亚非牙科文档管理系统设计.docx
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亚非牙科文档管理系统设计
文档管理系统
1.文档资料库管理系统应用背景
亚非牙科集团在当前实际工作中积累了大量的企业档案、客户信息资料以及技术信息文档，这些档案文献都是亚非集团的宝贵资源，是可持续发展的基础。
当前的文档资料管理情况：
1.1没有进行有效的统一管理和备案
技术文档、资料档案都由不同员工存放在不同的个人电脑或公司服务器上，没有进行统一的管理和维护备份。
●没有良好的版本控制
用户对同一文件案卷进行修改新增内容的维护操作时没有对版本进行记录和保存，造成文档历史记录的丢失或者一份文件多个保存，导致文档版本混乱，难于维护。
1.2没有良好的文档目录存放结构
用户没有定义标准的文档存放结构和标准，文档存放目录随意没有约定，非常不易于维护和管理
1.3没有资源的共享
各个门诊和员工对各自或者内部的文档进行管理和维护，没有提供简单易用有效的文档共享平台或者机制
1.4没有简单快捷的查询检索
A.通过文案编号检索查询
B.通过文案名称模糊查询
C.通过文案创建或者修改人员进行模糊查询
D.通过文案创建或者修改日期进行模糊查询
E.通过文案内容简介进行模糊查询
1.5没有重要文档的安全保护
但前用户对文档的安全处理只有计算机系统安全策略和文档密码安全保护
1.6没有简单易用的文档审批流程控制
当前流程的发起没有系统自动进行管理和生成待办提示等功能，用户在某些情况下还通过纸质单据进行提交和审批。
2.文档资料库管理系统应用目标
针对亚非牙科集团当前文档资料管理的实际情况，需要建立的文档资料库管理系统需要从以下几个方面进行规划：
2.1统一的文档管理和完备的文档备份机制
●统一的文档资料库，使用同一台服务器策略，便于维护和升级。
提供备注资料库，使用双硬盘或双服务器策略，保护数据，从硬件上加强数据的安全性和可还原性。
（数据备份提供实时备份和定时备份两种方式）
2.2良好的文档目录存放结构
为客户提供文档建立的技术解决方案的同时根据用户的需求提供相应的用户目录建立标准方案说明。
为客户提供清晰的目录结构，便于管理维护
2.3B/S架构系统提供良好的文档共享机制
系统从技术实现上提供浏览器/服务器模式，用户可以通过浏览器访问文件管理系统，并根据用户权限的权限共享文件。
2.4简单快捷的查询窗口和优秀的查询机制
A.通过文案编号检索查询
每个文案都拥有唯一的文案编号、用户可以根据输入的文案编号进行查询
B.通过文案名称模糊查询
C.通过文案创建或者修改人员进行模糊查询
D.通过文案创建或者修改日期进行模糊查询
E.通过文案内容简介进行模糊查询
名词说明：
模糊查询（名称中的几个字）
2.5文档管理系统安全保护机制
2.5.1文档访问日志/访问历史记录/审计跟踪记录
文档历史记录报告描述文档使用生命中的每一个动作，包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。
2.5.2文档权限安全策略
全面支持内容访问权限设置。
支持角色/用户组的权限设置
2.5.3操作系统安全策略
Window操作系统本身安全策略
软件防火墙安全策略
硬件防火墙策略
2.5.4系统安全策略
2.5.5文档密码安全策略
2.6文档审批流程
用户自定义审批流程
流程人工发起和自动发起，自动产生待办，可通过电子邮件、短信等多种方式进行提醒
流程管理简单易用，管理员集中管理操作
3.文档资料库管理系统实现功能描述
概述：
文档管理系统突破传统低效的文件交流方式，采用先进技术和理念的全新文档管理和交流方式。
提供强大的全文检索功能，严格方便的权限管理，纯IE界面操作。
是充分发挥信息共享威力、提高办公效率的利器。
提供强大的知识积累和交流平台。
充分利用网络优势，全面实现文档的网络化，资源的共享利用，对单位资源的利用有极大的帮助
纯B/S架构，无需安装客户端即可在WEB上进行操作。
可直接浏览不同文档格式（Office/PDF）的文档。
系统支持灵活工作流，可实现无纸化办公。
实现文档电子化的集中统一管理，文件流转自动化、无纸化，文档严密保护，按用户授权存取，版本控制，对文档阅读修改进行跟踪等。
企业管理文档的整个生命周期：
文档创建、多人编辑、版本控制、审批流程、存储、搜索及重新使用。
基于个人计算机及电子邮件附件的传统文档存储和共享的方式难以满足面向团队的文档共同制定及管理的需求。
企业可以创建组织存储库、档案柜、文档夹结构，并在每一层级设定不同的安全规则。
员工可以上载、搜索并查看多种格式的文档、跟踪文档的使用记录、自定义文档属性，并管理文档的每一个版本。
企业范围以外的用户也可以通过安全的、可跟踪的方式与内部员工共享文档、协同工作。
3.1组织文档结构与知识库
●支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。
●支持对档案柜、文件夹、文档进行安全设置，权限级别包括：
完全控制、修改、阅读、不可访问和匿名访问。
安全设置可以继承到子文件夹。
●支持文件夹下载，可以一次性下载一个文件夹以及子文件夹下的文档，并保持文件夹结构不变。
3.2文档安全设置
●全面支持内容访问权限设置。
支持角色/用户组的权限设置。
●支持非专业人员的管理员权限，避免过多的高级权限赋予IT人员。
●支持多工作区模式，对使用者的操作范围进行隔离。
3.3文档的索引及检索
●支持档案柜、文件夹、文档的属性查询,按标题、文字内容、内容分类、修订注释、作者、修改时间等进行搜索
●支持文档内容的全文检索
3.4文档订阅
当被使用者订阅的文档发生变化的时候，系统自动发送通知邮件进行告知。
3.5版本控制
●对文档有访问权的多个用户能同时编辑文档。
系统会保存各个版本，而用户双击打开的始终是最新的版本。
●一个文档可以对应多个版本，不必再依靠命名文档标题来区分版本。
3.6内容URL（CURL）–虚拟文档链接
●独有的网络内容定位标识（CURL）技术，文档可通过系统生成的唯一URL方式访问。
●唯一URL可被嵌入某一邮件、表格或其他外部对象。
可以有效地减少网络上的文档传输量，并保证文档的安全查看。
3.7文档相关日期提示
通过设置文档提醒，在指定的时间提示使用者执行相关操作，例如合同到期日期及付款日期，以便系统自动在相应日期提示用户。
3.8文档访问日志/访问历史记录/审计跟踪记录
文档历史记录报告描述文档使用生命中的每一个动作，包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。
3.9文档类别
可以使每个文档归属于某一文档类别。
用户可以为每个文档类型设计索引卡片。
可以为文档填写索引卡片，来为文档定义更多的属性信息。
在上载文档时自动生成一个唯一的文档编号。
3.10文档引用
能够将文档与相关文档、图纸及附件连接在一起，允许用户通过一次点击找到相关信息。
4.文档资料库管理系统技术特点
4.1简单易用的工作流引擎
●自定义流程
●自动待办生成
●多种消息提示方式（电子邮件，手机短信等）
●
4.2多方位的安全策略
1.数据安全
采用数据加密技术，或者嵌入数据安全软件（有现成的产品）
2.IP地址访问控制
某些医院的IP不是固定的，可以采用自动上报IP策略。
3.身份、授权和验证
采用灵活的组（组织架构）、角色、授权策略。
统一严格安全的身份和授权验证机制。
4.桌面访问程序（C/S结构）
对于一些敏感数据的访问或者操作，开发出桌面程序，在程序中加入对访问计算机的绑定技术，比如绑定CPU或者硬盘的序列号。
5.限制计算机访问
可以指定计算机的特征码（CPU或者硬盘的序列号），实现控制访问。
6.数字证书
某些用户使用数字证书验证。
4.3版本控制
对文档的维护系统自动保存历史变更，保存日志，记录变动。
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