天然温泉度假村采购部管理手册 1.docx

天然温泉度假村采购部管理手册 1.docx

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天然温泉度假村采购部管理手册1

一、职位任务

1、采购经理岗位职责-------------------------------------------------

（2）

2、采购员岗位职责---------------------------------------------------（3）

3、仓库主管岗位职责-------------------------------------------------（4）

4、仓管员岗位职责---------------------------------------------------（6）

二、采购基本程序和制度

1、采购审批程序----------------------------------------------------（8）

2、采购货品的分类--------------------------------------------------（9）

3、物品采购程序----------------------------------------------------（10）

4、审核采购申请单--------------------------------------------------（13）

5、报价单----------------------------------------------------------（15）

6、其它------------------------------------------------------------（18）

7、采购交货延迟检讨表----------------------------------------------（19）

8、采购验收制度----------------------------------------------------（20）

9、仓库管理制度----------------------------------------------------（24）

10、物品、原材料盘查制度----------------------------------------（27）

11、物品、原材料损耗处理制度------------------------------------（28）

12、仓库物资管理制度--------------------------------------------（29）

13、仓库安全管理制度--------------------------------------------（31）

14、仓库防火制度------------------------------------------------（32）

岗位职责

编号：

DT-PRO-001

采购经理岗位职责

职能概述

在负责酒店物资采购工作，充分发挥采购部的工作职能。

（一）、日常性工作内容：

1、根据采购申请单采购各部门所需的物品和食品，部门采购申请单需经部门负责人审核，带领采购员按照采购申请单上注明的所需物品、食品数量、规格、要求，在规定的到货时间内完成采购任务。

2、指导采购员晚上联系己定供应商下第二天的采购单；保证及时供应厨房所需原材料。

3、督导仓库对物品进行验收，确保物品符合申购要求。

4、督导仓库做好收发货、仓储、盘点等日常性工作。

5、熟悉和掌握酒店所需物资的名称、型号、规格、价格、用途。

6、及时处理产品质量问题和督促供应商及时送货。

7、审核供应商的发票、送货单、报价或订购单等。

8、负责属下员工培训，检查员工纪律，完成上级分配的其他工作。

9、比较供应商的报价和整理供应商资料档案。

（二）、周期性的工作内容：

1、编制己确定的供应商每月市场价格表，掌握新的产品供应来源和季节性产品资料，及时提供给上司参考。

2、帮助采购员完成仓库补仓任务，仓库补仓单由仓库提出，具体补仓时间视营业情况而定。

3、采集采购样本或安排供应商示范。

岗位职责

编号：

DT-PRO-002

采购员岗位职责

职能概述

在酒店采购主管的领导下，负责对酒店用品、食品等物资的采购工作，充分发挥采购部的工作职能。

一、操作职责：

1、根据采购申请单或仓库单采购各部门所需的物品和食品。

2、力争使酒店所购的产品价平物美。

3、对不符合要求的产品，负责办理退货补货或调换。

4、与有关供应商保持良好关系。

5、负责到机场或火车站装运进口或外埠的来货。

6、协助仓库搞好物品入库的验收工作。

7、及时向上司报告有关产品的价格的最新行情。

8、做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。

9、做市场行情调查

10、积极参加培训，遵守酒店纪律，保持与酒店有关部门的良好关系，完成上级分配的其他工作任务。

二、协调职责：

1、和采购部门做相关协调工作。

2、和供应商做相关协调工作。

岗位职责

编号：

DT-PRO-003

仓库主管岗位职责

职能概述

在负责酒店所以用品、食品等物资的验收、派发工作，按照酒店需求、验货标准检验所有物品规格、质量、价格、到货时间等，充分发挥采购部的工作职能。

一、操作职责：

（一）物品库：

1、严格遵守酒店各种规章制度，特别是《物品库工作程序和物品库安全消防管理制度》。

2、确保所负责的库房干净、整齐，每天都要检查水、电、气是否有跑漏现象，处理不了的马上向上级主管汇报，一定要把事故消灭在萌芽状态中。

3、对库房物品的使用要做到心中有数，量少的要及时补充，对长期积压的物品（即三个月未领用的物品）于每月底编制“仓库物品积压表”（食品、日用各一张，其格式如“急需处理食品报告单”），并提出处理意见，供主管考虑。

对于质次价高的物品或订货不符的物品应及时通知采购及上级领导进行处理。

4、出库时，一律凭领料单，没有领料单的不予发货。

（二）食品库：

1、负责酒店所有食品、饮品的后勤供应工作。

要将发放货物记录与成本核算账核对，做到帐物相符，无差错。

2、认真检查入库的食品、饮品的品名、数量、外观包装、生产厂家、质量是否符合要求，如有问题不予以入库。

3、对入库的货物，要堆放整齐，安全摆放。

4、出库要做到先进先出。

5、食品、饮品入库后要及时登账，货物发出要及时减账，随时做到账物相符。

6、仓库主管应经常检查食品、饮品的保质期，和大厨沟通在现在的仓库温度基础上食品是否会提前过期，对将要到期的食品编制“需处理食品报告单”。

二、协调职责：

1、和用货部门沟通协调工作。

2、和采购部门沟通协调工作。

3、和供应商沟通协调工作。

4、协调有关部门做好各类资产和低值消耗品的盘点工作。

岗位职责

编号：

DT-PRO-004

仓管员岗位职责

职能概述

在酒店仓库主管的领导下，负责对酒店用品、食品等物资的收、发工作，充分发挥采购部的工作职能。

一、操作职责：

1、服从领导的工作安排。

2、按程序进行各种物资的收发，并按规范填制直拨单、验收单。

3、按规定做好仓库进销存帐务记录，严格执行仓库的安全制度，库内严禁吸烟，上下班前后对仓库的门窗、货架、电源、消防器材等进行安全检查，发现隐患及时处理，保证库房和物资的安全。

4、对库存不足物品需及时补仓，物品补仓规定如下：

（1）仓管员应每天检查库存物品、食品、饮品、香烟的库存量，不足的应及时填写仓库补仓表，并交给财务经理审批后交给采购进行采购。

（2）如果积压物资用完后需要补仓的，仓管员先请示财务与大厨商讨再做补仓的决定。

5、食品仓的仓管员应定期、不定期的对物品的保质期进行检查，对将要到期的食品做表上报成本会计，以便对将到期的食品进行及时处理，尽早利用杜绝浪费。

6、物品的验收程序：

（1）仓库补仓的物品由仓管员直接收货。

（2）部门申购的物品应由仓管员与部门主管人员一同验收。

（3）凡没有合同及报价的物品仓管员不开验收单（直拨单开出后由部门主管签名认可，但不给供应商）。

（4）所有直拨单都需由部门主管级以上的人员签名为准。

（5）仓管员必需按规定填写好验收单、直拨单（各项目填写完整，清晰）。

（6）食品、用品单必需分开单。

7、发货程序：

（1）仓管员必需核对发货数量、物品才可将货物发出。

（2）仓管员要审核各部门的领料单是否符合财务要求填写。

（日期、部门、品种数量、食品用品分单填写）。

（3）所有单据原则上不许修改，确要修改的要求部门领货人及发货人员签名确认。

8、仓管员每天完成业务后，应整理好当天的单据（验收单、直拨单、领料单夹好登记入账）。

9、仓管员应于次日早晨把所有的单据财务联送交成本会计处，并登记好号码要求成本会计签收。

二、协调职责：

1、与用货部门沟通协调工作。

2、和采购部门做相关协调工作。

3、和供应商做相关协调工作。

4、月终做好各部门盘点工作。

采购部基本工作程序和制度

一、采购审批程序：

编号：

P&P-PRO-001

流程表：

使用部门经理（申请）——仓库主管（有无存货或可调调拨）——采购部经理（组织报价、议价及定价）——财务部经理（成本及资金）——主管副总（审核）——总经理（核准）

流程图：

采购部基本工作程序和制度

二、采购货品分类

编号：

P&P-PRO-002

1、货仓存货补充：

仓库管理人员要经常检查库存货品的存量的变化，货品库存量到达最低界线时，填写“采购申请单”。

库存最低线，也称采购线，是酒店为保证供应，减少资金积压而确定的订货点的库存量，它主要根据各种货品的每日消耗数量保存期限，进货容易易以及订货到进货入库时天数等因素确定。

2、部门新增物料：

各部门固定业务所需要设备或物料时，由各部门填写采购申请单，按采购审批程序获得批准后，由采购部组织实施。

3、部门更替旧有设备或物品：

当酒店的经营活动至一定周期时，操作设备、器材、用具、低值易耗品等均要按实际使用情况更新、补充。

4、食物和饮料以及烟酒供应：

食物和饮料以及烟酒供应品性质不同，且受客人流量和消费高低的影响，视实际而定，需要厨房部门、酒吧、采购部和成本会计、仓库主管的合作，以便以最佳的食物，产出最好的菜。

因此，食物和饮料以及烟酒的采购申请和程序与其他物品不同，除了批量的采购外，每天用料即日采购。

5、燃油和燃料。

6、维修零配件和工程物料。

7、急用和零星用品、办公用品。

采购部基本工作程序和制度

三、物品采购程序

编号：

P&P-PRO-003

1、货仓存货补充采购程序：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主管要填写一份仓库补货“采购申请单”，采购申请单内必须注明以下资料。

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

送采购部经理初审，采购部经理应把仓库交来采购申请单上签字确认，并注明到货时间，退一份回仓库。

采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，选定相应供应商，提出采购意见，标明本次申购单每种商品的价格，按采购审批程序报批，经总经理批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之2天内完成。

有特殊情况，要向主管领导汇报。

2、部门新增物品采购程序

若部门欲增置新物料，部门经理或各餐厅总厨应查阅年度或月度编制计划，弄清计划是否包括该项目等，如没有预算，应攒写有关报告，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部按酒店有关采购程序和审批程序进行办理，经总经理批准后，组织实施。

3、部门更新替旧设备和物品采购程序：

如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产、物品遗失或损坏报告”给主管副总及财务经理审批。

经审批后，将一份遗失或损坏报告、采购申请单及报废物资一并送交采购部，采购部按酒店采购程序和审批程序办理有关审批，经总经理批准后，组织采购。

4、食品饮料，烟酒的采购程序：

酒店中的食品和饮料每天消耗量很大，其中有些食物可以存放较长时间，但有些食物存放却不能。

例如：

海鲜、冻品、三鸟、肉类和蔬菜等就不同，有些物料还有有效使用日期限制。

所以采购部需要与各出品部、餐饮部，酒吧和成本会计有紧密合作，作出适当的采购，就食物饮料而言。

每天都有不同种类和数量的需求。

各出品部的用料因营业情况变化较大，申请购买的手续也跟其他方法不尽相同。

（1）蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果及各部门餐饮用料的采购申请，由各餐饮部门总厨或主管、酒吧，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日市场购货表，采购部按每月定价的价格填上，经餐饮部门经理及质量成本监督审核后，便可以电话落单或直接到市场选购。

（2）蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果的供应商选定：

以上货品购买可采用合约形式固定价格，并可确保货源，采购部、餐饮营业部和成本会计必须合作，进行价格及质量的比较，选定供应商。

采购部要邀请供应商对酒店经常使用的餐饮用料提供一个月的报价，采购部组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价提供酒店所需的物料，这些报价和供应商的选定必须送交主管副总和总经理审核方为有效。

（3）选择供应商，除考虑其价格是否合理外，亦需考虑到其供应能力和供货水平的稳定性，需要对下面几点进行比较：

A、哪一家供应商的价格最低；

B、哪一家的质量最高；

C、哪一家具备提供相同水平酒店的供货经验。

D、哪一家供应商最诚信。

5、燃料采购程序

采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施。

6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：

工程仓日常补仓由工程部在计划内填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目做审批报告后，填写采购申请单（工程预算表附在采购申请单下面）,且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）库存数量；

（3）最近一次订货单价；

（4）最近一次订货数量；

（5）提供本次订货数量建议。

以上采购申请单送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.

采购部基本工作程序和制度

四、审核采购申请单

编号：

P&P-PRO-004

1所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给仓库，经仓库主管复核送采购部。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：

第一联作仓库收货用，第二联采购部存档并组织采购，第三联财务部应付会计存档核实，第四联部门存档。

3、审定采购申清单：

当采购部收到采购申请单后、应作出以下复查以防错漏。

（1）签置核对：

检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。

（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。

4、选定供应商。

（1）联络供应商，可以利用电话。

传真或其他通讯途径向供应商索要资料，报价及样品，供应商资料可从以下来源获得。

A、营业代表的来访；

B、供应商目录及邮寄小册子；

C、刊物或电话黄页，报刊的广告；

D、网上查询。

（2）有关部门的介绍。

选择供应商是一项是十分重要的环节，所以要考虑以下条件：

A、稳固财政；最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持酒店货品的水准、数量及交货期有一定的保障；

B、品质的统一，所选择的供应商必须能供应符合酒店要求的物品，令酒店保持一贯稳定水平；

C、地区若品质或数量上可以接受的话，最好选择本地的供应商，从而节省运什费，且联系方便，易于随时检查合同的执行情况；

D、价格：

如所有供应商供应货品、品质、数量及交货期都能符合酒店要求，选择供应商要选择价格最低的一个，若品质条件不同则应与申购部门共同考虑，协商核定最符合酒店要求的供应商；

E、维护保养：

如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。

同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。

采购部基本工作程序和制度

五、报价单：

编号：

P&P-PRO-005

报价单需要最少三家作出比较，但要视采购物品质量和种类、货源供应而定。

对采购价格的控制是整个采购控制最重要和最困难的工作，这是因为酒店所用的物品，与其他行业相比，价格变化最大、最快、实难掌握和控制。

特别是那些易于过期变质的货品，其售价几乎每天都在变化，有时上午和下午的价格就有差别，采购价格控制的目的是：

保证采购物品价格的合理性。

为了达到这个目标，酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，签订订单时，着手向有关供应单位询价并填制报价单，包括：

①填写报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、价格、质量标准及交货时间，邮寄或送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。

②对于交通不便或外地的供应商，如果采购期限较短，可用传真或电话询价。

用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。

③写个简单的报告，说明询价方式及其全部过程，并提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交给主管副总和总经理审批。

2、采购审定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，报主管副总和总经理审核，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商。

3、采购审定小组。

A、餐饮部物品：

主管副总经理、采购部经理、中西餐经理、中西餐总厨、财务部经理

B、客房部物品：

主管副总经理、客房部经理、采购部经理、财务经理

C、工程部物品：

主管副总经理、工程部经理、采购部经理、财务经理

D、办公室物品：

主管副总经理、行政部经理、采购部经理、财务经理

4、供应单位确定后，由于酒店物品的价值和数量较大时，采购部可以和供应商作议价，以进一步达成对酒店较为有利的协议。

而且议价方式不仅可以在价钱方面洽谈，甚至物品的质量、交货期或一切细节都可以商磋。

降低价格对酒店有直接的利益。

在以下情况下，仪价是没有多大作用的，但尽力尝试。

A、小数额的购买；

B、唯一供应的来源；

C、国家或行业规定的价格；

D、己定折扣之价目表；

E、紧俏的市场商品。

当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有报价单和推荐供应商的报价，交给主管副总和总经理批准。

5、定购：

采购申请单一经总经理审核批准后，交回采购部，采购部便安排分派采购申请单给有关的部门，而采购员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购。

采购单是酒店正式给予供应商的授权文件，此份定单一式四份，而其中所列的供应商、货品内容质量、数量及价格必须与己批准之采购申请单相同。

采购单一式四联：

第一联供应商；第二联采购部；第三联财务应付帐款联；四联用货部门。

采购定单要注明资料：

A、货品供应商的名称、地址及有关资料：

B、采购申请单的号码；

C、订单日期；

D、需求部门；

E、品名、规格、型号、产地、数量、单价、包装要求、交货日期、运输方式及验收标准；

F、总值；

G、付款方法。

6、合同：

有关服务性质的需求，工程项目或高总值及数量大的物品的定购，采购部要以采购合同代替采购订单。

采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签置，双方便需遵守合同上的细则。

（1）、合同的目的：

A、买卖双方通过合同确认双方的责任，保障双方利益；

B、合同经双方盖章及签置后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力；

C、合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件发生，保障合同的有效执行。

（2）、工程合同细则应详细列明

A、工作范围——物料供应，安装家私设备

B、规格、质量标准及验收标准和方法；

C、其他费用——杂项开支、超时、工人工资、保险费等的承担；

D、完成工期和工程进度界定方法；

E、延期完工的赔偿；

F、保养期及维修事项的规定；

G、工程进度款，保证金等的付款方法和规定。

（3）物品或服务性采购合同细则应列明：

A、详细采购项目标明的：

名称、产地、型号、规格、数量、价格、质量标准、包装的规定。

B、交货期限，运输方法及交货地点；

C、付款细则和验收方法；

D、维修保养办法及收费；

E、保修的年限；

F、接受或拒绝货品程序和处理方法；

G、什么情形下可取消合同；

H、合法的权利及义务。

采购部基本工作程序和制度

六、其他

1、采购定单的跟催

当定单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

以下情况采购部需要跟催的：

（1）物品未能依期交货；

（2）交负数量或品质与订单有出入；

（3）新定的供应商或改变供应商；

（4）唯一来源但有问题的供应商；

（5）供应商未能履行合同责任。

2、采购定单取消

（1）酒店取消定单：

如因某种原因，酒店需要取消己发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法，以便报总经理作出决定。

（2）供应商取消定单：

如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。

为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。

（3）违反合同：

合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。

（4）档案储存：

要有完善的采购资料，必须有完善之档案储存制度，以便快捷存查资料。

为避免资料遗失，借出之资料必须登记及催还。

采购部基本工作程序和制度

七、采购交货延迟检讨表

凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况。

采购部基本工作程序和制度

八、采购验收制度

编号：

P&P-PRO-006

第1章总则

第1条目的。

为保证酒店菜品及时供应，并保证所购菜品原料符合质量规定要求，特制定本制度。

第2条适用范围。

适用于酒店物品验收。

第3条职责

（1）采购部负责进行菜品原料采购。

（2）财务部负责对菜品原料采购计划进行审核。

（3）仓库管理人员会同餐饮部相关人员负责菜品原料验收。

第2章菜品原料验收

第4条菜品原料验收由仓库管理人员会同餐饮部人员具体负责，采购员每天应向仓库收货人员了解食品的到货情况。

第5条当供货单位送来菜品原料时，验收员首先将供货单位的送货发票与事先拿到的相应的“订购单”核对。

（1）验收人员首先应核对送货发票上的供货单位的名称与地址，避免错收货和接受本酒店未订购的货物。

（2）核对送货发票上的价格。

若发票上的价格高于订购单上的价格，验收人员要询问送货员提价的原因，并将情况反映给采购部经理、成本控制员或厨师长，无论退货还是不予退货，都要有厨师长和成本控制员在货物验收单上签字，表示责任。

若供货单位送货时的价格低于订购单上的价格，验收员应请厨师长检查食品原料的质量，质量合格，厨师长在验收单上签名，验收员可按此价接受这批原料。

第6条检查食品原料质量

（1）检验人员检验的依据是菜品原料采购规格标准和采购申请单。

因为在这些表中均有对采购的食品原料质