合同VK成本管理软件操作指引.docx
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合同VK成本管理软件操作指引
【关键字】合同
沈阳万科房地产开发有限公司
SHENYANGVANKEREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.
编号：
VKSY-WI-CB003
版号：
A/0
成本管理软件操作指引
编制:
王贺宇
日期:
2003-03-13
审核:
日期:
批准:
日期:
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1.目的
加强项目成本管理规范化、信息的透明化，明确软件在应用、维护过程中相关的责任和权限。
2.适用范围
沈阳万科房地产开发有限公司
3.术语和定义
成本管理软件：
项目全过程动态成本数据操作平台。
4.职责
4.1.成本管理部负责本指引的制定、修改、解释并检查执行情况。
4.2.成本管理软件使用总体要求
4.2.1.成本管理软件能够及时、准确、完整地反映项目成本情况，成为成本数据的反馈中心、存储中心。
4.2.2.各部门在操作成本管理软件过程中应分工合理、运作协调，提高效率并减少重复劳动；
4.2.3.成本管理软件应涵盖各地产公司在建和新建的所有项目。
4.3.系统管理员
4.3.1.系统管理员由成本管理部动态成本岗担任
4.3.2.系统管理员是软件管理工作的主控者，负有以下职责：
4.3.2.1.与集团、公司有关人员对接，负责软件的升级、修改、维护和定期备份工作；
4.3.2.2.负责与总部职能部门进行与软件有关的工作对接；
4.3.2.3.负责建立、修订软件管理制度，监督执行情况；
4.3.2.4.负责设定软件操作权限、密码管理；
4.3.2.5.负责成本管理部维护数据部分的搜集、录入；
4.3.2.6.系统管理员离任或调离岗位时，应做好相关交接工作，包括密码、用户及权限设置、数据备份等等；
4.4.软件使用权限
4.5.数据维护单位
数据模块
数据子模块
维护单位
目标成本
（全部）
成本管理部
预算管理
（全部）
成本管理部
合同管理
（全部）
成本管理部
合同执行
（全部）
成本管理部
资金计划
（全部）
财务管理部
动态成本
非合同性成本引入
财务管理部
非合同性成本录入及查询
财务管理部
待发生非合同成本预测
财务管理部
待发生合同成本预测
成本管理部
系统维护
自动对帐
财务管理部
万能报表
使用人
其它
成本管理部
注：
开盘前营销费用中的合同成本由财务部界定
4.6.软件操作管理规定
4.6.1.为确保数据安全，软件系统密码应每六个月更换一次，数据应至少每周由财务部备份一次。
4.6.2.软件数据属公司机密，禁止被授权人员将密码转告他人。
4.6.3.拥有软件使用权限人员未经主管领导许可，不得擅自将软件内数据打印输出、复印。
4.6.4.拥有软件使用权限人员离开办公位前，应退出软件。
4.6.5.成本管理部负责人或动态成本管理岗应定期（每月）检查上机记录，以便及时发现问题，防患于未然。
注：
因软件原因此条款暂不执行，待执行后应附相应检查记录。
4.7.项目经理部成本组
4.7.1.负责成本管理软件合同执行中设计变更与签证数据的提供，提供时间为每月25日。
4.7.2.具体格式及要求请参见《责任成本管理体系操作指引》中《项目经理部台帐》
5.工作程序
5.1.根底资料设置
5.1.1.开发项目设置为三级：
一级为公司名称，二级为项目名称，三级为跨期分摊、一期、二期、…，能确定开发期数的项目应尽量将各期列出，一般不设后期，如项目期数和方案较难确定，可设置后期。
三级即为开发项目设置的最低级，其下不设置子级项目，不同类型产品（多层、商业等）的成本反映由软件的成本功能分摊模块完成。
开发项目设置结果及核算内容如下：
项目设置
核算内容
深圳地产（SZ）
四季花城（SJ）
核算项目的全部成本，为三级之和。
跨期分摊（KQ）
核算跨期合同，目标成本本项目为零
一期（1Q）
核算各期直接成本以及由待分摊转入的成本
二期（2Q）
…
后期HQ（一般不设）
核算暂未确定开发规划方案的后续土地成本
金域蓝湾（JY）
跨期分摊（KQ）
一期（1Q）
二期（2Q）
…
开发项目及机构简码如下：
名称
简码
名称
简码
深圳地产
SZ
X项目
X取项目名称前二字拼音首字母
上海地产
SH
跨期分摊
XKQ
北京地产
BJ
Y期
YQ（Y为数字）
沈阳地产
SY
后期
HQ
天津地产
TJ
成都地产
CD
南京地产
NJ
武汉地产
WH
长春地产
CC
南昌地产
NC
5.1.2.集团成本科目及代码统一设置，具体参照《万科集团房地产企业成本核算指导》，一级（如401）、二级（如01）成本科目及代码不能改变，三级成本科目以下（如4301.401.01以下科目）可根据项目的具体情况自行增减，但应与财务核算保持一致。
设置情况如下表：
成本科目代码
成本科目名称
合计
4301
开发成本
4301.401
土地获得价
4301.401.01
政府地价
4301.401.02
合作款项
4301.401.03
红线外市政配套费
……
……
4301.402
开发前期费
4301.403
主体建筑工程费
4301.404
主体安装工程费
……
……
4301.408
开发间接费
4302
期间费用
根底资料“项目及成本科目设置”结果参见下图：
5.1.3.“跨期分摊”（KQ）的成本项目设置土地获得价款、开发前期准备费、配套设施费三大类成本科目，录入并归集所有开发分期均受益的成本合同及事项，在录入成本事项的同时，应根据规划分期情况，及时拆分到相应期别的成本科目，平时该项目下成本合同应“完全拆分”状态，当规划条件变化引起拆分标准变化，应重新进行拆分。
虽属上述三大类科目但非为所有开发期别受益的成本事项，不归集到“KQ
项目，直接记入开发当期，如分期发生的土地出让金、分别开展的施工图
设计费等。
主体建安、社区管网、园林环境、开发间接费等科目发生的成本事项，如
在受益当期的同时也受益于其他开发期，该成本合同或事项直接录入合同发生
的开发当期，并按当时标准拆分相应成本给其他受益的开发期，此后若建筑规
划面积调整，引起分摊标准变化，也可不再重新改变成本拆分金额。
5.1.4.同一开发期中，包含不同类型的产品，应在基础资料中设置成本分摊对象：
成本对象可为：
别墅、多层、小高层、高层、车库、商业、幼儿园等；按给定分摊标准“占地面积、建筑面积、可售面积”输入参数，当规划和设计数据变动，应及时更新该基础数据。
应输入分摊对象及参数如下表：
分摊对象
建筑面积
可售面积
占地面积
其他
别墅
多层
小高层
高层
…
商业
5.2.目标成本
5.2.1.估算录入模块录入可行性研究报告成本测算数据（暂可不使用），并直接将可行性研究报告成本测算表上传到目标成本录入模块的项目文档中。
5.2.2.目标成本必须分期确定，不设置跨期分摊成本（即跨期分摊为0），目标成本应录入工作量、单位、单价、说明等项目，并应将施工图阶段最终确定目标成本电子文档（集团统一格式）上传至相应项目各期项目文档。
在项目概念设计和规划设计阶段，目标成本测算一稿、二稿等各可作为一次修订反映，施工图确定后的测算稿为最终目标成本，目标成本除规划条件变化、政府政策变化等情况外，一经确定，不得随意修订。
5.2.3.目标成本录入时，可研报告成本测算表的引入由成本管理部完成。
目标成本中土地成本、工程管理费、利息、物业完善费、配套设施的分摊等由财务管理部和成本管理部共同完成，其余由成本管理部完成。
成本管理部和财务管理部应对目标成本进行交叉审核。
5.3.预算管理：
本模块可暂不使用。
5.4.合同管理
5.4.1.合同录入应及时，一般应在合同签订后3个工作日完成。
5.4.2.合同录入信息必须全面，其中合同类型、合同编号、合同名称、签约乙方、合同金额、造价性质、合同性质、签约时间、形成方式以及招标项目的招标信息必须填完整。
5.4.3.合同在录入的同时必须上传相应的电子文档。
电子文档的存储及上传程序如下：
5.4.3.1.工程合同书面文稿签定的同时，应提供电子文档底稿。
5.4.3.2.办公室经办人员在工程合同文稿签章时，应同时检查电子文档是否提供（可直接发送工程合同专储邮箱或由办公室经办人员转发）、电子文档与书面文稿是否相符，未提供电子文档或所提供电子文档与书面文稿不符者，不得签章。
5.4.3.3.对于政府部门出版之书面的格式化文件，由经办人员在盖章后3天内扫描输入；
5.4.3.4.工程合同电子文档存储办法：
在各地产公司邮件服务器上新建一个邮箱（例如：
）用于专储工程合同电子文档，设置该邮箱的相关权限并授权相关人员可在Outlook上打开该邮箱，该邮箱显示地址列在各地产公司成本管理部地址簿后。
成本管理软件合同录入人员在录入工程合同摘要时必须将工程合同电子文档同时上传至成本管理软件。
（邮箱具体设置权限及使用方法请各地分公司电脑管理员协助设置。
）
5.4.4.直接录入各期的合同，原则上应在合同的录入同时进行拆分，对于不能立即拆分的合同（仅限于金额不能确定或预计变化很大的合同）可在合同金额确定后再拆分。
录入待分摊的合同在各期分摊标准确定以后进行拆分。
分摊至后期的成本，待规划方案确定后对待分摊合同进行二次分摊，后期更改为相应各期。
5.5.合同执行：
5.5.1.变更与签证按对应的合同录入，其中合同调整类型、调整单编号、调整单名称、调整时间、提出部门、调整金额、调整说明、归属成本科目等项必须填写。
如果现场签证较多，不能做到一单一结的，可以按合同汇总录入合计数，但每月月末必须根据项目部成本组所报数据汇总录入一次。
5.5.2.合同结算：
所有录入的合同必须进行结算，合同执行完成后应及时进行合同的结算，并将结算录入成本管理软件。
5.5.3.结算拆分：
在合同结算录入的同时应进行结算拆分，结算拆分条件一般与合同拆分条件相同。
5.6.资金计划
5.6.1.付款计划暂不作要求。
5.6.2.付款录入：
每次合同付款时均应将付款金额录入，并生成付款凭证，付款录入需填写编号、付款说明、合同完成摘要、金额、付款日期、对应计划ID和审核人，没有付款计划的付款录入应将“对应计划ID”后的空格双击打开再关闭即可保存。
5.6.3.付款数据引入：
从金蝶财务软件录入的付款应及时（录入后3日内）从本模块引入。
5.7.动态成本
5.7.1.非合同性成本录入\引入：
非合同性成本应及时从本模块录入\引入。
录入需不超过发生后3日，引入需每月引入一次。
5.7.2.待发生成本预测：
待发生成本必须经常调整，否则动态成本反映不准确，待发生成本预测时，应详细列出待发生成本的工程量、单价，并作必要的说明；待发生成本的调整至少每月一次，并在月初的3个工作日内完成；非合同成本的待发生成本预测由财务管理部完成，其他合同成本预测由成本管理部完成。
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