物业管理服务档案管理方案.doc

物业管理服务档案管理方案.doc

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第部分物业管理服务档案管理方案

第一节档案资料管理方案

随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。

档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。

一、档案资料管理运作流程

收集——整理——归档——利用

1、档案资料的收集：

（1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。

（2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。

信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理：

收集的所有信息资料，统一由档案管理员集中整理、分类。

整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。

档案资料

二、档案资料的分类

内部档案

外来档案

验收竣工资料

其他档案

住户及家庭档案

房屋维修档案

装修管理档案

机电设备管理

业主意见调查分析档案

业主投诉回访记录档案

消防管理档案

车辆管理记录档案

保安服务管理档案

日常服务管理档案

日常维修档案

绿化管理档案

规划档案

三、资料的归档管理

（1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存。

根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：

录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

（2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人员经登记后方可借出，入室时，须由专人检查，如有破损，立即修复，并视情追究有关人员的责任。

档案管理员需及时收回在外的文件资料，严防丢失。

（3）档案管理环境必须做好三防工作，即防火、防潮、防变质。

四、档案资料的运用：

充分发挥档案资料的储存和使用价值，所有管理处资料，如住户资料、装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作的监察和检查。

第二节住户档案管理

物业管理处在业主入住时应按规定程序，指导、协助业主办理相关手续，并同时进行业主档案的登记和建立。

在业主档案登记和建立之前，除进行相关的管理服务、验收房屋、交纳费用、签领钥匙和物资等之外，须进行前期物业管理服务协议、物业管理服务合同、业主公约、装修管理规定、住宅室内装饰装修管理服务协议、装修现场注意事项、物业使用守则、治安责任书等事项的受理与签订。

1、业主办理入住流程图

交房通知

物业管理处咨询

验房收房

签定物业管理服务协议

交纳费用

签领钥匙及物资

建立档案

2、档案的建立

管理处在办理业主入住手续的同时，向业主发放《思兰雅苑小区办理入住手续情况登记表》，指导业主填写房号、姓名、联系电话、人户分离情况、入住手续、住房面积、合同编号等并要求业主提供身份证复印件，在收集和整理业主资料后，分户建立业主档案。

3、档案的管理

（1）物业管理处设资料管理员，对业主档案按照楼栋、单元进行分类，实行统一管理；

（2）业主档案必须实行资料专人专管，除公司有关部门查阅、公安执法部门因工作需要须持有证明调阅外，不得随意向他人借阅、透露和泄露；

（3）若物业所有人发生变更时，资料员应及时对档案进行补充和修改；

（4）管理处物业档案应用专用档案柜进行保存，并有明显标识，便于查用。