CSQEP07A2采购与供应商管理程序详解.docx
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CSQEP07A2采购与供应商管理程序详解
深圳永达精密五金有限公司
SHENZHENCHEUNGSHINGHIGHPRECISIONHARDWARELTD.
ISO/TS16949质量管理体系、ISO14001环境管理体系
有害化学物质管理体系
分发
单位
总经理
管理者代表
行政部
营业部
品质部
采购部
生产部
生管部
工程部
实际
分发
生效
日期
2013年08月01日
总页数
9
版本
A/2
修订
聂敦冰
审核
批准
修订日期：
2015年5月6日
文件编号：
CS-QEP-07
深圳永达精密五金有限公司
文件名称：
采购与供应商管理程序
文件编号
CS-QEP-07
修订日期
2015-5-6
版本/版次
A/2
页次
2/9
文件修订/变更记录表
修订日期
修订者
版本/版次
页次
修订内容
批准人
2015.4.12
聂敦冰
A/2
4/9
完善5.1.3A、5.1.4B条款
杨俊雅
2015-5-6
聂敦冰
A/2
4/9
完善E项，明确根据每月度的品质评价实绩选择对象监察供应商
杨俊雅
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文件名称：
采购与供应商管理程序
文件编号
CS-QEP-07
修订日期
2015-5-6
版本/版次
A/2
页次
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1．0目的
实施采购的预防及过程控制，在确保采购的物料符合品质及本公司“有害化学
物质”管理要求的前提下，降低采购成本。
2．0适用范围
适用于公司所有采购物料的控制，所采购的产品包括所有影响顾客要求的产品和服务，如分装排程、分选返工及校准服务；适用于所有与公司生产和质量活动有关的原材料、设备及零配件的供应商、服务商和委外加工商的管理。
3．0职责
3．1采购员负责对供应商的评估及物料的采购；
3．2体系推进课负责协助采购部实施供应商评价及管理；
3．3仓管员负责所有原材料、物品的清查库存；
3．4生产计划员负责核算原材料的用量，按实际需求提出原材料的申购；
3．5各部门负责本部门生产所需工具、配件的申购；
3．6经理或其授权人批准与采购有关的所有文件制订。
4．0定义（无）
5．0工作程序
5．1新供应商的选择和评估合格评定
5．1．1评选定原则
A、每个供应商所提供的产品或物料，必须具备以下基本条件：
a、经理级人员认可；
b、送样经IQC检样合格；
c、供应商通过ISO9001质量管理体系认证的优先；
d、经试用后反应质量良好;
e、供应商纳入时根据不同类别（原材料、化学品、包装材料、外注供应
商等）提供相应资料，由采购部分类进行保管，并作为评价合格供应商的首要条件。
原材料/包装材料：
公司简介、供应商调查表、合作协议书、不使用环境管理物质保证书、ICP报告、材质证明书、MSDS资料、4M变更管理协议、报价单、试样合格报告；
化学品：
化学品供应商除需提交同原材料供应商同样的资料外，还需提交：
关于“防止切削油过敏”的购销协议、营业执照复印件、MSDS资料；
外注供应商：
外注供应商除须提交与原材料供应商相同的资料外，还须提交营业执照复印件。
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采购与供应商管理程序
文件编号
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页次
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B、除供方具有极高的质量信誉（国际国内知名企业）外，每种产品应选定两个以上的供应商，以利竞争和适应市场变化的要求；
C、价格在本公司现阶段接受的范围内，从优中择廉。
D货比三家，择优录用，从质量、价格、交货周期（从下订单到采购产品
交付的时间）对比中，选择优者；
E、体系推进课每年年初须制订供应商现场监察计划，监察计划考虑不同类
别供应商（原材料、包材、油品化学品、电镀、表面处理等），参考上年度交易量、品质表现及每月度品质评价实绩、RoHS风险等因素，合理选择监察对象和排布监察日程，原则上电镀供应商须进行每年两次以上的现场监察；原材料及化学品供应商若为贸易公司即无生产及加工场地者则不需进行现场监察，可提交资料进行文件监察，反之则列入监察计划中；（其它辅料类供应商，如包装材料类供应商须进行每年一次的现场监察；刀具配件等其它零件供应商不须作现场监察），按计划并依照本公司《供应商评估判定标准》及本公司各体系监察表对供应商实施现场确认。
根据监察表中的项目逐个确认，对监察中单项评分为3分及或3分以下的项目必须提出不符合项，书面要求供应商及时改善，并实施效果确认，若在限定时限内要求改善但是仍未改善的不符合项，采购部可根据具体情况交经理裁决，严重时可直接取消其供应商资格；或者总体评分在65分以下（不合格），要求改善后经再次监察确认不合格的，不能纳入合格供应商。
5．2现有供应商的日常评价及例行监察
F、针对现有合格供应商依照供应商评价表进行考核评估，当月进料批次
为5批（含5批）以上作月度统计评价，当月进料批次为5批以下作季度统计评价，每年依“供应商现场监察计划”进行一次以上的现场考核（以考核表形式打分，并评出级别），对品质有下降趋势者，生产工艺发生重大变更者或半年内两次被评为D、E级以下供应商者，可取消其合格供应商资格；
A、体系推进课每年年初须制订供应商现场监察计划，监察计划考虑不同类
别供应商（原材料、包材、油品化学品、电镀、表面处理等），参考上年度交易量、品质表现及每月度品质评价实绩、RoHS风险等因素，合理选择监察对象和排布监察日程，原则上电镀供应商须进行每年两次以上的现场监察；原材料及化学品供应商若为贸易公司即无生产及加工场地者则不需进行现场监察，可提交资料进行文件监察，反之则列入监察计划中；（其它辅料类供应商，如包装材料类供应商须进行每年一次的现场监察；刀具配件等其它零件供应商不须作现场监察），
G、本司对供应商的现场监察管理适用于部分原材料、外发加工（电镀、热
处理）供应商，对原材料及外发加工以外的辅料供应商主要从品质、纳期、价格、服务、“有害化学物质管理”及其它方面进行季度综合评价，并汇总于“供应商综合评鉴表”中，对评价不合格的供应商要求其限期改善，并适时跟进确认，若连续两个月评价不合格将取消其供应商资格；
H、对日常考评及正式评估过程中不合格的供应商，本公司对其发出“不合格项改善书”并要求其限期改善，必要时可派公司相关人员前往指导；
I、针对供应商提供的物料经使用部门使用判定合格后由采购部会同体系推进课作成“合格供应商一览表”，每季度更新一次，并经总经理批准，以作为后续采购的依据。
5．1．2已有合格供应商的评定方法
由采购部提出供应商名单，依据每季度“供应商评价表”及现场监察结果，与生产部、品质部、体系推进课共同进行评审。
5．1．3评定依据
A、产品：
按产品技术质量要求，由采购提供相应的合格证据，由品质部主导各部门对样品进行承认，（供应商样品承认流程见第9页附表一）；
B、由品质部对供应商来料前三批进行检验与评审，将检验的结果反馈至采购
部，如前三批来料有检出不良，将对供应商进行再次的检验与评审，评审合格并经总经理批准，方可纳入合格供应商一览表中，才能允许批量供货，否则品质部有权拒检或判退。
C、质量管理体系（QMS）：
对质量管理体系的要求应充分而适宜；
D、环境管理体系（EMS）：
对环境管理体系的要求应充分而适宜；
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E、有害化学物质管理体系（CMS）：
符合本公司有害化学物质管理体系监察
合格标准。
5．1．4评分标准详见附表《供应商评估判定标准》
5．2供应商管理
5．2．1供应商品质管理
5．2．1．1供应商来料的规格及品质由公司品质部进行检验评定，原材料供应商在来料时须添附相应的“材质证明书”，IQC根据《进料检验作业指导书》进行检验，确保物料符合公司品质管理要求；
5．2．1．2采购部须要求供应商与本公司签订“合作协议书”，以确保供应商持续为本公司提供品质合格的物料；
5．2．1．3当因供应商物料发生品质不良时，品质部/采购部须及时通知供应商进行改善对应，必要时进行书面改善回复或作退货处理；
5．2．1．4采购部在对供应商进行现场监察、定期评估及书面调查等过程中所提出的不符合事项，须要求供应商提供书面的改善回复，品质部对改善效果实施跟踪确认。
5．2．1．5应促进供应商对其制造过程的业绩进行监视，还包括监视下列指标：
a）交付产品的质量；b）顾客生产中断，包括外部退货；c）按计划交付的业绩（包括附加运费）；d）关于质量或交付问题异常的顾客通知。
5．2．2供应商纳期管理
在对供应商纳期实施管理过程中，采购部须在与供应商签订的“合作协议书”中明确纳期管理责任，以加强对供应商纳期管理意识；
人员
变更
生产设
备的变更
部品
的变更
方法
变更
其它
变更
供应商管控项
添附事前协商联络书
事前协商联络书
1、确认联络书的内容和相关实验数据是否满足公司要求。
2、将变更产品与公司相关标准对照，确认其不属于1级禁止物质、2级禁止物质、管理物质（内容详见：
《有害化学物质清单》）。
公司内部
OK
判定事前协商联络书
OK
OK
1、联络书和实验数据符合公司的标准要求。
2、在未有意识地含有禁止物质的标准值以下。
1、联络书和实验数据的真实性确认。
2、确认是否实施了6种物质的高精度分析。
NG
NG
NG
供应商原因调查改善要求
顾客
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5．2．3供应商变更管理
供应商变更管理包括：
更换供应商、部品的材质、规格及供应商的生产方法、作业环境等发生变更时的管理。
流程说明：
1、当发生以上变更时（部材和产品的设计规格、部材的化学物质成份、制造条件
等），供应商须及时提供“事前协商联络书”至我公司品质部；品质部确认联络书内容及相关实验数据是否符合公司有害化学物质管理值要求，确认其不属于本公司“化学物质清单”中所涉及的1、2类禁止物质及管理物质；
2、若供应商所提供变更后产品符合公司标准，品质部再进行联络书及实验数据的真实性确认，并确认是否实施了“RoHS”对应6种有害化学物质的高精度分析；
3、若联络书及实验数据符合公司有害化学物质管理值标准要求，由品质部再对事前协商联络书进行判定，OK后，添附事前调查文件和分析数据，作成变更联络书及时交客户确认。
5．2．4供应商“有害化学物质”管理
5．2．4．1供应商须提供相应物料的ICP检测报告
根据公司“有害化学物质管理程序”对本公司所涉及的物料进
行分类管理，其中针对A、B类物料，采购部在购买时须要求供应商提供相应物料的ICP检测报告，以证明物料符合“RoHS”标准要求；同时原材料供应商还须提供相应的“材质证明书”，以证明材料中不含有本公司所管控的“有害化学物质”，相关报告由ISO文控中心整理存档（ICP检测报告有效期为1年，采购部须在报告到期前1个月向供应商索取最新的检测报告）。
5．2．4．2公司须要求供应商签订“不使用环境管理物质保证书”
采购部在要求供应商提供物料ICP检测报告的同时，须要求供应商签订“不使用环境管理物质保证书”（保证书中已明确本公司“有害化学物质”管理值要求），以明确供应商在其提供给本公司的所有物料不含有“有害化学物质”的相应法律责任，“保证书”有效期限为一年，采购部须进行及时的更新管理，并要求供应商提交保证书原件，由ISO文控中心整理存档。
5．2．4．3掌握供应商“可能混入有害化学物质的工艺”
体系推进课须督促相关责任人根据“供应商有害化学物质监察计划表”对供应商实施现场监察，掌握各供应商“可能混入有害化学物质的工艺”，并形成书面报告，要求供应商及时提交切实可行的预防措施及防止混入的书面对策，并督促其按照预防对策实施，采购部可进行临时调查确认，相关报告资料交体系推进课整理存档。
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5．3采购的实施（请参照8.0采购管理流程图）；
5．3．1生产计划员根据「生产单」、库存数量和销售预测，提出「申购单」；
用于产品而采购的所有产品或材料应符合适用的法规要求。
5．3．2各部门对本部门生产所需配件、工具等，提出「申购单」；
5．3．3采购员应按「申购单」和「合格供应商一览表」与供方签订合同或下
达「采购单」，对于长期供货的单位可按年度签订合同每次采购只下达采购单即可，且采购单须给经理批准。
5．3．4采购合同和委外加工合同包括如下内容：
A、产品名称、数量、规格等级、包装要求；
B、质量标准、质量保证要求、验收规定、运输、保险要求、付款方式、
裁决纠纷方式、是否需要提供图纸或实样等。
5．3．5采购员发出「采购单」后要求供应商回传，对不能如期交货的要
及时通知生管部负责人；
5．3．6采购员保留采购的一切资料，如「采购单」、合同、技术资料等。
5．3．7当需要到供应商验货或客户要求到供应商验货时，应在「采购单」上
注明。
但这些验证不能免除供方提供合格产品的责任和其后对不合
格物资的拒收。
5．3．8采购实施过程中原材料采购周期为6天，需求部门须提前6天提出采
购申请，以确保所申购物料如期到位；
5．3．9采购回厂原材料由品保确认其质量及符合性，其他物料由申购部门课
长确认；
5．3．10仓管员对照《采购单》及《送货单》核实物料的数量；
5．3．11采购单要求的内容及送货单上体现的内容要求一致，否则申购部门或仓库可拒收物料；
5．3．12申购部门课长不在岗时由其职务代理人进行确认；
5．3．13仓管员在收货过程中有疑问应立即由通知采购，采购向上级汇报并提出相关处理办法。
5．4采购物料的检验按CS-QEP-11《检验控制程序》执行。
当公司或其顾客拟在供方的现场实施验证时，采购部门应在采购协议中对拟定验证的安排和产品放行的方法做出规定。
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5.5供应商的体系开发：
供方质量管理体系的开发情况，符合ISO9001：
2008要求的第一频并需通过第三方认证机构的认证，汽车产品供应商，如有必要，可要求其提供PPAP文件或者控制计划。
6．0参考文件
6．1ISO9001章节7.4“采购”；
6．2管理手册第21页“管理体系要素描述”之条款7.4“采购控制”；
6．3“有害化学物质管理程序”中供应商管理要求。
7．0记录
序号
表格编号
表格名称
归档部门
1
CS-WF-SP01
供应商评估判定标准
采购部
2
CS-WF-SP02
合格供应商一览表
采购部
3
CS-WF-SP03
申购单
采购部
4
CS-WF-SP04
采购单
采购部
8．0采购管理流程图
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附表一、供应商样品承认流程图
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