ERP解决方案既操作手册.docx
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ERP解决方案既操作手册
一、采购进货入库流程
【1】流程及操作要求说明（采购管理中心执行）
采购员到商家选择货品填写采购单:
分为以下两种情况
1.新品：
采购人员需填写:
商品名称、大类、中类、季节、年份、进价、售价（以绵阳最高售价为定价标准）、商家名、柜组、采购市场（如：
大成、金荷花、九龙）等信息，要求在一品一商多店销售的货品必须填写在同一张进货单上，并在采购单上填写采购员姓名及联系电话、商家地址及联系电话。
（见下示范图）
2.补货：
A、外地店铺：
门店主管将当天需要补货的商品填写手工《补货单》，经店铺负责人审核后在晚上18:
30之前,门店主管将手工的《补货单》用微信/QQ的方式发送至对应采购员处。
B本地店铺：
采购员与柜组主管走场确定需要补货的商品后，由主管手工填写补货单交对应采购员。
3.商品打包：
送到物流的货品请供应商必须分大类按商家、店铺、柜组打包（包内必须要有相对应的进货单，一大包一单，必须单货同行），并在内小包外写明店名、柜组名、总数量。
4.货品有差异时：
采购员应与物流负责人一起进行核对，并在《进货单》上进行修改、签字，并于次日在商家处要求开具《退货单》或《进货单》，并在单据上说明原因。
5.物流分货员在货品清点过程中，若发现货品有充款现象，经与采购沟通后不再发往门店的货品，采购员须在当天内将充款的货品手工填写《充款退货单》，次日将货品退回商家，商家在《充款退货单》上签字并注销。
6.采购单一式三联,采购联、物流联、财务联。
操作要求
1.填写进货单字迹工整，不得漏项填写，经办人员必须签字方为有效，且进行单据关键项自检。
2.采购员填写进货单时，如是新款必须注明“X”及进价和售价，如是补货则无需注明，商品进价有变动时必须在进货单上注明（注明由总经理和董事长确认）。
3.如是新商家，采购人员必须在进货单的右上角注明“X”，不允许简写商家名称、或用商家所发的货品名称，作为商家名称填写。
4.商家开错单据，必须由采购部经办人进行修改。
5.为方便对供应商进行管理及进行供应商等级评价，要求一商多品多店的供应商，在开单时统一名称（如：
木村佐滕-马卡、木村佐滕-传承等，商家名统一为：
木村佐滕）。
6.每天市场现采货品的单据交给财务时，不得出现少交、漏交现象，定采的由物流在收到货品的次日10：
00前（特价外采的除外）将复印件提供给财务及采购.
7.定采由采购授权后，物流部负责填写《采购进货单》，需填写:
商品名称、大类、中类、季节、年份、进价、售价、商家名、柜组、采购市场（如：
大成、金荷花、九龙）等信息，要求在一品一商多店销售的货品必须填写在同一张进货单上，并在采购单上填写采购员姓名及联系电话、商家地址及联系电话。
8.物流在核对、清点货品时发现问题，当日内反馈给采购员后，采购员必须10分钟内给予答复（除15:
00—17:
00外），并且在2日之内处理完毕，并在物流统计的《进货差异单》上回复处理结果（个案特别沟通）。
9.现采的结算差异必须在2天内处理完毕，并向相关部门回馈处理结果。
10.商家调库存成本或返点等优惠政策，请采购与供应商提前协商好后通知门店，由采购部提供（或供应商代转交门店负责人）优惠文件或在统一的表格上采购员填写好优惠后价格，再由门店填写数量后，在1个工作日内，将双方（供应商、门店）签字确认后的原始单据交给财务进行账务处理，复印件送店铺最高负责人备案。
11.采购部在市场的现采由采购员现金结账，市场定采的有采购员提供拟付款商家每月8号、18号、28号前与财务统一对账，每月1号、11号、21号集中由财务出纳依据审批流程完整的付款申请单统一付款。
12.操作奖惩：
如有违反以上操作要求处罚元/处。
【2】流程说明：
（物流分货员执行）
1.收货：
物流人员收到货品后，在规定监控范围内，仔细清点收到的总包数并进行登记（未搬家之前面朝摄像头），确认包装是否完好后方可开包点数。
若出现包装破损时，应当场清点实数,确认无差异后再收货。
2.货品清点：
收货人员拆开包装后根据包内的采购单与实物进行核对,首先取出随货同行单，根据进货单核对商品吊牌上的品名款号及数量等信息是否和进货单上一致，无误后货品清点人员在进货单上签字，当实物与单据不符时必须进行复点，两人签字后（多货必须上报），按照“采购进货流程1.4”进行操作，物流录单员则按实收数量做入库，并对差异进行手工登记《进货差异单》，交与采购人员及财务人员。
3.物流分货员在货品清点过程中，若发现货品有充款现象，不得再做货品入库，经与采购沟通后不再发往门店并登记《进货差异单》。
4.不得漏点、漏配送
5.操作奖惩：
如有违反以上操作要求处罚元/处。
【3】流程说明：
（物流录单员执行）
（1）严格按业务发生日期录单
新品---录入员严格按照标准建立商品档案。
具体操作：
打开分销管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【基础档案】、【商品信息】，进入【商品快速建档】窗口，选择供货商代码、商品属性，并且输入进价、售价，点击【保存】按钮，此时商品资料就建立完成了，并在进货单上填写对应的商品内部条码，。
（2）：
补货商品----录入员查询商品，依据进货单上采购员标注的新进价核对系统内进价，在第（5）步中，输入该款商品之后，单击工具栏的【修改】按钮，修改该商品的进价即可。
（3）、打印条码：
打开分销管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【基础档案】、【商品信息】，进入【商品目录】窗口，找到要打印条码的商品，单击工具栏上的【打印】、【条码打印】进入【打印数量】窗口，然后输入数量（按实点数量打印），点击窗口底部的【打印】按钮此时条码打印完毕。
（4）、入库：
打开分销管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【进货管理】、【进货操作】进入【商品进货单】窗口。
单击工具栏上的【新增F4】按钮，选择表头的【供应商】、【仓库】，手工输入【商品代码】【数量】，后面的【备注】里面选择【入库类型】,录入完毕之后点击工具栏上的【保存】按钮保存数据。
核对商品的数量和单价、总金额无误之后，单击【商品进货单】工具栏的【验收】按钮此时物流库存增加，然后单击【记账】
（5）、快速批量打印条码：
先入库再打印条码，打开SBC管理模块，选择【条码管理】、【条码打印】进入【按单据打印条码】窗口，【单据类型】选择【商品进货单】，【单据编号】选择要打印的进货单单据编号，单击【查询按钮】，然后单击【打印】按钮此时，进货单上面所有的商品条码打印完毕。
（6）、录单员必须将当天所有入库货品验收并记账
（7）、进货单上无供应商名，统一用商家地址、档口号做为商家名称。
（8）、操作奖惩：
如有违反以上操作要求处罚元/处。
【4】流程说明：
（公司财务执行）
（1）：
结算：
打开财务管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【采购管理】、【基本单据】，进入【进货结算单】窗口。
浏览审核单据明细金额和总金额是否有差异，若无差异，点击【记账】按钮，若有差异，单击工具栏上的【修改】，修改相应的错误，然后在单击【保存】按钮，【记账】按钮。
（2）付款：
，单击【业务切换】按钮，选择【采购管理】、【基本单据】，进入【进货付款单】窗口。
单击工具栏上的【新增】按钮，选择【供货商】、【付款类型】、【付款方式】，勾选【使用结余款】，输入【付款金额】，单击【取明细】然后单击工具栏上的【保存】按钮，检查没有错误后单击【记账】按钮完成操作。
单击【关闭】按钮退出操作。
（3）优惠处理：
在【应付调整单】里调整应付帐款，具体步骤如下：
打开财务管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【采购管理】、【基本单据】，进入【应付调整单】窗口。
单击工具栏上的【新增】按钮，选择【供货商】、在【金额】处输入优惠的金额，正数为应付款增加，负数为应付款减少，确认后点击工具栏的【保存】按钮，【记账】按钮。
）
（4）说明：
【验收】后库存发生改变，单据数量不可修改，可修改单价金额。
【记账】后应付账款发生改变，单据数量和金额都不可修改。
【修改】单据货号录错，少录了数量，单价错误或补录货号，在验收前可单击工具栏上的修改按钮完成操作。
【终审】后单据不能做清空标志位处理。
操作要求
1.进货结算单、付款单必须在一个工作日内进行账务处理。
2.系统上的数据与原始单据有差异应立即修改或删除单据并通知物流重做进货单。
3.进货单核对：
每天在分销管理中导出当天的配货、退货数据，与原始单据进行勾对，并与对方会计核对。
4.如发现物流在理货过程中未发现的差异或错误，应在收到单据当日的工作时间内（休假顺延）内通知物流及采购部人员，并进行差异登记及跟踪。
5.操作奖惩：
如有违反以上操作要求处罚元/处。
二、物流中心配货流程
（一）配送到门店
【1】流程说明：
（物流录单员执行）
1.根据采购员填写的进货单上的门店、柜组信息做配货出库操作
A.打开分销管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【商店配货】、【配货操作】进入【商店配货单】窗口，单击工具栏上的【新增F4】按钮，选择表头的【商店】、【商店库位】【仓库】，选择正确之后在窗口底部的【商品代码】处输入商品货号，输入完成之后，单击【保存】按钮。
并分柜组打印配货单交与分货人员，确认数量无误后单击【发出】按钮，此时总部仓库库存减少。
B.分货人员根据配货单核对实物发现差异时，在配货单上注明差异后，返回录单员修改《商品配货单》信息后，重新打印《商品配货单》交给分货人员再次核对无误后装包。
2.操作奖惩：
如有违反以上操作要求处罚元/处。
【2】流程说明：
（物流分货员执行）
1、上吊牌：
根据录单员传递过来的吊牌，对商品上吊牌，吊牌必须与实物相符。
2、核对：
检查配货单上的数量与实物是否相符，若数量没有差异，则商品装包，配货单随货同行，小包装上注明柜组，并在外包上写明店名。
若有差异，则告知录单员进行修改。
3、发货：
登记发货包数后发货到门店。
（外地经过第三方物流发运，物流部必须进行汇总登记，做为月末对账、结账的依据）
4、操作奖惩：
如有违反以上操作要求处罚元/处。
（二）门店收货
【1】流程说明：
（门店执行）
（1）在指定监控区域开包（面朝摄像头），检查包装是否破损，登记总包数，
（2）按照随货同行单清点货品（多货必须上报），按如下情况分别进行操作。
A：
无差异验收
打开分销管理系统，选择【配货管理】、【配货操作】进入【商店配货单】，根据该《配货单》编号找到该配货单，单击【验收】按钮此时门店库存增加。
B：
差异验收：
首先找门店负责人再次核对，并在单据上对应的商品后面注明差异，同时立即通知物流部查找原因。
打开分销管理系统，选择【配货管理】、【配货操作】进入【商店配货单】，根据该《配货单》编号找到该配货单，单击工具栏的【入库】、【分批入库】进入【分批入库明细】窗口。
点击【获取明细】此时获取的数据是【商店配货单】内的数据，然后再根据实际到货数量修改【分批入库明细】数量，
修改完成之后，单击窗口右下角的【确定】按钮，然后点击【商店配货单】窗口中部的【入库明细】，查看入库明细是否和实际数量一致，如果一致，则点击工具栏的【验收】按钮，此时门店库存增加，同时系统自动生成《仓库调整单》发送给物流。
（3）门店主管清点货品后，收货当天必须在系统里验收配货单相应的动作。
（4）操作奖惩：
如有违反以上操作要求处罚元/处。
【2】流程说明：
（物流管理中心执行）
差异处理：
物流在接到门店的差异通知后，打开分销管理系统，选择【库存管理】、【库存调整】进入【验收差异单】窗口，找到该【验收差异单】，确认上面的信息完全一致之后，单击【审批】、【执行】，此时进入【仓库调整单】窗口，就能看到一张已验收的【仓库调整单】，【调整类型】为差异调整，此时门店库存改变，改变的数量就是差异数。
说明：
◆【发出】后物流仓库库存减少，单据不可修改。
◆【审核】后单据数量和金额都不可修改。
◆【验收】后库存发生变化，单据不可修改。
操作要求:
（1）物流必须在收到店铺《验收差异单》后，必须当天处理完毕。
（2）操作奖惩：
如有违反以上操作要求处罚元/处。
三、门店退货流程
备注说明：
1、在没有给门店柜组配备电脑和打印机等设备前，仍然按照原手工流程操作，门店会计根据门店手工单进行相应的ERP操作处理。
2、在没有指定区域和安装摄像头之前，退货差异按照原规定执行，待指定区域和摄像头安装到位之日起执行以下操作。
【1】流程说明：
（门店执行）
（1）打开分销管理系统，选择【商店配货】、【退货操作】进入【商店退货单】窗口，单击工具栏上的【新增】按钮，选择表头的【商店】、【商店库位】、【仓库】，选择完了之后，在窗口底部的【商品代码】处输入《退货单》上的商品代码后按键盘的“Enter”键两次进入【数量】窗口，在【数量】窗口对应下录入数量，然后点【数量】窗口的【确认】按钮，最后点表底的小【保存】按钮，再接着录入下一个商品代码。
数据录完后点击工具栏的大【保存】按钮保存数据。
（2）核对商品数量无误后，单击【商店退货单】工具栏的【发出】按钮，此时门店可用库存减少。
（3）点击【商店退货单】工具栏上的【打印】按钮，打印一式三联单据并全部随货同行。
操作要求：
（1）营业员理货，柜组主管确认退货商品。
（2）门店主管在系统内做退货单（扫描录入）并审核、发出、打印一式三联的《商店退货单》。
（3）店铺将需要退货的商品在指定监控区域内清点退货商品，分柜组、供应商打包后在包装外注明区域（如九龙、金荷花等）及商家名，存放在指定区域。
（4）如果门店未在指定监控区域内按标准清点退货，则退货差异由门店柜组承担；如全程按标准在指定区域完成退货清点，则退货差异由采购部全权承担。
（5）遇品牌大批量更换退货或特殊情况由公司协调其他部门配合，有采购部人员直接参与的点数则退货差异由采购部全权承担。
（6）退货打包完成后，门店各柜组将打包清点好的货品，交到保安处并填写一式两联《退货登记表》，同时双方签字。
（7）货运司机到达后，在保安处按《退货登记表》核实后签字，货品上车，同时收取《退货登记表》第二联，第一联留保安处保留一个月备查。
（8）货运司机将货品按《退货登记表》转交给采购员时，负责退货的采购员在清点大包数量后，在退货登记表第二联上签字，由货运司机处保留一个月备查。
（9）操作奖惩：
如有违反以上操作要求处罚元/处。
店退货登记表
退货日期
柜组
包数登记
货品数量清点人签字
保安签字
运货司机签字
退货人员签字
编制袋
水袋
【2】流程说明：
（采购员执行）
（1）采购员将门店打包好的退货商品在收到之日及时送到供应商处退货，商家在门店打印出来的一式三联的退货单（单据上只打印款号、数量、商家名称及区域）上注明退货价格及总金额并签字确认后下账，黄联留供应商，红联交财务（物流中心转送），白联交物流中心并在系统内做商品退货，现采的当天回单，定采的两日内回复具体的处理时间；如定采的在5天之内没有回单，则物流可在系统内强制下单，并于次日上午10点前将单据传递到财务处下账。
（2）如有未退完的商品，采购员必须在门店的退货单上备注清楚。
操作要求:
1.在商家换回的货必须要求商家开单时按进出两条线的原则操作，不能再用换回的形式上账。
2.未全退的货品视同新购进行处理。
3.奖罚制度：
违反以上要求处罚元/条。
【3】流程说明：
（物流管理中心执行）
（1）：
全退情况
A．物流管理中心在收到采购员返回的退货单之后，需要打开分销管理系统，选择【商店配货】、【退货操作】进入【商店退货单】窗口。
点击【查找】、【基本查找】进入【单据查询】窗口，在【单据号】处输入采购员返回的退货单编号，单击窗口底部的【确认F2】此时该张退货单就查找出来了，然后单击工具栏上的【入库】按钮，【验收】按钮。
B．打开分销管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【进货管理】、【进货操作】进入【商品退货单】窗口。
单击工具栏上的【新增F4】按钮，选择表头的【供应商】、【仓库】，选择完成之后，在窗口底部的【商品代码】处，输入退货单上的商品代码后按键盘的“Enter”键两次进入【数量】窗口，在【数量】窗口下录入数量，然后点【数量】窗口的【确认】按钮，最后点表底的小【保存】按钮，再接着录入下一个商品代码。
数据录完后点击工具栏的大【保存】按钮保存数据，确认无误后单击【验收】按钮此时库存增加，点击【记账】、【打印】按钮，打印出《退货单》并同供应商签字确认的《商店退货单》同时送到公司财务。
（2）：
未全退部分视同新购重新入库配送。
操作要求:
1.物流必须在收到采购员返回退单的当天做退货操作并审核、验收、记账。
2.做退货时必须按业务发生的日期录入。
3.奖罚制度：
违反以上要求处罚元/条。
【4】流程说明：
（公司财务执行）
（1）：
公司财务在收到了物流管理中心送来的进货单和退货单之后，打开财务管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【采购管理】、【基本单据】，进入【进货结算单】窗口。
浏览审核单据明细金额和总金额是否有差异，若无差异，点击【记账】按钮，若有差异，单击工具栏上的【修改】，修改相应的错误，然后在单击【保存】按钮，【记账】按钮。
（2）：
打开财务管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【采购管理】、【基本单据】，进入【进货付款单】窗口。
单击工具栏上的【新增】按钮，选择【供货商】、【付款类型】、【付款方式】，勾选【使用结余款】，输入【付款金额】，单击【取明细】然后单击工具栏上的【保存】按钮，检查没有错误后单击【记账】按钮完成操作。
单击【关闭】按钮退出操作。
操作要求:
1.收到退货单后的一个工作日内进行结算。
2.在做进货结算时，如系统上的数据与原始单据有差异时，必须做修改或删除单据，并通知物流重做退货单。
3.奖罚制度：
违反以上要求处罚元/条。
四、门店补货流程
备注说明：
在没有给门店柜组配备电脑和打印机等设备前，仍然按照原手工流程操作。
【1】流程说明：
（门店执行）
（1）：
门店查询零售销货数据分析，通过查询一段时间内或者某一天的销售情况，分析货品销售情况，Excel导出此报表。
（2）：
根据销售情况、季节等因素，对商品进行增减，数量增减，调整Excel格式，打印。
（3）：
在打印出来的表格中填写商品具体的颜色尺码明细和数量并确认签字，交给采购员。
【2】流程说明：
（采购员执行）
（1）：
采购员将打印出来的补货单交给供货商，商家单据进行配货，若出现与单据上的信息不符时，商家则根据实物修改补货单，并根据补货单填写《商品进货单》，完毕后将单据随货包装，采购员将货品和单据一并带回物流管理中心。
【3】流程说明：
（物流管理中心执行）
（1）：
采购员将货品和单据带回到物流管理中心之后，物流管理中心执行：
一、采购业务流程中的【1】和【2】两个操作流程对货品进行入库操作，打印出进货单，次日之前交给公司财务。
（2）：
然后对门店进行配货操作，此时执行物流中心配货流程中的【1】和【2】两个操作配货到门店。
【4】流程说明：
（公司财务执行）
同一、采购进货流程中的【4】操作，对供应商往来帐进行核实。
五、调拨流程
备注说明：
在没有给门店柜组配备电脑和打印机等设备前，仍然按照原手工流程操作。
【1】流程说明（发货门店执行）
（1）：
门店整理需要调拨的商品，录入系统中。
具体操作步骤如下：
打开前台收银系统，选择【库存管理】进入【移仓出库单】窗口，单击【新建】按钮，分别单击【快捷操作提示】中的【移入商店】【移入库位】选择移入商店和移入库位。
（注：
库位就代表柜组）
然后在输入区用扫描枪将商品条码扫入，扫描完毕之后，单击右下角的【保存】按钮。
（2）：
单击【导出excel】按钮----打印----手工填写颜色、尺码明细----签字确认。
然后单击【发出按钮】此时发出店库存减少。
（3）：
将签字后的移仓出库单随商品包装发出给收货门店
【2】流程说明：
（收货门店执行）
（1）：
在指定监控区域开包（面朝摄像头），检查包装是否破损，登记总包数，
（2）：
按照随货同行单清点数量，如无差异，则在《移仓出库单》上签字确认，如有差异（多货必须上报），则找门店负责人再次核对，查找原因，并在单据上对应的商品后面注明差异，签字确认后，呈送财务一份。
在系统中的操作如下：
A．无差异：
打开前台收银系统，选择【库存管理】进入【移仓入库单】窗口，根据【移仓出库单】的单据编号找到该【移仓出库】单，单击【验收】按钮，此时收货门店库存增加。
B．有差异：
打开前台收银系统，选择【库存管理】进入【移仓入库单】窗口，根据【移仓出库单】的单据编号找到该【移仓出库】单，单击【详细】，单击【入库】、【以实际商品入库】，在输入区扫入商品条码，然后单击【保存】，确认无误后单击【验收】按钮，此时收货门店库存增加。
【3】流程说明：
（公司财务执行）
财务在收到门店送来的签字后《移仓出库单》差异情况之后，打开分销管理系统，选择【库存管理】、【库存调整】进入【验收差异单】窗口，找到该【验收差异单】，确认上面的信息完全一致之后，单击【审批】、【执行】，此时进入【仓库调整单】窗口，就能看到两张已验收的【仓库调整单】，【调整类型】为差异调整，此时门店库存改变，改变的数量就是差异数。
【1】流程说明（发货柜组执行）
（1）：
门店整理需要调拨的商品，录入系统中。
具体操作步骤如下：
打开前台收银系统，选择【库存管理】进入【移仓出库单】窗口，单击【新建】按钮，分别单击【快捷操作提示】中的【移入商店】【移入库位】选择移入商店（本店）和移入库位。
（注：
库位就代表柜组）
然后在输入区用扫描枪将商品条码扫入，扫描完毕之后，单击右下角的【保存】按钮。
（2）：
单击【导出excel】按钮----打印----手工填写颜色、尺码明细----签字确认。
然后单击【发出按钮】此时发出店库存减少。
（3）：
将签字后的移仓出库单随商品包装发出给收货门店
【2】流程说明：
（收货门店执行）
（1）：
在指定监控区域开包（面朝摄像头），检查包装是否破损，登记总包数，
（2）：
按照随货同行单清点数量，如无差异，则在《移仓出库单》上签字确认，如有差异（多货必须上报），则找柜组负责人再次核对，查找原因，并在单据上对应的商品后面注明差异，签字确认后，呈送财务一份。
在系统中的操作如下：
A．无差异：
打开前台收银系统，选择【库存管理】进入【移仓入库单】窗口，根据【移仓出库单】的单据编号找到该【移仓出库】单，单击【验收】按钮，此时收货门店库存增加。
B．有差异：
打开前台收银系统，选择【库存管理】进入【移仓入库单】窗口，根据【移仓出库单】的单据编号找到该【移仓出库】单，单击【详细】，单击【入库】、【以实际商品入库】，在输入区扫入商品条码，然后单击【保存】，确认无误后单击【验收】按钮，此时收货门店库存增加。
【3】流程说明：
（公司财务执行）
财务在收到门店送来的签字后《移仓出库单》差异情况之后，打开分销管理系统，选择【库存管理】、【库存调整】进入【验收差异单】窗口，找到该【验收差异单】，确认上面的信息完全一致之后，单击【审批】、【执行】，此时进入【仓库调整单】窗口，就能看到两张已验收的【仓库调整单】，【调整类型】为差异调整，此时门店库存改变，改变的数量就是差异数。
六、盘点业务流程
【1】流程说明：
注意：
分页录入盘点单
（1）：
打开分销管理系统，单击【业务切换】按钮，选择【库存管理】、【库存调整】进入【仓库盘点单】窗口。
单击工具栏的【新增】按钮，选择表头的【仓库】、【库位】，选择完成之后，把光标停留在【商品条码】处，然后用扫描枪扫入商品，扫入完毕之后点击工具栏的【保存】按钮，核对数量无误之后，单击工具栏的【验收】按钮
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