公文管理规定R1.0.docx
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公司名称（章）
文件编号
HRD-RX-GL（2015）0003
发文部门
文件起草
夏千雅
版本号
主题
页码
共 页
审批
生效日期
审核
发文日期
复核
抄送部门
□总办□行政人事部□财务部□生产部□质检部□
□其它：
公文管理规定
一、总则
（1）为规范公司的公文管理流程，提高公文管理质量，特制订本规定。
（2）公司行政人事部为公文的归口管理部门，并负责其他部门公文格式及流转的指导工作。
（3）本规定适用于公司所属各部门，各部门遵照执行。
（4）本规定包括公文格式管理规定及公文流转管理规定
二、公文格式
标准公文格式一般由表头、主体两部分组成
1.公文表头规范
公文首页首行显示（《格式标准模板》见表1）
（表1）
公司名称（章）
文件编号
发文部门
文件起草
版本号
主题
页码
共 页
审批
生效日期
审核
发文日期
复核
抄送部门
□总办□行政人事部□财务部□生产部□质检部□
□其它：
注：
（1）.抄送部门用“填黑”表示（即■）
（2）.公司名称由发文单位加盖公章
（3）.抄送部门依据实际职能部门调整
2.公文编号规范
公司代码-职能部门代码-文件类别代码（年份）四位流程编号
（即：
HRD-XX-XX（XXXX）0000）
3.版本号使用规定
（1）第一版本用“R1.0”表示
（2）对一版进行结构修改“R2.0…….”表示
（3）对一版进行细部调整“R1.1…….”表示
4.代码规范
（1）公司代码规范
公司首拼缩写大写字母即：
海瑞迪（HRD）
（2）职能部门代码规范（表2）
表2职能部门代码规范
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
人事行政
RX
总办
ZB
财务
CW
质检
ZJ
市场
SC
基地
JD
销售
XS
后勤
HQ
（3）文件类别代码规范（表3）
表3文件类别代码规范
文件类型
编码
说明
管理文件
ＧＬ
制度、规定、流程、规范等
通用公文
ＴＷ
决定、决议、指令、通报、通告、通知、请示、批复、函、报批文件、会议记要、报告
专用公文
ＺＷ
备忘录、意向书、方案、策划、请柬、介绍信、证明、工作联系单、简章、
5.正文规范
（1）标题规范
1）公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号
2）公文主标题使用三号微软雅黑字体，加粗并居中排列
3）公文附标题使用小三号微软雅黑字体，加粗并居中排列
6.正文排版规范
（1）字体和字号
²章标题（一级标题）：
四号微软雅黑居左节
²标题（二级标题）：
小四号微软雅黑居左
²条标题（三级）：
五号微软雅黑居左
²正文：
五号微软雅黑
²页码：
五号微软雅黑
²其中：
章节标题层次以少为宜，根据实际需要选择。
三级标题的层次建议按章（如“一”）、节（如“1”）、条（如“
（1）”……）的格式编写。
（2）名词术语
科技名词术语及设备、元件的名称，应采用国家标准或部颁标准中规定的术语或名称。
标准中未规定的术语要采用行业通用术语或名称。
全文名词术语必须统一。
特殊名词或新名词应在适当位置加以说明或注解。
采用英语缩写词时，除本行业广泛应用的通用缩写词外，文中第一次出现的缩写词应该用括号注明英文全称。
（3）物理量名称、符号与计量单位
文中所用的物理量、符号与单位一律采用国家正式公布实施的《中华人民共和国法定计量单位》及国家标准《量和单位》（GB3100～3102）。
（4）图、表及其附注
图和表应安排在正文中第1次提及该图、表的文字的下方。
当图或表不能安排在该页时，应安排在该页的下一页。
（5）图
图包括曲线图、结构图、示意图、图解、框图、流程图、记录图、布置图、地图、照片、图版等。
图应具有“自明性”，即只看图、图题和图例，不阅读正文，就可理解图意。
图的编号应采用从1开始的阿拉伯数字编号，如：
“图1”、“图2”、……。
图编号应一直连续到附录之前，并与章节和表的编号无关。
只有一幅图，仍应标为“图1”。
图题应明确简短，用小五号微软雅黑，数字和字母也为小五号微软雅黑，图的编号与图题之间应空半角2格。
图的编号与图题应置于图下方的居中位置。
图内文字为五号微软雅黑，数字和字母也为五号微软雅黑。
曲线图的纵横坐标必须标注“量、标准规定符号、单位”，此三者只有在不必要标明（如无量刚等）的情况下方可省略。
坐标上标注的量的符号和缩略词必须与正文中一致。
照片图要求主题和主要部分的轮廓鲜明，便于制版。
如用放大缩小的复制品，必须清晰，反差适中。
照片上应有表示目的物尺寸的标度。
（6）表
表的编排，一般是由左至右横读。
表应有自明性。
表的编号应采用从1开始的阿拉伯数字编号，如：
“表1”、“表2”、……。
表编号应一直连续到附录之前，并与章、节和图的编号无关。
只有一幅表，仍应标为“表1”。
表题应明确简短，用小五号微软雅黑加粗，数字和字母也为小五号微软雅黑，表的编号与表题之间应空半角2格。
表的编号与表题应置于表上方的居中位置。
表内文字为五号微软雅黑，数字和字母也为五号微软雅黑。
如某个表需要转页接排，在随后的各页上应重复表的编排。
编号后跟表题（可省略）和“（续）”，如下所示：
表1表格示例（续）
续表应重复表头和关于单位的陈述。
（1）.附注
图、表中若有附注时，附注各项的序号一律用“附注+阿拉伯数字+冒号”，如：
“附注1：
”。
附注写在图、表的下方，一般采用小五号微软雅黑加粗。
（2）.公式
文中公式的编号采用阿拉伯数字按章编排，用圆括号括起写在右边行末，其间不加虚线。
如第一章第1个公式序号为“（1.1）”，附录A中的第1个公式为“（A1）”等。
文中引用公式时，一般用“见式（1.1）”或“由公式（1.1）”。
（3）.注释
文档中有个别名词或情况需要解释时，可加注说明，注释可用页末注（将注文放在加注页稿纸的下端）或篇末注（将全部注文集中在文章末尾），而不用行中注（夹在正文中的注）。
注号用阿拉伯数字上标标注，如：
“注1”。
7.排版、印刷格式
（1）公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。
特殊文种用纸可根据实际需要确定。
（2）公文的各页在排版时，一般应留出相应的页边距：
上边距：
2.5cm；下边距：
2.0cm；左边距：
2.8cm；右边距：
2.0cm，装订线为0cm，页眉为1.5cm、页脚为1.75cm。
（3）章、节、条三级标题为单倍行距，段前、段后各设为0.5行（即前后各空0.5行）。
正文为1.5倍行距，段前、段后无空行（即空0行）。
（4）页眉左边部分标注公司logo及公司名称，右边部分为文件编号，用五号微软雅黑加粗。
（5）多页公文应在每页地脚正中央用阿拉伯数字逐页编出页码，页码格式为第X页共X页，用五号微软雅黑。
（6）公文应在左侧装订，保证不掉页。
三、公文流转管理
1.公文的流转主体及规定
（1）行政人事部为公司发文的管理主体，其余部门及人员不设置发文权限
（2）公司所有发文的接收单位依据公司密级权限规定进行发放
（3）收文单位依据文件内容，进行工作安排或文件传达并转发文件至相关执行人，文件内容涉及到的相关责任人、执行部门，需就文件规定的时间内，执行并及时反馈执行结果。
未按时完成的，需就未完成事项书面说明，上报上级主管部门。
（4）公文收、发文需按照月度建立及存档《收、发文记录表》，制度及规定类须统一签收发放《执行确认表》
2.公文的拟定原则
（1）相关部门经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。
起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。
人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。
（2）起草公文后，由行政人事部门负责核对是否符《公文管理规定》的版式要求，若不符合规定要求，行政人事部门退回经办部门重新修改后再次提交。
（3）公司所属拟定的规章制度及规定，由输出部门负责主要起草，行政人事部依据制度及规定的内容及流程合理性辅助给予拟定意见
（4）对外部发放的公文统一由行政人事部拟定，涉及至相关部门，内容及主要事件说明由相关部门负责起草
四、公文的审核流程及规定
1、审批流程及规定
（1）文件起草后，由输出部门负责起草，关联部门协同对公文的内容及流程进行会签复核
（2）复核通过后，由总经理或分管副总审批
（3）审批通过，输出部门将公文（文本及电子本）及《文件审批表》提交至行政人事部，由行政人事部门负责编号、盖章及发文
（4）公司分管领导或关联部门审核及会签被否定，由经办部门重新拟订或修改后再次提交
2.审批权限
（1）管理文书（GL）：
由董事长（总经理）或被授权人审批签发
（2）专用文书（ZW）：
由分管负责人审批签发，行政、人力、财务类由董事长（总经理）审批签发
（3）通用文书（TW）：
在不违背公司相关管理制度及规定的原则下，各职能部门分管负责人审批签发
3.审核主体职责
（1）行政人事部：
审核公文格式、协同关联部门汇审公文内容及流程
（2）关联部门：
审核公文内容及流程
五、相关附件
（1）附件1：
《公文管理流程图》
（2）附件2：
《收、发文记录表》
（3）附件3：
《执行确认表》
（4）附件4：
《公文审批表》
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