级工会组织的印章相同。

由同级工会组织制发。

下属分工会印章规格比照公司工会章刻制，但印章直径为4.0厘米。

（六）公司团委章直径为4.2厘米，圆边宽1毫米，中央刊五角星，五角星直径1.4厘米，五角星两侧刊长为1.3厘米的直线，五角星外刊中国共产主义青年团，自左而右环行，机关名称及委员会名称自左而右横排在五角星下方。

下属团支部印章规格比照公司团委章刻制，但印章直径为4.0厘米。

（七）公司二级单位合同专用章、专设（下设）机构章直径一律不得超过为4.0厘米，圆边宽1毫米，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行，或者名称的前段自左而右环行，后段自左而右横排在五角星下方。

（八）财务专用章（支票专用章）按财务相关要求刻制。

八、印章、介绍信及资质证件使用、

（一）印章、介绍信及资质证件的使用实行事前审批制度，严禁在空白的介绍信、保函、合同、公文用纸上用印。

（二）印章、介绍信及资质证件的使用必须登记存档，以便备查。

（三）印章使用审批程序

1.公司发文、合同在完成相应的发文流程、合同签订流程后用印。

2.以公司名义对外提供的各种年、季、月报表，经审定人签字后用印。

3.公司法人代表印鉴和总经理印鉴，经公司董事长、总经理或其授权人签字同意后用印。

4.其他事项加盖公司行政章，由申请人填写《用印申请单》，经所在部门、单位负责人审核，办公室负责人审定后用印。

重大事项报公司分管领导审批。

5.加盖公司专设机构章，应经该印章保管部门负责人审核，该专设机构主要负责人审批。

6.公司职能部门章、二级单位章，由相应部门、单位主要负责人批准后使用。

7.党群章的使用，按党群系统有关印鉴管理规定执行。

（四）开具公司介绍信，应由经办人申请，所在部门、单位负责人审核，办公室机要秘书复核。

（五）使用公司资质证件，应由申请人填写《资质证件使用申请单》，经所在部门、单位负责人审核，办公室负责人审定后办理。

重大事项报公司分管领导审批。

机要秘书在资质证件复印件上应填写使用说明，并在说明处加盖公司行政章。

（六）由公司领导及其合法授权人按程序签发的文稿及法定代表人已经签字的文书，可由机要秘书审核后直接用印或使用营业执照副本、代码证书或其复印件。

（七）公司各单位介绍信及相关资质证件的使用，比照本规定的有关程序，由单位负责人批准后办理。

（八）所有印章及资质证件原件原则上不得携出单位使用。

确因工作需要携出使用的，必须填写申请表，由所在部门、单位负责人审核，公司分管领导批准。

九、印章的改制、更换、废止及资质证件变更管理

（一）印章及资质证件遗失、被盗，保管人员应立即向办公室机要秘书递交书面报告，并依法公告作废，按本规定重新制发与原印章具有显著区别的新印章，及向资质证件管理机关申请办理新的资质证件。

（二）因机构撤并、更名或业务变动等原因，印章、资质证件不能继续使用的，所在部门、单位应将印章送交办公室机要秘书登记、封存；需要制发新印章的，按本规定办理。

对资质证件应由保管部门、单位依法办理变更登记等相关手续。

（三）印章毁损或无法正常使用情况下，按本规定制发与原印章相同的新印章，并由所在部门将原印章交办公室机要秘书登记、封存。

（四）印章封存1年后，确需销毁的由办公室机要秘书填写《印章销毁申请表》，办公室主任审核，在两人见证下进行销毁，并做好销毁记录。

十、附件

附件1新印章刻制申请单

附件2印章更换申请单

附件3用印申请单

附件4资质证件使用申请单

附件5旧印封存申请表

附件6印章销毁申请表

附件7印章制发流程图

附件8行政章、法人章盖印流程图

附件9旧印封存、销毁流程图

附件10介绍信开具流程图

附件11公司资质证件使用流程图

12

附件1：

新印章刻制申请单

序号

印章名称

所在部门、单位

负责人审核

办公室负责人

审批

备注

附件2：

印章更换申请单

序号

原印章名称

新印章名称

所在部门、单位负责人审核

办公室负责人审批

备注

附件3：

用印申请单

日期

部门

申请人

内容

拟稿

校核

份数

领导审批

附件4：

资质证件使用申请单

日期

部门

申请人

证件名称

份数

使用原因

审核

审批

附件5：

旧印封存申请表

序号

印章名称

数量

封存原因

所在部门、单位

负责人审批

备注

附件6：

印章销毁申请表

序号

印章名称

数量

销毁原因

办公室负责人

审批

备注

附件7：

印章制发流程图

附件8：

行政章、法人章盖印流程图

附件9：

旧印封存、销毁流程图

旧印封存：

旧印销毁：

附件10：

介绍信开具流程图

附件11：

公司资质证件使用流程图