物资入库管理制度.docx

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物资入库管理制度

第1章总则

第1条为了规范入库操作，确保入库物资的质量，提高入库业务管理水平，特制订本制度。

第2条本制度对物资入库准备、物资接运、物资验收、办理入库手续等业务进行了规范，是物资入库作业与管理的准则。

凡公司有关物资入库管理的操作，均依照本制度执行。

第3条所有物资均应经过仓库检验后才可入库。

这些物资包括但不限于以下五类。

1.产品原材料、生产过程中产生的半成品、包装材料等。

2.机电设备的备件和配件，生产工具、低值易耗品等。

3.应销售需要而储存的商品成品。

4.办公用品、办公耗材等。

5.销货退回、旧货估回、试用或者展示收回品等。

第2章入库准备

第4条仓储主管应当了解入库物资的品种、规格、数量、包装、状态、到库时间、物资存期、取货方式、保管要求等，从而精确、妥善地安排仓库。

第5条仓储主管应了解入库前仓库的容量、空位、设备、人员安排等事项，制定仓储计划并下达到各个作业单位，以便于合理地安排入库事项。

第6条如果入库作业必须用到重型操控机械设备，入库管理员应提前申请，以免耽误物资入库。

第7条仓储管理员应负责对仓库货位进行清查和清洁，为入库物资腾出足够的仓容。

第8条仓储管理员应定期详细检查库房内的照明、通风等设备，及时修理损坏的设备。

第9条物资入库前，仓储主管应根据物资性质和数量作出堆垛方案、苫垫方案、货架方案，仓储管理员应根据方案准备好作业用具，组织相关作业。

第10条根据仓库情况和物资情况制定验收方案，仓储部经理确定验收人员，备好验收所需的称量、点数、检测等工具。

第11条入库管理员根据物资情况，应协同运输部安排搬运方案，并准备好装卸、搬运所需汽车、叉车、托盘等工具设备。

第12条仓储管理员应妥善准备物资入库需要的报表、单证、记录本、物资卡等文件单证。

第3章物资的接运

第13条对于供应商不安排送货的物资、公司内部流转的物资，仓储部应协同运输部安排人员和设备接运物资。

第14条仓储主管在接到接货通知单之后，应列明接货前需要的准备工作，并与运输部一同制定订货作业计划。

第15条需要提货的时候，仓储部应同运输部一起与供应商协商，在以下三种不同的提货方式中进行选择：

到车站、码头提货，到供应商处提货，专用线到货接运。

第16条库内接货包括供应商直接送货和承运方送货。

1.仓库保管员和验收人员直接和送货人员办理交接手续，当面验收并做好记录。

2.出现差错时，应由送货人员签字证明，并据此索赔。

第17条物资交接责任划分

1.接货人员接到物资之前产生的损失，由供应商或者承运方承担。

2.物资交接完成之后产生的损失，由接运人员负责。

第18条运输事故的处理

1.物资运输中由于各种原因造成的事故，不论责任，都应该先保护现场。

由物资接运人员做好事故记录，并以此作为索赔的依据。

2.在收货时，入库管理员应当做好交接记录。

发生差错时，核查运输记录，确定差错发生的原因。

第19条入库管理员在接运物资的同时，要对每个交接步骤进行详细记录。

第20条接运工作完成后，所有的单据资料，如提货通知单、接运记录、运输记录、货运记录、损耗报告单、交接凭证、索赔证明等相关文件，均应由入库管理员分类输入信息系统，已备复查。

第4章物资的验收

第21条物资的验收包括物资验收准备、核对凭证、包装验收、数量验收、质量检验五个步骤。

入库管理员应严格按照程序操作。

第22条物资验收应该符合及时、准确、严格、经济的原则。

第23条入库前，入库管理员应做好物资验收的准备工作，具体准备工作如下表所示。

物资验收准备内容

类别

准备内容

人员准备

安排负责质量验收的技术人员、用料单位专业技术人员、配合质量验收的装卸搬运人员

资料准备

收集、整理并熟悉待验物资的验收凭证、资料、验收标准、订货合同、记录资料等

器具准备

准备验收用的计量、卡量器具，检测仪器、仪表等，并提前做好器具检查

货位准备

落实物资存放货位、堆垛方式、保管方法等

设备准备

确定大批量物资验收所需的机械设备，准备所需装卸、搬运机械的使用申请

第24条对物资相关凭证加以核对，凡供货单位提供的质量证明书、合格书、发货明细表等均需和入库物资相符。

第25条需要核对的凭证包括以下三个方面，不得漏检。

1.审核验收依据，包括物资的入库通知单、订货合同、协议书等内容。

2.供货单位提供的验收凭证包括质量证明书、合格证、装箱单、磅码单、发货明细表等。

3.承运单位提供的运输单证，包括运输商务记录、提货通知单、物资残损记录、公路运输交接单等。

第26条当供应商拒绝提供相关单据时，应拒绝检验、接受物资。

第27条当供应商提供的证件、单据不齐全，或者与实际物资不符时，应和供应商、承运单位以及有关业务部门联系，尽快解决问题。

第28条对于外来商品物资，检验人员根据合同确定抽验比例。

当合同没有明确规定时，应按照下列原则确定抽验比例，具体原则如下表所示。

抽验比例确定原则表

影响因素

评判标准或原则

物资价值

物资价值高的，抽验比例大；物资价值特别高的，全验

物资性质

物资性质不稳定、质量易变化的，抽验比例大

气候条件

在雨季怕潮物资抽验比例大，冬季怕冻物资比例大，夏季易变质物资抽验比例大

运输方式

采用容易影响物资质量的运输方式运送的物资，抽验比例大

供应商信誉

信誉好的供应商的物资，抽验比例小，特殊情况可以免检

生产技术

生产技术水平高的企业供应的产品，抽验比例小

储存时间

入库前已储存较长时间的物资，应当提高抽验比例

第29条当核对资料、证件等都符合条件后，对实物进行验收。

第30条入库管理人员利用感官检验方法来验收物资的规定。

1.检查物资的包装是否完好，是否受玷污、受潮、霉变、受锈蚀和破裂等。

2.产品合同对包装有具体要求的，要严格按照规定验收。

包装验收内容包括：

箱板厚度，纸箱、包袋的质量，打包铁腰的匝数，包装的干燥程度等。

3.通过感官检验就能确定物资质量的，由仓储部门自检，并做好物资检验记录；一些特殊的物资应交由质检部门进行化验和技术测定。

第31条入库管理员需严格进行数量验收，对于物资的大件包装，可采用逐件点数、集中堆码点数等大数点收方式进行点收，大数点收合格后方可进行细数检收。

第32条大数点收完成后，入库管理员应当遵循如下规则进行细数检收。

1.开箱、开包，核点物资细数。

2.称重物资按照净重计数。

3.定尺和按件标明数量的物资，需要拆内包装进行抽查（抽查比例在第28条中已经说明）。

抽验无差错或者其他问题时，可不再拆验内包装。

4.不能换算或者抽查的物资一律全部过磅计算。

第33条检收的注意事项

1.件数不符者（包括数量多余或者短缺），经复核确认后，立即在送货单各联上批注清楚，由入库管理员和送货方共同签章后，按实数签收，并通知供应商。

2.包装有异状时，入库管理员和送货方一同开箱、拆包进行检查，查明情况后由送货方出具入库物资异状记录，并通知仓储管理员另行存放，等待处理。

3.物资有质量问题时，入库管理员应将残损物资另列，，好坏分开，并立刻通知供应商，以备检查处理。

物资入库单据上将完好物资和问题物资分开签收。

4.货单不符，部分物资送错仓库时，将此部分物资单独存放，待查点完毕后，由送货方带回，并在签收时如数减除。

5.入库管理员应建立物资溢余、短缺、破损、变质查询单，填具表格后抄送货方和供应商。

查询单不可以作为原始入库凭证，不能用于登记库存台账。

第5章办理入库手续

第34条对于验收合格的物资，应及时办理入库手续。

入库手续包括入库物资的立卡、登账、建档。

第35条入库管理员应对合格的入库物资及时立卡。

1.物资入库堆垛时，应当按照入库单所列内容建立卡片。

2.卡片上应该直接反应该垛物资的品名、型号、规格、数量、单位和进出动态以及积存数，卡片上内容应与仓储数据库中的内容保持一致。

3.卡片的样式应根据物资存放地点的不同而有差异。

（1）普通库房内的物资挂纸卡或塑料卡。

（2）露天物资应装在塑料袋中或盒子里，或用油漆写在铁板上，防止丢失或损坏。

（3）自动化立体仓库中常用电子显示牌代替卡片，表示堆垛物资的动态情况，并能自动更新信息。

第36条仓管会计对入库物资进行登账。

1.物资查验完毕后，仓储部应建立详细的、能够清晰反应物资进、出、结存的明细账。

2.应当按照物资的条码、品名、型号、规格、单价、供应商等建立实物保管明细账，账本采用活页式，按照物资种类和编号排列，账页上注明货位与档案号，以便查对。

3.一律使用蓝、黑墨水笔登账，红墨水笔冲账。

发现登账错误时，不得刮擦、挖补或者用药水更改，应划线表示注销后在其上方填写正确文字和数字，并在更改处加盖更改者印章。

4.纸张应连续、清楚、完整，依日期顺序排列，不能隔行、跳页，账页应依次编号，年末结存后转入新账。

5.用来登账的凭证应当妥善保管，装订成册，不得遗失。

第37条入库完结后，仓储部应建立仓库工作档案。

1.入库管理员将物资入库业务全过程的有关资料进行整理、核对，建立资料档案，为物资的保管、出库活动创造条件。

2.应归入仓库工作档案的资料包括但不限于下列五类。

（1）物资出厂时的凭证、技术资料。

（2）物资到达仓库前的凭证、运输资料。

（3）物资验收时的各种凭证、资料。

（4）物资保管期间的业务技术资料。

（5）物资出库和托运时的业务凭证、资料。

3.物资档案应一物一档、统一编号、妥善保管，且纸质版的档案资料应与信息系统保持一致。

第6章附则

第38条本制度由仓储部制定，总经理办公室批准生效，仓储部和总经理办公室对本制度由修订券和废除权。

第39条本制度自＿＿年＿月＿日起生效并予以实施。