外贸英语函电.docx
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外贸英语函电
《外贸英语函电》备课笔记[转]
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编写人王佳伟
一、函电书写基本原则
1、Courtesy礼貌
语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如：
Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.
Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.
2、Consideration体谅
写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：
"Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth."就比"Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth."要好。
3、Completeness完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。
4、Clarity清楚
意思表达明确，要注意：
（1）避免用词错误：
例如：
AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.
此处bimonthly有歧义：
可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了，可以改写为：
1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.
2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
（2）注意词语所放的位置：
例如：
.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.
前者则有两种商品以上的含义。
（3）注意句子的结构：
例如：
Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.
Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20.
5、Conciseness简洁
（1）避免废话连篇：
例如：
.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为：
Weappreciateyourletter...
.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改为:
Weenclosetwocopiesof...
（2）避免不必要的重复：
（3）短句、单词的运用：
Enclosedherewith----->enclosed
atthistime----->now
duetothefactthat----->because
adraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000
6、Concreteness具体
7、Correctness正确
二、样信
（一）感谢信样信
DearMr./Ms,
ThankyouforyourletterofJune4,enclosingan
accountoftheorganizationandworkofyourChamber
ofCommerceandIndustry.
Weareverygratefulforsuchadetailedaccountof
youractivities.Thisinformationiscertaintohelp
increaseourfuturecooperation.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
谢谢您六月四日的来信及随信附上的说明书，该说明书描述了你们工商总会的工作与组织结构。
对给我们一个你们活动如此详细的描述，我们表示非常感谢。
这一信息一定能帮助促进我们未来的合作。
你诚挚的
（二）祝贺
1.DearMr./Ms,
Ontheoccasionofthe35thanniversaryofyourNational
Day,pleaseacceptourheartiestcongratulations.
Maythetradeconnectionsbetweenourcountriescontinuetodevelopwitheachpassingday!
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
值此国庆三十五周年之际，请接受我们最真诚的祝贺。
愿我们两国之间的贸易联系持续发展。
你诚挚的
（三）告示
1.Openingofnewbusiness
DearMr./Ms,
Wehaveopenedattheaboveaddressasalesoffice
forourproductshereinNewYork.Weemploya
staffofconsultantsandawell-trainedservice
departmentwhichmakesroutinechecksonallequipment
purchasedfromus.
Wewouldbepleasedifyouwouldtakefulladvantage
ofourservicesandfavorableshoppingconditions.
Wefullyguaranteethequalityofourproducts.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
我们已在纽约上述地址为我们的产品开设了一家办事处。
我们雇有一个咨询人员和一支受过良好训练的服务队伍，可以为从我处购买的设备进行日常检查。
如果你能充分利用我们的服务和良好的购物环境，我们会很高兴。
我们全面保证产品的质量。
你诚挚的
2.建立办事处Establishmentofnewbranch
DearMr./Ms,
Owingtothelargeincreaseinthevolumeofourtrade
withthiscountrywehavedecidedtoopenabranchhere,
withMr.WangLoasmanager.
Thenewbranchwillopenon1stMarchandfromthatdate
allordersandenquiriesshouldbesenttoMr.WangLo
attheaboveaddress,insteadoftoourLondonoffice.
Wetakethisopportunitytoexpressourthanksforyour
cooperationinthepast.Wehopethenewarrangements
willleadtoevenbetterresults.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
因在该国贸易额大量增加，我们决定在这里开设一家分支，由王洛先生任经理。
新办事处将于三月一日开业，今后所有的订单和询价,请按上述地址送到王洛先生那，而不是伦敦办公室。
我们籍此机会向您过会与我们的合作表示感谢，我们希望新的安排能产生好的结果。
你诚挚的
3.歇业Discontinuationofbusiness
DearMr./Ms,
Withthedemolitionofourpremisesattheaboveaddress
underaredevelopmentscheme,thepartofourbusiness
carriedontherewillbediscontinuedaftertheendof
October. OnMonday,1stOctober, weareholdingaclosing-outsale.Stockonhandwillbeclearedregardlessofcost.Therewillbesubstantialreductionsinalldepartmentsandinsomecases,priceswillbemarkeddownbyasmuchasonehalf.
Stocktobeclearedisunrivaledinbothvarietyand
quality.Asthesaleislikelytobewellattended,
wehopeyoumakeapointofvisitingthestoreasearly
aspossibleduringtheopeningdays.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
随着在经营重组计划下而取消的上述经营场所，该处的业务将于十月底后停止。
在十月一日，星期一，我们将组织一次清仓销售，现有库存不论成本都将售。
所有部门都将大幅削价，有的商品折价会达一半。
清仓商品无论种类还是质量都无可挑剔。
因此次销售参加人员可能较多，我们希望您在清仓销售期间尽早来。
你诚挚的
4.更改名称和地址Changeofnameandaddress
DearMr./Ms,
Atourcompanymeetingon4September,itwasdecided
thatthenameofourcompanywouldbechangedto
CNMIECLeeCo.Atthesametime,itwasdecidedto
movethecompanyfromtheaboveaddresstoNo3-6BroadwayStreet.
Wewillappreciateyourinformingtheappropriate
departmentsofthesechanges
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
在公司九月四日的会议上，我们公司的名称已决定改为CNMIEC李氏公司。
同时公司由现在地址移到百老汇街3-6号。
如能把这些变化通知相关部门，我们将不胜感激。
你诚挚的
5.新的任命Newappointment
DearMr./Ms,
WewishtonotifyyouthatMr.RobertSmart,whohas
beenourrepresentativeinSouthwestEnglandforthe
pastsevenyears,hasleftourserviceandtherefore
nolongerhasauthoritytotakeordersorcollectaccountsonourbehalf.
WehaveappointedMr.FredPetersoninhisplace.Mr.
Petersonhasformanyyearsbeenonoursalesforce
andisthoroughlyfamiliarwiththeneedsofcustomers
inyourarea.Wetrustyouwillhavegoodcooperationfromhim.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
我们在此通知您，过去七年在英格兰西南任我们代表的罗伯特斯马特先生已离开我们公司，他不再代表公司接受订单收款。
我们已任命弗莱德彼特森代替他的位置。
彼特森先生已在我们的销售部门任职多年，完全熟悉你地区顾客的需要。
我们相信您和他能有好的合作。
您诚挚的
6.公司的建立与重组Establishmentorreorganizationofcompany
DearMr/Ms,
Wearepleasedtoannouncethatasof1stJuneourfirm
willmergewithD&WCo.ofthistowntoformthenew
firmofCN/CWCo.Thenewfirmwillcarryonbusinessat6RuedeToqueville,Tripoli,towhichaddresspleasesendallcommunicationsafter31stMay.Weappreciatetheconfidenceyouhaveplacedinusinthepast
andlookforwardtocontinueddealingswithyou.
Yoursfaithfully
尊敬的先生/小姐，
我们高兴的宣布，由于六月一日我们公司将于该镇的D&W公司合并，成立新的CN/CM公司。
新公司将在Tripoli的RuedeToqueville六号办公，五月三十一日后所有信息请寄新地址。
我们感谢您过去对我的信任并希望继续与您来往。
您诚挚的
（四）、介绍经营业务
我们从我驻巴基斯坦使馆商务参赞处得悉贵公司的名称和地址，现借此机会与你方通信，意在建立友好业务关系。
我们是一家国营公司，专门经营台布出口业务。
我们能接受顾客的来样定货，来样中可具体需要产品的花样图案，规格及包装装潢的要求。
为使你方对我各类台布有大致的了解，我们另航寄最新的目录供参考。
如果你方对产品有兴趣，请尽快通知我方。
一俟收到你方具体询盘，即寄送报价单和样本。
盼早复。
SPECIMEN：
INTRODUCINGBUSINESSOPERATION
DearSirs,
RE:
TABLECLOTH
WehaveyournameandaddressfromtheCommercialOfficeofChineseEmbassyinPakistan.Wetakethisopportunitytowritetoyouwithaviewtosetupfriendbusinessrelationswithyou.
Weareastate-ownedcompanydealingspeciallywiththeexportoftablecloth.Weareinapositiontoacceptordersaccordingtothecustomer'ssamples.Inthecustomer'ssamples,requestabouttheassortedpattern,specificationandpackageoftheneededgoodscanbeindicatedparticularly.
Inordertogiveyouageneralideaofvariouskindsofthetableclothwearehandling,weareairmailingyouunderseparatecoverourlatestcatalogueforyourreference.Pleaseletusknowimmediatelyifyouareinterestedinourproducts.Wewillsendyouourpricelistandsampletoyouassoonaswereceiveyourspecificinquiry.
Lookingforwardtoyourearlyreply,weare.
Yoursfaithfully
（五）资信调查函电
惠请将有关加纳阿克拉西非进口公司的资信情况、商业经营情况告诉我们。
该公司地址是：
加纳阿克拉520号邮政信箱。
请确信，我们对你们提供的所有资料都严加保密，你们不负有任何责任。
谢谢。
CREDITINVESTIGATION
DearSirs，
Youarekindlyrequestedtoprovideuswiththeinformationoncreditandbusinessoperationof×××ImportCompany.Thecompanyaddressis×××.Pleasebeconvincedthatallthematerialsyousupplytouswillbekeptabsolutelysecret,forwhichYouwillnottakeanyresponsibilities.
BestRegards.
Yourstruly
三、商业英文书信中所使用的词语
（1） 贵函
Yourletter;Yourfavor;youresteemedletter;Youresteemedfavor;Yourvaluedletter;Yourvaluedfavor;Yournote;Yourcommunication;Yourgreatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;Yours.
（2） 本信，本函
Our（my）letter;Our（my）respects;Ours（mine）;Thisletter;theselines;Thepresent.
（3） 前函
Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastcommunication;Thelastrespects（自己的信）;Thelastfavor（来信）
（4） 次函
Thenextletter;Thenextmail;Thenextcommunication;Theletterfollowing;thefollowing.
（5） 贵函发出日期
Yourletterof（the）5thMay;Yourfavordated（the）5thJune;Yoursofthe3rdJuly;Yoursunderdate（of）the5thJuly;Yourletterbearingdate5thJuly;Yourfavorofevendate（AE）;Yourletterofyesterday;Yourfavorofyesterday'sdate;Yourletterdatedyesterday.
（6） 贵方来电、电传及传真
Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram（从国外）;Yourcodedwire（密码电报）;Yourcodemessage;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;YourTELEX;YourFax.
（7） 贵方电话
Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephoniccommunication;Yourtelephonecall;Yourring.
（8） 通知
（Noun）
Advice;Notice;Information;Notification;Communication;Areport;News;Intelligence;Message.
（Verb）（通知，告知）
Tocommunicate（afact）to;Toreport（afact）to...on;Toapprise（aperson）of;Tolet（aperson）know;Toacquaint（aperson）with;Tointimate（afact）to;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;towrite（aperson）information;Togivenotice（预告）;Tobreakanewsto（通知坏消息）;Toannounce（宣布）
（9） 回信
（Noun）
Ananswer;Areply;Aresponse.
（Verb）
Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveone'sanswer;Tomakeananswer;
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