XX集团信息部工作指导手册.docx

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信息部

文件编号

GHSG-ZW-XX

版本/修订

第一版

职位说明书

第7页

共41页

XX公司信息部工作指导手册

1. 本部门主要工作内容 4

1.1. 部门职能 4

1.2. 每日例行工作 4

1.3. 每周例行工作 5

1.4. 每月例行工作 5

1.5. 每年例行工作 6

2. 组织架构 6

2.1. 信息部组织机构图 6

2.2. 信息部定岗定编说明 6

3. 工作模块 7

4. 岗位说明书 9

4.1. 信息部经理岗位说明书 9

4.2. 经理助理 12

4.3. 硬件工程师 14

4.4. 软件工程师 16

4.5. 网站工程师 18

4.6. 信息化主管 20

4.7. 信息管理员 22

4.8. 内勤员 24

4.9. 信息监控员 27

5. 工作流程 29

5.1. 办公设备维修流程 29

5.2. 网站信息更新审批流程 29

5.3. 软件管理系统操作培训考核流程 30

5.4. 制定信息化系统管理制度流程 30

5.5. 文件报送流程 30

6. 工作制度 30

6.1. 网站管理 30

6.2. 电话接听 44

6.3. 工作日志 45

6.4. 机房及网络管理 46

6.5. 软件开发管理 47

6.6. 软件运行维护 49

6.7. 弱电工程 51

6.8. 上网及授权 56

6.9. 设备维修 58

6.10. 设备采购 59

6.11. 会议接待 60

6.12. 卫生值日 63

6.13. 设备验收 65

7. 工作报表格式 66

7.1. 周工作总结样表 66

7.2. 周工作计划样表 66

7.3. 月工作计划样表 67

7.4. 月绩效考核样表 67

7.5. 网站管理绩效考核样表 68

7.6. 网站产品信息发布表 70

7.7. 设备维修服务单 71

7.8. 设备维修申请单 71

1.本部门主要工作内容

1.1.部门职能

1、参与公司信息化规划和蓝图设计，进行信息系统建设项目的项目管理，包括制定具体项目计划、安排项目实施、项目验收和后期评估；

2、年度信息化计划制定和执行

3、信息网络及硬件设备的建构、管理和维护

4、参与监控系统、通讯系统、视频系统建设和管理

5、信息设备，计算机硬件、软件、耗材的需求采购计划、招标方案，参与招标工作，预算控制，对采购到货的设备进行验收、安装、管理和维护

6、协助公司网站的建设

7、负责公司网络信息安全的管理，行为管理、网络访问管理、安全漏洞管理、补丁管理

8、信息系统运行和维护

9、数据报表制作分析工作职责，整理ERP系统数据，制作统计报表，对报表数据进行分析，为公司决策层提供决策支持

10、下属企业信息化工作指导

1.2.每日例行工作

序号

工作事项

责任人

时间要求

工作说明

1.

上岗前准备

所有人

9:

00前

打卡、换装等上岗前准备，负责本人所在区域卫生清扫

2.

电话系统检查

网络维护员/***

9：

10前

检查公司外线电话和内线是否正常工作

3.

计算机网络检查

网络维护员/***

9：

20前

检查公司局域网和互联网连接是否正常，是否能正常上网

4.

电子邮件系统检查

网络维护员/***

9：

30前

检查公司企业邮局是否能否正常工作

5.

网站运行检查

网络维护员

9：

30前

检查公司网站是否正常工作

6.

财务系统运行检查

系统维护员/***

9：

30前

检查财务软件系统是否工作正常

7.

营运系统运行检查

系统维护员/***

9：

40前

检查营运管理系统是否工作正常

8.

前台收银系统运行检查

系统维护员/***

9:

40前

检查前台系统是否正常，保证前台系统正常运行

9.

系统日结，数据备份

系统维护员/***

10:

00前

检查系统日结，数据备份工作是否正常

10.

日常工作

所有人

10:

00-12:

00

日常维护：

1、款台巡检；2、对POS机运行情况进行询检3、对POS机进行巡检后回机房对数据进行整理4、对服务器及前台POS进行监控确保各项稳定高效动运作.5、根据实际情况对相关部门需要的数据进行汇总、处理，同时提供计算机技术支持；6、对系统及服务器进行安全性检测，确保系统清洁无病毒；

11.

午餐

所有人

12:

00-13:

00

12.

日常工作

所有人

13:

00-17:

20

日常维护：

1、款台巡检；2、对POS机运行情况进行询检3、对POS机进行巡检后回机房对数据进行整理4、对服务器及前台POS进行监控确保各项稳定高效动运作.5、根据实际情况对相关部门需要的数据进行汇总、处理，同时提供计算机技术支持；6、对系统及服务器进行安全性检测，确保系统清洁无病毒；

13.

工作日志

所有人

17：

30前

记录和编写本人日工作记录

14.

下班前岗位检查

所有人

17：

30前

15.

晚班日常维护

晚班值班员

21:

30前

日常维护：

1、款台巡检；2、对POS机运行情况进行询检3、对POS机进行巡检后回机房对数据进行整理4、对服务器及前台POS进行监控确保各项稳定高效动运作.5、根据实际情况对相关部门需要的数据进行汇总、处理，同时提供计算机技术支持；6、对系统及服务器进行安全性检测，确保系统清洁无病毒；

1.3.每周例行工作

序号

工作事项

责任人

时间要求

工作说明

1.

部门周例会

部门经理

每周一早上

召集所有人员开会，回顾上周工作，安排本周工作

2.

周内务检查

所有人

每周六

清洁卫生，档案备份管理等

3.

信息维护，设备维护工作总结

网站工程师/刘微

每周六前

对信息部维护职责内的数据维护，设备一周来的运行状况进行总结分析，控制设备故障率及维修成本，保证维护公司数据的安全性及使用的稳定性

4.

系统备份数据检查

软件工程师/张久明

每周六前

检查系统周备份工作是否正常进行

5.

周工作汇报

部门经理

每周五

汇报总监本周工作完成情况

6.

周工作计划

部门经理

每周五

汇报总监下周工作计划和日程安排

1.4.每月例行工作

序号

工作事项

责任人

时间要求

工作说明

1.

月度考勤

部门经理

每月*日前

统计部门所有人员上月出勤情况，提交人力中心

2.

月度绩效考核

部门经理

每月*日前

根据绩效考核办法为部门员工绩效打分并提交中心总监

3.

网站内容更新统计和考核

网站工程师/张久明

每月*日前

根据公司网站管理工作手册统计网站更新完成情况并为其他部门打分

4.

月度工作总结

部门经理

每月*日前

将本部门当月工作计划完成情况编写报告交中心总监

5.

月度工作计划

部门经理

每月1日前

编写下月工作计划并提交中心总监

6.

月度资金预算

部门经理

每月25日

编写下月需要使用的资金预算并报财务部

1.5.每年例行工作

序号

工作事项

责任人

时间要求

工作说明

1.

年度工作总结

部门经理

每年12月31日前

总结、汇报本部门年度工作完成情况

2.

年度工作计划

部门经理

每年12月31日前

根据工作目标计划下一年工作任务、时间和具体目标

3.

年度资金预算

部门经理

每年12月31日前

根据年度工作计划完成资金预算的编写

4.

网站内容更新统计和考核

网站工程师/刘微

每年1月

根据年度公司网站管理完成情况编写年度报告，并组织网站管理优秀部门和员工的评选

2.组织架构

2.1.信息部组织机构图

经理

数据管理员

系统技术员

2.2.信息部定岗定编说明

序号

部门

岗位

定编

现有

缺编

多编

备注

1

广弘商管公司信息部

经理

1

1

罗伟新

2

系统技术员

2

0

3

数据管理员

1

0

7

合计

12

7

5

2.3.部门岗位职能矩阵表

（主责：

★，参与：

☆）

部门岗位

部门职能

经理

系统技术员

数据管理员

公司的信息规划工作

★

☆

☆

公司信息管理的相关工作

★

☆

☆

公司制定和实施信息化的年度工作计划

★

☆

☆

公司信息系统的建设、维护、改进

★

★

☆

公司计算机软、硬件的配置与维护保养

★

★

☆

公司计算机应用的培训工作

★

☆

★

公司数据信息的收集、分析工作

★

☆

★

公司下属分公司的信息化工作

★

★

★

3.工作模块

序号

工作项目

工作内容

责任人

配合部门

跟踪人

1.

电话管理

1）话机采购、调配、更换、检修、报废

2）外线电话报装、维护

3）内线电话安装、维护

4）VOIP、程控交换机安装、管理、维护

全公司

2.

网络管理

1）网络交换机安装、设置、维护

2）网络线路安装、测试、维护

3）网络故障处理

4）IP地址配置

全公司

3.

网络安全管理

1）计算机名称和IP地址分配

2）计算机帐户和权限分配

3）网络行为监督管理

4）网络安全体系建设和管理

全公司

4.

接待工作

1）接待LED屏设置

2）接待PPT和宣传片播放

3）接待会议室设备准备和服务

4）接待照相

5）接待摄像

行政部

5.

信息设备管理

1）设备采购申请审核

2）设备采购验收

3）设备档案卡登记

4）设备清单登记

5）设备调配

6）设备报废

采购中心

6.

信息故障处理

1）故障、问题受理

2）电话、现场问题解决

3）问题处理记录

4）设备维修

全公司

7.

计算机耗材管理

1）更换硒鼓

2）更换墨粉

全公司

8.

信息文件管理

1）照相文件收集、整理

2）摄像文件收集、转录、处理

3）文件网络存储和授权

4）文件刻录和分发

全公司

9.

财务软件系统维护

1）卓明系统管理、维护

2）用友系统管理、维护

3）金蝶系统管理、维护

财务部

10.

软件开发

1）系统需求分析

2）系统方案设计

3）系统代码开发

4）系统测试

5）系统初始化

6）系统应用

7）系统维护

全公司

11.

工作总结和计划

1）周工作计划

2）周工作总结

3）月工作总结

4）月工作计划

5）年工作总结

6）年工作计划

12.

资金计划

1）月度工作计划编制和报送

2）年度资金预算

财务部

13.

信息工程建设

1）工程需求调研

2）工程方案设计、评审

3）工程合同签订

4）工程施工跟踪

5）工程验收

项目公司

工程部

14.

信息化项目实施

1）系统需求调研分析

2）系统立项，确定目标、周期、预算

3）系统供应商评估、选择

4）系统合同签订

5）开展相关培训

6）系统需求详细调研

7）系统实施方案设计

8）系统数据整理和输入

9）系统安装和初始化

10）系统切换上线

11）系统运行

12）系统评估和验收

全公司

15.

信息化规划