公司印章管理规定及使用协议.doc

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公司印章使用管理规定

一、根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。

为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。

二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司总经理批准后，由行政办统一办理。

印章刻好后由行政办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》（附表1），备案并留好印章样图。

三、总经理通过授权赋予部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。

由被授权人在行政办签字领取印章，指定专人保管。

各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。

公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表：

序号

印章名称

使用范围

保管部门

使用审批人

使用规定

备注

1

集团公章

公司对外所有正式文件

对内通知等正式行文

行政办

总经理

或授权人

2

财务专用章

发票专用章

公司正式财务文件、报告、证明、票据等

财务部

财务经理

财务报表使用时，由财务会计部经理审批，除支票用印按照《财务管理制度》相关规定外，其余均由主管副总经理核准

3

合同

专用章

公司各类合同

行政办

参见《合同管理规定》

参见《合同管理规定》

财务合同需总经理核准

4

法定代表人印（支票）章

支票

财务部

见《财务制度》有关规定

见《财务制度》有关规定

5

法定代表人印（除支票外）章

公司正式的合同，财务报表文件、票据

行政办

总经理或授权人

《合同管理规定》

8

项目专用印章

工程施工告示

工程建设中与相关单位的非正式函件往来

项目部

项目经理

由工程项目管理部严格控制使用权限及范围

印章由指定保管人专人妥善保管。

保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。

当印章管理人变动时，应及时办理印章管理交接手续，填写“印章管理登记表”。

四、印章的使用

1.每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用审批单》（附表2），并经指定的审批负责人进行审核。

审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管人员，方可使用印章。

审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。

印章保管人需将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。

2.公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要，需经部门经理提出书面借用申请并经总经理批准签字后方可借走，借用时需填写《印章借用申请表》（见附表3），且必需两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。

原则上借出的印章当天归还，不得延误。

印章外借期间的使用由部门经理全权负责。

3.员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门经理审核，行政办签字后方可盖章。

五、责任

1.印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。

监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。

若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程度给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。

2.若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。

3.公章、合同专用章使用后，印章保管人均需填写使用登记表，使用人要在登记表上签字。

六、印章使用管理流程

开始

用章申请

否

经理审核

否

否

是

部门章

公

司

章

审核

否

审核

权限内否

用印登记

是

是

加盖印章

用章人签字

用印登记

用章人签字

资料归档

结束

资料归档

说明：

一、需盖章人员需向上级申请；

二、报总经理批准后，方可为其加盖；

三、如遇总经理不在，由总经理委托受托人签字有效，但事毕以后仍然由责任人找总经理补上签字；

四、如果工作需要使用财务章，须到财务部门按上述程序办理；

五、因工作需要将印章携带外出的，由总经理特批，批准程序如上。