前厅部各分部工作内容及岗位职责.docx

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前厅部各分部工作内容及岗位职责

 

第一章大堂副理岗位职责与工作内容

一.【管理层级关系】

直接上级:

前厅部经理

二.【岗位职责】

在酒店大堂内接见及问候客人,并保持酒店的标准。

根据酒店标准处理客人需求和投诉,确保客人最大的满意度,得到客人的认可和再次入住,协助各个分部的督导和运作。

三.【工作内容】

1、迎送重要宾客。

征求次日离店重要宾客的意见,并做好次日工作安排。

2、妥善处理宾客投诉,解决宾客的疑难问题,提出改进意见,并向总经理汇报。

3、慰问住店期间生病的宾客,并提供特别服务。

4、代表总经理对在店过生日的宾客赠送生日蛋糕表示祝贺。

5、随时检查大堂公共区域卫生、背景音乐、空调温度情况。

6、随时检查各营业点员工仪容仪表、工作程序、劳动纪律等情况。

7、与前台运转部门保持密切联系,随时向他们反馈宾客的要求和意见,并检查落实情况。

8、协同有关部门安排残疾人住店事宜,并提供特别服务。

9、处理宾客提出的超出酒店服务范围的特殊事项。

10、处理宾客损坏酒店财物、房间设施、污染公共区域卫生环境赔款事宜。

11、处理宾客在房间、公共区域遗失、遗留物品的查寻和认领事宜。

12、处理宾客自身原因要求打开行李锁、保险箱及赔款事宜。

13、负责酒店紧急或突发事件(停水、停电)等的对客解释和安抚、善后工作。

14、配合有关部门处理住店宾客因病死亡、醉酒死亡的善后处理工作。

15、总经理交办的其它事项。

16、18:

00后监督酒店紧急收货情况。

17、处理停车场及公共区域所发生的一切车辆索赔事件。

18、检查大堂POP、签到台等摆放是否规范并符合大堂整体气氛,督导相关部门完善其工作。

19、检查等离子电视播放内容是否正确、内容是否符合要求、播放是否正常。

20、根据大堂光线及宾客接待需求,灵活调节大堂照明,体现最佳的大堂气氛。

四、工作项目、程序与标准

1.处理客人的投诉的工作程序及操作标准

程序

标准

1.接到投诉

1、仔细倾听。

接到客人任何投诉,一定要保持冷静,用镇定的态度,

2、有礼貌地仔细听客人诉说,要与客人目光接触,不时点头以示理解。

3、保持平静。

如果必须或有可能的话,请客人到静处,个别交流,以免影响其它客人,必要时可以礼貌地询问客人一些情况,但切忌打断客人的讲话。

4、做好记录。

用书面形式把问题要点记录在〈客人档案表〉,这样当其他人参与处理这件事时就节省了时间,同时客人也会因为看到他的投诉得到重视而平静。

2.安抚客人,表示歉意

1、安抚客人。

无论对错在饭店或部门,或个别服务员还是属客人误解,当聆听的时候对客人的遭遇表示同情,选择适当的时刻向客人道歉,要使客人感觉到酒店是真正同情他的遭遇并会认真加以解决。

2、不要推诿。

不要告诉客人是上一班员工(***)的过错或是***部门过错,推诿对解决问题是不明智的。

3、采取措施并及时解决

1、弄清事实。

及时通知有关部门了解或核查事件,尽快为客人排忧解难,但不陈述尚未理解的细节或对无法做到的事的承诺。

3、征求意见。

告诉客人处理问题的办法,如有可能提供几种方法让客人选择,牢牢抓住抱怨问题的症结。

4、及时解决。

随时关注督促有关部门对客人投诉问题的处理,拖延反而会把事情弄糟。

(如超出权力许可范围,及时报告上级,请求帮助。

5、再次歉意和感谢。

对处理投诉情况一旦有结果要及时通知客人,并再次表示歉意,还可征求一下客人对处理结果的意见,以示饭店的重视程度。

最后向客人致谢。

欢迎客人给饭店提了宝贵意见,必要时经领导同意,代表总经理给客人做一定的弥补――可给客人优惠房价,或送客人礼品、鲜花、水果等表示歉意。

4、记录

将事情经过及处理结果记录在案,以便征求总经理的意见和监督补救措施的执行。

2、客房状态差异处理的工作程序及操作标准

程序

标准

1、收到<每日客房状况差异表>

每天中午12:

00左右,客房文员送一份<每日客房状况差异表>到前台,对一些出现外宿、或无行李的特殊客房作一些汇总,前台无法处理的将交由AM处理。

2、及时处理

对这些房间作及时的处理,以免造成不必要的投诉和酒店不必要的损失:

1、对团队会议的房间,与会议负责人确认即可;

2、散客

1)、对外宿、无行李、当日预离的客房,主张先作退房、暂时保留的处理;

2)、对不外宿,无行李、当日预离的客房:

A、熟悉掌握了解一些有自动退房习惯的客人,对于这些客人的客房就作退房处理;

B、对一些不熟悉的客人,如有联系电话,则电话联系客人确认是否退房,否则按下面程序操作:

a如一起开的几间客房,其中有些客房是这种状况,一般不理;

b对于单个客房无行李的,且押金不够的情况,一般先作退房处理,保留到晚上24:

00,口头通知相关部门留意,并在该房上作矛盾房标志,以便提醒相关部门注意。

(具体操作如下:

选中该房,击右键,选中“设置临时态”→选中临时态中的“无行李”→备注中标明“不外宿,保留到晚上24:

00”即可。

3、跟进服务

晚上若通知先退保留房间的客人返回,则由前台接待请求大堂副理后重新办理新房间入住登记,根据客人住房天数,为客人重新制钥匙。

3、处理客人遗留贵重物品或现金的工作程序及操作标准

程序

标准

1、接到通知、清点物品

1、如客房内遗留现金或贵重物品,客房领班会通知大堂副理,请AM一同清点处理。

2、大堂副理到现场后,可先用手机拍下当时情况留底,并与客房领班一同清点现金数额。

3、餐厅交来的贵重物品,AM应详细填写《遗留物品登记表》。

2、保存

1、客房内遗留的贵重物品及现金由AM处保管,AM做好记录;

2、餐厅拾遗的贵重物品会直接交到AM处登记并保存,AM做好记录后存放在保险柜内。

3、与客人联系

1、AM根据客人的信息想办法与客人取得联系,告之相关情况,确认后待客人前来领取。

3、若无客人联系方式,做好交班记录,则待客人前来咨询。

4、客人领取

1、当客人领取客房遗留物品时,请客人出示有效证件,并复印留底,同时请客人在客房部提供的《遗留物品登记表》的下一联《收条》上签字,并且留下联系方式,以备查询。

2、当失主无法亲自来店领取而委托他人代领时,失主必须开具有效委托证明后方可为其办理代领手续。

3、代领委托书上必须注明委托事项,并附委托人身份证件复印件、联系电话,以及代领人姓名、联系电话等资料。

如不能直接出具文件证明的,应以传真形式确认,以便核对。

4、当委托人来店办理领取时,根据委托人提供的证件与委托书上核对无误后方可予以领取,并将代领人证件复印至《遗留物品登记表》背面,与委托书订在一起,以备查询。

5、记录详情

在《每日工作日志》里记录下具体是哪个部门、哪位员工、什么时候、拾遗地点、贵重物品清单及后来处理的情况。

每周日汇总好人好事上报人力资源进行表扬。

6、后续处理—-无从认领物品

超过1年无人领取的贵重物品,上交财务,由酒店处理。

同时做好相关记录以备查询。

4、VIP客人的迎接程序与标准

程序

标准

1、了解VIP客人信息

了解VIP客人的姓名、喜好、身份、习惯及抵达时间,安排人性化特色服务;

2、检查客房

1、在VIP客人到达前一小时检查VIP房准备工作(钥匙、鲜花、水果、清洁卫生、设备设施等);

2、准备好钥匙套、登记单、笔在房间。

2在酒店大堂恭候VIP客人的到来;

3、迎接客人

1、在酒店大堂恭候VIP客人的到来;

2、VIP客人到达后,主动、热情问候客人,亲自引领客人上房,并帮客人在房间办理登记手续;

3、向客人简介酒店情况及房间设备的使用;

4、征求客人意见,随时提供服务;

5、确保行李员把客人的行李迅速准确地送到房间。

4、记录

做VIP客人接待记录,必要时向总经理报告VIP客人到店情况和接待情况;

5、建立、健全VIP客人档案

协助预订部建立、更改VIP客人的档案,准确记录客人的姓名、职务、入店时间、离店时间、首次或多次住店、特殊要求等情况,作为以后订房和服务的参考资料

5、向客人索赔的程序

程序

标准

1、接到通知

接到酒店设备或用品被损坏的报告后,应立即赶到现场,请有关人员指看现场,保留现场;

2、根据实际情况,决定是否需要客人赔偿

经查确认为客人所为或负有责任后,根据损坏轻生程度,参照酒店赔偿价格,向客人提出索赔;

A、如果损坏的是日用品,根据客人的情况(比如房价或态度)决定是否需要客人赔偿;

B、如果损坏的是固定资产(如电视机、地毯等),根据实际情况和成本开赔偿单;

C、如果是客人故意损坏,就全价赔偿,如醉酒的客人呕吐或客人打架造成的损坏。

3、索赔

2、索赔时,可礼貌地指引客人查看现场,并陈述原始状态;

3、若客人对索赔有异议,无法说服客人赔偿价可按权限酌情减免,若超出权限向上一级汇报;

4、若涉及贵宾,必须报告上一级管理人员,然后将结果转告接待人员或接待单位,向他们提出索赔。

4、记录

记录详细情况,以备查询或下一个班次的同事跟进

6、客人物品失窃或遗失的处理程序与标准

程序

标准

1、安抚客人

1、尽快赶到现场并收集有关客人物品被盗或遗失的线索;

2、安抚客人,并立即报告酒店安全部;

3、记录事件发生的地点,时间及丢失的物品内容;

2、调查事情经过,并协助客人相关事宜

1、与安全部负责人一起赶赴现场,若发生在房间,则同进通知客房部主管前往;

2、请安全部通知监控室注意店内有关区域是否有可疑人物;

3、查询客人被盗物品及是否曾有来访的有关资料,并做好记录,视客人要求,由客人决定是否要向公安机关报案;

4、通常情况下,酒店不开据遗失证明,若客人信用卡遗失,可由大堂副理代为联络银行止付。

5、一般要由客人自己报案,大堂副理派人联系,外籍客人需报告公安机关外管处,国内客人报案,可到派出所或公安局;

6、若住店客人在店外被盗,征得客人同意后,大堂副理可协助客人向事发地区公安机关报案;

7、随时与保安部联系,了解进展情况,以便及时将结果通知客人。

3、记录

记录事件整个过程,呈报总经理;并发送给相关部门。

7、水电故障处理程序

程序

标准

1、接到通知

接到水、电故障的报告后,迅速通知相关部门,及时弄清原因及恢复正常供应时间,必要时及时报告总经理。

2、采取措施

1让总机通知各有关部门,如:

总经办、客房、餐饮、安全部;

2、通知有关部门采取紧急措施,以尽可能减少对客人的影响。

3、督促有关部门与供电/供水局联系以便尽快恢复供水/供电。

4、检查电梯内是否困有客人,若安抚客人并通知工程人员来处理;

5、如客人在沐浴时停电,就安排客房服务员送灯到客房。

6、当电力故障是由于供电局的原因时,在楼层上和公共区域安排员工尽可能向客人提供紧急援助。

7、如果酒店在举办大型时发生故障,就立即赶到现场维持秩序,并督促工作部尽快解决故障。

8、恢复供水、供电时,提醒有关部门检查所有机器设备以避免不必要的人为事故。

3、向客人表示慰问及关心

代表酒店向客人表示慰问和关心,如有必要赠送小礼物。

4、记录

记录详细事故经过。

8、客人生病的处理程序

程序

标准

1、接到通知

1、所有就医要求就由大堂副理安排。

2、尽可能记下客人姓名、房号、性别、年纪、国籍、症状等,问清客人是否要酒店或者医院的医生,严禁随便拿药客人服用。

2、应客人要求安排是否外医治,并表示慰问和提供帮助

1、若客人决定外出看病,替客人打电话联系医院,提供病人的详细情况;

2、情况紧急,可拨打120,请急救中心就诊;

3、若客人行走不便,可安排轮椅;

4、若客人自己去医院,为其联系车辆,说明车费与医药费自理;

5、建议客人的亲朋好友陪同,若客人没陪同人员,征得客人同意后可派一名行李员陪同前往,若客人身份较高则由大堂副理亲自陪同;

6、客人外出治疗回店后,大堂副理须进房看望,并代表酒店慰问客人送果篮,并问客人有无特殊服务要求;

7、如果客人需住院观察几天,准备鲜花和有总经理签名的问候卡送到医院。

3、对客人的客房处理

1、若客人需要住院治疗时,将客人病情及房号等做好记录,如有可能通知其在当地的亲友,若客人想保留房间,则通知客房部,如不保留,须先得到客人授权后,由客房服务员及安全部在场见证为客人收拾行李存放在行李房,并通知收银办理结帐手续。

2、对于传染病房客,要劝其离店,并对房间及房内物品做彻底消毒,同时对楼道及有关区域进行消毒处理程序。

4、记录

记录事情详细过程,以便下一班同事跟进服务。

9、客人昏迷或死亡事件的处理

程序

标准

1、接到通知

接到通知或若发现此状况,保持冷静。

未能确定是否已死亡时,立即报告安全部,并请酒店医务室或医院叫救护车送往医院急救。

2、采取紧急措施,并协助调查原因

1、立即封锁现场并通知总经理、安全部、公关部等有关部门,由安全部经理判断是否报警处理;

2、协助安全部调查客人死亡原因,如自然死亡通知出死亡证明,如其它原因死亡,请公安局调查,并等待结果。

3、尸体运送时要使用单独电梯,走后门。

3、客人物品的处理

1、与安全部协作清理客人遗物并列清单,房间上双锁,保存客人登记卡及身份证;与死者家属/使馆联系,确定遗物处理权;

2、将遗物转交死者家属/使馆并登记。

4、对外回答的处理

封锁消息,有关事情的询问统一由指定人员解答。

5、记录

记录处理全过程。

10、火灾事故的处理程序

程序

标准

1、接到通知

1、接到相关通知或身处现场,保持冷静。

2、记录通知时间,迅速赶往现场;

2、协助相关部门,并做好对客的解释工作

1、电话通知消防中心,然后通知总机(总机按“接火警通知方案”程序通知有关人员);

2随时记录进展情况以便查询;

3、保持与安全部及工程部的联系,以便了解事件进展情况

4、检查火警现场,与安全部,工程部等有关部门人员,在最高领导决策后,决定是否报“119”派消防车支援。

5、与保安部及有关部门组织灭火,随时与总经理保持联系并跟从命令;

6、若火灾发生在厨房,应通知工程部立即关闭所有煤气阀门,关闭所有电源,关闭受影响的一切通风装置;

7、如火势没有蔓延,就注意客人的反应并准确回答客人提出的问题。

通过住客名单了解房号、对特殊人员给予关注和帮助;

8、如火势迅速蔓延,并威胁到客人的生命,应在总经理的命令下分散客人到安全的地方并安抚客人,同时通知消防部门进行灭火。

3、慰问客人

代表总经理向客人表示关切与慰问,与有关部门员工一起回答客人提出的问题

4、记录

在记事本上注明事件的详细情况。

11、住店客人过生日程序

程序

标准

1、早班核查信息

1、生日客人的查询,由前台夜班负责,如有生日客人,填写客人生日审报表,然后交大堂副理签字;

2、早班大堂副理再次通过系统再次核查相关信息。

2、安排生日礼物

1、将客人生日审报表一份交前厅留存,另一份交餐饮部准备蛋糕;

2、或准备巧克力、或鲜花。

3、祝福客人

1、通知各一线部门员工,以备随时祝贺客人生日快乐;

2、与客人取得联系,在适当时候持生日贺卡上楼,由送餐人员送上蛋糕,同时祝贺客人生日快乐。

4、记录

1、与客人做短暂交谈,征求客人对酒店的意见及建议;

2、将上述工作详细记录在记录本上。

12、残疾客人

程序

标准

1、收到信息

预订员在接到此类预订时应第一时间内通知大堂副理

2、格外关注,并给予帮助

1、如有可能,尽量安排有残疾的客人住在低楼层,并靠近电梯;

2、安排给残疾客人的专用房间尽量不要安排给正常客人。

当有残疾客人入住时,对他们格外关注,确保客人熟悉酒店的布置和摆设及居住舒适。

3、就备注残疾情况,如坐轮椅、柱拐杖、盲人、聋人、身体虚弱、年老等。

4、每天给残疾客人打电话,在电脑中注明特殊要求,如客人不能移动等。

5、在进残疾客人房间前,应先打电话。

3、送别客人

在残疾客人退房时应送别客人。

 

第二章前台接待岗位职责及工作内容

一、前台接待领班

1.【管理层级关系】

直接上级:

大堂副理

2.【岗位职责】

(1)负责前台的日常管理工作,以身作则并保证前台全体员工认真执行酒店各项规章制度。

(2)制定、修改、完善前台管理程序及工作程序;

(3)制定本岗位的培训计划,不断提高员工业务技能和文化修养,树立宾客服务的良好职业道德规范;

(4)负责收集员工在工作中的各种案例,负责将客人的各种对酒店服务及设施设备的意见反馈给部门;

(5)负责检查和控制前台的服务质量;

(6)与预订部、房务中心保持良好的沟通与协调,确保客人在订房要求得到及时的满足和保证,最大限度的提高客房住宿率;

(7)与销售部、餐饮部等有关部门保持密切联系,确保团队、会议客人的各项要求得到尽快落;

(8)与前台收银保持密切联系和紧密配合,确保住店客人的帐单准确无误;

(9)负责对员工进行工作质量评估与考核;

(10)做好对客服务用品的领用工作;

(11)按时完成部门下达的其它各项指令。

3.【工作内容】

(1)参加经理主持的部门工作会议,并将会议精神及时传达;

(2)主持整个前台及行政楼层管理工作;

(3)制定并开展本岗位培训,提高员工业务技能;

(4)每周召开分部培训及工作总结会;

(5)对员工仪容仪表、环境卫生、设施设备情况进行检查,确保运转正常;

(6)检查员工对当日客情及每日酒店活动熟悉情况;

(7)根据当日工作情况进行合理工作分配,并对其工作质量进行检查;

(8)当日散客、团队、会议的排房是否符合订单及特殊要求并落实好;

(9)抽查在店客人入住登记单的填写质量及电脑信息录入是否符合标准;

(10)检查memo及通报的落实情况;

(11)整理前台转交物品;

(12)每日对员工进行绩效考核及评估,每月向经理呈报考核结果;

(13)负责前台与其他部门的协调与沟通;

(14)按时完成部门下达的其它各项指令。

二、前台岗位职责与工作内容

1、【管理层级关系】

直接上级:

大堂副理

2、【岗位职责】

(1)销售客房;

(2)为住店客人办理入住手续并安排房间包括散客、团队、常住客、预订客和非预订客人);

(3)掌握住客动态及信息资料,控制房间状态;

(4)为客人办理换房、调整房价等情况,并跟踪预离房间状态;

(5)提供对客及对内的咨询及留言、转交物品工作;

(6)协调对客服务;

3、【工作内容】

1、岗前认真阅读交班本,了解并落实上一班移交的事项。

查阅发文了解当天会议情况以提供各种问讯服务。

2、根据预订情况提前做好预订客人的房间安排并准备好房卡。

3、对预订的团队做好房间安排并准备好房卡,将团队相应信息送达客房及总机。

4、办理客人入住登记手续,确保资料的录入准确、及时。

5、办理住店客人用房及在店客人换房、房价变更手续。

6、核对并落实预订中特殊要求或VIP接待的落实情况。

7、积极推销并努力完成销售任务。

8、收集在店客人的各种特殊需要及反馈意见,并呈报大堂副理。

9、接收散客的临时入住及预订。

10、熟记常客及VIP客人姓名、职务,提供个性化服务。

11、根据客人要求办理延迟退房或延期离店手续。

12、提供各种问讯服务

三、工作项目、程序及标准

1、房间分配工作标准

程序

标准

1.分单

根据当日订单按照客人所预订的房间种类进行分类,同时了解客人订房信息及特殊要求。

2.排房

根据客人的要求在电脑中对房号进行预订,并将所预订房号标注在订单上,若安排的是空脏房,必须在订单房号后注明VD状态。

3.房卡制作

根据预订房号做好房间钥匙、写好房卡,并将订单与房卡捆好整齐的放进抽屉。

2、有预订客人入住的工作标准

程序

标准

1.迎接

用真诚的微笑对客人的到来表示欢迎,若事先知道客人的姓名应用客人的姓氏称呼客人。

2.查询预订

根基客人提供的信息准确的找出预订资料并与客人核对订房种类、住店天数、付款方式等。

3.登记入住

请客人出示有效证件并让收银协助收押金,电脑中准确录入客人的资料并打印登记单并请客人签字,将客人证件扫描进公安局系统中,待收银收完押金后将房卡及客人证件双手递给客人,并告知楼层及所在房号、用早时间及地点、电梯方向并祝客人在店愉快。

4.完善电脑资料

完成客人入住后的信息整理工作,将订单及登记单分类订好并存档。

3、团队入住的工作标准

程序

标准

1.准备工作

根据订单及传真检查电脑中所预订房数及房价是否准确,在电脑中进行排房,制作钥匙并准备好房卡。

根据订单填写团队入住登记单,打印房号表并注明清楚是否关撤,让行李员帮忙过单给总机和房务中心。

2.入住流程

根据导游提供的信息找出相应团队,与导游核对用房数。

请导游或会议负责人在登记单上签字并留下联系方式,分发房卡并告知用餐地点、房间互拨方法及注意事项。

请导游收集客人证件给我们复印,让收银协助收费,询问导游团队叫醒时间、用早时间及出行李时间。

3.电脑登记入住

电脑中快速登记主单并checkin房间,通知总机该团抵店。

根据订单准确修改司陪、16免1房价。

4.打印报表过单

打印在店团队用房报表并在上面注明叫醒时间、出行李时间分送总机和收银并自留一份。

填写团队用餐报表,并在上面注明团队人数、用早时间分送西餐厅。

4、办理住店客人换房手续标准

程序

标准

1.询问客人换房原因

语气委婉的问清客人换房原因,做好记录。

根据客人的要求在电脑中找出符合客人要求的房间并进行预留(若出现房价差异应事先向客人说明。

2.为客人换房

填写换房单并注明房价差异,重新准备新房卡和钥匙通知行李员上房帮客人换房,并请客人在换房单上签字,收回旧房卡。

3.电脑更改

迅速准确的在电脑中进行换房操作,将换房信息通知相关部门(房务中心、总机),并过单给收银。

5、办理延迟离店和延迟结帐手续的工作标准

程序

标准

1.接待客人,了解具体要求

礼貌热情的接待客人,问清客人的要求,确认客人具体结帐时间和离店时间、日期。

2.针对不同情况的处理

1、对酒店VIP宾客、住店超过5次的常客可视情况给予14:

00以前的迟退房优惠,不在范围之内的酒店将加收半日房租,18:

00后将加收全天房租。

2、对延期离店的房间若与预订相冲突应尽量让后面的客人换房,若预定已经被确认,可对客人解释“对不起,先生/女士,您的房间某日已被预定并得到了旧点地确认,到时我们将为您换一间房,您看可以吗?

3、对延期离店由旅行社或公司付费的,应想客人说明“在收到旅行社或公司的更改通知前,房租将按门市价付“,或客人不能理解的,可请大堂副理出面解决。

3、具体电脑操作

1、即时准确的为延期离店的客人办理更换房卡的手续。

2、确定更改电脑信息,将客人延迟离店的具体时间及备注录入电脑。

6、会议团队的入住标准

程序

标准

1.准备工作

根据订单及传真检查电脑中所预订房数及房价是否准确,在电脑中进行排房,制作钥匙并准备好房卡。

打印房号表并注明清楚是否关撤,请行李员过单给总机和房务中心。

2.入住流程

与销售部落实好会议负责人,由会议负责人签字领取钥匙并告知房间互拨方式、早餐地点等,并提醒负责人确定叫早时间后要通知前台。

会议多是会务组提前领取钥匙,所以要告知会务组提醒客人到前台登记身份证。

3.登记入住

电脑中快速登记主单并checkin房间。

注意修改早餐特要、设置好团队房费自动转主单等。

4.空房费的操作

一般房数较多的会议团销售部都会与会议签定保证用房数,即会

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