外贸流程.docx

外贸流程.docx

《外贸流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《外贸流程.docx（25页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

外贸流程

外贸流程详解之业务操作基本流程

外贸业务员是外贸中的一个重要角色，以下是做外贸业务的基本操作流程和概要。

　　1.外贸业务人员在向国外采购商询价，做出产品报价前，需充分了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域以及产品用途、规格及质量要求，公司能否生产等。

　　2.客户邮件、传真，原则上在24小时内答复，特殊情况需要延期的，应及时向客户解释及大概需要的时间。

　　3.对于产品的报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）执行;公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。

　　4.对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施;部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。

外贸出口流程

　　5.C&F及CIF报价，如需要我方办理运输保险或需要进行法定检验等事项的，应事先联系相关中介机构确定。

　　6.对于外商的寄样要求，原则上要求到付，如果样品数额较大，原则上对方承担成本费用，正式定单后，可扣除成本及寄样费用。

特殊情况下，如关系比较好的老客户，报相关部门批准后可预付并免收样品。

　　7.付款方式原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证，收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，如若发现差异应及时通知外商修改，在审查无误后，报部门经理复核。

　　9.公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，原则上可开始安排生产计划，组织货源，进行生产。

外贸出口流程

　　10.在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决;或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经理解决，严格把握产品规格、质量、包装、生产时间，使其符合同外商的约定。

　　11.C&F、CIF价格条款下，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜;一般在船期前二日，安排装柜、运输。

　　11.需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理;办理过程中，业务人员可以协助。

　　12.收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。

　　13.全部收汇后，务必对相关资料进行整理，将相关单据较财务部门及时外汇局、税务局办理核销、退税，同时应注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。

　　提醒：

外贸业务实践过程中，上述的流程步骤是处理一般业务的规律，如何应用好这些业务流程，还需要根据具体的情况，应时应地而变。

外贸流程详解之外贸单证流程

以下是外贸单证的流程，在做外贸贸易中单证是很重要的一个部分。

以下的步骤是一般的单证流程规律。

　　1.客户询盘：

一般在客户下perchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。

　　2.报价：

业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroformaInvoice给客户做正式报价。

　　3.得到订单：

经过洽谈，收到客户正式的订单perchaseOrder。

　　4.下生产订单：

得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

　　5.业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。

按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。

合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。

如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。

合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

　　6.下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

外贸出口流程

　　6.1：

如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

　　6.2：

如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

　　6.3：

如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

　　7.验货：

外贸出口流程

　　7.1：

在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

　　7.2：

如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

　　7.3：

如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。

确定后将验货时间通知工厂。

　　8.制备基本文件:

工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

　　9.商检：

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。

而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。

应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

　　10. 外贸出口流程租船订仓：

　　10.1.如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。

应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。

应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

　　10.2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。

经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。

如客人不同意时要另选客人认可的船公司。

开船前两周书面定仓，程序同上。

　　10.3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。

拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

　　10.4.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

　　11. 外贸出口流程安排拖柜：

　　11.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。

拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。

要给拖车公司传真以下资料：

定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。

如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。

并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

　　11.2.传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

　　11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。

要求工厂装柜后一定要记住上封条。

　　12.委托报关：

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。

通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

　　13.获得运输文件：

外贸出口流程

　　13.1.最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。

补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

　　13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。

仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。

如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

　　13.3.及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。

支付运费应做登记。

　　14.准备其他文件：

外贸出口流程

　　14.1.商业发票：

L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。

发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。

发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。

L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。

如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

　　14.2.FORMA原产地证书：

FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。

需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。

未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。

经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

　　14.3.一般原产地证：

一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。

可在发货之后不太长的时间内补办。

如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

　　14.4.装运通知：

一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。

有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

　　14.5.装箱单：

装箱单应清楚地表明货物装箱情况。

要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。

按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。

要显示唛头和箱号，以便于客人查找。

装箱单的重量，体积要于提单相符。

　　15.交单：

外贸出口流程

　　15.1.采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

　　15.2.采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

　　15.3.如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。

拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

　　16.业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

　　17.文件存档：

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

　　18.单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。

外贸流程详解之常用知识事项问答

这里有几个在外贸流程中常用的知识事项问答，这是做外贸的新人经常会问到的话题，我们为大家整合到了一起，希望可以帮到大家。

　　外贸流程一:

外贸流程知识联系前的准备阶段

　　问：

每天邮件很多，怎么样才能区分一些值得信任的客人?

　　答：

我们需要对每天的邮件做优先级的排序，特别是新客户的邮件中，有价值，有潜力的客户要第一时间，高质量回复。

判断新客户的邮件是否有价值，可以关注他的邮件中是否有这些内容：

客户来自的市场、是否是我们的主要市场，潜力市场，目标市场、客户提供的信息是否详尽等。

通过以上细节，再加上和客户平时的沟通，判断客户优先级高低，优先级高的最先处理，从而使我们的工作更高效。

　　问：

了解哪些情况有助于与新客户接触?

　　答：

首先，我们在这个行业中，对本行业的大买家，大公司应该了如指掌。

除这些公司之外，对一些没听到过，不了解的公司，其实最好的了解客户的办法是在与客户的往来函电中体会的，感觉他是否是有诚意，是否专业，是否在市场中。

在你能准确的把握客户之前，采用对你有利的方式，特别是付款方式。

如果觉得客户有价值，有潜力，前期接触的也比较理想，可以邀请客户在展会上见面，到工厂参观，有实力的话，也可以考虑拜访客户。

　　换业务人员是可行的，因为我们经常会发现同一个客户由不同的业务人员处理，结果往往会不同。

换业务员，需要注意的是业务员对前期与这个客户的沟通要有相当的了解，要让客户的感觉是虽然换了个业务员，仿佛只是换了个名字，联系的前前后后还是非常清楚，没有出现断层。

　　外贸流程二:

外贸流程知识联系交涉阶段

　　问：

开发新客户首先应该介绍什么?

　　答：

介绍公司和产品。

介绍公司要介绍公司的实力，公司的优势等等，介绍产品，要介绍产品的特点，优势，定位，档次，主要市场等等。

关于公司和产品的介绍会让客户有全面整体的认识，较为深刻的印象，这样才能达到效果。

　　问：

客户不喜欢轻易更换合作伙伴和供应商吗?

　　答：

通过外贸公司出口，需要注意的是：

你所联系的外贸公司和业务员是否专业做这个产品出口的;与外贸公司接触，要留意他的询价背后是否有实单，对实单的要把握好眼前机会，对没有明确订单的，期望值不要太高;外贸公司越来越注重生产企业是否专业，有否出口经验，如何保证质量，产品是否有竞争力等等。

所以在与外贸公司联系中要体现企业在这方面的能力。

除以上几点之外，大部分买家包括外贸公司都有沿袭旧的采购渠道的习惯，所以让买家换供应商需要我们确实在各方面比原有供应商有明显的优势，所以我们在自身还要多下下功夫才行。

　　问：

如何和客户谈付款方式?

如何与客户谈论其它相同产品的供应商?

　　答：

付款方式应该是针对客户的规模，客户所在市场，与客户合作的不同阶段，具体合同金额等制定的。

和客户谈付款方式，首先要心中有数，对我方来说，首选什么付款方式，底线是什么付款方式;对客户来说，什么方式是有可能接受的，什么方式可能是不能接受的。

权衡一下，提出一个有可能双方都接受的方案，胜算就比较大。

　　比如笔者会跟客户说，L/CSIGHT是我们在现阶段必须坚持的付款方式，但考虑到跟您的合作，为了补偿您在付款方式上所做的牺牲，我们愿意在价格上再给您进一步的优惠，从原来的USD5.00调整到USD4.98，请理解我们在促进双方合作上所做的努力，并尽快确认。

等等。

　　外贸流程三:

 外贸流程知识寄样汇款阶段

　　问：

新客户汇少了钱怎么办?

　　答：

实际收到的金额比客户汇出的金额少十几个美金很正常，银行一般都会有扣费，所以在报价时就应考虑可能的存在的各种费用，包括银行费用，把这部分费用计入给客户所报的价格中。

　　问：

多年老客户突然提出不付预付款了怎么办?

　　答：

产品分两种，一种是定制的，一种是通用的。

定制的也就是说专门给某个客户加工的，如果这个客户不要，很难转销，这类产品基本上一定需要预付款，否则发生客户不要货的情况，企业损失会很大。

通用的也就是说产品有很广的适用性或通用性，这个客户不要，可以很容易销售给其他客户，这类产品可以根据具体情况选择是否采用预付款的方式。

　　外贸流程四：

外贸流程知识看样后下单阶段

　　问：

客户没有其他的要求了，但是就是不下单怎么办?

?

　　即使客户对样品质量确认了，价格也无异议，不一定就是会下订单的客户。

客户有好几种:

确实有需求的，打探行情的，在开拓这个产品的等等。

只有客户本身在市场中，又有需求，才会比较快速的下单。

如果客户是打探行情的，不是没有下单可能，往往需要你确实比他目前的供应商有明显优势，他才会考虑换采购渠道。

至于在市场开拓阶段的客户，期望值不能太高，客户往往也需要比较长的时间。

我们能做的尽可能配合客户，在联系过程中充分体现我们的实力，优势等等，让我们成为客户下订单的首选供应商。

　　提醒：

一个合格优秀的外贸业务员，必须掌握牢靠有效地外贸知识，其中，外贸流程的掌握是十分重要的一部分。

外贸流程详解之生产过程中的跟单流程

在总个外贸流程中生产过程跟单的流程只是其中的一小部分，但是也是很重要的部分，生产过程跟单主要是什么?

基本要求有哪些?

总个流程是怎样的?

我们为大家准备了以下的知识，可以解决这些问题。

希望对您有帮助。

　　生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。

因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。

所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。

　　一、生产过程跟单的基本要求：

　　1、按时交货：

要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。

按时交货跟单的要点：

　　2、按质交货：

生产出来的产品符合订单的质量要求。

　　二、生产过程跟单的流程：

　　1.下达生产通知书。

跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。

通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。

　　2.分析生产能力生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。

能否按期，按质地交货。

如不能应采取什么措施?

要不要外包?

　　3.制定生产计划：

生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。

跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。

　　4.跟踪生产进度

（1）生产进度控制流程：

（2）生产进度控制作业程序（3）生产进度控制重点：

　　A.实际进度与计划进度发生差异，要找原因。

通常有下列原因：

　　1.原计划错误2.机器设备有故障3.材料没跟上。

4.不良率和报废率过高5.临时工作或特急订单的影响。

6.前制程延误的累积7.员工工作情绪低落，缺勤或流动率高

　　（4）跟踪生产进度的表单：

　　有：

生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。

　　5.交期延误：

　　如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。

如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。

二就只好取消订单了。

　　6.我们再提一下有关订单的更改问题：

　　客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。

有包装上的。

（彩印，或白合）。

有交期的变更。

（或提前，或推迟）。

接到客户要求变更，首先要看改什么?

能否接收?

如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。

如还没安排，问题不大。

如已安排了部份，要进行协商。

比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。

但如是专用的，客户要承担部份费用。

对交期：

如要提前，我们要根据实际情况说。

如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。

外贸流程详解之货代操作流程

一般做外贸的公司都是自己没有船的，我们一般都是找货代，货代是一个很重要的角色，货代会帮我们询价，订舱，做箱，报关等事，那货代是怎样去做这些事的，以下是我们为大家准备的货代的操作流程。

看看货代是怎样做这些事的。

　　一、接受货主询价

　　1、海运询价：

　　①需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格;②主要船公司船期信息;③需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。

（水路危规）

　　2、陆运询价：

（人民币费用）①需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格;②各港区装箱价格;③报关费、商检、动植检收费标准。

　　3、不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。

　　二、接单（接受货主委托）

　　接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：

　　1、船期、件数

　　2、箱型、箱量

　　3、毛重

　　4、体积各项型最大体积为：

（长*宽*高）可装体积，可装重量1×20’GP=31CBM6*2.38*2.382517MT1×40’GP=67CBM12*2.38*2.385525MT1×40’HC=76CBM12*2.7*2.381×45’GP=86CBM（注：

GPgeneralpurpose普通箱;CBMcubicmetre立方米;MTmetricton公吨;HChighcubic高箱）

　　5、付费条款、货主联系方法

　　6、做箱情况，门到门还是内装

　　三、订舱货代的操作流程

　　1、缮制委托书（十联单）;制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。

　　2、加盖公司订舱章订舱：

需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。

　　3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。

　　四、做箱

　　1、门到门：

填妥装箱计划中：

做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。

　　2、内装：

填妥装箱计划中:

船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。

　　3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）

　　五、报关（有时同时、有时先于做箱）

　　1、了解常出口货物报关所需资料。

①需商检②需配额③需许可证④需产地证⑤需提供商标授权、商标品名⑥出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）⑦需提供商会核价章

　　2、填妥船名航次，提单号，对应装箱单（packinglist），发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。

　　3、显示报关单所在货物的“中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。

　　3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。

　　四、做箱

　　1、门到门：

填妥装箱计划中：

做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。

　　2、内装：

填妥装箱计划中:

船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。

　　3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）

　　五、报关（有时同时、有时先于做箱）

　　1、了解常出口货物报关所需资料。

①需商检②需配额③需许可证④需产地证⑤需提供商标授权、商标品名⑥出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）⑦需提供商会核价章

　　2、填妥船名航次，提单号，对应装箱单（packinglist），发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。

　　3、显示报关单所在货物的“中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。

外贸流程详解之外贸付款方式流程

外贸付款方式有很多种，以下是各种付款方式和详细流程的说明。

如何灵活的应用不同的付款方式，如何采用合适的付款流程，都应根据具体的实际情况而定。

　　一、即期电汇付款方式的流程说明

　　1.客户与供货商进行销售沟通、下定单，由客户向进出口公司提供定单信息，并在对外付汇前支付全额人民币货款。

　　2.进出口公司向客户发出收取税款及代理费等费用的收款通知。

　　3.进出口公司与客户及供货商签署进口代理合同。

　　4.供货商安排工厂发货并提供发票、箱单等运输单据。

　　5.进出口公司负责运输及接收货物，并通知客户，由客户决定并书面通知货物是否进入保税库。

　　6.客户向进出口公司支付进口税款。

进出口公司办理通关手续、向客户交货并提供进口税单。

　　7.进出口公司收款后对外付汇。

　　二、预付货款方式的流程说明

　　1.客户与供货商进行销售沟通、下定单，由客户向进出口公司提供定单信息并支付全额人民币货款。

　　2.进出口公司向客户发出收取税款及代理费等费用的收款通知。

　　3.进出口公司与客户及供货商签署进口代理合同，进出口公司收款后对外付汇。

　　4.供货商安排工厂发货并提供发票、箱单等运输单据。

　　5.进出口公司负责运输及接收货物