公司公文写作技巧及公文格式(带示例).doc

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公司公文写作技巧及公文格式（带示例）

为了使大家了解公文的基本特点和一般格式，掌握常用快速的写作方法及其变化提高日常公文的写作能力。

内容：

1、公文的概念

2、日常公文的分类

3、公文拟写的步骤与方法

4、电子公文

5、公文范例

6、尝试写作

什么是公文？

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

公文的分类

（一）按性质和作用划分

1、指令性公文。

内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级必须严格贯彻执行。

主要文种有：

命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。

指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施，是下级机关开展工作的依据。

主要文种有：

指示、批复、通知、函等。

3、呈请性公文。

下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答复时使用的文件。

主要有报告、请示等。

4、决策性公文。

对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执行。

主要有决定和决议。

5、公布性公文。

向群众公布应当遵守的事项。

布告、公告、通告。

6、记录性公文。

会议纪要。

（二）按引文关系划分

1、下行公文。

是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。

如命令、指令、指示和批复等。

2、上行公文。

下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。

如请示、工作报告和上行函等。

3、平行公文。

同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。

如公函、通知等。

（三）从文件的来源划分

两大类：

一类是由外机关发送到本机关的文件，叫收文。

另一类是由本机关制成的文件，叫发文。

（包括内部使用的文件，如工作计划、总结、规章制度等）

（四）从文件的制发机关及其性质划分

三类：

法规文件、行政文件、党的文件

（五）从文件的阅读范围和机密程度划分

三类：

公布文件、机密文件、内部文件

二、公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

（一）、明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。

因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？

比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？

存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？

比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。

比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。

例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

（二）、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。

例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。

但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？

一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。

例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

（三）、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。

提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。

篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。

篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。

提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。

当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。

由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

（四）、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。

写作中注意两点：

1、要观点鲜明，用材得当。

也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。

运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。

如果观点不明，令人不知所云。

有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。

而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、要语句简练，交代清楚。

拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

（五）、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。

写文章，需要下功夫。

自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1、关于主题的修改。

看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2、关于观点的修改。

修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3、关于材料的修改。

材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4、关于结构的修改。

修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5、关于语言的精练。

主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

三、公文的文面格式、用纸格式、排印格式、装订格式

编号

文件名称

NO00ｘｘ 秘密

缓急

XXX文件

XX字〔2006〕X号　签发人：

XXX

XXX省人民政府

关于开展XX活动的通知

各市县、自治县人民政府：

（正文）

附：

《宣传提纲》3份

1、（一份）

2、（一份）

3、（一份）

XXX省人民政府

年月日

（公章）

（此件发至XX级）

主题词：

抄报：

抄送：

XXX省政府办公厅

年月日印发

发文字号

文件标题

主送单位

正文

附件标注

落款印章

发文范围

主题词

抄报机关

抄送机关

印发单位

和时间

公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。

（一）公文的文面格式

国家的标准GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》是我国现行的公文格式标准。

该标准对公文用纸，幅面，版面尺寸，图文颜色，排版规格以及印制装订等都做了具体的规范，另外还对公文各要素[眉首，主体，版记]的标识规划了极其详细的描述。

现在我们一起来学习一下：

公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。

目前，各类机关的通用公文的格式大体相同。

党政机关通用公文的文面格式由版头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记21个要素组成。

这21个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前9个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。

眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。

党的机关用特定版头制发的公文，眉首部分与主体部分用两条各长60.5mm、宽0.7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开；行政机关的公文用一条长159mm、宽0.7mm的红色横线隔开，中间没有五角星；用电报传送的公文，眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线（密码电报为红色）隔开。

用A4型公文纸，国家标准规定上报公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。

主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。

版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容（行政机关的公文只有前两项内容）。

1．版头

版头，又叫发文机关标识，即人们通常所称的“红头”。

由发文单位全称或规范化简称加上文件两字组成，[公司现行公文一般省略文件两字]，用大字套红标注秘密等级下放的中央位置。

以公司名义发出的公文，其样式已经同意印刷，公司系统其他各级公文根据公司提供的模版样式执行。

联合行文的公文版头，主体单位应排列在第一行，其构成形式可以只用主体单位名称，也可以并列各单位名称。

在联合行文单位较多的情况下，版头所占的位置要求不超过本页图文区的2/3。

版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性，识别发文机关、公文级别、重要程度，以引起受文者注意的作用。

不同的机关，不能共用版头，但规格样式是相同的，只是表示的发文机关不同。

党的机关公文版头的主要形式有两种：

一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，例如，“中共益阳市资阳区委文件”；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成，例如，“中国共产党益阳市资阳区委员会（通知）”。

版头字居中排印在公文首面上部，一般用长牟体字或长宋体字套红印制，每个字的长度在15—22毫米之间，宽度根据字数多少确定，但都要小于“中共中央文件”字样。

版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。

版头一经确定，必须长期固定使用，一般情况下不作变动，更不得随意变动。

党的机关使用公文版头应注意4个问题：

一是以党委或以党委办公室名义制发的公文，分别应与版头一致，即党委的文件使用党委文件的版头，党委办公室的文件使用党委办公室文件的版头，两者不能混淆；二是发文字号特别是发文机关代字与对应的版头应一致，如“益资发”用“中共益阳市资阳区委文件”的版头，“益资委”、“益资委干”用“中国共产党益阳市资阳区委员会（××）”版头；三是版头圆括号中标注的文种应与标题中的文种和最后一个主题词一致，即三者同一；四是党委、党委办公室与其他任何一个同级机关联合行文，均只用党委或党委办公室的公文版头。

这是由党的机关的领导地位决定的。

发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定，由本机关自定的，一定要明示其他机关