奥康分销管理系统说明书.docx
《奥康分销管理系统说明书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《奥康分销管理系统说明书.docx（33页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
奥康分销管理系统说明书
奥康集团分销管理系统说明书
目录
1.
运行环境及系统要求
2.
基础档案
部门档案
仓库档案
人员档案
操作员管理
角色管理
口令修改
供应商档案
下载控件
其他
3.
商品客户管理
商品档案
商品期初
客户档案
客户期初
商品查询
其他
4.
销售管理
订单录入
订单修改删除
订单审核
订单发货
订单中止
订单明细查询
订单查询
退货单录入
退货单修改删除
退货单审核
退货单中止
退货单红字出库
退货单查询
发货明细
其他
5.
采购管理
采购订单录入
采购订单修改作废
采购订单审核
采购订单查询
采购入库
入库准备单入库
采购退货
6.
其他库存单据
调价单
形态转移单
形态转移单列表
入库调整单
入库调整单列表
拆装单
7.
收付款
收款单录入
收款单查询
收款单作废
退款单编辑确认
退款单作废
采购付款单录入
采购付款单作废
采购付款单核销
付款期初
采购付款单查询
其他应收单录入
其他应收单作废
其他应收单查询
其他应付单录入
其他应付单作废
其他应付单查询
8.
库存管理
库管出库确认
调拨出库
调拨入库
内部调拨出库
内部调拨入库
盘点准备表
盘亏出库
盘盈入库
库损出库
借入入库
借出出库
其他入库
其他出库
出库单列表
入库单列表
9.
统计查询
存货明细帐
商品进销存汇总表
商品进销存汇总表分类统计
商品分布表
商品来源去向汇总表
入库流水帐
出库流水帐
商品基本档案查询
商品毛利表
商品现存量分类统计
商品现存量查询
单一商品全国分布情况
应收帐款汇总表
应收明细帐
应付帐款汇总表
应付明细帐
采购到货情况查询
采购付款情况查询
采购汇总表
商品采购明细帐
采购订单汇总
采购订单明细
10.
销售查询
客户销售排名表
商品销售排名表
业务员销售排名表
单一商品销售明细列表
商品销售统计多栏表
销售明细帐
订单汇总查询
客户销售汇总表（客户）
客户销售汇总表（地区）
客户销售汇总表（业务员）
销售统计表
专卖店进销存汇总表
商品价格查询
销售日报明细表
分公司调自营店汇总表
销售日报汇总表
采购退货情况查询
11.
期末处理
成本核算
设置结帐日
返款处理
设置
1、运行环境及系统要求
⏹操作系统为Windows98或Windows2000专业版（推荐）；
⏹InternetExplorer5.5以上（推荐IE6.0）；
⏹用友查询打印控件（在‘基础档案’中的’下载控件’中下载安装），Win98除以上控件外还需下载：
XML组件和DBUpdate组件。
下载说明：
点击后，选择保存到本地，然后执行该文件进行安装，只有下载安装后才能使用账簿查询、报表修改和所有高级打印功能。
系统登陆网址：
2、基础档案
类型
功能说明
备注
部门档案
1．设置分公司、办事处、自营专卖店、自营商场等部门。
除分公司（办事处）外其他部门编号采用三位数，从“001”开始；
2．系统设定的CEN的系统编码不能删除，只能改为“分公司（办事处）；
3．除分公司（办事处）本部外，其他部门设置类型都选“其他”，其他部门设置必须当在“是否专卖店”处打勾；
4．“单价小数位数”统一选“2”位，地址栏必填。
其他栏按实际填写；
5．可根据实际需要对部门进行添加、修改等操作，但不能删除。
一个帐套只能有一个本部，统一设为××分公司（办事处）。
注：
××代表你所在分公司（办事处）的名称，或者专卖店（商场），下同。
仓库档案
1.必须正确选择所属部门；
2.系统设定的“CZB”这个编码更改为“001”，编码以此递增，统一为三位数；
3.办事处仓库统一设“办事处成品库、办事处杂品库、办事处残次库、”三个仓库，专卖店（商场）只设一个库位“××专卖店仓库”；还可根据业务发展需要增设仓库（如调拨异地处理鞋）；
4.“地理位置、联系人、联系电话”是必填项。
备注栏视实际需要填列。
仓库归集说明：
a.成品库：
鞋类
b.杂品库：
除鞋类的皮具、杂品及其他
c.残次库：
残次皮鞋、皮具等
人员档案
1.设置分公司、办事处、自营店所属人员的基本信息；
2.编码设为三位数，从001开始；
3.必须正确选择所属部门，选择部门决定了用户登录的不同帐套；
4.人员类型中除仓库员选“仓库员”外其他都选“业务员”；
5.其他空格必须完整、正确地填写；
6.根据需要人员可以添加、删除、修改。
“总部人员”这个用户不能删除；
操作员管理
1．从人员档案中选定操作人员；
2．角色以岗位来设定，新增该操作员是何岗位则选择其对应的角色。
同时进行帐号是否锁定、密码和密码有效时间的设置；
3．根据需要可对操作员进行增、删、改。
4．本系统根据人员所属的部门来进行功能权限和数据权限控制。
以自营店操作员身份登录本系统时，看不到办事处及其他自营店的业务内容，同时也不能对基础档案进行增删改等操作，只能查询。
只有以办事处操作员身份登录才能对基础档案进行增删改操作，同时可以查询所有自营店的业务数据。
为操作员分配角色，控制操作员的操作权限,可锁定操作员帐号，修改其密码，设定密码的有效期间。
账号锁定后，该操作员不能登录本系统。
由总部进行维护，发生人员调动、调离时及时通知总部对帐户停用。
角色管理
1．总部以实际的工作岗位来分配具体角色。
2．根据不同岗位的实际需要来定角色的权限。
操作员选择相对应其岗位的角色，也就有了对应其岗位的操作权限。
3．根据需要角色可以增删改。
由总部进行维护
口令修改
1．在此录入操作员本人的旧密码和新密码后，点击“确定”加以保存，密码即修改完成。
只能更改本人的使用密码；
2．操作员要定期地对密码进行修改，保证系统安全性。
注意密码的安全，尽量取6位以上的密码
供应商档案
1．设置分公司（办事处）的供应商。
2．直接添加，系统自动增加空白行，继续增加记录。
3．现阶段分公司的供应商包括总部、广州办及其他分公司。
其他办事处（分公司）是在发生调拨时作发货处理
下载控件
1．安装必要的打印、查询控件。
2．帐套起用时必须先安装。
Win2000安装一个控件，Win98要安装三个控件
其他
1．地区代码可增加、修改、删除地区
2．货品颜色管理、装箱方式、尺码档案、计量单位由总部在后台维护，统一下发，办事处账套只能查询，不能增、删、改。
3．返款规则目前尚未起用
3、商品客户管理
类型
功能说明
备注
商品档案
1．商品档案由总部统一管理，在后台中录入，然后下发到各办事处账套；
2．办事处只能查询、价格维护及选择启用商品，不能增、删、改；
3．修改成本价、批发价、零售价点击“价格维护”，如发生专卖店（商场）有不同售价时点击“多级零售价”对各部门进行零售价的维护。
新款到达时，必须及时进行价格维护；
点击多级零售价后，不管是否进行价格维护，必须按“变更价格”后退出。
（其中的”原价格”是差价调整单录入后自动生成的）
商品期初
1．选择仓库输入关健字，点击“查询”，系统会将所选仓库内有关商品信息显示出来，用鼠标点击数量或金额栏，出现弹出对话框，录入商品的期初数量（件数）、颜色、装箱方式、尺码后点保存。
（金额不用录入）
2．期初录入完成核对无误后，必须进行期初成本计算,按“重新计算期初”按钮，进行计算办事处（分公司）期初成本金额，专卖店计算期初零售金额。
在结帐前可多次进行期初成本计算，结帐后不能再对期初数据进行修改。
a.必须要注意仓库不能选错；
b.尺码：
男鞋：
37码，女鞋33码；
c.专卖店期初录入需以专卖操作员身份进入；
客户档案
1.客户编号设为三位数,从001开始。
2.带星号的必须详细填写，客户级别、客户电话、客户地址、联系人电话、也必须填完整，其他空格视实际情况填写,没有的可填“1”。
3.一般客户类型选“集团外部—代理商”，客户级别是对应的代理价的级别（一般为一级，浙江为二级）；是否专卖店选择“否”。
所属办事处选“非办事处客户”。
4.只有具有相关权限的人员才能添加客户信息。
（对办事处账套而言，所有办事处的客户档案均由办事处自身负责添加和维护，自营店只能查询）。
a.一般客户所属的部门为办事处（分公司）；
b.办事处还需设一个“零星客户”用于内部人员购鞋、赠送等业务；
c.每个专卖店（商场）设立一个“××专卖店（商场）零售客户，所属部门为该专卖店（商场）；
客户期初
1.将客户应收款余额输入发货额这一栏，系统自动生成欠款余额。
2.期初可输入负数。
3.输完当前页后点击“保存当前页”。
公式：
发货额—回款额=欠款额
商品查询
1.录入产品名称后，系统可将符合条件的商品显示出来供查询打印。
其他
1.客户分类、商品分类、由总部在后台中统一设置，下发到办事处账套。
办事处只能查看，不能增、删、改。
2.报价规则、库存控制设置目前未起用。
4、销售管理
类型
功能说明
备注
订单录入
1.等同于开销售单。
点击订单录入，跳出订单界面。
录入客户编号按回车，或按“搜索”，在跳出的客户界面中选择相对应的客户。
2.录入业务具体内容后，点击“保存并生成出库单”订单就直接生成销售单，保存后跳出打印界面按打印，完成出库单的开具。
此时的销售单还未出库并记帐，因此要完成这一步需到“库存管理”中进入“库管出库确认”对该单据进行出库确认。
（此步可在当天业务结束后进行）
3.订单界面表尾的“保存”、“新增”及“保存并打印”按钮暂不用。
4.订单界面中“编辑订单明细”和“添加”功能相同。
点击其中之一后录入具体业务内容。
a.订单可以不经过审核直接保存并发货。
b.需库管确认
c.在录入界面可用回车键自动跳格
d.当前月单据日期可更改日期，但不可改为结帐日以前的日期。
订单明细查询
1.订单明细查询为符合相关条件的所有订单具体内容的查询。
2.订单明细查询的条件为某一时段、订单状态、客户。
订单查询
1.订单查询是查询符合一定条件的订单；
2.查询条件在表尾“条件过滤”中选择设定。
查询条件包括部门、单据状态、销售方式、客户、时间段；
3.列表的内容包括订单号、订单日期、订货单位名称、订货金额、审核状态、是否发货；
4.要查看具体某份订单的具体内容，先点击在“选择”列下的圆圈，然后点击表尾的“查看明细”；
退货单录入
1.用于代理商销售退货。
操作方法与订单基本相同。
2.录入完毕后，点击“直接出库”按钮。
整个业务流程完成。
3.退货单录入表尾的“保存数据”和“保存并出库”按钮暂不用,其他按钮与订单录入相同。
4.单据生成后发现有差错不能增、删、改，只能用订单冲回，再开具正确单据。
a.不需要库管确认，保存后直接在明细帐中生成记录；
b.注意仓库名称的选择，开退补价时仓库选残次库。
退货单查询
与订单查询相同。
发货明细
未起用
其他
1.订单修改删除、订单审核、订单发货、订单中止、退货单修改删除、退货单审核、退货单中止、退货单红字出库等暂不使用。
2.生成发货明细、编辑发货明细、编辑发货计划、查询发货计划\发货明细暂不使用。
五、采购管理
类型
功能说明
备注
采购订单录入
未起用
采购订单修改作废
未起用
采购订单审核
未起用
采购订单查询
未起用
采购入库
1．总部营销中心向生产厂家的采购入库，即可参照采购订单，也可直接录入采购入库单；办事处（分公司）可直接根据实际入库数量录入；
2．在结帐前单据保存后可以再编辑、修改
入库准备单入库
未起用
采购退货
1．用于办事处货退总部或其他分公司；
2．在结帐前单据保存后可以再编辑、修改。
六、其他库存单据
类型
功能说明
备注
调价单
1.调整总部仓库库存成本用。
2.调价单输入正数则说明是调低库存成本，输入负数则说明是调高库存成本。
总部使用，分公司不起用。
形态转移单
1.首先是用于同一部门不同库位间的商品转移。
可以是成品库转入残次库，也可以是残次库转入成品库。
一般是成品库转入残次库；
2.转入单价一定要录入，与转出价相同，库位转移后商品的成本价不会发生变化；
3.表头的转入商品不要使用；
4.单据保存后还可以再进行编辑修改，注意完成后再点击“保存”，单据“库管确认”后，如发现单子有错，则只能冲回，即开一张仓库方向相反的形态转移单。
a.可以一次转换一个或者多个货号；
b.注意填写货品转入仓库后的转入单价；
c.需“库管员确认”。
形态转移单列表
1.用于查询已输入的形态转移单；
2.可根据实际需要点击“查询过滤”的条件选择所需要的查询条件；
3.若需查看具体的某张单，则点单子对应的圆圈，然后点击“查看”，若需打印则选择“打印”按钮。
a.可到列表中进行“库管确认”或者对未确认的单据进行修改。
b.形态转移单不在出库单列表中列出
其他
入库调整单、入库调整单列表、拆装单录入、拆装单审核/作废、拆装单查询暂未起用。
不起用
七、收付款
类型
功能说明
备注
收款单录入
1.用于收客户付现金、银行汇款等；
2.点“新增收款单”，跳出录入界面，点“搜索”选取相对应的客户。
金额可为负数；
3.收款类型选“实际到款”，点“保存”即可。
a.收款单不能修改/删除，只能作废。
b.系统根据录入的收款单信息自动冲减该客户的应收账款。
收款单查询
输入条件后，可查到符合条件的收款单。
收款单作废
1.显示的是所有正常收款的收款单，退货转收款和返款转收款的收款单不在列表中显示；
2.点击该单据左边“作废”对单据对进行作废。
退款单编辑确认
1.用于退款给客户货款；
2.退货单录入时当退款方式为“退现款”时，退货单保存时自动生成一张退货退款单，待手动确认。
新增退款单保存后同时确认，无须再手动确认，同时允许作废。
退款单作废
1.凡是自动生成的退款单都不允许作废；
2.手工录入的退款单确认后也可以作废。
采购付款单录入
1.用于办事处（分公司）付款给供应商（一般供应商选择总部）。
可录入负数；
2.选择供应商，输入付款日期、付款银行账户和金额；默认付款单类型为采购付款单。
采购付款单由系统自动编号；
3.如发生付其他类型的汇款，选择“其他付款单”。
付款单不得修改/删除，只能作废
采购付款单作废
1.作废错误的付款单；
2.采购付款单作废后，曾用该付款单核销的采购入库单的核销情况同样作废。
采购付款单核销
分公司未起用
付款期初
选择供应商，输入帐套启用时欠该供应商的款项金额，即应付期初。
结帐前可修改，只需重新录入即可修改期初
采购付款单查询
1.点“查询过滤”在跳出界面中选择满足要求的条件，点“查询”后列出付款单列表明细；
2.选中某一付款单，点击其左边的圆圈，点“查看”，可查看该付款单的详细信息。
其他应收单录入
1.一般用于非发货而引起的增加或减少应收款金额的业务，调整与客户的应收款。
如收代理商货架款；
2.可以录入负数。
单据录入后不能修改/删除只能作废。
其他应收单作废
用于作废错误的其他应收单。
其他应收单查询
1.点击“条件过滤”，在跳出的界面中选择适合查询要求的条件，点“确定”即列出相应的其他应收单列表；
2.点击应收单左边的圆圈，再点“查看”便可查阅该应收单的详细信息。
其他应付单录入
1.一般用于调整与发货无直接关系而又使应付帐款发生增减的业务。
如：
用于调整与总部、分公司等供应商的应付帐款，如税金、运费等等；
2.适用于：
a.退残鞋与总部的冲单也用该单调整；b.与分公司的货物调拨，总部冲单的调整。
其他应付单作废
作废错误的其他应付单。
其他应付单查询
查询指定其他应付单的详细信息，同其他应收查询。
八、库存管理
类型
功能说明
备注
库管出库确认
1.库管员对需要库管确认的单据进行审核确认；
2.已得到库管员确认的单子表明：
（1）、货已出库；
（2）、数据已入帐，可供查询；
（3）、单据确认后不得修改、作废。
a.必须每天进行确认工作。
b.需确认的单据有：
销售出库单、形态转移单、调拨出库单。
调拨出库
1.是指分公司部门间的货物转移，一般是指分公司（办事处）调专卖店（商场），或反之；
2.调拨出库是对调出方而言；
3.办事处开调拨出库单，专卖店帐套自动生成调拨入库单参照入库。
4.保存后还可以进行编辑修改，“库管确认”后不允许现进行编辑修改。
a.需库管确认；
b.专卖店建帐后，才可以使用参照功能，可以不用手工录入新单。
调拨入库
1．是指分公司部门间的货物转移，一般是指分公司（办事处）货调专卖店（商场），或反之；
2．调拨入库是对调入方而言；
3．专卖店开调拨出库单，办事处帐套自动生成调拨入库单参照入库。
4．保存后还可以进行编辑修改。
注：
专卖店建帐后，才可以使用参照功能，可以不用手工录入新单。
内部调拨出库
1．是用于同一部门不同库位间货物调拨，且仓库距离较远且责任人非同一人；
2．调拨价为平价调拨，即厂价调拨；
3．此单是对调出方而言。
内部调拨入库
1．用于同一部门不同库位间货物调拨。
且仓库距离较远且责任人非同一人；
2．调拨价为平价调拨，即厂价调拨；
3．此单是对调入方而言。
盘点准备表
不起用
盘亏出库
1．用于盘点后库存实际数比帐面数少的数量的调整，金额由成本核算后系统自动生成；
2．零售点和批发点并用。
3．也可用于日常库存调整；
4．单据保存后不能再编辑、修改、删除。
根据实际盘点表核对后录入
盘盈入库
1．用于盘点后库存实际数比帐面数多的数量的调整，金额由成本核算后系统自动生成；
2．零售点和批发点并用；
3．也可用于日常库存调整；
4．单据保存后不能再编辑、修改、删除。
同上
库损出库
不起用
借入入库
不起用
借出出库
不起用
其他入库
1．非采购入库，如总部杂志、POP相关等发往分公司。
2．代理商货架退回，不作销售处理；
3．系统不直接对任何应收应付产生影响，只对库存发生改变；
4．单据保存后可以再编辑、修改；
5．其他出库类型。
其他出库
1．用于赠送代理商的礼品、或用于库存减少非销售出库的货物减少；
2．发货架给代理商，不作销售处理；
3．系统不直接对任何应收应付产生影响，只对库存发生改变；
4．单据保存后可以再编辑、修改；
5．其他出库类型。
出库单列表
1．查询出库类型的单据，，如赊销出库单、调拨出库单、其他出库单等等；
2．也可在列表中对单据进行库管确认、单据编辑、修改；
3．也可做历史单据查询用。
入库单列表
1．查询入库类型的单据，如采购入库单、调拨入库单、采购退回入库单等；
2．也可在列表中对单据进行库管确认、单据编辑、修改；
3．也可做历史单据查询用。
注：
所有出入库单据单据都可以在出、入库单列表、形态转移单列表中查到。
九、统计查询
类型
功能
升级会员 