人民医院院办岗位职责与工作任务.docx
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人民医院院办岗位职责与工作任务
人民医院院办岗位职责与工作任务
第三节院办
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
科
室
工
作
职
责
1、根据院领导指示、院务会和办公会的决议，组织拟定有关全院性规章制度，起草全院综合性的行政工作计划、报告、总结等文件，发布有关行政事项的布告、通告、通知等。
2、组织或协同有关职能科室做好以医院行政名义举行的全院性重要活动及重要会议的筹备和服务工作。
3、负责院务会、院长办公会议的会务工作（包括记录、纪要），安排行政例会及定期院长行政查房，做好查房记录；根据院务会、院长办公会议的决定，发出决定通知书。
4、负责全院行政公文、公函的收发、登记、批办、传阅、归档、利用及保密工作；负责医院行政发文的审核工作。
5、负责医院印章的保管和使用，审核、办理各科室印章的刻制、启用、收缴并对其使用和保管实施监督管理；开具对外行政介绍信及证明。
6、按医院《大事记记录制度》做好记录，并及时见报。
7、负责每年《医院志》年鉴材料的组稿、撰写与上报。
8、负责与各媒体的联络、协调，做好院内外宣传策划与实施，编辑发行（交流）院报并做好《区报》专版的组稿工作。
9、负责医院网站（外网）版面的设计、新闻的更新，做好医院各类活动或大事的摄像、摄影工作。
10、负责全院服务质量、行为规范的监督管理与培训。
11、定期召开服务质量评析委员会，对服务过程中有争议、待判断的事宜进行讨论分析。
11、负责顾客满意度调查的组织、实施、汇总，形成《简报》在内院上公布。
12、接待院内外群众来信、来访事宜，根据来信、来访内容转交有关职能科室办理，并督促相关职能科室对来信来访者提出的问题做出答复；对来信来访中提出的重要问题和建议及时向院长报告。
13、上级领导或院外兄弟单位院级行政领导成员来院参观、访问的接待工作。
14、负责全院综合档案的管理、立卷、归档及查阅工作；医院行政信息和院史资料的收集、整理。
15、负责全院各相关统计资料的正确性把关；收集、汇总、编报、各类医疗统计报表并进行分析；汇编年度全院统计数据资料。
16、负责文印室、车辆（非急救用车）的管理工作，做好文件的打印、校对、装订及相关文件资料的复印工作；合理安排、调度行政车辆的使用及所产生费用的审核。
17、负责承办上级、院部和院长交付的各种督办事宜，并及时汇报督办情况。
18、按三级医院要求做好院办公室所属条款的工作。
19、处理办公室日常事务，做好内务工作。
20、计划生育、老龄委工作。
岗位设置
办公室主任
服务质管科长
宣传科科长
文秘干事
文印（文书）
宣传干事
宣传设计员
专职档案员
兼职档案员
驾驶员
人员编制
1
1
1
0
1
1
1
1
1
4
岗位名称
一、院办主任
所在部门
办公室
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
职责
描述
1、办公室的全面管理工作。
2、各类行政会议的会务安排。
3、行政文件、纪要、制度的草拟。
4、院长行政查房的安排及相关工作的协调。
5、服务督查、来访接待工作。
6、文书、档案、统计工作的督促。
7、文印、印鉴的管理工作。
8、车辆、司机的管理与调度。
9、日常行政事务的处理。
具体工作任务
1、每月领导班子（扩大）会议、干部会议的会务工作及会议记录，整理会议纪要。
2、根据院长指示、班子会议决定，草拟有关行政文件，发布有关行政事项的布告、通告、通知等。
3、组织拟定、完善全院性规章制度，落实起草医院工作计划、总结等文字材料，负责审核修改把关。
4、每月定期院长行政查房安排，做好相关记录，整理查房纪要。
5、汇同服务质管科做好全院服务质量、服务规范的督查管理工作，协助服务质管科分析总结不合格服务的问题与原因，明确相关事宜，提出纠正措施与处理意见。
6、督促行政公文的收发登记、转递传阅、立卷归档、保管、利用等工作。
7、按《印章管理制度》做好医院印章和介绍信的管理、登记工作。
8、每月行政总值班的排班院内网上公布。
9、做好来访接待及相关部门的通讯联络工作。
10、督促有关人员做好医院综合档案管理、医疗统计工作。
11、负责每天除急救车以外的行政、医疗、保健、后勤用车的调度与车辆管理。
12、负责会议招待费、司机出车补贴费及产生相关费用的核实。
13、根据院长要求及时更新、维护院内网的相关栏目内容。
14、按三级医院要求做好办公室所属条款的工作。
15、落实院领导临时交办的其他工作任务。
16、承办院长交付的各种督办事宜，并及时汇报督办情况。
岗位名称
二、服务质管科科长
所在部门
办公室
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
职责
描述
1、策划“提升服务质量”为目的的主题活动。
2、全院部门培训师队伍的管理工作。
3、顾客满意度调查工作的开展。
4、全院服务质量、行为规范的巡查与暗访工作。
5、全院服务礼仪、服务规范的培训工作。
6、服务不满来信来访、设诉事件的调查与处理。
7、兼工会、妇委会的有关工作。
具体工作任务
1、围绕医院年度计划，策划年度与服务相关主题活动，指导部门培训师在科室内落实活动方案，阶段性评估科室活动开展情况，总结反馈活动成效。
2、适时召开部门培训师工作会议，传达工作安排，听取培训师意见，了解各科室工作中存在的问题与难点，提出解决方案。
3、安排每年1~2次培训师活动或培训，持续提升培训师综合能力。
4、组织安排暗访，收集、整理暗访报告，在院内网反馈。
5、深入科室进行现场服务督查，发现问题及时提出纠正、改进意见，并跟踪验证整改落实情况。
6、组织实施三月一次的全院性顾客满意度问卷调查，做好调查卷的发放、收集、输入、不满意票的追溯、确认，并以简报形式院内网上反馈。
7、对不满意票、顾客意见建议按《纠正、改进措施报告制》进行跟踪验证改进落实情况。
8、服务质量评析委员会会议材料的准备、会议记录，并整理纪要。
9、做好有关“服务质量”方面的来信来访或投诉事件登记、调查及处理结果的落实。
10、工会、妇委会相关工作任务：
节日职工实物福利发放、瑜伽班开设策划、组织及日常管理、协助完成院庆活动相关工作。
安排落实职工旅游具体事宜、每月职工生日蛋糕名单提供、协助完成金点子征集工作、困难职工的资料收集整理、住院职工探望及物品准备等，并协助完成妇委会的工作。
11、完成其他临时性的办公行政事务工作。
岗位名称
三、宣传科科长
所在部门
办公室
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
职责
描述
1、宣传科的全面管理工作。
2、《区报》专版的组稿、审核。
3、区广播电视台“名医在线”栏目的策划工作。
4、区政务网“专家咨询”的联系工作。
5、医院活动的宣传报道与摄影。
6、对外宣传文稿、上报材料的审核修改。
7、兼文秘干事职责1.4条：
上报材料的收集、整理、起草。
8、媒体单位的联络工作。
具体工作任务
1、负责宣传科的管理和相关科室的协调工作。
2、负责《区报》上12期“健康顾问”专版和24期“手术直播”半个版面宣传内容的策划、组稿和撰写校对工作（每个月在报上出版一个整版和2个半版面）。
3、负责广播电视台每周六、周日“名医在线”栏目的组织、策划和监督工作。
4、负责网上24期“专家咨询”栏目和6次“健康专家进社区”活动的策划、联系工作。
5、负责12期院报的审核、校对和部分稿件的采写工作。
6、负责全院重大活动和手术照片的拍摄及存档工作。
7、负责对外宣传资料的审核和部分领导讲话稿的草拟工作。
8、负责医院重大活动的宣传策划和相关宣传报道工作。
9、负责门诊大厅《医讯》的宣传策划工作。
10、负责医院宣传片的更新和策划工作。
11、兼文秘干事工作任务第4条相关工作：
负责各项争创活动、上报文字材料的草拟。
12、负责媒体单位的联络工作。
13、完成领导交办的其他临时性任务。
岗位名称
四、文秘干事
所在部门
办公室
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
职责
描述
1、工作计划、总结的收集、归类与起草。
2、全院性行政会议的会务与记录工作。
3、医院要事、大事的记录工作。
4、上报材料的收集、整理、起草。
5、年鉴材料的组稿、撰写。
6、协助做好满意度问卷调查工作。
7、办公室内务接待工作。
具体工作任务
1、各职能科室工作计划与总结的收集、归类、整理后，草拟医院的工作计划与总结（全年计划与总结，半年总结）。
2、全院性行政会议的会务准备工作（会场、签到、座位牌等），并做好会议记录。
3、做好医院各类活动、要事、大事的记录及相关资料的收集、存档工作。
4、各项争创活动、上报文字材料的草拟。
5、做好每年《卫生志》医院年鉴材料的组稿、撰写与上报。
6、协助服务质管科做好满意度问卷调查的输入、统计工作。
7、办公室内务工作，接待、联络、传送、催办、记录、通知等内勤工作。
岗位名称
五、文印（文书）员
所在部门
办公室
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
职责
描述
1、收文、发文工作。
2、文印室管理工作。
3、资料保存与归档工作。
4、来访接待的准备工作。
5、办公室相关事务工作及临时交办工作。
具体工作任务
1、按《文件管理制度》做好各类文件的收发、转送、传阅、催办、登记。
2、负责医院文印材料的打印、校对、装订、发放工作。
3、每年文书资料的收集、整理、立卷存档工作，执行保密制度。
4、全院各类材料的复印、油印工作，并有所用纸张的登记，按时汇总报核算办，同时做好文印设备的维护、保养工作。
5、负责行政会议的通知及各类节假日值班（上班）人员的排班汇总，并在院内网上公布。
6、兼文秘干事工作任务第7条“接待工作”：
协助做好来宾来访的招待工作（水果、茶水等准备工作）。
7、协助主任进行《医院通讯录》初稿编排。
8、完成临时交办的应急性指令性任务，并做好每月办公用品的领取（根据需求）。
岗位名称
六、宣传干事
所在部门
办公室
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
职责
描述
1、《院报》的采、编、排与发行工作。
2、通讯员的联络培训工作。
3、对外媒体的联络工作。
4、参加医院各类重大会议及报道工作，兼文秘干事职责1.3条：
医院要事、大事的记录工作。
5、兼文秘干事职责1.1条：
工作计划、总结的收集、归类与草拟。
6、兼文秘干事职责1.5条：
年鉴材料的组稿、撰写。
7、兼党办秘书的日常性事务工作。
具体工作任务
1、负责全年12期医院《院报》的组稿、编排，保证重大事项见报率100。
2、做好《院报》的发行、交流工作，每月18日出版，负责发送至相关上级部门、兄弟单位，参与上级部门组织的《院报》评选活动。
3、贯彻《区卫生信息工作管理办法》，完成局卫生信息工作各项任务与要求，《卫生信息网》、《卫生信息》信息材料的提供。
4、加强与新闻单位联络《区级报》、《健康报》等，积极向各级报刊、杂志投稿。
5、院外网“医院新闻栏”文字材料的及时提供（大事、要求等信息）。
6、做好院报、院网、等报刊发表登记归档工作。
7、服从工作安排，配合科长做好医院宣传方面的工作。
8、兼文秘干事工作任务2.1条：
起草半年、全年医院党、政工作总结，草拟党、政工作计划及有关上报材料。
9、兼文秘干事工作任务2.3条：
做好医院大事的记录工作、全院干部会议记录工作。
10、兼文秘干事工作任务2.5条：
做好每年《区卫生志》医院年鉴材料的组稿、撰写与上报。
11、协助党办主任做好党委秘书党务方面的日常事务工作，完成党委交给的其他任务。
12、完成领导交办的其他任务。
岗位名称
七、宣传设计员、
所在部门
办公室
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
职责
描述
1、各类宣传品的策划、设计工作。
2、宣传（介绍、简介等）内容的更新维护工作。
3、对外平面广告、媒体形象的策划与设计。
4、医院外网的更新维护工作。
5、员工照片的拍摄与管理。
6、医院各类活动的前期策划与现场拍摄的协助工作。
7、协助做好科室日常事务工作。
8、团委的有关工作。
具体工作任务
1、负责医院各类宣传品的策划、设计及内容的更新和维护（医院一楼大厅专家专科介绍栏、大厅外宣传橱窗、各科室文化墙、各种标示牌、公告栏、宣传册、贺卡等）。
2、根据人事科提供的引进、调入人员信息资料，及时对加盟人员进行院内、院外“简介”宣传（院内网、院外网、门诊大厅告示牌以及专家专科一览的增设）
3、负责医院对外平面广告、媒体形象的策划与设计（包括户外墙面广告、灯箱，大型会议、新闻发布会、文体活动的现场布置、背景墙等）。
4、负责医院对外网站的组建、更新，内容的审核、发布及维护工作（包括外网组建与改版、相关信息的收集、编排、发布到院外网上）。
5、负责拍摄员工、外聘专家的个人工作照；负责管理医院所有员工个人照片资料，并按需求调用、印制。
6、参与医院各种会议、活动的现场拍照、摄像。
7、参与医院重大活动在举办前的宣传策划、在举办时的组织实施、在举办后的宣传报道工作。
8、协助科长做好宣传科日常性事务工作。
9、做好团委的工作：
协同团委书记策划与组织各种团活动、负责各种团会议纪要与签到、宣传报道各类团活动、汇编团年度台帐及年度总结报告、负责院职工篮球队的日常运作。
10、完成院领导临时交办的各项工作任务。
岗位名称
八、专职档案管理员
所在部门
办公室
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
职责
描述
1、建立健全档案管理各项制度。
2、做好提供利用工作，为查档者提供服务。
3、做好档案库房管理工作。
4、指导、督促各职能部门资料立卷归档。
5、负责各类归档资料的分类、排列、编目与录入工作。
6、建立完善员工个人技术档案。
7、负责档案资料的统计及年编工作。
8、做好档案保密工作。
具体工作任务
1、负责对全院的党政管理、医疗管理、科技管理、个人业务、会计等档案进行集中统一管理。
2、在次年的6月底前督促各科室兼职档案员对前一年所形成的本科室的归档材料进行收集、整理、归档工作，并负责对归档材料进行检查、监督、指导工作。
3、负责将归档的资料以年度——问题——保管期限进行分类、排列，以“件”为单位编号，加盖归档章并填写相关内容，把每“件”档案按件号、责任者、文号、题名等逐件输入电脑后，进行装盒，盒面填写相关内容。
4、将输入电脑的档案用Excel表导出，按问题、保管期限的不同，分类统计，制作归档文件目录。
5、负责全院职工个人技术档案的建立，添加，把职工个人的证书、荣誉、晋升、合同、论文等方面的资料进行整理、编号、电脑输入等工作，并及时更换个人档案归档目录。
6、负责医院基建方面的资料分类、整理、归档工作。
7、负责照片档案、声像档案、实物档案的整理、编号等的归档工作。
8、做好档案利用效果的信息反馈工作及有关情况的统计工作，建立统计台帐。
9、参与档案的鉴定工作，及时处理和销毁无保存价值的档案，对达到一定保管期限且永久保存的档案及时移交档案馆。
10、做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理，搞好卫生，及时控制库房内的温湿度，保持档案的清洁、整齐。
11、热情接待查档人员，严格执行有关档案查阅、调阅制度和手续，填写档案利用记录，动作应迅速准确，为查档者提供服务。
12、严格各项管理制度，切实做好档案保密，防止泄密事件发生，确保档案资料的完整、安全。
13、完成临时指令性工作。
岗位名称
九、兼职档案管理员
所在部门
办公室
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
职责
描述
1、协助专职档案管理员做好各项档案管理。
2、兼医院老龄委相关管理工作。
3、兼医院计划生育管理工作。
4、其他及临时指令性工作。
具体工作任务
1、协助专职档案管理员做好各项档案管理工作（详见档案管理员职责与工作任务）。
2、医院老龄工作：
（1）掌握全院离、退休人员的基本情况（姓名、性别、出生年月、家庭住址、职称、身份、离（退）休时间、联系电话等），建立台账。
（2）协助领导做好离、退休人员的生老病死联络、探望工作。
（3）做好离、退休人员的活动经费、中秋（重阳）节、春节福利费的造册、发放工作。
（4）每年一次的全区老年运动会的报名前期工作。
（5）离、退休人员咨询服务与接待工作。
（6）一年一度离、退休人员的健康体检前期准备工作（名单排列、电话通知）、后期体检结果的反馈、总结工作。
3、全院计划生育管理工作：
（1）经常深入科室了解计划生育情况，认真、齐全做好全院15岁—49周岁育龄妇女的未婚、怀孕、出生、采取避孕措施、户籍出入变动情况及男女初婚人员等的《八表一册》台账登记工作。
（2）每月及时到城厢街道计生办报送集体户口女性人员的统计报表。
（3）抓好流动人口去向变动情况，严管外来流动人员的计划生育管理及查证工作，并到街道计生办办理《外来成年流动人口计划生育管理名单》验证及《成年流动人口月月清名单》销号手续。
（4）做好全院职工及临时工独生子女费的造册发放工作。
（5）做好外借、辞职人员通知对方居民社区反馈计生情况的工作。
（6）在本院接生的外省籍孕妇情况反馈上报工作。
4、协助人事、劳资工作的开展。
5、兼文秘干事工作任务2.5条部份工作：
按时完成每季300份满意度调查资料的录入工作。
6、完成临时指令性工作。
岗位名称
十、驾驶员（不含急救车司机）
所在部门
办公室
编制时间
2008年12月
修改时间
2011年4月
职责
描述
1、安全行驶。
2、按规定时间完成出车任务。
3、车辆的检修、保养、清洁工作。
4、车辆使用记录表的填写。
5、临时指令性工作。
具体工作任务
1、严格按《车辆使用管理制度》要求工作。
2、做好开车前的一切准备工作，任务下达，迅速出车。
3、根据已布置的固定出车任务，按时出车完成任务。
4、按法规定期做好车辆的检修、保养、年检工作。
5、发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，并到指定店修理。
6、做好车辆清洗、打蜡等工作，保持车况良好。
7、严守交通规则，安全驾驶。
8、节约汽油，安全行驶，填写“车辆使用记录表”记录车辆运行情况。
9、遵守交通规则，任务完成立即返回，不私自出车。
10、爱护公物，管好材料和工具，并做好防火工作。
11、完成其他临时指令性工作任务。
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