公司办公室行政日常工作流程.doc

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公司办公室行政日常工作流程

行政和人事工作流程

行政部主要工作是：

执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行公司证照印鉴的管理；执行档案的归档管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行秘书事务管理；执行安全保卫工作；执行后勤、食堂的管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。

具体工作流程

一、执行公司证照申办流程

成立公司或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。

成立公司

营业执照申办

组织机构代码证申办

税务登记证申办

二、执行公司证照印鉴管理：

对于公司的各种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。

证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出现不良事件。

使用部门申请

部门主管审核

归档管理存放

印鉴、证照编号

经理审批签字

借阅、使用登记

专管人员核对

按时归还、存放

三、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理：

月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。

要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。

部门申请

经理审批

请购计划单

查看库存

帐物相符

监督检查

检查验收

出入登记

月末盘存

物品采购

四、执行固定资产及低值易耗品的管理：

对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。

对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。

对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。

资产分类

建立台帐清单

每月盘存

核对帐物

四、执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理

行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；电工负责对日常维修的材料进行申购及采购，保证质量；各部门对维修质量监督、确认。

准备材料

维修申请

安排维修

维修结束

维修结束

检查验收

五、执行文件档案的归档管理：

根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。

文件、资料收集

分类整理编号

立卷归档

装订成册存放

六、文件资料收发、复印、传真、打印管理：

各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门；

文件资料的收发

行政审阅

上传下达

准确记录

文件资料复印、传真、打印、

七、执行各种费用的支付：

按时申请、交纳公司各项费用，例如：

店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。

并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。

做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。

统计各项所要交纳费用

申请审批资金

部门主管审批

领导审批签字

支付各项费用

归类登记管理

八、执行对外关系建立维护：

建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。

在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。

在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。

关系建立

沟通协调

经常维护

情况汇报

合理调整

九、执行处理突发事件。

公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。

在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。

减少不利影响

处理结果汇报

突发事件出现

妥善解决处理

及时汇报领导

主要情况收集

十、后勤服务保障。

行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对食堂、宿舍、车辆的管理，为员工提供较为良好的生活、住宿环境，在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。

要经常检查食堂收支情况，收集员工建议，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。

拟定制度

加强检查

收集建议

提高质量

员工满意

安全工作是企业的一项重要工作，行政部门是安全工作的主要执行部门。

日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要真正做到天天讲安全、处处抓安全，人人有安全、保密意识，只有安全保密工作做到位了，才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。

要充分明确重点保卫位置，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。

要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

熟悉安全制度

提高防范意识

规划教育培训

明确保卫目标

组织实施检查

确保整体安全

十二、日常事务处理。

行政部门的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。

总体来讲，行政部门属于服务保障部门，是为其他部门包括店铺服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。

否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。

故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

当日计划工作

临时事务处理

择其轻重处理

注重时效结果

保证正常工作

提高服务意识

十三、执行上级交办事务：

优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。

接受上级交办任务

及时完成

保质保量

汇报结果

人事日常工作流程手册

第一章前言

第一条为使本公司人事作业正轨化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人事统一、脉络一贯，并加强人事部门与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。



第二章主办

第二条人事、劳资工资事宜由公司行政部负责管辖和办理，下设人事专员一人，负责下列全盘人事业务。

第三章招募甄试

第三条人员招募作业程序如下

（一）人事专员处收到“增补人员申请单”时，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：

1.招募职位名称及名额；

2.资格条件限制；

3.职位预算薪金；

4.预定任用日期；

5.通报稿或登报稿（诉求方式）拟具；

6.资料审核方式及办理日期（截止日期）；

7.甄试方式及时程安排（含面谈主管安排）；

8.场地安排；

9.工作能力安排；

10.准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。



（二）诉求：

即将招募消息告诉大众及求职人，如下：



1.登报征求：

先拟广告稿，估计刊登费，决定刊登何报、何时，然后联络报社。



2.同仁推荐：

以海报或公告方式进行。



（三）应征信息处理：



1.诉求消息发出后，会收到应征资料，经审核后，对合格应征者发出"初试通知单"及"复试通知单"，通知前来本公司接受甄试。



2.不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。

为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发“致谢函"也是应有的礼貌。

（四）甄试：

新进人员甄选考试分笔试及面谈。



1.笔试包括下列：



（1）专业测验（由申请单位拟订试题）；

（2）领导能力测验（适合干部级）；

2.面谈：

由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：

（1）要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；

（2）要了解自己所要获知的答案及问题点；

（3）要了解自己要告诉对方的问题；

（4）要尊重对方的人格；

（5）将口试结果随时记录于"面谈记录表"。



3.如初次面谈不够周详，发出“复试通知单"，再次安排约谈。

（五）背景调查：



经甄试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。

（限管理级员工）

（六）结果评定：



经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需。

评定录用人员经总经理核准，行政部部发出“报到通知单"，并安排职前训练有关准备工作。



（七）注意事项：



应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。



第四章任用

第十四条经核定录用人员，由行政部依据甄选报名单发给"报到通知单"，请他于报到时携带下列资料：



（一）填写本公司新进职工录用表；

（二）缴验学历证及身份证；

（三）缴验近期正面半身免冠照片；

（四）缴验体检合格证明；

（五）缴验计划生育证明；

（六）缴验经济担保书；

（以上应缴资料视情况可增减）

第十五条干部人员任用，视情况可发给"聘任书"。



第十六条新进人员于报到日，行政部应检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。



第十七条行政部随后应亲切有礼地引导新进人员报到，逐项协助办理下列：



（一）领取员工相关文具用品；

（二）填写制考勤卡并解释使用；

（三）领取办公桌锁匙；

（四）视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲。



（五）行政部应引导新进人员向部门主管报到。



第十八条人员报到完毕随后应办理下列事项：



（一）填写"人员异动记录簿"。



（二）更新员工花名册。



（六）收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案。



第五章试用

第十九条原则上行政人员及营业员试用期为三个月（配送仓工人、司机试用二个月），期满合格者，办理转正手续才正试聘用，个别试用成绩突出者，可提前转正。

行政部部每月15